秘书工作之办文--------公文格式
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贵州省邮政公司文件
贵邮[2010]1号 签发人:欧阳天高
关于× × × × × × × ×的请示
中国邮政集团公司:
×××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××
图例(公文末页版式) 图例(公文末页版式)
×××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××。 空一行) (空一行)
二、公文的特定格式
1.函的格式 2.命令格式 3.会议纪要格式
函的格式
按平行文的格式撰写,发文字号放置在武 文线(线型如图)之下 武文线
文武线
[范例]
中共贵州省邮政流公司党组
机密
黔邮党组函[2010]2号 关于XXXXXXXXXX的函
贵州省国土资源厅: 兹因体制改革的需要……. 特此致函。
二○一○年三月一日 (盖章)
图例(联合行文格式1) 贵 州 省 邮 政 公 司 中国移动通信集团公司贵州省分公司
签发人:欧阳天高 XXX(楷体)
贵邮[2010]1号
关于联合邮政移动开展合作服务社区工作的报告
贵州省人民政府:
×××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××
图例(联合行文末页版式) 图例(联合行文末页版式)
×××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××。
二○一○年二月十五日
[两个单位盖章时,只用一种盖章方式,以保证平齐美观,当行文单位在 三个以个时,在正文与日期之间,要分开打上行文机关名称(可用简称), 以各盖各处,防止出现空白印章。多个章之间不能相交相切,相距不超过 3MM,上行文只用盖一个主办单位印章]
秘书工作之办文
--公文处理(公文的格式) 作者:贵州省邮政公司办公室 杨积生
一、书面格式 二、特定格式
一、书面格式
公文的书面格式,按公文的组成部 分,可分为三部分
眉首
主体
版记
眉首
指首页红线以上部分。主要有份号、 秘密等级、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、间隔线等内容, 位于公文首页上端。上行文的眉首约 占首页篇幅的1/2,下行文约占1/3。
三是在开关引用文件,点明公文的主旨, 如“现将《XXXX》印发给你们……”;(引叙式) 四是开头扼要介绍事件或情况,给人以清 晰印象,如“经中国邮政速递公司批准,今年 的我省邮政速递发展主要目标是……”直叙情 况,开门见山。(说明式)
五是为了批复或答复问题,先引叙对方来文, 如“你公司X年X年X日关于XXX的请示收悉,现经 省公司研究,决定同意……”,或“你单位关于 XXX的请示(XX[2010]X号)收悉。经我公司研 究……”使对方清楚回答的是什么问题,一目了 然。(引叙式)
正文示例 关于转发集团公司刘安东总经理对全国邮政分销 业务会议的重要批示及刘明光副总经理等领导在 会上的重要讲话的通知
各市、州、地、县邮政局: 现将集团公司刘安东总经理对全国邮政分销业务电 视电话会议的重要批示及刘明光副总经理等领导在会上 的重要讲话转发给你们,请认真学习领会,抓好贯彻落 实,促进分销业务又好又快发展。
公文主体之 正文
C。正文形式 正文是公文的核心部分,用来表述 公文的具体内容。主要分为三种形式: 一是篇段合一式。通篇只有一段, 适合于批转类、转发类、印发类及一些 事务性公文,内容单纯,行文简短。
二是分层表达式。一般由三部分组成。即: 开头(引据)+主体+结尾。适合于内容比较复 杂,篇幅较长的公文。 三是分条列项式。即通篇采用条款说明, 主要适用于规章制度类公文。根据其复杂程度, 有“章、条、款”组合的“章断条连”式和全 部为条的“条条到底式”。
主体 指公文的行文部分,主要有公 文标题、主送机关、正文、附件、 成文日期、生效标识、附注
版记 指公文的文尾。主要有主 题词、抄送机关、印发机关、 印发日期、页码等内容,置于 公文的最后一页。
图例(下行文格式1)
贵州省邮政公司文件
黔邮[2010]2号
(距红线4MM)
(下空两行)
关于× × × × × ×的通知
。
主送机关 B。主送机关 主送机关应当使用全称或规范化简 称、统称。顶格书写,回行仍顶格,后 用全角冒号。
