保密文件管理制度

保密文件管理制度

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1、目的

为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的保密，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制定本制度。

2、范围

公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要

3 •密级划分

3.1保密文件根据其内容不同，分为绝密、机密、秘密文件；

3.2“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运, 对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；

3.3“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；

3.4“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件。

4、密级标识

4.1密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。专用印

章由保密办公室指定专人负责保管。

4.2绝密文件应当在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章。

4.3机密文件应当在其文件每一页的右上角加印“机密”专用印章

4.4秘密文件应在其文件首页的右上角加印印“秘密”专用印章。

5、文件打印

5.1绝密、机密文件：由保密办公室指定专人负责打印。

5.2秘密文件：保密办公室指定人员打印好秘密文件后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查，不得私自拷贝秘密文件。

6、文件分发

6.1绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至相关部门指定文件接收人签收。

6.2绝密、机密文件、秘密文件严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。

6.3在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由公司总经理书面批准，并在提供前与之签订保密协议。

7、查阅、申请复制

7.1查阅权限：

7.1.1查阅公司文件必须填写文件查阅申请表。（附件表格《文件调阅、复印申请表》7.1.2绝密文件、机密文件：主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。

7.1.3秘密文件：主办部门负责人、分管领导签字批准。

7.2复制权限：

7.2.1申请复制文件必须填写文件复印申请单。（附件《文件调阅、复印申请表》

7.2.2严禁复制绝密文件。

7.2.3机密文件复印：必须主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。

7.2.4秘密文件复印：完成部门负责人、分管领导签字批准。

8文件保管、存档

8.1绝密、机密、秘密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。

8.2绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。

8.3如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况。

9、保密责任

9.1绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这

些文件。

9.2严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。

9.3员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密文件。

9.4如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其法律责任。

10、作废文件的处理

文件保管人应对保管的文件进行定期清理。已过时或作废的文件要进行销毁或者解密。绝密、机密、秘密文件的解密和销毁须由部门负责人、分管领导、公司总经理签字批准后进行。

11、监督和检查

各部门负责人应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监管，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。同时对本部门保密文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司领导班子。

12、附则

本制度由保密办公室负责解释，自发布之日起执行