会计档案管理办法

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会计档案管理办法
第一章总则
第一条为进一步加强会计档案管理，根据中国人民银行《银行会计档案管理办法》、《档案管理办法》等规章制度，结合本银行业务实际，制定本办法。

第二条本办法所指会计档案是本银行在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。

第三条会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他应当保存的会计资料。

第四条会计档案由本银行档案管理部门统一保管。

移交档案管理部门前的会计档案，由营业部、各分支行（以下简称各分支行）、会计结算部和计划财务部按照各自职责自行负责保管。

第五条电子介质会计档案的管理按照本银行信息科技部制定的相关办法执行，其保管期限不得低于相应纸质会计档案的保管期限。

第二章会计档案的归档
第六条会计档案应整理立卷，装订成册，按照保管期限、类别和形成时间进行分类，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。

第七条会计档案归档的基本要求：
（一）会计档案立卷应采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。

即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷并形成分类索引；
（二）会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。

原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案；
（三）保存会计档案资料的非纸介质，也应按照档案资料的“年度/保管期限/类别”加以分类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签及介质封套上签章。

采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求；
（四）会计部门及各分支行当年形成的会计档案，在相应会计期间终了后应及时整理装订，统一及时上缴本银行档案管理部门归档保管；
（五）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。

第八条辖内各分支行关闭、撤销、合并所产生的所有会计档案必须移交银行保管。

第三章会计档案的保管期限
第九条会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类。

定期保管分为15年、5年和3年三种。

会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，可以延长，但不能缩短。

电子档案的保管年限与纸质会计档案相同。

同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。

同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第十条本银行永久保管会计档案包括：
（一）年度财务会计报告；
（二）资本金、股金及股权明细；
（三）挂失登记及补发凭单收据；
（四）会计档案保管及销毁清册；
（五）存、贷款开销户记录；
（六）机构变动交接清册；
（七）有权机关查询、冻结及扣划书；
（八）帐销案存记录；
（九）本银行认为应永久保管的其他会计资料。

第十一条本银行保管期十五年的会计档案包括：
（一）会计凭证及附件；
（二）总账和明细核算资料；
（三）中期财务会计报告；
（四）重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录；
（五）会计人员及会计档案移交清册；
（六）本银行认为应保管15年的其他会计资料。

第十二条本银行保管期五年的会计档案包括：
（一）各分支行上报的财务会计报告；
（二）联行往来核算资料；
（三）密押表使用、保管记录；
（四）对账回单；
（五）已处置固定资产卡片；
（六）本银行认为应保管五年的其他会计资料。

第十三条本银行保管期三年的会计档案包括：
（一）日报表；
（二）计算机应用系统运行日志；
（三）流水账；
（四）不定期报表；
（五）本银行认为应保管三年的其他会计资料。

第十四条存款人开设的人民币银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。

人民币银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5年。

第四章会计档案的保管、调阅和销毁
第十五条归档会计档案的保管和调阅按本银行档案管理的有关规定执行。

第十六条保管期限届满的会计档案，按下列程序销毁：
（一）档案管理部门提出申请并会同会计部门编制会计档案
销毁清册；
（二）主管领导在会计档案销毁清册上签署意见；
（三）由会计、稽核、保卫、档案管理部门共同派人现场监督销毁，并在销毁清册上签章确认；
（四）销毁会计档案应将档案信息与其保存介质一同销毁。

第五章附则
第十七条本办法由本银行负责解释。

第十八条本办法自发文之日起施行。