文控工作流程

合集下载

文控工作流程

文控工作流程一、文控工作的定义和重要性随着企业规模和业务范围的扩大，文档量和种类日益增多，文档控制显得尤为重要。

文控工作是指企业在文档管理方面的规范化、标准化和系统化管理。

它是企业信息化建设的重要组成部分，对于保证企业信息的可靠性、完整性和安全性，提高企业运转效率、降低风险和成本，提升企业管理水平和核心竞争力，具有重要意义。

二、文控工作的目标文控工作的目标是建立一套制度化的文档管理流程，确保企业各类文档的质量、完整性、规范性和可追溯性，达到以下效果：1. 保证文档的规范性：确保企业各类文档的规范性，符合相关标准和管理要求，具有一致的格式和风格。

2. 确保文档的完整性：确保文档的准确性、真实性、完整性和保密性，避免文档被篡改或丢失。

3. 确保文档的可追溯性：确保每个文档有确切的版本号和变更记录，方便文档跟踪和历史查阅。

4. 提高文档的检索效率：通过建立文档索引、分类、归档等措施，提高文档的检索效率和利用价值。

5. 降低风险和成本：通过规范文档流程和防范文档泄露等措施，降低企业运营和管理风险，减少成本和人力投入。

三、文控工作的流程和步骤文控工作的具体流程和步骤可分为以下几个方面：1. 文档的制定：企业员工根据工作需要，制定相应的文档。

制定文档前，应明确文档类型、目的、内容、格式等要素，确保文档符合规范。

2. 文档的审批：完成文档制定后，应进行审批流程。

审批应根据文档类型、工作流程等因素，设置相应的审批流程和节点，确保审批过程中的透明度、公正性和及时性。

3. 文档的发布：完成审批后的文档，应进行发布工作。

发布工作应包括文档的传递、归档和记录，以确保文档的完整性、可追溯性和使用价值。

4. 文档的变更：随着企业和业务的不断变化，原有的文档可能需要进行变更。

变更应根据文档的重要性和变更影响，设置相应的程序和流程。

5. 文档的存档：随着时间的推移，部分文档可能会变成非常重要的历史证据或遗产。

因此，应建立相应的存档制度，将重要文档进行保留和备份。

文控文员的工作流程

文控文员的工作流程文控文员日常工作职责11.负责公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。

2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一4.外来文件的分发、核查与管理监控。

5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。

6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。

7.定期对文件进行检查、评审(使用状态、适宜性、是否按规定执行等)。

8.协助完成内部审核工作。

9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

文控文员日常工作职责21、负责全公司的会议通知、记录工作。

2、负责公司文件资料的打印、登记、发放的工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、负责公司各种文件的保管、存档的工作。

5、负责公司办公用品、劳保用品的分配和发放。

6、负责报刊杂志订阅工作。

7、负责接待办公室的来访人员。

9、负责传真收发与登记工作。

10、负责员工人事档案的建立、管理工作。

11、负责员工劳动合同的管理工作。

12、负责办理员工上岗及离职等手续工作。

13、负责公司招聘新员工的相关衔接工作。

14、负责完成本部门经理交办的其他工作。

文控文员日常工作职责31、负责部门的文件撰写、整理工作；2、负责员工考勤、收发传达文件等日常工作，妥善保管管理处的各类来文；3、负责办理各类外来人员的出入证件；4、协助主任组织由管理处发起的会议，并做好会议记录；5、接待来访的业主，对其提出的问题及意见，予以解释解答，并将详细内容记录在案；6、负责做好文件、记录、卡的管理工作，并保证档案完整、齐全、保密；7、向各业主发出书面缴交各项费用的通知书；8、通过各种媒介做好宣传工作；9、负责组织业主意见征询活动和社区文化活动；文控文员日常工作职责41.按时、按量完成车间主管要求，按时、按量完成当天的生产任务；按工艺要求进行生产操作；服从领导安排，完成本岗以外的技术学习任务；完成领导指派的临时工作。

