外贸英语函电 第一章
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Chapter One
The Structure and the Format of
Business Letters
Learning Objectives
❖ Know the parts of a business letter ❖ Know the format of a business letter ❖ Know how to address an envelope
The month should be spelled out in word but not in Arabic number since the date and month may be mis-understood.
Two format of date are recommended: American Style: April 10, 2007 European Style: 10 April, 2007
收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页 边线写起。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。
对发信人而言，便利有二： 一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发 生差误； 二是发信后便于准确归档，便于以后查找。
对收信人而言，便利也有二： 一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地 址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回； 二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于 查阅。
name）——给一位怀特先生/夫人/小姐/女士 ❖ Dear John（given name）——给朋友或熟人
Courtesy titles:
Mr. Mrs. Miss Ms. Messrs. (pl. form for Mr.) e.g. Messrs. MacDonald & Evans (a partnership )
The above salutation cannot be followed by a person’s name. Dear Mr. / Mrs. / Ms. / Miss … (should be followed by a person’s name) Dear … (a person’s first name),
❖ Dear Sirs——给一家公司 ❖ Dear Sir——给一位不知名的先生 ❖ Dear Madam——给一位不知名的女士 ❖ Dear Sir or Madam——不知收信人是男是女 ❖来自百度文库Gentlemen：——给一家公司（美国） ❖ Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. White（family
After the salutation a comma or colon is always used.
收信人称呼
❖ 若信函写给某个人时，在礼节上使用的称呼有： ❖ 先生（男人）Mr./ Esq. ❖ 夫人（已婚）Mrs. ❖ 小姐（未婚）Miss ❖ 夫人、小姐统称Ms. ❖ 夫妇俩人Mr. and Mrs. ❖ 两位或两位以上男子Messrs ❖ 两位或两位以上女子（已婚）Mesdames ❖ 两位或两位以上小姐（未婚）Misses
结尾谦称是结束信函的礼貌方式。通常，包含一
些习惯用语，打印在正文之下两行的位置。
❖
在缩行格式中，它写在信纸的中间偏右；在完全
齐头式格式中，则左对齐。
❖
任何结尾谦称用语只有首字母大写。此外，结尾
谦称要与信函开头的称呼保持一致。
Salutation
Formal
Dear Sir or Madam Dear Sirs,
❖ 1.The letterhead A business letterhead is usually printed. It
aims at giving some information about the writer’s company. It contains all or some of the essential particulars about the writer’s company’s name, address, post code, telephone number, fax number, telex number (now replaced by fax), email address, website, etc.
❖
正文是书信的核心部分，包含你要向收信人传达
的信息。
❖
即使是很短的书信，正文最好也要划分为两到三
个自然段，每段围绕一个话题展开。
典型的三段式书信安排如下：
第一段——写信的目的。 第二段——具体要表达的内容。 第三段——表示希望或祝福祝愿的话。
6.结尾谦称 Complimentary Close
❖
Alcan Alesa Engineering Ltd. ＃18 East Street, Plainfield, Vermont 05687, Australia Tel: 0802-555 123 4, Fax: 0802-555 432 1 Web site: www.alesa.com; Email: info@alesa.com
Address ❖4. 称呼The Salutation ❖5.正文The body of the letter ❖6. 结尾谦称The Complimentary Close ❖7. 签名The Signature
可选部分Optional Parts
8.经办人（Attention Line） 9.事由（Subject Line） 10.参考编号（Reference Number） 11.附件（Enclosure） 12.抄送（Carbon Copy Notation） 13.再启/附言（Postscript）
❖
封内地址包括收信公司名称或收信人姓名、通信
地址以及邮政编码。
❖
如果信函是写给个人的，那么封内地址要使用礼
貌尊称Miss.,Mr.,Ms.，也可以使用职业称呼，如
Dr.,Prof.。
❖
如果信函是写给公司的，封内地址应包括公司的
全称和地址。
❖
封内地址位于信纸的左上角，从信纸的左
边顶格开始写，位于日期行下面一二行，其次序
Telephone: 86-22-26320766 Fax: 86-22-26320767
E-mail: tjcar@public.tpt.tj.cn
❖2. The date It shall be located two lines below the
last line of the letterhead if there are no reference lines.
以用缩写。 （3）日期最好用基数字。
❖
日期可以用基数或序数形式表达，但现在有省
略日期序数词尾的趋势，即省略 -st， -nd，和-th。
❖ 例如：
❖ 25th March 2008 → 25 March 2008
❖ March 25th 2008 → March 25, 2008
3. 封内名称及地址 The Inside Name And Address
Less Formal Informal Dear Mr. Smith, Dear Smith
Dear Ms. Smith Dear Mary,
Gentlemen: Dear Mr. Green, Dear Tom,
Yours faithfully Yours sincerely Sincerely,
4. 称呼The Salutation
❖
对收信人的称呼应自成一行，写在封内地址之下
一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开
头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但
美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与
收信人的关系而定。
❖
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
4. The Salutation It is the greeting with which every letter begins. 这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空 两行。
常见的头衔如下：
❖ 头衔放在姓氏之前。 ❖ 教授Professor ❖ 博士Doctor (Dr., Ph. D. ) ❖ 总统或校长President ❖ 主席或董事长Chairman ❖ 副总统/副校长/副总经理Vice President ❖ 首相Prime Minister ❖ 市长Mayor ❖ 参议员Senator
2. The Date/Dateline 日期/日期行
❖
日期行通常位于信头下面，在完全齐头格式下
靠信纸左边位置，在缩行格式下靠右边位置打印。
❖
英国人书写日期的通常顺序为日/月/年，而美
国人书写日期的通常顺序为月/日/年。
❖ 打印日期注意事项： （1）年份应完全写出，不能用08代替2008。 （2）月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可
Messrs. J. Harvey & Company Mmes. Esq. (for Esquire) . e.g. David Jones, Esq. Dr. Prof.