主送机关的表现形式,主要有以下几种: 一是单称。只有一个行文单位。不相隶属的机关 间应使用全称。如“贵阳市邮政局” 二是泛称。一般是下行文。如“各市、州、地邮 政速递物流公司,省公司计划财务部、市场经营部:” 三是递降称。多用于对垂直几个下级行文。如 “各市、州、地、县邮政速递物流公司,省公司计划 财务部、市场经营部:”
分层表达式公文结构形式
开头(引据)+主体+结尾。
公文主体之 正文开头(引据)
开头一般写发 文的目的、原 因、依据、意 义等。
目的式
概述式
说明式
要求: 简洁新颖 开宗明义 力戒: 下笔千言 离题万里
开头 方式
根据式 引叙式 提问式
公文主体之 正文开头(引据)
开头常用的有以下几种方法举例: 一是根据上级的指示所发出的通知等,用 “遵照”、“按照”、“根据”等语言,交代行 文依据;(根据式) 二是在开头用“为”、“为了”等介词标引, 说明行文的目的或意图;(目的式)
例1:请批函
贵 州 省 邮 政
公
司
关于请办理工商营业执照的函
贵州省工商局: 兹因我公司开办业务需要,……. 望办理为谢。 特此致函。
二○一○年三月一日 (盖章)
命令格式
命令标识由发文机关加“命令”或“令”组 成,用红色小标宋体命令标识。上边缘距版心上边 缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行 标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章, 签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令 或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下 空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同 抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。 命令(令)可以说是机关发文的最高级形式。 《办法》规定,命令(令)适用于依照有关法律规定 发布行政法规和规定;宣布施行重大强制性行政措 施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。 从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要 性。
主题词:印发 邮政
移动 代理 通知
抄送:中国邮政集团公司、中国移动通信集团公司。 贵州省邮政公司办公室 2010年1月27日印发
例:字体字号格式
关于加强安全生产的通知
当前,正值邮政速递物流改革 的关键时期….. 一、要提高思想认识 各级领导干部要…… 二、要重点关注的几个方面 (一)邮件运输安全。要认真做 好邮政的…… (二)消防安全 1.注意仓库防火安全 2.注意办公场地防火安全
(标题为二号小标字) (下空一行,以下正文及版记全部为三号字)
各市州地邮政速递物流公司:
×××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××× × × × ×(一般每面排22行,每行28个字)×× × ×
图例(下行文格式2)
0005 机 特 密 急
贵州省邮政速递物流公司文件
关于× × × × × ×的通知
中共黔东南州邮政局党组:
×××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××
图例(上行文格式)
(上行文标识至边8CM,下行文2.5CM 上行文标识至边8CM,下行文2.5CM 8CM 上行文设签发人,用楷体标示姓名) 上行文设签发人,用楷体标示姓名)
各自治州、市人民政府,各地区行署,各县(自治县、市、市辖区、特区) 人民政府,省政府各部门、各直属机构: 省邮政公司《贵州省开展邮政进社区试点工作方案》已经省人民政府同 意,现转发给你们,请认真贯彻执行。 二○○八年九月十一日
印章 办法规定:除“会议纪要”和以电 报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上 报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发 的公文,发文机关都应当加盖印章。
