档案验收规范

江西省建设工程档案预验收及移交管理办法第一条为了加强建设工程档案预验收管理，保证建设工程档案的真实、准确、完整、及时移交、归档备查，根据《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）、《江西省建筑管理条例》和建设部《城市建设档案管理规定》（第90号令）、《城市地下管线工程档案管理办法》（第136号令）等有关规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条凡在本省行政区域内，新建、改建、扩建各类房屋建筑工程和市政基础设施工程档案预验收、移交，必须遵守本办法。

第三条本办法所称建设工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子、模型等各种形式的历史记录的总称。

包括从建设工程（项目）的提出、立项、审批、征地、招标、投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收备案等建设全过程中形成的，应当归档保存的各种载体的文件材料。

第四条县以上人民政府建设行政主管部门或者规划主管部门负责本行政区域内建设工程档案预验收工作，也可委托城建档案管理机构具体负责本行政区域内的建设工程档案预验收的有关工作，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。

省政府发布的省重点建设项目档案的专项验收，按照有关规定执行。

第五条建设行政主管部门在核发建设规划许可证或施工许可证时，应当告知建设单位按时向城建档案管理机构移交建设工程档案，并附城建档案管理机构印制的《编制及移交建设工程档案告知书》（见附件一）和《建设工程档案预验收申请表》（见附件二）。

第六条建设单位在建设工程文件与档案的整理、立卷、预验收、移交工作中，应履行下列职责：（一）在申请办理建设工程规划许可证或施工许可证时，主动索取《编制及移交建设工程档案告知书》。

（二）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

（三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成和整理立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成和整理立卷归档工作。

（四）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并立—1—卷；收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位整理立卷的工程档案；建立完整的建设工程档案。

（五）在组织工程竣工验收前，向当地城建档案管理机构提请建设工程档案预验收。

在工程档案预验收过程中，未取得工程档案初验意见的，不得组织工程竣工验收。

工程竣工验收完毕后，补充整理竣工验收阶段文件材料，再提请工程档案复验。

复验合格并取得《建设工程档案预验收意见书》后，方可办理工程竣工备案手续。

（六）对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案管理机构移交一套完整的符合规定的项目工程档案。

第七条建设工程档案预验收应当具备下列条件：（一）建设工程经施工单位自行验收，具备了完整的施工资料，并提出了工程竣工报告；监理单位对工程进行了全面检查，具备了完整的监理资料，并对工程质量做出了质量评估。

（二）工程建设各方主体在工程建设过程中形成的应归档的工程文件材料，都按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）（以下简称《规范》）和省里有关技术规程的规定和要求，收集齐全，系统分类，整理立卷。

（三）建设项目工程档案管理基本概况和自查验收情况等书面材料准备完毕。

第八条建设工程档案预验收根据国家有关建设工程竣工验收及备案管理的有关规定，应分为工程竣工验收前初验和竣工验收后复验两个阶段进行。

建设工程档案预验收及移交按照下列程序进行：（一）监理、施工、勘察、设计单位工程技术人员和档案管理人员对工程建设过程中所形成的文件材料，按《规范》的要求进行了整理立卷和自查自验。

（二）建设单位汇总各参建单位移交的工程档案，并收集、整理工程准备阶段形成的文件，按照《规范》的要求进行审核，自验合格后，向当地城建档案管理机构填报《建设工程档案预验收申请表》。

（三）城建档案管理机构接到预验收申请表后，应在五个工作日内，对建设工程档案进行预验收，因故需要变更验收日期的，应及时通知建设单位。

（四）预验收时，城建档案管理机构依照《规范》的规定和要求，—2—对工程文件材料收集是否齐全完整，整理立卷是否规范，归档文件材料是否符合质量要求，竣工图编制是否符合技术标准等进行验收。

（五）建设工程竣工验收前，提请工程档案初验，城建档案管理机构对不符合要求的应提出具体整改意见，对符合初验要求及通过整改达到要求的，提出工程档案“初验意见”。

（六）未取得工程档案初验意见的建设工程，视为不具备竣工验收条件，建设单位不得组织工程竣工验收。

（七）建设工程通过竣工验收后，建设单位应在五个工作日内将一套完整的建设工程档案送交城建档案管理机构复验。

城建档案管理机构收到并确认竣工验收阶段中变更和新产生的文件资料以及其它阶段工程文件资料都符合归档要求后，提出工程档案“复验意见”，并出具《建设工程档案预验收意见书》（见附件三）。

