管理文秘精讲与实务.pptx
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管理文秘
精讲与实训
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/行政助理人员的岗位认知 ◇ 初级秘书/助理：事务性文员 ◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
高级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
借力能力 应变能力
——视频案例
角色定位与素质
2、角色定位与胜任素质
——我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书/行政助理/文员：具备的 能力
观察能力 一定的口头表达能力 操作能力 沟通能力
从初级走向中级的 秘诀是什么？
…… …… ……
主要职责
中级秘书/助理/文员： 分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
高瞻远瞩 脚踏实地
职业生涯规划 对个人职业生涯的建议
为成功再添砖加瓦
◆ 。。。。。。下施展才华 ◆ 构筑。。。能力 ◆ 利用公司职业发展的。。。。。。
手势
站姿挺拔
仪态礼仪
2、基本商务礼仪
办公室礼仪 接待礼仪 宴请礼仪 位次礼仪
基本商务礼仪
办公室礼仪
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ？
1、环境好：办公室5S ——企业形象
整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保 留有用的东西， 撤除不需要的东西；
整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整
齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场
中级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通及正确处理问题能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
无垃圾，无污秽状态； 清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，
使工作人员觉得整洁、卫生； 修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都
自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯。
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？ 2、办公室条约： （1）上班提前到，整理仪容仪表 （2）办公时间慎选话题 （3）承担风险，不推责任（孩子教育，视频） （4）讲效率不干私活（挣回分钱，竞争激励） （5）请示上级不得越级 （6）无论内外讲礼貌用语 （你好，请、谢谢。忌骂人）
礼仪知识
形象的作用：
个人角度： 1、提供自身修养 2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系 4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度
组织角度： 1、塑造组织形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
启示： 礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的
人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪 在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。
角色定位与素质
常见的角色错位
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
角色定位与素质
职业的行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情--对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚--忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性--领悟上级或领导的真实想法 自 信--积极 向上 勤 奋--不断学习 提高能力
承受压力
二、秘书的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？ 2、为何要进行个人职业生涯规划？ ◇ 分析自我，确立人生的方向 ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
运用S.M.A.R.T.原则认识自我
职业生涯规划
制定职业生涯目标的原则
◆走好脚下每一步 ◆从成败中学习 ◆累积人脉
2、优秀秘书/行政助理人员的角色定位与胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书/助理与一般秘书/助理的差异
1、岗位认知 秘书的职业是具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书 行政助理/文员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象
◇ 仪容、仪表、仪态 ◇ 着装的TOP原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
——仪容、仪表： ——仪态： ——表情： ——语言： ——待人接物：
仪容
作为职业人员，你还有 理由不化妆吗？
☆女性化妆：
——是自尊自爱的表现 是对人尊重的体现
——化妆的注意事项： A、自然 淡妆为宜 B、美化 C、避人
仪表
女人着西装的六不
不乱配鞋
过大或过小
不许不穿
女士着
衬裙 西装的六不
衣扣不到 位
不随意搭配
不内衣外穿
20
仪表
男人着西服的八忌
仪态
坐姿端庄
行姿
蹲姿优雅
精讲与实训
课程总览
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第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/行政助理人员的岗位认知 ◇ 初级秘书/助理：事务性文员 ◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
高级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
借力能力 应变能力
——视频案例
角色定位与素质
2、角色定位与胜任素质
——我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书/行政助理/文员：具备的 能力
观察能力 一定的口头表达能力 操作能力 沟通能力
从初级走向中级的 秘诀是什么？
…… …… ……
主要职责
中级秘书/助理/文员： 分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
高瞻远瞩 脚踏实地
职业生涯规划 对个人职业生涯的建议
为成功再添砖加瓦
◆ 。。。。。。下施展才华 ◆ 构筑。。。能力 ◆ 利用公司职业发展的。。。。。。
手势
站姿挺拔
仪态礼仪
2、基本商务礼仪
办公室礼仪 接待礼仪 宴请礼仪 位次礼仪
基本商务礼仪
办公室礼仪
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ？
1、环境好：办公室5S ——企业形象
整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保 留有用的东西， 撤除不需要的东西；
整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整
齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场
中级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通及正确处理问题能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
无垃圾，无污秽状态； 清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，
使工作人员觉得整洁、卫生； 修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都
自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯。
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？ 2、办公室条约： （1）上班提前到，整理仪容仪表 （2）办公时间慎选话题 （3）承担风险，不推责任（孩子教育，视频） （4）讲效率不干私活（挣回分钱，竞争激励） （5）请示上级不得越级 （6）无论内外讲礼貌用语 （你好，请、谢谢。忌骂人）
礼仪知识
形象的作用：
个人角度： 1、提供自身修养 2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系 4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度
组织角度： 1、塑造组织形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
启示： 礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的
人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪 在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。
角色定位与素质
常见的角色错位
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
角色定位与素质
职业的行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情--对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚--忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性--领悟上级或领导的真实想法 自 信--积极 向上 勤 奋--不断学习 提高能力
承受压力
二、秘书的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？ 2、为何要进行个人职业生涯规划？ ◇ 分析自我，确立人生的方向 ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
运用S.M.A.R.T.原则认识自我
职业生涯规划
制定职业生涯目标的原则
◆走好脚下每一步 ◆从成败中学习 ◆累积人脉
2、优秀秘书/行政助理人员的角色定位与胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书/助理与一般秘书/助理的差异
1、岗位认知 秘书的职业是具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书 行政助理/文员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象
◇ 仪容、仪表、仪态 ◇ 着装的TOP原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
——仪容、仪表： ——仪态： ——表情： ——语言： ——待人接物：
仪容
作为职业人员，你还有 理由不化妆吗？
☆女性化妆：
——是自尊自爱的表现 是对人尊重的体现
——化妆的注意事项： A、自然 淡妆为宜 B、美化 C、避人
仪表
女人着西装的六不
不乱配鞋
过大或过小
不许不穿
女士着
衬裙 西装的六不
衣扣不到 位
不随意搭配
不内衣外穿
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仪表
男人着西服的八忌
仪态
坐姿端庄
行姿
蹲姿优雅