文控管理制度流程

文控管理制度流程一、概述文控管理制度是企业管理的重要组成部分，其主要职责是负责企业文件的管理、保存和归档工作。

通过建立科学的文控管理制度，可以有效地管理企业的文件，提高工作效率，减少文件丢失和错乱的风险，确保企业信息的安全性和完整性。

本文将从文件的分类、存档、归档、检索和销毁等方面介绍文控管理制度的流程。

二、文件的分类1. 根据文件的性质，可以将文件分为内部文件、外部文件和机密文件三类。

2. 内部文件是指企业内部使用的文件，例如会议记录、工作报告等。

3. 外部文件是指企业与外部单位交流的文件，例如合同、函件等。

4. 机密文件是指对企业具有保密性的文件，例如财务报告、商业计划等。

5. 在文件分类时，还可以根据文件的重要性和紧急程度进行分级管理，以便更好地进行管理和保护。

三、文件的存档1. 存档是指将文件按照规定的方法和程序进行保存和管理，以便统一管理和方便检索。

2. 存档的目的是保证文件的安全性和完整性，防止文件丢失和错乱，保证文件可以长期保存。

3. 存档时，需要对文件进行编号、分类、整理和装订，以便更好地进行管理和保护。

4. 存档的地点通常选择在文控室或专门的存档室中，这样可以更方便地管理和保护文件。

四、文件的归档1. 归档是指将文件按照一定的顺序和方法进行整理和装订，以便更好地进行管理和保护。

2. 归档时，需要对文件进行分类、编号、整理和装订，以便更好地进行管理和保护。

3. 归档的目的是方便文件的检索和使用，减少文件丢失和错乱的风险，确保文件可以长期保存。

4. 归档的方法通常采用按照时间、部门、项目等方式分类整理，以方便将来的检索和使用。

五、文件的检索1. 检索是指根据需要对文件进行查找和获取，以便更好地进行使用和管理。

2. 检索时，可以通过手工检索和电子检索两种方式进行，以方便更快地获取所需文件。

3. 检索的目的是提高文件的利用率和工作效率，减少重复工作和浪费时间。

4. 检索时，需要根据文件的编号、分类、时间等信息进行查找，从而快速获取所需文件。

文件与资料控制程序及流程图

3.1管理手册：建立品质/环境管理体系所依据之文件；
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图

ISO9001文件控制程序(含流程图)

文件控制程序（ISO9001-2015）1.0目的确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。

2.0范围本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。

3.0定义与术语3.1文件：信息及其承载媒体；3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。

4.0职责4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；5.0作业流程5.1文件的分类a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

管理文件：如制度等。

技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

b.非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。

因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。

“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

c.文件层次分灰a.一阶文件：质量手册；b.二阶文件：程序文件；c.三阶文件：检验标准、技术标准、作业指导书、设备操保保养规程、日常管理制度、管理办法等；d.四阶文件：记录表单；5.2文件编号a.由文件起草人到文控中心申请文件编号；b.文件编号要求：b1.一阶文件编号要求(1)□□□□—01—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如质量手册b2.二阶文件编号要求(1)□□□□—02—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b3.三阶文件编号要求(1)□□□□—03—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b4.四阶文件（表单记录）编号要求二阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①二阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单三阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①三阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单4.2.5文件版本要求当文件更改时文件版本按照001、002、003……规律更新c.部门代码部门代码部门代码总经办01 资材部06管理部02 资材部/采购课0601 管理部/稽核课0201 资材部/物料课0602管理部/品管课0202 生产部07管理部/业务0203 生产部/生管0701 工程部03 生产部/一课0702 工程部/LED课0301 生产部/二课0703 总务部05 生产部/三课0705财务部08 生产部/五课0706内贸部09d.外来文件编号直接引用外来文件的编号。

文控室管理制度

文控室管理制度一、总则文控室是公司重要的信息管理中心，负责公司内外文件的管理、资料的汇总整理以及部门间的信息传递。

为了做好文控工作，保障公司信息的安全和便捷的使用，特制订本制度。

二、岗位职责1.负责文件的收发、登记、分发和归档工作；2.负责公司内外部资料的整理、归档和妥善存储；3.负责文件的编制和印刷工作；4.负责会议文件的准备、分发和整理；5.负责对来自外部的文件、资料及时整理并传达给相关部门；6.负责文控室日常的卫生、整理和环境管理；7.负责文控室的设备、设施的维护和管理。

