公文写作规范及相关知识

公文写作规范及相关知识

一、公文的基本知识

（一）公文的含义

公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、公布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复咨询题、报告事情、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理方法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的要紧公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文；所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而特意使用的公文。专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公关公文，军事公文，等等。

就法院来说，法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、各种笔录等，又包括有正式版头的行政公文和党组织公文，还包括其他一些公务文书如总结、汇报、发言、经验交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。能够说，范围特别广泛。我们今天说的要紧是狭义的公文，即有正式版头的行政公文和党组织公文。

公文、文件、文书，这是三个既紧密联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，算是说，同一份文字材料，既能够叫做文件，又能够叫做公文，还能够叫做文书，但是，如此的文字材料，在形式和内容上基本上有严格要求的，惟独符合这种要求、公文、文件、文书才能够作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文书三者能够说是同中有异、异中有同。所谓文件，它是领导机关依照自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽咨询题、记录事情等而形成并使用的文字材料。稍加对照我们便别难发觉，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说，文件不过公文当中的一部分，而公文则又不过文书当中的一部分，文书除了公文之外，还包括私人文书。

狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的别同。在座的各位同志今天差不多听了对于调研和宣传文章写作方面的交流发言和说座，应该有了很深的印象。实践中，有的同志写得好调研文章或者宣传文章，但别一定写得好公文；同理，熟悉公文写作的同志，也别一定擅长写宣传类文章，因为他们是几种截然别同的文体。从公文的特点中，我们能够寻到原因。

（二）公文的特点

1、明确的公务性。

2、鲜亮的政治性。

3、极高的权威性。

4、作者的法定性。

5、较强的时效性。

6、体式的特定性。

7、文风的朴实性。

8、严格的程序性。

（三）公文的作用

1、领导和指导作用。

2、规范和约束作用。

3、宣传和教育作用。

4、联系和知照作用。

5、依据和凭证作用。

以上是公文的现实效用，还具有历史效用，能够存史。

（四）公文的分类

1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、一般事务文书）和专用公文。

2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。

3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、方法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、发布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。

4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

5、按公文办理的时刻要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。

6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、隐秘公文和一般公文。

7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。

8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。

（五）公文的文种及其适用范围

1、命令（令）

命令（令）属下行文。《国家行政机关公文处理方法》指出：它“适用于根据有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。命令（令）的制发主体有着严格的限定，《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国各级人民代表大会和地点各级人民政府组织法》规定，惟独全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地点各级人民政府和各级人大，才有权力公布命令（令）。党的领导机关能够和同级人民政府联合公布命令（令），但需以行政公文的形式浮现。就法院来说，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。

2、决定

决定是党政机关共有的一具公文文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关别适当的决定事项”。

3、公告

公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它普通以国家各级领导机关的名义公布，社会团体、企事业单位和基层组织别使用这一公文文种。但其实，公告的使用范围特别广泛，差不多扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“适用于发布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处，这算是都面向全社会，基本上知照性的。但是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现为制发的主体有受限与别受限的别同——公告是有资格限制的，而通告则是任何机关、团体和单位都能够采纳的；另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异——公告涉及的是重要事项或者法定事项，而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知

通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和别相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知与通告的功能相近，