会议沟通技巧
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检查项目 会议沟通目标 会议议程安排
会议安排核查表
具体工作负 检查结果 责人
参加会议人员 安排
会议实物安排
会议的主持
(一)成功地开始会议
和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键:如果你知 道自己将会说些什么来作为开场白,你就会放松下来。更重要的是,你 可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。会议开场秘诀
4.分配记录员和计时员的职责
如果可能的话,让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人指定。 计时员负责记录时间并保证讨论持续进行,记录员则负责做会议记录。 对于一些例行会议而言,不妨由所有人轮流担当这些职责。
(二)会议主持人的沟通技巧
一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的意见以指引会议讨 论的进程。比如说“让我们试试”,“这是一个好的思路,让我们继续 下去。”事实上,如果我们仔细观察,就会发现优秀的会议主持人最常 用的引导方式是提问题,针对目前所讨论的问题引导性的提问,会使与 会者的思路迅速集中到一起,提高工作的效率。
3~6分:你的会议沟通技巧是值得称道的。 0~3分:你的会议沟通技巧也还不错,但需要进一步改进。 低于0分:你的会议沟通技巧真不怎么样,赶快努力吧!
会议的安排
1.充分考虑会议的进程,写出条款式的议程安排。 制定 2.确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协 议程 调。 安排 3.整理相关议题,并根据其重要程度排出讨论顺序。
想法前,想先试探别人的看法。通常,会议中有人开小差是不可避免 的。不过这种小会一般比较简短。只有当小会时间持续长了才会成为一 个问题。
一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容,另一个办法就是 沉默,然后看着那个破坏秩序的人。通常,这样就会恢复会议秩序。
(四)习惯性的跑题者
我们可以运用FAST法来解决这个问题。这一谈话技巧可以训练一个 习惯性跑题者采取一些更富有建设性的行动:
通常地,这个喜欢辩论的人会意识到情况,然后不再提出问题。但 如果这个人不敏感的话,主持者就必须直截了当地向他指出,他这种吹 毛求疵的做法扰乱了会议的进程,浪费了宝贵的时间。然后主持者立即 向另一个人提问,以便让讨论继续下去。
(三)某些人和身边的人开小会
当与会者人数很多时,经常会发生这种情形。开小会往往是因为某 个人想讲话,但又没有机会,或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种
(三)圆满地结束会议
无论是什么样类型的会议,在会议结束的时候重新回顾一下目标、 取得的成果和已经达成的共识,以及需要执行的行动都是很必要的。
(1)总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。 (2)回顾会议的议程,表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事 项;说明下次会议的可能议程。 (3)给每一位与会者一点时间说最后一句话。 (4)就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。 (5)对会议进行评估,在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每 一位与会者的表现表示祝贺,表达你的赞赏,然后大声的说“谢谢各
10.会议总是被一些跑题、多话者干扰,难以顺
利进行。
11.会议室布置恰当,令与会者感觉舒适又便于
沟通。
12.会议室拥挤不堪,令与会者感觉不快,大家
都盼望着早点结束会议。
以上12个问题,可能是你的会议沟通活动中常见的表现,你如果选 择了题号是单数的行为表现,请给自己加上一分;你如果选择了题号是 双数的行为表现,请给自己减去一分。最后看看自己的总分吧!
我们常用的问题大致可以分为两类:开放式的问题和封闭式的问 题。开放式的问题需要我们花费更多的时间和精力来思考回答,而封闭 式的问题则只需一两句话就可以回答了。比如说:“小王,你对这个问 题怎么看?”这就是开放式的问题;“小王,你同意这种观点吗?”
这就是封闭式的问题。做为一名有经验的会议主持人,你应该善 于运用各种提问方式。
导言
在我们的工作过程中,会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明:大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会,有 三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请,万科的 总裁王石曾经说过一句很形象的话,他说:“我如果不是在开会,就是 在去往下一个会议的路上。” 虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨 大耗费,但人们也不得不承认,会议是一种很有效的沟通手段,因 为面对面的交流可以传递更多的信息,尤其是很多需要各部门协作的工 作,就更是需要会议的纽带来协助运作。
1.准时开会
对于每一位职业的商务人士而言,最头疼、最深恶痛绝的事情莫过 于对方不准时,不守时。在高速运转的信息社会,时间意味着抢占的商 机,时间意味着金钱和财富,时间意味着一切。我们说“浪费别人的时 间就等于谋财害命”也是毫不夸张的。对于会议而言就更是如此,因为 不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间,这不仅会加剧与会者的 焦躁抵触情绪,同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。
题
人回答。如:“这份财务报表中有三个错误,谁
能够纠正一下?”这是一种具有鼓励性而没有压
力的提问方式,因为你没有指定人回答,所以大
家不会有压力。
定向型问 向全体提出问题,然后指定一人回答。
题
如:“这份财务报表存在三个错误,谁来纠正一
下?小王,你说说看。”这种提问方式可以让被
问及的对象有一定的准备时间。
S,“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎么看 的?说真的,你是否能够告诉我们你的建议?”
