商务会议礼仪详解

确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
主席团

发言席
群众席
群众席
发言席
（2）小型会议


会 议 桌


4.签字
（1）并列式 客方随员席
客方签字人
主方随员席
主方签字人
签字桌
（2）相对式
客方签字人
主方签字人
签字桌
客方随员
主方随员
（3）主席式
签字席 签字桌
商务会议礼仪
• 知识点：
• 职业素质：
职业素质
• 组织能力 • 策划能力 • 协调能力 • 沟通能力
任务描述
公司会议
公司会议的 工作流程
会议的 座次安排
公司会议的工作流程安排
• •
•
工作会议的会前工作流程 工作会议的会中工作流程 工作会的会后工作流程
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题 明确会议组织机构 确定会议名称 明确会议所需设备和工具 确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
2.会谈（谈判、洽谈、磋商）
（1）横桌式
客方 会谈桌 主方
（2）竖桌式
主 方
会 谈 桌
客 方
3.会议
（1）大型会议 • 发言席 • 主席团：中央高于两侧、左侧高于右侧、前排高于右排 • 群众席 主席团

10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、
议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11、制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证
工作证 记者证 出入证
会议工作证件
客人
主 人
主人
桌 子
客 人
（2）并列式
“平起平坐”、地位相仿，多适用于贵宾厅礼节性会客 • 面门为上、以右为上
客人 主人 客人 随 员 主人 随 员
• 以远为上
客 人 主 人 客 人 主 人
（3）主席式
适用于主人一方在公司接待室会见多方来客
主人 客 人
主人 客 人
全体客人
桌 子
（4）自由式 适用于多方会晤
会议名称一般由“单位+内容+类型”
构成,应根据会议的议题或主题
来确定。
3、确定会议规模与规格


本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
4.接待式（贵宾厅） 便于友好交谈，适于接待贵宾
5.方形中空式（回型市）
便于目光接触、直接交流，方便控制现场
6.马蹄型（u型风格）
7.长台式（圆桌式）
面对面而坐，对立局面，适于谈判
按级别而坐，显得正式
二、会议位次安排
1.会客 亦称会见、会务、会面，多指礼节性、一般性的相互见面。 （1）相对式 主次分明，“公事公办”，适用于接待室公务性会客。 “面门为上” “以右为上”
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品 和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、 照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要
求来确定。有时也考虑政治、经济、环
境等因素。
9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
• 大型会议中主席台排座、发言者座席、
主持人席位、群众席安排
•
小型会议室
回字形
椭圆形
Ｔ字型
长方形
•
中型会议室
半圆型、课堂型。
•
大型会议室
礼堂型、众星拱月型。
⑩ ⑧ ⑥ ⑤ ③ ①
⑦ ⑨ ② ④
⑧
④
⑥
②
⑤
①
⑦
③
群 众 席
群 众 席
尊位
发言席
10
8
6
4
2
1
3
5
7
9
群众席
主
席
台
会场的布置Biblioteka Baidu
① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。
签字各方人员坐席
5.合影
（1）国内合影：居中为上、居左为上、居前为上 单数
18 16 14 12 10 11 13 15 17 9 7 5 3 1 2 4 6 8
双数
16 14 12 10 9 11 13 15 8 6 4 2 1 3 5 7
（2）涉外合影：主人居中、以右为上，主人把边
14 12 10 8 7 9 11 13 15 5 3 1 主人 2 4 6
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
会议准备工作
• 指 导 会 务 工 作 的 原 则
准备充分 1、 确 保 安 全 ２、 ４、 ３、 服务周到 组 织 严 密
会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要 有明确的目的。
2、确定会议名称
② 场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。
③ 会场内外的布置：
会标、会徽、台幕、标语、桌签、 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。
第二节 会议礼仪
一、会议室的风格 1.礼堂式（剧院式、研讨式） 容纳人数多，全场只有一个发言中心。
2.教室式（课堂式、讲座式）
3.宴会式（弦月式）
比较随便，但不利于集中注意力
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
公司大小型会议中尊位及位次排序方法
• 小型会议的两种尊位及位次排序的方法