常用公文写作培训课件(共 43张PPT)

公文的作用
规范和准绳作用 领导和指导作用 宣传和教育作用 联系和知照作用 依据和凭证作用
公文的分类
1.从公文来源分：对外公文、收来公文、内部公文。 2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记录性公文。 3.从公文行文关系分：上行文、平行文、下行文。 4.从公文处理要求分：需办件、参阅件；急件、平件；秘密 件、普通件。
2.内容要求 3.文字要求
实用、严谨、准确、简练。
编号规则
1、下发文不采用“发”，上报文不采用字”； 2、发文号由发文单位代字、年度和顺序号三部分组成， 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角 括号“〔〕”括入； 3、序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。
编号规则
• • • • • 公司发文： 总经办发文： 财务部发文： 物业部发文： 品质部发文： 深星物〔XXXX年〕XXX号 深星物总办〔XXXX年〕XXX号 深星物财务〔XXXX年〕XXX号 深星物物业〔XXXX年〕XXX号 深星物品质〔XXXX年〕XXX号
报
告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答 复上级询问的上行公文。
报告的种类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报 告、报送报告。
报告由标题、主送部门、正文、签署构成。 报告正文由开头（报告目的）、中间（报告内容）、结 尾（结束语）组成。
报告的写作结构
标题 通常由发文部门、事由、文种三要素组成。 如：《***部处关于管理费收缴工作情况的报告》 正文 1.报告引据：报告正文的开头部分，简明扼要的语句报交代出全文的主要 内容或基本情况。，然后用一句过渡语“先将有关情况报告如下”。 2.报告事项：分三步，①工作的基本情况；②主要做法和成绩； ③存在的问题及今后的打算。 结尾 另起一段，独占一行。有固定的结语，如“以上报告如有不妥，请指示 ”、“特此报告”等。
请示的写作技法
1、 “请示”的内容一般较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境以 及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项 等具体问题，也就是人们通常所说的硬件方面的问题。 2、请示的行文对象必需是自己的上级部门。 3、要把握请示的内在逻辑不论内容长短，要讲清楚两个问题，即“为什么要 请示” “请示什么问题” 。
二、公文写作的步骤与要求
1.明确发文主旨 2.收集有关材料，进行调查研究 3.拟出提纲，安排结构 4.起草正文 5.反复检查，认真修改
拟写公文的基本要求
1.格式要求
符合《国家行政机关公文处理办法》 的规定要求 符合公司相关规定要求 符合党和国家路线、方针政策 符合上级机关的有关要求 符合领导意图
请示的分类： 请求指示的；请求批示的；请求审核的； 请求解决的；请求批转的。
请
示ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
请示的写作结构： 标题通常由发文部门、事由、文种三要素组成 。 例：总经办关于内部培训师外出参观的请示 主送部门或单位 正文：请示事由或起因+请示事项+请求 落款 一般有较为固定的结语如：妥否（可否 ，是否可行），请批示。
报告的写作技法
1.切实把握报告写作的通用规则 三段式： （1）情况—做法—问题 （2）情况（做法）—问题—今后意见 （3）情况—原因（责任）—下一步做法 2.注重实效，情况真实 注重实效指用报告向上级反映情况、汇报工作、提出建议，必须及 时、迅速，不能拖沓。报告承担着向上级部门反映信息及决策反馈的 作用，必须原原本本地反映实际情况。 3.语言要简洁、篇幅要短小
常用公文写作
深圳市星河物业管理有限公司
课程内容
一、公文概述 二、公文写作步骤及要求 三、常用公文的写作要点 四、公文写作常见错误
一、公文概述
广义公文:是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规 章文书、事务文书等部门或机关常用应用文。 狭义公文:专指行政公文，是国家机关、企事业单位、 社会团体等法定社会组织在行使职权和实施管 理的过程中，依据特定的程序、规划、格式撰 制出来，表达表述自己意志以发挥行政管理效 能的文书；是企业公文，具有一定约束力的企 业文书。
编号规则
• 分公司发文： 深星物XX〔XXXX年〕XXX号
• 例如：“深星物常州〔2011年〕1号”。 • 深圳辖区管理处发文：深星物XX〔XXXX年〕XXX号 • 例如：“深星物明居〔2011年〕1号”。
字体和格式要求
• • • • • • • • • 编号： 宋体四号字 标题： 黑体二号字 章标题： 宋体四号加粗 正文： 宋体四号 主题词： 宋体四号，每个主题词之间空一个字 间距 报、抄送：宋体小四号字 页码： 宋体五号，居中 行间距： 标准 字间距： 标准
公文的分类
5.从适用范围分： 根据《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文 主要分为十三类，即命令（令）、决定、公告、通告 、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函 、会议纪要。 文书的语言特点： 准确、简明、庄重、朴实、规范。
公文的主体格式
1.公文标题 2.主送单位 3.公文正文 4.附件 5.发文单位署名 6.成文日期 7.生效标识（用印）（上不压正文、下骑年压月） 8.附注
三、常用公文的写作要点
日常 工作 中常 用的 公文 文种 请示 报告 通知 通报 函 会议纪要
三、常用公文的写作要点
• 一、请示 • 二、报告
这两种公文均属上行文。所谓上行文是指下 级部门向上级领导部门（包括有业务指导关系的 上级部门在内）的行文。
请
示
请示是下级部门向所属上级部门请求指示、批准事项时使 用的呈请性上行公文。
4、“香烧一股，佛敬一尊”。前者比喻写请示要坚持一文一事，即 一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一 地进行处理。后者比喻请示的主送部门只能是一个，不能多头 请示。
请示的写作注意事项
写请示要一文一事，切忌一文数事。 请示的主送部门只能是一个，不能多头主送。 不要错用文种，尤其要与报告区别使用。 要选准请示事项，考虑到上级批准的可能性。 请示理由要充分，能引人注目，有说服力。
请示与报告的异同
相同之处：同属一个行文方向—上行文
不同之处： 1.行文要求不同：报告不要求上级批复，而请示则要求上级批复。 2.行文时间不同：报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。 3.文种性质不同：报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性的 上行公文。 4.结尾用语不同：报告的结尾一般用“特此报告”或不用，对上级没 有明确的回复要求。请示一般用“可否，请批 示”，对上级的要求十分肯定。