档案管理实施细则(试行)

档案管理实施细则

(试行)

第一章总则

第一条为了使档案更有效地为公司管理、经营、研发等各项工作服务，充分发挥档案的经济效益和社会效益，根据《中华人民共和国档案法》及《联

想控股有限公司档案管理规定》的有关规定，结合公司实际情况特制定

本细则。

第二条本细则适用于公司所属各部门。

第三条公司档案工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分。公司档案是在管理、经营、研发等各项活动中形成的对本公司具有查考利用价值的各

种文字、图表、声像、图纸、典型样品、电子文件等不同形式和载体的

历史记录，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项重要

资料。

第四条公司档案是公司全部活动的真实记录和宝贵财富，属于公司所有。公司各部门及个人对本单位档案具有管理、保护、使用的义务和权利，任何

部门及个人不得将档案据为已有或拒绝归档。

第二章档案管理体制与职责

第五条公司档案管理工作实行统一规划、组织与分级管理、实施相结合及保密与充分利用相结合的原则。档案是公司所有员工的重要资源，员工可在

权限内充分利用档案，但档案在部门之间严格隔离，如跨部门查看需履

行相关审批手续。

第六条公司集团办负责公司档案管理规划与组织工作，集团办总裁办下设公司档案室。

第七条公司建立“2＋1”档案管理体制。“2”即建立两级档案管理体制：公司档案室、各子公司、本部及财务、物流档案室（不含DCMS）；“1”

是公司特别档案室（绝密档案室、薪酬档案室）。各级档案室可根据需

要设专（兼）职档案管理员。

公司档案室的职责:

①制定公司档案管理工作规划、档案管理规章制度、标准、流程并组织

实施；

②负责公司层面及公司职能部门档案的集中统一管理，做好各类档案入

库后的加工、整理、分类、登记、编目、建卡和排架工作；

③指导、监督和检查公司所属部门档案的收集、整理、立卷、归档等工

作，并督促公司各部门及时将档案资料录入公司档案管理系统；

④指导、培训、考核公司各级档案员；

⑤开展档案查阅服务工作，为公司各项工作和活动提供档案资料。

本部、子公司档案室职责

①执行公司档案室的各项规定并按时参加各种培训；

②做好本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并督促本部门所属

各二级部门将其录入到档案管理系统；

③督查本部、子公司所属各部门档案管理员工作。

部门档案管理员

①执行公司档案室的各项规定并按时参加培训；

②按公司标准收集并定时上交本部门业务活动中产生的档案资料，并按

公司的要求及时将其录入公司档案管理系统；

第八条公司档案室可不定期的召开公司档案工作会议，通报公司档案工作的进展、总结工作成果、制定工作计划、对各级档案管理员进行业务培训。

第三章文件材料的积累与归档

第九条凡是公司各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按规定由承办人收集齐全整理归档。整理原则为：同一事件或项目的档案

尽量保存在一起以方便利用，对上报文件的批复（示）及办理情况应与

该上报文件存放在一起。文件产生的部门或外部文件的第一接收部门为

归档责任部门；但薪酬相关表格、上交财务的表格经以上两个部门确认

并上报以上部门后由这两个部门负责存档，产生上述表格部门可不归

档。

第十条管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，办理完毕后，应及时、全部地移交给部门档案管理员。公司总裁室在企业管理和

第十一条

第十二条（一）归档的文件材料应完整、准确地反映公司（或部门）在各项活动中的真实过程；必须是定稿后由公司（或部门）负责人签发的

原件，并附有相对应的电子文档。

（二）归档的文件材料应遵循其形成的规律加以系统整理，按归档范围分类组成保管单位（卷、册、盒），并编制卷内文件目录与案卷目录。（三）电子文件材料应有备份并有明显的性质标记（电子文件性质代码：R—稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电

子文件；T—文本文件；I－图像文件；G—图形文件；V－影像文件；

A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件），重

要的应与打印的纸制材料同时归档。

在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严

格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，

存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质

或光盘拷贝件保留。

（四）公司与其他单位共同开发的新技术、新产品原始文件材料归档问题，应明确列入合作合同、协议。

（五）档案管理人员对归档文件材料检查验收后，交接双方应在移交清册（一式两份）上签字。

档案管理人员接收档案时要认真验收, 严格履行交接手续。

第十五条项目（合同）类档案归档要求

（一）合同是维护公司权益的重要凭证，合同一经签订经办人须立即将原件存到本部门档案室，任何人不得私自留存合同原件。

（二）项目（合同）档案由签订和履行项目（合同）过程中形成的协议、单证、函电、传真、E-mail及其相关的具有保存价值的材料形成。（三）项目（合同）承办人为项目（合同）档案归档的第一责任人，由其负责项目（合同）进程记录、履约过程中形成的材料归档，各本部、子

公司业务管理部及档案管理员为归档的监督人。

（四）项目（合同）自签订或立项之日起，项目（合同）承办人即应将项目（合同）交付本部门档案管理员由其负责建立该项目（合同）归档案

卷。