公文标题用二号 宋体字, 宋体字,公文中一 级标题用三号黑体 字,二级标题用三 号楷体字。 号楷体字。“主题 用三号黑体字, 词”用三号黑体字, 词目用三号宋体, 词目用三号宋体, 公文正文、 公文正文、发文字 主送机关、 号、主送机关、抄 送机关、附件名称、 送机关、附件名称、 成文时间、附注、 成文时间、附注、 印发机关及时间等, 印发机关及时间等, 使用三号仿宋体
正文--结尾
总结式
结语式 收尾方式
号召式
说明式
强调式
要求:意尽言止,力戒画蛇添足。
公文的结尾常根据不同的文种使用不同的常 用语,显示出不同的文种特征。如: 令--“此令”,“特令” 请示--“当否,请批示”;“如无不当,请批 准” 批复--“此复”,“特此批复” 通知--“特此通知” 报告--“特此报告” 函--发函常用“请函复”,回函常用“特此函 复” 有的文尾提出希望或要求,或是简短的表态。 有的公文主体已将意思表达完整,就不再写结束 语。
正文
正文写发文事项。如果事项较多,可以分条列项。但 无论是何种形式,总体上要注意以下五点:
一是要符合党的路线、方针、政策和国家的法 律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发 文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。 二是要全面、准确地反映客观实际情况,提出 的政策、措施切实可行。
三是要观点明确,条理清晰,内容充 实,结构严谨,表述准确。 四是要开门见山,文字精练,用语准 确,篇幅简短,文风端正。 五是人名、地名、时间、数字、引文 准确。公文中汉字和标点符合的用法符合 国家发布的标准方案,计量单位和数字用 法符合国家主管部门的规定。
贵邮速递[2010]2号
关于× × ×Βιβλιοθήκη Baidu× × ×的通知
各市、州、地邮政速递物流公司:
×××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××
图例(下行文格式3)
中共贵州省邮政司党组文件
贵邮党组[2010]1号
★
(党的文件间隔线有红五星)
附件:1.机构编制图例 2.人员名单
★
二○一○年二月十五日 (联系人:VVV,电话1398***********)
(附注一般在请示或去函时用,在成文日期下一行。 公章内下方有空白时,以下套方式盖印, 无空白时,以中套方式盖印。公章不要盖住正文内容)
主题词:邮政 金融 机构 请示 抄送:邮储银行省分行、省邮政速递物流公司。 公司内:计划财务部、市场部。 贵州省邮政公司办公室 2010年1月27日印发
正文示例 关于开发省内各地州市《多彩贵州》 系列集邮册的请示
贵州省人民政府: 遵照省委王富玉副书记的指示精神,我们组织了 多方面的专家对《多彩贵州》邮票豪华珍藏册进行了 设计研究,并请省委宣传部、省旅游局和省外宣办对 其中的中英文文字、图片以及设计创意等内容进行了 审核把关,作了相应修改,已报中国邮政集团公司审 核通过。为了进一步促进“多彩贵州”旅游资源品牌 宣传,力争把《多彩贵州》邮票豪华珍藏册制作成精 品,在继承《多彩贵州》精装册优点的基础上,《多 彩贵州》邮票豪华珍藏册做了如下创新:一是……以 便更好地宣传贵州。 可否,请批示。
正文示例
各市、州、地、县邮政局: 为认真贯彻落实全省邮政经营服务工 作会议精神,进一步抓好党报党刊发行服务 工作,现就相关事宜通知如下: 一、高度重视,增强责任感,深刻认 识做好党报党刊发行工作的重要意义 党报党刊发行工作是邮政普遍服务和 特殊服务的重要内容,认真做好党报党刊发 行工作…… 二、措施到位,增强紧迫感,切实做好 党报党刊发行工作 ……
六是简要概述事实或现象。如“当前,各局经 营目标明确,邮政整体经济发展态势良好,但也存 在一些亟待解决的问题,如专业之间发展极不平 衡……(概述式) 七是自问自答。提问式等。如,从全省短信业 务发展看……经济较为落后的铜仁局反而增长最快, 原因是什么呢?我们作了专题调查,得出以下结 论……(提问式)
公文主体之 附件
D。附件 附件与正文具有同等的效力。附件常有 两种: 一是公文的正文只是起批准、发布、 印发、转发、批转的作用,象征行政机 关的权威性。主要内容是在附件。 二是补充说明正文某一方面内容的 事件、图表、统计数字或特别说明等。
[范例] 附件
0001461
贵州省人民政府办公厅文件
黔府办发〔2008〕100号 省人民政府办公厅关于转发省邮政公司贵州省开展邮政进社区 试点工作方案的通知