三、工作流程1.文件收发流程（1）公司内部文件：由部门主管或经办人向文控室提交文件，文控室收到文件后进行登记，并按照文件的紧急程度和重要程度进行分发。

（2）公司外部文件：由文控室负责人接收邮递来的文件，按照相关部门进行分发，并及时通知相关部门领取文件。

2.文件整理流程文控室定期对公司资料进行整理，按照规定的分类进行归档和存储。

同时将最新的文件和资料整理在便于查阅的位置，方便相关部门的查询和使用。

3.会议文件流程（1）会议文件准备：部门主管提出开会请求后，文控室将会议文件准备好，并按照参会人员进行分发。

（2）会议文件整理：会议结束后，文控室负责将会议文件归档，并存储在专门的位置，方便日后查阅。

四、管理制度1.文件管理文控室将文件分为机密文件、重要文件和一般文件，分别进行分类存储，并设置相应的权限控制，确保重要文件的安全性和保密性。

2.设备管理文控室负责管理和维护相关设备和设施，定期进行设备检查和维修，确保设备的正常运转。

3.环境管理文控室负责管理文控室的环境卫生和整理，保持文控室的整洁和舒适。

4.档案管理文控室将公司资料进行档案管理，建立归档清单和档案索引，方便日后的查阅和利用。

五、考核制度1.绩效考核文控室负责人对文控室工作进行定期考核，主要考核考核文控室的工作效率、文控质量和卫生环境等方面。

2.奖惩制度对文控室成员的工作表现进行奖惩，对于工作出色的成员进行奖励，对于工作不力的成员进行处罚。

附10：受控文件控制作业流程图

11 培训宣导
/
相关人员进行培训学习或说明、或者公示，并组织贯彻实施。参与学习者应签署《会议/ 培训记录表》。
2、培训宣导的工作必须落实到人，确保相关人员了解、知晓、明白其内容，避免实施时产生偏差。
3、培训宣导的执行工作受文控中心监管，文控中心有权对未培训宣导到位的相关责
《会议/培训记录表》
《会议与报告管理制度》《培训管理制
5、涉及到员工权益的受控文件需公示，以及完成相关宣导，并向上级主管部门、工
会报备。同时，文控中心应拍摄相关公示、培训、报备视频与照片存档。
1、盖章及各责任人签署的正本文件由文控中心保存，其与其他文件保存时应做好区
分，且须分门别类的做好归档文件夹（制作统一格式的标签），并设置目录表，以便进
09 正本存档
输出《内部联络
单》
《内部联络单》
相关模板文件
所编文件电子版或纸质版
所编文件
修改意见
所编文件
《受控文件发放签收表》
作业指导文件 / / / / / / / /
受控文件控制作业流程图
文件编号/版本发布日期
XX-ZJB-02.10/A0 2024 年 1 月 1 日页码第 3 页/共 4 页
/
行检索与快速查找。 2、电子档存档：受控文件的电子源版（可编制的 WORD 或 EXCEL 等格式）无论是
哪个部门所编，均应发送源版到文控中心（编制人员可自行保存一份源稿），如有加密保护，也应一并提供密码给文控中心，否则视为违纪处理。
《受控文件夹目录表》（非受控表单）
/
3、有旧版的电子版，应明确标明旧版的版本号，予以放到旧版存储文件夹中存档，
受控文件控制作业流程图

文控工作流程图

收文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------外来文件（含图纸、客诉等）处理流程图纸：1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。

2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。

3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。

客诉：1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质&其他”工作表中。

2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。

3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质&其他”工作表。

注：有时客诉涉及RD等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。

外来文件（行政等）处理流程行政来文：1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。

2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。

3、纸质文件存放至相应档案盒。

注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。

发文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------发文（含红头文件、通知等）处理流程发文：打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。

文件编制、更改、销毁----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文件编制流程体系文件：1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。

文控文员的工作流程

文控文员的工作流程文控文员是一个负责文件管理和控制的职位，他们的工作流程通常包括以下几个步骤：1.收集文件信息：文控文员需要从负责部门或团队收集各种文件，包括报告、合同、备忘录、电子邮件等。