T,如果他还是没有改变,或者你可以更加严厉一些:“别这 样了。我们已经乐过了,但是现在的要点究竟是什么呢?”
如果这些公开的干预仍然不能够见效,你可以问小王是否可以在休 息的时候和他单独谈一谈。私下里告诉他:你看到了他做的那些事情, 你如何评价他的这些做法,你的感受和你希望他做些什么。这样的谈话 可以比公开场合中的语气更为坚定和严厉。
如果其他办法都不能奏效,不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈 一谈,也许会有所帮助。
(二)某些人想争论
这种人可能自称无所不知,或者掌握的信息完全是错误的,或者是 个吹毛求疵的家伙,喜欢插话打断主持者。在任何情形下,主持者都要 保持清醒的头脑。通过提问,主持者可以引出这些人愚蠢的或牵强的发 言,然后不再理睬他们。通常,这种人会激怒全体,会有人讲出不欢迎 他们的话,然后一片沉默。这时,主持者可再问其他与会者一些直接的 问题,从而维持会场讨论气氛的平衡。
【自检】
你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点?
你的会议沟通表现
是√ 否×
1.总是在会议开始前3天就已经安排好了会议的
日程并将该议程通知到每位与会者。
2.当与会者询问议程安排时总是回答:“还没定
呢,等通知吧”。
3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。
4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题
而犹豫不决。
5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员
去落实,并在会议开始前加以确认。
6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有
安排好。
7.预先拟定邀请与会的人员名单,并在开会前两
天确认关键人士是否会出席会议。
8.自己也记不清邀请了那些人出席会议,会议开
始前才发现忘了邀请主管领导参加会议。
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9.会议时间安排恰当,能够完成所有的议题。
位”来结束会议。
灵活地应对会议的困境
会议依赖于与会者的相互作用。开会时出现问题是不可避免的。有 时问题因为人而产生,有时因为程序或逻辑而产生。在任何情形下,主 持者都有责任令讨论热烈,确保与会者都参与讨论,并保持讨论的正确 方向。
(一)某些人试图支配讨论的局面
在会议中,常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的目的是 找出不同观点,那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素。有时有 些人可能因为富有经验、或职位较高而处于支配地位。当这种情形发生 时,其他人通常就会只是坐着听。这时,主持者就应该提一些直接的问 题,将与会者调动起来。
F,面对造成问题的人; A,感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图; S,建议一种新的行为方式; T,多做几次尝试,可以逐步改变或者提高你的要求: 例如,假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风趣的 人,但是他总是会让会议跑题。为了管住他: F,注视他,说:“小王,我有个建议……” A,“首先,你的笑话都棒极了……”
2.向每个人表示欢迎
用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一队新的 成员,让他们作向大家做自我介绍。如果他们彼此已经见过面了,也要 确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。
3.制定或者重温会议的基本规则
会议的基本规则是会议中行为的基本准则,你可以使用“不允许跑 题”、“聆听每一个人的发言”以及“每人的发言时间不能超过5分 钟”这样的规定。如果准则是由与会者共同制定的而不是由主持人强加 给与会者的,效果要更好一些。你可以向与会者询问“我们都同意这些 规定吗?”要得到每一个人的肯定答复,而不要想当然地把沉默当成是 没有异议。
【自检】
请你根据左栏的问题,从右栏挑出相应的对策,将问题和相应的对策用直线连接起来。通过 该练习学习如何更好地控制会议。
问题 ①你想令讨论热烈。 ②你想打断某项讨论。 ③几个与会者在开小会。 ④两名与会者就一个观点争执。 ⑤与会者问了你一个难以回答的问题。 ⑥你想调查对一个观点的支持程度。 ⑦你想知道自己是否是个成功的会议主持人。
问题类型
问题特点
棱镜型问 把别人向你提出的问题反问给所有与会者。
题
例如,与会者:“我们应该怎么做呢?”你可以
说:“好吧,大家都来谈谈我们应该怎么做。”
环形问题 向全体与会者提出问题,然后每人轮流回
答。例如:“让我们听每个人的工作计划,小
王,由你开始。”
广播型问 向全体与会者提出一个问题,然后等待一个
对策 A.请每个与会者总结其他人的发言。 B.问小组一个开放式的问题。 C.询问小组的反馈意见。 D.问小组一个具体的问题。 E.把问题转回给小组。 F.问与会者一个具体的问题。 G.请某个与会者总结讨论
答案:1——B 2——G 3——F 4——A 5——E 6——D 7——C
【心得体会】 ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
4.把议程安排提前交到与会者手。 1.首要原则是少而精。 挑选 2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人 与会者 都参加。 3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献, 对决策有影响的权威,以及能对执行决策做出承诺的 人参加。 4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原 因。 1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选 适宜 地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会 沟通 人数很多,则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会 的会 议室。 议室 2.与会者的身体舒适需求不能忽略,应注意会议室的 布置 空调温度、桌椅舒适度,灯光和通风设备也应和会议 的规模和安排的活动相适应。 3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信 息型会议的与会者应面向房间的前方,而决策型会议 的与会者应面向彼此。