1. 甲方现场资料管理指导手册【公开版】

总则：

1．为了规范甲方现场资料的管理，编制此指导手册。

2．指导手册适用于xx集团在中国的新建和改造项目。

3．各项目可针对自身特点，对指导手册中的内容进行适当的调整。

基本要求：

1．项目负责人需指定人员管理现场资料，并定期进行检查；如指定人员离职，由项目负责人或其指定人员完成资料交接；

2．现场资料必须编制“管理总目录”，按照公司法务部及行政部分类原则分为六大类，如下表，具体形式可参考“附表1-xxXX项目现场资料管理总目录”。

3．所有合同、对外函件等重要资料必须有清晰、明确的编号，编号原则可自行拟定，也可以参考公司法务部及行政部编号原则《文件档案管理FS-002-R1》（可在内网“常用文档”中下载）。

4．六大类资料的分级目录管理格式（包含合同、报表、报告、函件（四类）、会议纪要、证件证书等），可参考“附表2-现场资料管理分级目录”。

5．文档应在安全可靠的空间中存放（如铁皮档案柜、保险柜等），相应电子文档应上传至IT“文档中心”或公司指定的其它服务器上。

6．文档存放编号（含标签颜色、大小、字号要求等）、文件夹装订存放示范等具体要求，可参考前文所述《文件档案管理FS-002-R1》（可在内网“常用文档”中下载）。

附表1：

附表2-现场资料管理分级目录-A-合同类

A-合同类

附表2-现场资料管理分级目录

D.1-对内（对外）发函

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附表2-现场资料管理分级目录

D.2-内部（外部）来函

10

10

D.3-内部(外部)会议纪要

E-各类证书/证件

附表2-现场资料管理分级目录

F-其它类

序号名称日期备注1

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