他们需要仔细阅读这些文件，了解文件的内容和目的。

2.文件分类：根据文件的类型和内容，文控文员需要将文件进行分类。

这可以是按照项目、日期、部门等不同的分类标准。

分类有助于组织和检索文件。

3.文件编号：为了方便文件的管理和追踪，文控文员需要为每个文件进行编号。

编号可以根据公司的规定来决定，也可以根据项目的需要进行自定义。

4.文件归档：归档是文控文员的另一个重要任务。

他们需要将文件按照一定的顺序和标准存档，以防止文件丢失或混乱。

归档还有助于快速检索和获取文件。

5.文件备份：为了防止文件丢失或损坏，文控文员需要进行文件备份。

他们可以将文件复制到网络驱动器、云存储或其他存储介质中，以作为重要文件的备份。

6.文件检索：当有人需要一些文件时，文控文员需要迅速找到并提供文件。

他们可以使用文件编号、文件分类和关键词来进行检索。

快速准确地找到文件是文控文员的一项核心能力。

7.文件控制：文件控制是文控文员最主要的工作之一、他们需要核对文件的使用情况，跟踪和记录文件的流通和变更情况。

文控文员还可能需要控制文件的访问权限，确保只有被授权的人员才能访问文件。

8.文件传递和分发：文控文员需要负责将文件传递给相关的人员，并确保文件的及时到达。

他们还可能需要将文件复制并分发给不同的部门或团队，以便大家都能及时获取所需的文件。

9.文件更新和修订：在文件更新和修订过程中，文控文员需要负责记录变更并进行版本控制。

他们需要跟进文件的修订情况，并确保新版本的文件及时取代旧版本。

10.文件销毁：有些文件在一定时间后需要被销毁。

文控文员需要按照公司的规定，以安全、合法的方式销毁文件，并做好相关的记录。

文控文员的工作流程比较复杂，需要具备较强的组织能力、沟通能力和细致的注意力。

文件受控流程[模板]

文件受控流程1.目的规范公司文件档案管理过程，明确流程中各项工作的执行角色、工作内容、输入输出文件。

2.概述适用于公司各类文件的受控、保存、分发、废止的运作过程。

包括文件新增受控流程、文件修订受控流程、文件废止流程以及文件增补流程。

公司受控文件包括流程性文件与产品数据类流程图。

文件控制中心（DCC）接到受控文件申请后处理事务的时间基线：2小时，其中编辑编码、存档文件时间为1小时，打印文件并通知使用部门领取文件时间为1小时。

3.术语4.角色与职责5.流程图清晰版本见如下附件：6.流程说明2022-02-21 第1页, 共4页1-02 文件审查审查文件格式的符合性：表单编号与受控表单一致、文件格式、文件完整性。

符合要求则接受文档，不符合则驳回文件受控申请人的文件受控申请。

文件标准化人文件申请单、文件受控申请档案文件接收或驳回信息1-03 驳回申请将审查不符合结果告知文件受控申请人文件标准化人驳回信息审查不符合结果1-04 文件标准化文件编号、盖章并将文件转化成PDF电子档。

文件标准化人文件接收信息标准化的文档1-05 文件保存1.将老版本文档存放在文件存放资料夹的历史文档资料夹中（此文件夹不对外公开）；2.将新版本文档存放在文件存放公共文件夹中（此文件夹允许外人访问，权限只读）文件标准化人标准化的文档分类管理的文件1-06 文件打印将标准化的文件进行打印作业标准化文件分发人标准化的文档打印的文档2-01 旧版文件回收需求判定判定是否有旧版文件回收需求标准化文件分发人标准化的文档判定结果2-02 旧版文件回收通知通知旧版文件持有单位上交旧版文件标准化文件分发人文件分发记录文件回收通知2-03 文件发放通知通知文件接收单位领取文件标准化文件分发人文件申请单文件发放通知2-04 旧版回收检查旧版文件回收情况标准化文件分发人文件回收通知判定结果2-05 文件丢失说明办理文件丢失说明并经部门长签核，完成后提交给文件发放人备案。

