文档管理系统可行性研究报告

文档管理系统

可行性研究报告

The Report of Feasibility Studies

专业：计算机科学与技术

班级：

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报告日期：

文档管理系统——可行性研究报告

1、引言

1.1 编写目的

随着计算机的普及、网络越来越便捷，现在无论公司、学校还是政府机构都将他们的各种文档资料保存在计算机上。如果不好好管理这些文档资料，时间长了，各种各样的资料越来越多，将造成保存困难，查找、使用不方便。本课程设计主要是为实现文档管理，主要包括文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档等功能的程序设计。

通过本系统能够实现文档管理自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。

1.2 背景

1. 软件系统的名称：文件管理系统

2. 任务提出者：文档管理系统开发小组

3. 开发者：文档管理系统开发小组

4. 实现完成的系统实施地点：小组成员个人机、学校机房和客户方计算机；

5. 系统的软硬件情况：

I. 硬件环境：PII或更高档微机、笔记本电脑；运行时内存需要：128MB；安装所需硬盘：40GB；打印机：可选。

II.软件环境：中文Windows98/2000/Me/XP；OFFICE97及以上版本。

1.3 定义

管理系统：是指利用计算机、网络、数据库等现代信息技术，处理组织中的数据、业务、管理和决策等问题，并为组织目标服务的综合系统。

1.4 参考资料

[1]张海藩.软件工程导论（第四版）[M].北京：清华大学出版社，2003

[2]Watts S.Humphrey《软件工程规范》第1版.清华大学出版社.2004年

2、可行性研究的前提

2.1 要求

它将满足用户对资源的管理：增加，删除，修改，搜索及查看资源。具体说来，该系统将具备下面的功能：

（1）增加资源——用户能够添加一个资源，该资源可以是电子资源（比如PC 上某个目录下的一张图片）或者是非电子资源（例如书桌上的本书）。添加该资源后，用户将可以通过该系统直接管理和使用该资源。

（2）删除资源——用户能够将系统中的某个资源删除掉，从而放弃系统对该资源的管理。

（3）修改资源——当某个资源的属性发生变化的时候（例如存放位置发生变化），用户能够选中某个资源，对其属性进行修改，以反映这种变化。

（4）搜索资源——用户能够通过提供资源的某个特征属性进行查找，获得相关的资源。

（5）查看资源——如果所选择资源为电子文档，用户将能在系统中直接查看该资源。

2.2 目标

通过本系统能够实现文档管理自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。

2.3 条件、假定和限制

运行环境:Windows xp/Windows 2000

编程软件:Visual C++

SQL服务器:Microsoft SQL Server 2000

需要网络支持

2.4 进行可行性研究的方法

（1）技术可行性分析

根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。

（2）经济可行性分析

估算新系统的成本效益分析，其中包括估计项目开发的成本，开发费用和今后的运行、维护费用，估计新系统将获得的效益，开发成本不高于项目预期的全部经费。并且，系统开发不会对其它产品或利润带来一定影响。系统投入运行后可以使文档管理实现科学化、规范化。

（3）运行可行性分析

新系统的研制和开发是充分得考虑工作人员对文档的易于管理，管理者方便查询设备信息效率。从而能完全满足使用者的要求。

2.5 评价尺度

费用的多少0元

开发时间的长短3周

使用中的难易程度：容易

3、对现有系统的分析

由于现有系统的工作负荷严重超载，在现有系统上投入的人力，设备，空间，材料，等等与其他的一系列支持性服务越来越大，导致开发费用支出巨大，严重影响系统的可用性，急需改进。

3.1 处理流程和数据流程

文档系统的功能结构如图3.1所示：

图3.1 文档管理功能图

3.2 工作负荷

由于数据量越来越大，现有的系统明显不能适应目前的庞大数据量，系统工作负荷过大。

3.3 费用开支

由于现有系统的工作负荷严重超载，在现有系统上投入的人力，设备，空间，材料，等等与其他的一系列支持性服务越来越大，导致开发费用支出巨大，严重影响系统的可用性，急需改进。

3.4 人员

鉴于原有系统的技术性含量比较低，故不需要多少高技术人员的操作，只是由于数据量的日益扩大，所需要的操作人员数量不断增大。这已无法跟上目前信息化时代的步伐。

3.5 设备

配置较好的设备，能够支持系统的运行。

3.6 局限性

经过严谨的分析，可知原有的系统存在很大的局限性，比如技术陈旧，人员工作负荷大，系统维护及费用支出巨大，操作人员技术含量低，一个环节除了问题，所有的工作都需要重做等等一系列缺点。

4、所建议的系统

4.1 对所建议系统的说明

新系统在原有系统的基础上加入了新的数据库的支持，使用了先进的数据库技术与数据管理技术，使数据的准确性与安全性得到了很大的提高，且在用户的并行操作与用户管理方面也有了极大地改善。

4.2 处理流程和数据流程。

用户或管理员运行该软件系统后，出现系统登入见面，输入用户名和密码，如果通过身份验证，则显示登入成功并显示登入控制界面，管理员可以进行文档信息管理、普通用户信息管理、对文档的添加、删除、修改等信息管理等业务；如果用户验证不成功，则退出系统。

4.3 改进之处

可以看出新系统的性能与功能上与现有系统的差别，首先新系统克服了原来系统的资金投入大，人员设备技术含量低，系统工作负担重等缺点。而且加入了对数据的安全性保护的功能，使原有系统在可用性与稳健性方面有了很大的进步。