办公室公文写作培训课件

西南交通大学关于《四川德诚公司关于对新员工开展 技能培训的商洽函》的复函
编号：XJ2012001 四川德诚公司： 贵公司DC2012001号函已收悉，经我院商讨研究，现答复如下： 我院校接受贵公司的邀请，并已做好相关准备，培训导师定于2012年9 月9日到达贵公司，望予以接待。 联系方式：王老师（博士，研究生导师）139********** 附：培训方案及课时安排
5、会议纪要没有落款。
个人的几点心得
公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。 语言忌夸张。要努力追求‚清水出芙蓉，天然去修饰‛的 语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。 掌握格式是有效途径。 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。
序号的运用
第一层 第二层 第三层 第四层 第五层 一、 二、 三 、 （一）（二）（三） 1、 2、 3、 （1） （2） （3） ① ② ③
数字的用法
公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数 字（如：二〇一二年年度总结报告）；公文最后的落款日 期必须用大写数字（如：二〇一二年七月十四日）；正文 中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。
分析及处理部分。对事实进行分析，提出处理意见。
– 分析原因和处理决定 – 此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄。 根据公司《安全管理制度》、《安全奖罚制度》、《事故报告管 理制度》等有关规定，决定给予张某批评通报，并纠错2000元的 处罚。
号召及要求部分。根据通报的精神要求如何做，或者号召 为实现什么目标而奋斗。
主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。
1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到 条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。
2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一 般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。
3、会议纪要用‚会议‛作主语，即 ‚会议听取了‛、 ‚会议讨论了‛ 、‚会议认为‛、‚会议确定‛、‚会议指出 ‛、 ‚会议强调‛等。 4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。
公 文 写 作 培 训 会
规范 简公文介绍
一、公文的含义和特点
• 公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理 ，具有法定效力和规范体式的文体。简称‚文件‛。 公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点
二、公文的种类
命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通 知、请示、报告、函、会议记要
文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一
名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视 、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。
第三部分
公文写作解决方案
一、确立为别人而写的原则
拟文的直接目标是‚四好‛： 好读、好懂、好记、好执行 让你自己明白很重要，但让读者明白更重要 公文‚四宜‛：宜短、宜实、宜准、宜平和
二〇一二年八月十二日
三、通报的写法
通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。
通报常用的两种类型
1、表彰性通报 2、批评性通报
通报的格式
1、标题：事由＋文种 ‚关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报‛ 2、主送部门（运行科、财务科、业务部）
3、正文：开头＋主体＋结尾
通报应具备的几个要素
1、引言部分 2、事实部分 3、分析处理部分 4、号召要求部分
二、掌握公文写作的‚三步曲‛
第一步：开头。交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述 主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。 第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要 求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步：结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。
三、层次分明、不重复
段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后 阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观
岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的 大型市政工程。 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民 关注的大型市政工程。
（三）词义混淆
制定 制订
词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小 康社会的总任务和政治路线。 词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体规章制 度的订立。 举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。
二、函的写法
函：适用于与平级部门或外单位进行协商、联络（平行文）。
适用范围及分类：
１、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函） ２、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函） ３、询问或答复问题 （问答函）
函的格式
1、标题：事由＋文种 ‚**公司关于调用办公物资的联系函‛
2、函件编号（部门+年份+数字 如：ZHB2012001）
二、 公文写作中容易出现的问题
（一） 语言重复、啰嗦
经公司领导批准同意
2012年5月25日~5月31日 下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后， 立即----。 工作人员24小时夜以继日轮班作业。 ………
（二） 词序、语序不当
关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的 材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期 要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供 应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文 ，要求限期解决。
第二部分 常用公文写作要领
一、请示的写法
请示：适用于向上级请求指示、批准（上行文）。
请示的标准结构
１、标题：事由＋文种（关于***的请示） ２、主体：（１）起因 （２）事项 （３）提出处理意见 ３、结尾用‚妥否，请批示‛
请示应注意的事项
1、‚理由‛部分简明扼要 2、主要内容在正文中表述
三、公文的重要性
公文是企业实现管理职能的重要途径 公文是体现企业形象的重要手段 公文是员工履行岗位职责的重要工具 公文是衡量员工综合素质的重要标尺
根据发文对象可分为以上三类
上行文——下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等 下行文——上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等
– 提出要求 – 望各驾驶员引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安 全管理制度，对相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统 计报告工作，如有隐瞒、迟报、漏报情况，一经发现严肃处理。
四、会议纪要的写法
标题。主要反映会议的性质和范畴。
1、会议名称+会议纪要（例行会议）
如: **公司月度总结会会议纪要 2、关于--问题+会议纪要（专项会议） 如: 关于协调**公司开业庆典事宜 的会议纪要
六、紧凑连贯
能用一句话表达清楚的，绝不用两句话 尽量用一个主语把后面的语言串起来 语句、段落之间要有连贯性
七、力求简洁
一份公文只解决一个问题
‚复文‛切忌不厌其烦地引述‚来文‛
在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策 尽量用简短的句子
八、准确明了
标题要高度概括全文主旨
内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述
导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括
标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主
持人、记录人和主要内容等。
**公司月度总结会会议纪要
会议时间：2012年7月14日14：30分 会议地点：公司会议室 出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某 缺席人员：唐某（因公请假） 主持人：张某 记录人：周某 主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详 细如下：
3、正文：开头＋主体＋结尾
函的要求
1、对于同级单位，大胆用函。
2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气 和结尾方式。
3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编 号（如：贵公司ZHB2012001 号函已收悉，现答复如下）。
案例：
四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函
编号：DC2012001 西南交通大学： 我公司近期招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对 新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特此邀请贵院 校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下： 一、培训内容：现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流 成本管理。 二、培训时间：定于2012年9月10日—12日，训期3天。 三、培训地点：乐山市安谷镇德诚选煤厂办公区三楼大会议室。 联系人：四川德诚公司人力资源部 联系电话：0833-26***** 136********（邹经理） 特此函询，盼尽速回音。 二〇一二年八月十日
3、要有倾向性意见，且具可操作性
4、一事一请示 5、送往政府部门的请示要注 明联系人和联系电话 6、请示和报告有本质上的区别
案例：
关于购置办公用品的请示
总公司秘书办： 为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营 总办批准，我公司办公地点迁往安谷选煤厂。因新换办公地址，急需 购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约 21 万元，建议由我公司自购。 妥否，请批示。 附：各种办公设备明细表 **公司办公室 二〇一二年八月十日
（四）词语搭配不当
借阅人必须履行档案借阅登记制度 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度
为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词 修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却 是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当 地环境的本地青年所为