In official correspondence, the inside name and address is
sometimes placed at the foot of the letter.
你忠实的
你真挚的
真诚地
Complimentary Faithfully yours Sincerely yours Cordially,
Close
你忠实的
你真挚的
诚挚地
Truly yours 你 Cordially yours Best regards,
Part One: The parts of a business letter 商务信函的组成部分
❖ The business letter consists of seven principal parts（主要部分）:
❖1. 信头The letterhead ❖2.日期The Date ❖3.封内名称及地址The Inside Name And
❖
24 South Bank
❖
BIRMINGHAM
❖
Alabama
❖
U.S.A.
Examples of the Formats of Inside Address:
Ms. Cecilia Green Sales Manager ABC Company 123 Berry Drive Minneapolis, MN55106 U.S.A.
❖ 外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓 名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将 经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印 在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。
TIANJIN CHEMICALS IMPORT & EXPORT CORPORATION 58 Nanjing Road， Tianjin, China
Neutral title: ❖ Dear Director, ❖ Dear Manager, ❖ Dear Supervisor, ❖ Dear Owner, ❖ Dear Department Head ❖ Dear Services Department ❖ Dear Customer
5. 正文 The body of the letter
Dear Sir or Madam: (or To Whom it May Concern) Dear Sir: Dear Sirs: (The Americans usually use Gentlemen in stead of Dear Sirs. Here Gentlemen should always be in the plural form.) Dear Madam:
是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，然后写
地址。
❖ 封内地址与信封地址写法相同。 ❖ 英文信函的地址由以下几个部分构成： ❖ A.公司名称 ❖ B.门牌号码和街名 ❖ C.城市或镇名 ❖ D.州/县名及邮政编码 ❖ E.国名
❖
The Vice President
❖
The Eagle Press Inc.
The Structure and the Format of
Business Letters
Learning Objectives
❖ Know the parts of a business letter ❖ Know the format of a business letter ❖ Know how to address an envelope
The month should be spelled out in word but not in Arabic number since the date and month may be mis-understood.
Two format of date are recommended: American Style: April 10, 2007 European Style: 10 April, 2007
收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页 边线写起。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。
对发信人而言，便利有二： 一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发 生差误； 二是发信后便于准确归档，便于以后查找。
对收信人而言，便利也有二： 一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地 址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回； 二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于 查阅。
name）——给一位怀特先生/夫人/小姐/女士 ❖ Dear John（given name）——给朋友或熟人
Courtesy titles:
Mr. Mrs. Miss Ms. Messrs. (pl. form for Mr.) e.g. Messrs. MacDonald & Evans (a partnership )
The above salutation cannot be followed by a person’s name. Dear Mr. / Mrs. / Ms. / Miss … (should be followed by a person’s name) Dear … (a person’s first name),
❖ Dear Sirs——给一家公司 ❖ Dear Sir——给一位不知名的先生 ❖ Dear Madam——给一位不知名的女士 ❖ Dear Sir or Madam——不知收信人是男是女 ❖来自百度文库Gentlemen：——给一家公司（美国） ❖ Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. White（family
After the salutation a comma or colon is always used.
收信人称呼
❖ 若信函写给某个人时，在礼节上使用的称呼有： ❖ 先生（男人）Mr./ Esq. ❖ 夫人（已婚）Mrs. ❖ 小姐（未婚）Miss ❖ 夫人、小姐统称Ms. ❖ 夫妇俩人Mr. and Mrs. ❖ 两位或两位以上男子Messrs ❖ 两位或两位以上女子（已婚）Mesdames ❖ 两位或两位以上小姐（未婚）Misses
结尾谦称是结束信函的礼貌方式。通常，包含一
些习惯用语，打印在正文之下两行的位置。
❖
在缩行格式中，它写在信纸的中间偏右；在完全
齐头式格式中，则左对齐。
❖
任何结尾谦称用语只有首字母大写。此外，结尾
谦称要与信函开头的称呼保持一致。
Salutation
Formal
Dear Sir or Madam Dear Sirs,
❖ 1.The letterhead A business letterhead is usually printed. It
aims at giving some information about the writer’s company. It contains all or some of the essential particulars about the writer’s company’s name, address, post code, telephone number, fax number, telex number (now replaced by fax), email address, website, etc.
