发票的基本知识

一、发票（Invoice）的基本知识

发票是出口商业发票（Commercial Invoice）的简称，由受益人用英文制作，是出口单据的核心，是出口货物的总说明，是缮制其它单据的依据，是原始业务会计凭证，一般无正副本之分，几乎合同履行的各个环节都需要使用发票。

自2006年4月11日起商务部发布的《低开出口发票行为处罚暂行办法》将付诸实施，该办法为防止企业低开出口发票扰乱正常市场秩序行为将出口发票分为监制出口发票（由各地税务部门统一印制和监管）和自制出口发票（对外贸易经营者自行打印）两种，实际业务中我们还经常遇到海关发票（Customs Invoice）、领事发票(Consular Invoice)、厂商发票（Manufacturer’s Invoice）、样品发票(Sample Invoice)和形式发票（Proforma Invoice）等特殊发票，不同发票内容相近，作用迥异。

二、发票的内容和缮制要点

发票的内容通常包括发票名称、日期、号码，买卖双方名称，运输方式，装卸港，商品名称、规格、包装、数量重量、价格、总值、唛头、佣金和折扣，信用证要求需在发票中列明的内容和受益人签章等。凡对外出具的发票应清楚、干净、页面合理、美观，内容直观简要且完全符合信用证、合同和货物的实际情况，数字计算要准确。

1.出票人名、址。通常事先印就，有关描述须醒目、正确、主次分明。

2.发票的名称。用英文粗体标出“Commercial Invoice”字样，如信用证要求提供“Rceipted Invoice”或“ Detailed Invoice”应从其规定；根据ISBP规定，如信用证只要求“Invoice”,提交任何形式的发票均可；如要求“Commercial Invoice”，提交“Invoice”字样的发票银行也应接受。

3.发票日期和号码。日期一般不早于合同签订日，不迟于提单日，通常在信用证开证日之后；ISBP规定，除非信用证另有规定，发票无需标注日期。发票号码一般由受益人自定义。

4.抬头人。发票一般须以申请人为抬头人，通常填写在发票上印有“To”、“Sold to Messrs”、“Messrs”、“For account of”和“Consigned to”等词语之后；注意：如信用证规定：“Applicant: The Bank of Tokyo Ltd., Tokyo A/C ABC Co., L td.Tokyo”, 则应将后者作为发票抬头人；如规定“Applicant: ABC Co. for account of XYZ Co. Ltd”,则两个人应同时出现在发票抬头人中；如信用证规定“Applicant: ABC Co. Ltd.… Invoice to be made in the name of XYZ Co., Ltd.”，应以后者为抬头人；可转让信用证条件下会出现第二受益人提交的以第一受益人为抬头的发票；如要求中性发票的话应以“To whom it may concern”为抬头。

5.唛头及号码。应与信用证规定一致；如无，由受益人自行设计，格式以ISO的规定为准；如是散装货可注明“N/M”或”No Marks”或“In bulk”字样；裸装货则可标明“Naked” 或在货物端部涂刷某种颜色（例如红色）时在唛头栏中填写“Red Stripe”等；注意：信用证中如规定“Mark is restricted to...”或“Mark should include...”时，应严格按所示字母、顺序、位置等填制。

6.装卸港/地、路线及运输工具。填写货物实际装卸港/地的具体名称，如货物需转运，应在目的港之后将转运港名称通过W/T（With Transshipment）加以体现；制作发票时如尚未安排运输，运输工具通常可根据实际运输方式填写为“By Sea/Vessel/Ship/Steamer”或“By Air”、“By Rail”、“By Truck/Road”等。

7.商品描述。发票中的货物描述必须与信用证规定的相符，但并不是说应该完全一样，或是与信用证同样的格式或结构。品名若有误或有变化应在既不违反原则又考虑灵活性的情况下处理，品名不可遗漏或随意简写；对非英文品名要求应妥善、适当满足；发票中的货物描述必须真实反映实际货物；如果贸易术语是货物描述的一部分，则发票必须加以显示；发票显示的货物数量、重量和尺码不得与其它单据上的同种数值相矛盾。

8.价格和金额。单价、币种和总值与信用证应保持一致；信用证要求扣除佣金，制单时必须扣除；信用证无扣佣规定，但金额正好是减佣后的净额，发票应显示减佣；有时合同规定佣金，信用证金额内未扣除，信用证内也未提及佣金事宜，发票中不应显示；信用证中要求分别列出运费、保费和FOB金额时，应按要求做；佣金、折扣不可混用，因前者要征税。

9.发票的签名问题。据UCP500规定，如信用证无要求，可不签字；如要求，可在发票右下方盖章；如要求Signed Invoice,则手签或盖章均可；如要求Manually signed（Handwritten）Invoice，一定要手签；发票的签字除手签和盖章外，还可用签样印制、穿孔签字、符号表示或其它任何机械或电子证实方法处理。注意：证实发票必须签署；除另有规定，在带有公司抬头的信签上签字被认为是公司的签字，不必重复公司的名称；签字的单据复印件和传真发送的有签字的单据不构成签署行为。

10.发票的份数。具体规定正、副本份数；通过“in triplicate”或“05 copies”或“3 folds”等笼统规定（至少一份正本）；还可规定为“OneInvoice/Invoice in one copy”（一份正本）、"One copy of invoice”（可正可副）。注意：副本单据不能替代正本单据；除非有相反规定，正本单据可替代副本单据；未明确单据具体份数时只需要提供一份。

11.发票的更正。由受益人通过加盖更正章完成，更正不宜过多，应尽量予以避免；同一份单据使用多种字体、字号或手写不视为更正。

12.证明和声明文句。不同国家和地区的来证有时会要求在发票上加注某些证明或声明语句，一般包括：证明所列货物与合同或订单的货物相符；证明货物原产地；证明不装载于或停靠限制的船只或港口；证明货真价实；证明已经航邮有关单据；标明特定号码（进口证号、许可证号、税号等）。

13.海关发票应按具体国家规定格式填写，绝不可张冠李戴；必须手签；每项内容均须填写，无实际内容时填写N/A(Not Applicable/ Available)或NIL。

14.如要求领事发票，应注意出口地是否设有进口国的领事馆，而且应尽早办理。

15.形式发票的内容与一般商业发票类似，但主要用于进口商申请进口许可证、外汇或申请开证。

三、简单实例分析。

信用证中规定：“Manually signed original commercial invoices in octuplicate showing S/C No. 126 and indicating goods shipped in one 20 foot FCL and packing in 50KG bag.”发票应做成：正本八份，必须手签，发票上应标明“S/C NO.126”、“1 x20’ Container(FCL)”和“Packing: in 50KG bag”字样。