文控流程

LIST. 5)填写DCN. 6)发行文件,盖受控章.回收旧文件.
5.2 文件的回收 1) 文件如果有新的版本,或是已经作废,则需要回收. 2)根据” Document Distribution List”,找相应的接收人员回收文件. 3)回收后的文件盖报废章,放入报废文件夹.
六、文件发行时的注意事项
文控流程
2020/8/1
一、ISO
1.简介
ISO9000族标准是国际标准化组织（IS0 ）在1994年提出的概念，是指“由ISO/TC176（国际标准化组织质量管理和质量保证技术委员会）制定的所有国际标准。”
主要涉及各行各业各种产品（包括服务产品、知识产品
等）的技术规范。“ISO9000”不是指一个标准，而是一族标准的统称。
6.1 正式文件的结尾处要标示
“##### End Of Document #####”. 6.2 文件不能随意更改,涂写. 6.3 在文件发行的时候,会随文件附上一张”Document Distribution List”,接收文件的人员要在其对应的位置上签收理技术委员会）负责制定的一个国际通行的环境管理体系标准。
它包括环境管理体系、环境审核、环境标志、生命周期分析等国际环境管理领域内的许多焦点问题。
其目的是指导各类组织（企业、公司）取得正确的环境行为。但不包括制定污染物试验方法标准、污染物及污水极限值标准及产品标准等。该标准不仅适用于制造业和加工业，而且适用于建筑、运输、废弃物管理、维修及咨询等服务业。
2000版ISO9000族核心标准： ISO 9000：2000质量管理体系基础和术语 ISO 9001：2000质量管理体系要求 ISO 9004：2000质量管理体系业绩改进指南 ISO 19011：2000质量和/或环境管理体系审核指南

文控岗位说明书

文控岗位说明书一、基本信息1. 岗位名称：文控岗位2. 所属部门：（部门名称）3. 岗位职责：1) 负责公司文件、合同、协议等文档的管理和审核工作；2) 协助制定和完善公司相关管理制度和工作流程；3) 对公司内部文件进行分类、整理、归档和保管；4) 负责文件的传递、催办和汇报工作；5) 参与公司内部审计和合规性检查工作；6) 完成领导交办的其他相关工作。

二、任职要求1. 教育背景：（请填写您的教育背景，如：XX大学XX专业本科硕士博士等）2. 工作经验：（请填写您的工作经验，如：从事文控岗位工作X年，具备丰富的文件管理经验。

）3. 专业技能：熟悉办公软件的使用，具备良好的沟通协调能力、团队合作精神和较强的责任心。

4. 其他要求：（请填写其他与您岗位相关的特殊要求，如：持有相关证书、掌握一定的法律知识等）三、工作流程1. 文件接收：接收各部门提交的文件，进行初步审核并登记。

2. 文件分类：根据文件类型、重要性和保密级别进行分类。

3. 文件归档：按照公司规定的归档流程，对文件进行整理、编号和归档。

4. 文件借阅：如有需要，办理文件借阅手续，确保文件的安全性和完整性。

5. 文件销毁：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，确保文件管理的规范性和高效性。

6. 文件审核：对内部文件进行定期或不定期的审核，确保文件的合规性和有效性。

7. 文件传递：负责将重要文件发送给相关人员或部门，并跟进文件的接收和反馈情况。

8. 文件汇报：定期向上级或相关部门汇报文件管理情况，提出改进建议和意见。

四、考核指标1. 文件管理规范性：确保文件管理的准确性和完整性，避免文件丢失、泄露或损坏等风险。

2. 工作效率：在规定时间内完成文件管理工作任务，提高工作效率。

3. 团队协作：与同事保持良好的沟通和协作关系，共同完成文件管理各项工作。

4. 工作质量：保证文件质量符合公司要求，提高工作质量和工作效率。

5. 遵守制度：严格遵守公司各项规章制度和工作流程，确保工作的合规性和规范性。

文控工作流程6篇

文控工作流程6篇以下是网友分享的关于文控工作流程的资料6篇，希望对您有所帮助，就爱阅读感谢您的支持。

篇1收文类---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来文件（含图纸、客诉等）处理流程图纸：1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的”图纸”工作表中。

2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD 处。

3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。

客诉：1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质&其他”工作表中。

2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。

3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质&其他”工作表。

注：有时客诉涉及RD 等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。

外来文件（行政等）处理流程行政来文：1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。

2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。

3、纸质文件存放至相应档案盒。

注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。

发文类---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 发文（含红头文件、通知等）处理流程发文：打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。

文件编制、更改、销毁---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文件编制流程体系文件：1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。