未取得《建设工程档案预验收意见书》的建设工程，建设行政主管部门的备案机关应视为不具备竣工验收条件，不予办理工程竣工验收备案。

第九条建设单位应在建设工程竣工验收合格后，及时向当地城建档案管理机构报送移交一套齐全完整、真实准确的建设工程档案原件。

城建档案管理机构收到符合要求的工程档案后，应开具建设工程档案移交证（见附件四）。

房产、质监、规划等部门所需备案的文件材料原件只有一份的，由城建档案管理机构提供复印件并加盖公章说明原件存放地点，等同原件。

经建设行政主管部门责令停止使用、重新组织竣工验收的建设工程，其档案预验收，依照本办法第八条规定重新办理。

第十条建设单位违反本办法规定的，由城建档案管理机构提请建设行政主管部门依照《建设工程质量管理条例》予以处罚。

城建档案管理机构及其工作人员不按本办法规定进行建设工程档案预验收的。

由建设行政主管部门责令改正，并对直接责任人予以行政处分。

第十一条本办法由省建设厅负责解释。

第十二条本办法自颁布之日起施行。

2002年省建设厅印发的《江西省建设工程档案专项验收及认可办法》（赣建字[2002]3号）同时废止。

附件：一、《编制及移交建设工程档案告知书》二、《江西省建设工程档案预验收申请表》三、《江西省建设工程档案预验收意见书》四、《江西省建设工程档案移交证》—3—附件一：编制及移交建设工程档案告知书各建设单位：工程建设百年大计，工程档案是工程建设过程各环节和建设成果的真实反映，对于加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工程领域腐败行为，以及工程日后维修、改建、扩建等，具有重要作用。

为认真贯彻国务院《建设工程质量管理条例》、《江西省建筑管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》（第90号令）、《城市地下管线工程档案管理办法》（第136号令）等法规文件，切实加强建设工程档案的规范管理，确保工程档案的齐全、完整、真实、准确和及时移交归档，现将建设单位承担的建设工程档案编制、整理、移交的法定义务和责任明确告知如下：一、建设单位应按照国家和我省有关规定，将工程文件的形成、收集、整理、归档工作纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，指定有关部门或有关人员负责工程档案管理工作。

二、建设工程档案由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件5个部分组成。

各参建单位应做好各自职责范围内应承担的建设工程文件收集、整理、归档工作，具体职责如下：1、勘察、设计单位负责工程勘察、设计文件收集、整理和立卷，向建设单位移交；2、施工单位负责施工文件收集、整理和立卷，编制竣工图，工程竣工后向建设单位移交；3、监理单位负责工程监理文件收集、整理和立卷，向建设单位移交归档；4、建设单位负责工程准备阶段、竣工验收阶段文件的收集、整理和立卷；竣工验收前负责收集和汇总各参建单位移交的工程档案，形成一套完整的工程档案。

建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对编制工程文件的套数、费用、质量和移交时间等提出明确要求，在工程建设中督促检查各参建单位工程文件的形成、收集、整理和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、收集、整理和立卷归档工作。

有关建设工程档案归档整理的技术标准，详见国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001。

—4—三、建设单位在组织工程竣工验收前，对工程准备阶段文件、监理文件、施工文件和竣工图的立卷归档情况进行审核检查。

自检合格后填写《江西省建设工程档案预验收申请表》，提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

四、城建档案管理机构在接到建设单位提出的工程档案预验收申请后5个工作日内派出工程档案验收小组，对工程档案进行预验收（因故需要变更验收日期的，应及时通知建设单位）。

五、城建档案管理机构对工程档案预验收，重点验收以下内容：1、工程档案完整、齐全；2、工程档案内容能真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；3、工程档案整理立卷符合《建设工程文件归档整理规范》的要求；4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合建设部《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（建发施字[1982]50号）的专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；5、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；6、文件材质、幅面、绘图、用墨、托裱等符合归档要求。

六、建设工程档案预验收分为竣工验收前的初验和竣工验收后的复验两个阶段进行。

在竣工验收前提请初验：城建档案管理机构对不符要求的，提出具体整改意见，对符合预验收要求的，提出工程档案“初验意见”。

未取得工程档案初验意见的建设工程，视为不具备竣工验收条件，建设单位不得组织工程竣工验收工作。

在竣工验收后提请复验：建设单位应在通过竣工验收后5个工作日内将一套完整的工程档案原件（包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件5个部分），送交城建档案管理机构复验。

城建档案管理机构收到并确认竣工验收阶段中变更和形成的资料以及其它阶段工程文件资料都符合归档要求后，提出工程档案“复验意见”，并出具《建设工程档案预验收意见书》。

未取得《建设工程档案预验收意见书》的建设工程，建设行政主管部门的备案机关视为不具备竣工验收条件，不予办理工程竣工验收备案。

七、建设单位应及时向当地城建档案管理机构报送移交一套完整符合规定的建设工程档案原件。

城建档案管理机构收到符合要求的工程档—5—案后，应开具建设工程档案移交证明。

八、建设单位在工程档案建档过程中遇到有关问题，可以向城建档案机构咨询或提请进行现场指导。

各参建单位对建设工程文件整理立卷确有困难的，可以请求城建档案管理机构提供有偿技术服务或委托整理立卷。

九、建设单位在工程竣工验收后未按规定及时向城建档案机构移交工程档案的，按国务院《建设工程质量管理条例》规定，由建设行政主管部门处1万元以上10万以下罚款；对建设单位直接负责的主管人员和其他责任人员处单位罚款数额5%以上10%以下罚款。