国企档案工作面临的问题与对策

国企档案工作面临的问题与对策

作者：向倩岚

来源：《办公室业务》 2017年第3期

向倩岚

【摘要】随着经济社会的不断发展，我国进入了信息化时代，档案建设的信息化管理也在

不断发展。档案管理在企业的发展中扮演着越来越重要的角色，企业对其的重视程度也在逐渐

提高，本文对国有企业档案工作面临的问题进行了简要的分析，并提出了相应的解决方案。

【关键词】国企档案；问题分析；解决方案；信息化建设

近年来，国有企业的快速发展使得我国的经济社会取得了巨大的发展，在此过程中国有企

业档案的管理和配置在企业生产经营中发挥了巨大的作用并且能够带来一定的经济效益，然而

我国大部分企业在进行档案管理工作过程中还存在着一些亟待解决的问题，使档案资料的作用

没有得到完全的发挥。只有对这些问题进行妥善处理，才能促使我国企业有突破性发展。

一、档案管理综述

档案管理工作是指档案馆或档案室管理配置档案实体和档案信息，并且提供利用服务的各

项业务的总称，同时也是档案事业的基本组成部分。档案管理工作是集管理性、服务性和政治

性为一体的工作，在管理档案时，要坚持集中统一管理，使档案的安全性和完整性得到保障。

档案管理系统是信息系统的重要组成部分，有利于企业和单位的工作发展和经济效益的提高，

同时能够促进整个社会的进步，有利于社会的长远发展。

二、当前国企档案工作面临的问题分析

（一）重视程度不够。档案工作是企业管理工作的基本组成部分之一，在促进企业开展各

项工作方面有重要作用。充分利用档案信息资源可以提高企业在社会中的地位，并带来巨大的

经济效益。然而，目前我国大部分国有企业对档案工作的重视程度不够，只着重于眼前的利益

而忽视了档案工作的重要性，使得档案工作仅仅停留在记录过往信息的层面，而不能使信息得

到再利用。企业员工缺乏对档案利用效益的了解，不能充分挖掘档案信息的资源，对企业的生

产和发展没有提供实质性的帮助。

（二）管理制度不健全。目前，有很多国有企业缺乏健全的档案管理制度，譬如没有明确

收集、借阅以及保管等方面的条款；同时，部分企业还存在着对现有的档案管理制度没有落实

到位的现象，譬如责任不能完全落实到档案管理人员的身上，使得资料由于没有收集完全而丢失，或者由于不及时进行文件整理工作导致文件积压，没有严格按照制度条款借出资料而造成

的文件丢失，甚至还存在部分人员私自涂改数据和文字的现象。以上这些行为都会严重损害企

业档案的使用价值和真实性。

（三）档案的安全性和保密性有待加强。随着社会的发展和科学技术的不断提高，档案管

理工作逐步由电子管理代替了传统的手工管理方式。与传统手工作业相比，电子档案更加容易

更改，因此在保证其完整性和安全性上也增加了一定程度的难度。通过网络技术和计算机技术，一些不法分子可以篡改、窃取原始档案，删除和损坏文件也变得轻而易举，增加了档案信息被

泄露和破坏的概率。除此之外，电子档案文件较书面文件有更为复杂的结构和多样的存储方式，更容易出现损坏、丢失的现象。

三、当前国企档案工作面临问题的解决方案

（一）提高重视程度。要增强企业领导对档案管理工作的重视程度，使其认识到档案管理

工作能够促进企业的发展，档案管理工作能否顺利开展不单单依靠档案管理工作人员，还需要

企业领导的支持。通过更新方式方法，采用现代化手段等措施，使企业管理工作顺利进行。

（二）加强档案资源的信息化建设。在目前来看，进行档案管理的目的是实现资源共享，

发挥出档案信息的最大价值，因此加强档案资源的信息化建设势在必行。首先，应该通过较为

先进的信息技术，对档案信息进行自动化处理，从而使档案信息的一体化管理得以实现，通过

这种方式可以使档案信息的高速检索得到保障。此外，还应该将数字化存储运用到不同的载体上，并通过信息技术将此信息进行合成，形成新资源，使档案信息的表现形式不再单调。同时，远距离、无障碍地传输和交流档案信息也可以通过计算机技术实现，从而进一步完善信息资源

的共享。加强档案资源的信息化建设可以大量存储信息，同时还能够避免档案老化或损坏等问

题的发生。

（三）建立档案信息安全保障体系。在当今信息时代的大背景下，随着档案信息化建设的

飞速发展，其安全性也受到了大众的广泛关注。为了使档案信息的安全性得到保障，建立健全

档案信息安全保障体系是尤为重要的，完善的安全保障体系包括档案信息的存储安全和使用安

全两个方面。信息技术的飞速发展使信息的竞争加强，在一定程度上增加了档案安全的隐患。

因此，为了保障档案信息的安全，应该使档案信息安全和网络安全意识得到不断的提高，采取

有效的措施预防黑客等不法分子的入群，保障系统的安全。同时还应该对网络系统的监控进行

加强，全方位杜绝一切可能威胁系统安全的行为，确保档案信息的安全。

四、结语

根据以上探讨我们可以得出，国企档案工作具有综合性，同时具有专业性、服务性、保密

性以及管理性，是企业管理工作的重要组成部分之一。在企业的发展过程中，档案信息的管理

扮演着十分重要的角色，决定着企业的生存和发展。因此，企业档案管理人员应加强对档案管

理工作的重视程度，意识到其重要性和特殊性，提高企业的市场竞争里，促进企业发展。

【参考文献】

[1] 陈既鸿.关于国企档案规范管理探讨[J].华章,2013(06).

[2]麦彩兰.新时期加强国有企业档案管理的有效措施[J].黑龙江档案,2012(04).

[3]徐凤娟.基于国企档案工作面临的问题与对策研究[J].办公室业务,2014(23).