❖
正文是书信的核心部分，包含你要向收信人传达
的信息。
❖
即使是很短的书信，正文最好也要划分为两到三
个自然段，每段围绕一个话题展开。
典型的三段式书信安排如下：
第一段——写信的目的。 第二段——具体要表达的内容。 第三段——表示希望或祝福祝愿的话。
6.结尾谦称 Complimentary Close
❖
Alcan Alesa Engineering Ltd. ＃18 East Street, Plainfield, Vermont 05687, Australia Tel: 0802-555 123 4, Fax: 0802-555 432 1 Web site: www.alesa.com; Email: info@alesa.com
Address ❖4. 称呼The Salutation ❖5.正文The body of the letter ❖6. 结尾谦称The Complimentary Close ❖7. 签名The Signature
可选部分Optional Parts
8.经办人（Attention Line） 9.事由（Subject Line） 10.参考编号（Reference Number） 11.附件（Enclosure） 12.抄送（Carbon Copy Notation） 13.再启/附言（Postscript）
❖
封内地址包括收信公司名称或收信人姓名、通信
地址以及邮政编码。
❖
如果信函是写给个人的，那么封内地址要使用礼
貌尊称Miss.,Mr.,Ms.，也可以使用职业称呼，如
Dr.,Prof.。
❖
如果信函是写给公司的，封内地址应包括公司的
全称和地址。
❖
封内地址位于信纸的左上角，从信纸的左
边顶格开始写，位于日期行下面一二行，其次序
Telephone: 86-22-26320766 Fax: 86-22-26320767
E-mail: tjcar@public.tpt.tj.cn
❖2. The date It shall be located two lines below the
last line of the letterhead if there are no reference lines.
以用缩写。 （3）日期最好用基数字。
❖
日期可以用基数或序数形式表达，但现在有省
略日期序数词尾的趋势，即省略 -st， -nd，和-th。
❖ 例如：
❖ 25th March 2008 → 25 March 2008
❖ March 25th 2008 → March 25, 2008
3. 封内名称及地址 The Inside Name And Address
Less Formal Informal Dear Mr. Smith, Dear Smith
Dear Ms. Smith Dear Mary,
Gentlemen: Dear Mr. Green, Dear Tom,
Yours faithfully Yours sincerely Sincerely,
4. 称呼The Salutation
❖
对收信人的称呼应自成一行，写在封内地址之下
一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开
头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但
美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与
收信人的关系而定。
❖
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
4. The Salutation It is the greeting with which every letter begins. 这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空 两行。
常见的头衔如下：
❖ 头衔放在姓氏之前。 ❖ 教授Professor ❖ 博士Doctor (Dr., Ph. D. ) ❖ 总统或校长President ❖ 主席或董事长Chairman ❖ 副总统/副校长/副总经理Vice President ❖ 首相Prime Minister ❖ 市长Mayor ❖ 参议员Senator
2. The Date/Dateline 日期/日期行
❖
日期行通常位于信头下面，在完全齐头格式下
靠信纸左边位置，在缩行格式下靠右边位置打印。
❖
英国人书写日期的通常顺序为日/月/年，而美
国人书写日期的通常顺序为月/日/年。
❖ 打印日期注意事项： （1）年份应完全写出，不能用08代替2008。 （2）月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可
Messrs. J. Harvey & Company Mmes. Esq. (for Esquire) . e.g. David Jones, Esq. Dr. Prof.
In official correspondence, the inside name and address is
sometimes placed at the foot of the letter.
你忠实的
你真挚的
真诚地
Complimentary Faithfully yours Sincerely yours Cordially,
Close
你忠实的
你真挚的
诚挚地
Truly yours 你 Cordially yours Best regards,
Part One: The parts of a business letter 商务信函的组成部分
❖ The business letter consists of seven principal parts（主要部分）:
❖1. 信头The letterhead ❖2.日期The Date ❖3.封内名称及地址The Inside Name And
❖
24 South Bank
❖
BIRMINGHAM
❖
Alabama
❖
U.S.A.
Examples of the Formats of Inside Address:
Ms. Cecilia Green Sales Manager ABC Company 123 Berry Drive Minneapolis, MN55106 U.S.A.
❖ 外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓 名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将 经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印 在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。
TIANJIN CHEMICALS IMPORT & EXPORT CORPORATION 58 Nanjing Road， Tianjin, China
Neutral title: ❖ Dear Director, ❖ Dear Manager, ❖ Dear Supervisor, ❖ Dear Owner, ❖ Dear Department Head ❖ Dear Services Department ❖ Dear Customer
5. 正文 The body of the letter
Dear Sir or Madam: (or To Whom it May Concern) Dear Sir: Dear Sirs: (The Americans usually use Gentlemen in stead of Dear Sirs. Here Gentlemen should always be in the plural form.) Dear Madam:
是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，然后写
地址。
❖ 封内地址与信封地址写法相同。 ❖ 英文信函的地址由以下几个部分构成： ❖ A.公司名称 ❖ B.门牌号码和街名 ❖ C.城市或镇名 ❖ D.州/县名及邮政编码 ❖ E.国名
❖
The Vice President
❖
The Eagle Press Inc.