文件及记录控制程序

修订日期修订记录修订内容页次版本受控文件章制定核准审核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号文件版本生效日期页码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。

二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。

四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。

文件管理控制程序

文件管理控制程序
编号：C/EOP-01
版本：A0
第3页共5页
5.3.4记录的编号规则
OPD—C/EQR—X—001—A0版本号
流水号
部门代码
质量记录用CQR，环境记录用EQR，共用文件C/EQR
东莞市欧朋达科技有限公司缩写
5.3.4.1文件版本/状态号升级规则：版本号采用英文字母A，B，C，……等表示第一版，第二版，第三版，……；修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、…，表示未经修改、第一次修改、第二次修改、…，版本号与修改状态号之间的关系为：每一版本文件最多可以允许修改5次，即修改状态号最高为5。
并记录于《图纸分发回收表》上。
5.4.9文件保存期限：
文件的签字原版由文控中心负责统一存档保存。一、二、三级文件在作废前
永久保存，作废后原件由文控中心至少保存一年，客户如有要求则以客户要求为准。四级表单记录保存期限至少为五年、对于环境物质管理体系所有记录至少保存十年，客户如有要求则以客户要求为准。
6.相关文件
5.4.3.3 订单生产完成后，图纸由各部门统一装订、保存，便于查找和检索。
5.4.4文件的更改和修订
5.4.4.1《质量环境管理手册》与《程序文件》需要更改、修订时，由体系工程师提出《文件新建/更改申请单》，交管理者代表审核、总经理批准，文控中心进行更改或换页，并做好记录。
5.4.4.2作业标准和记录更改，由文件的制定部门填写《文件新建/更改申请单》，由体系工程师审核，管理者代表批准。然后统一交给文控中心进行更改或发放。并做好记录。
5.4.4.3对于《产品图纸、产品SOP、SIP》需要更改填写《产品图纸、产品SOP、SIP》工程部更改图纸并记录于图纸的“变更栏”再交工程、品管、生产审核，后交文控受控、下发并记录。

文控岗位说明书

文控岗位说明书一、岗位背景及职责概述文控岗位是指负责管理和控制公司内部各类文档、文件和文件流转流程的岗位。

岗位职责包括但不限于以下内容：1. 组织规划：根据公司内部需求，制定文件管理制度和流程，确保文件管理的规范性和高效性。

2. 文件管理：负责对公司内部各类文档、文件进行管理、归档和保存，确保文件的安全性和完整性。

3. 版本控制：对于文件的编辑和修订，负责进行版本控制，确保文件的稳定性和准确性。

4. 文档流转：负责文档的传阅、审核和批准流程，确保文档的传递和交流的顺畅和及时性。

5. 文档归档：负责对已经完成的文档进行归档和整理，确保文档的易查找性和可供历史参考。

二、职位要求1. 学历要求：本科及以上学历，工程类、行政管理类相关专业优先。

2. 经验要求：具备2年以上的文控或相关工作经验，熟悉文件管理制度和流程。

3. 技能要求：熟练掌握Office办公软件和文档管理软件，具备较强的文字表达和组织能力。

4. 职业素养：具备细致耐心、严谨细致的工作态度，能够承受工作压力，具备良好的团队合作和沟通能力。

三、工作流程1. 文档接收与分发：根据公司内部流程，接收和分发相关文档，确保文档流转的准确性和及时性。

2. 文档管理与归档：负责对接收到的文档进行整理、归类和归档，确保文件的查找和追溯的便捷性。

3. 文件修订与发布：对于需要修订的文档，负责进行审阅和修改，并及时发布最新版本，确保文档的准确性和时效性。

4. 文档审批与控制：对企业内部文档审批流程进行管理，确保每一份文档都经过合规的审批程序。

5. 文件安全与保密：负责文档的信息安全和保密工作，确保文件不被非授权人员获取和篡改。

四、发展前景随着信息化和数字化的快速发展，文控岗位在企业中的地位日益重要。

具备文档管理和控制能力的人才将会更受企业的青睐。

根据工作表现和个人发展规划，文控岗位的从业人员有机会向着文档管理专家、文件流程优化师等方向发展。

五、总结文控岗位是一个需要细致、耐心和严谨性的工作，它在企业管理中发挥着重要的作用。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。