办公室公文培训讲义

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常见问题
• 引用不完整，只引文号或只引标题。 如：《关于XXX的通知》，齐办发 〔2008〕23号等等
• 文号引用不标准，比如“齐办发 [2008]23号”、“齐办发（2008）23 号”。正确用法是用WORD “插入” 里面的特殊符合“〔〕”。
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8.名称使用
（一）用途
用于批转下级机关的公文，转发上级机关和 不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）把握特点 1.内容单纯，行文灵活简便。 2.表述具体，可操作性强。 3.时效性强，需要及时周知或执行。
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（三）分类
1. 指示性通知 2. 规定性通知 3. 知照性通知 4. 事务性通知 5. 批转、转发、公布性通知 6. 任免性通知
公文写作知识培训
第一部分
公文写作基础知识
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（二） 按行文方向分类
1.上行文 请示、报告 2.下行文 通知、命令、意见 3.平行文 函
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一、请示的起草 二、通知的起草 三、编写会议纪要
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请示正文的写作方法
1.开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交
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9.时间的使用
• 正式公文正文部分的时间应标注年月 日，应用全称。 比如：2009年6月16日，不能写09 年，98年等
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10.附件
• （1）位置：在正文之下空一行，左 空两格。
• （2）附件序号使用阿拉伯数码，附 件名称后不加标点。
• （3）附件正文左上角顶格标注“附 件：”或者“附件1：”字样，用“3 号黑体”。
代请示事项的背景或理由。
2.主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出
本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可 能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助 上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。
3.结尾：恰当使用结语。
“当否，请批复。”
“妥否，请批示。” “以上请示如无不妥，请批准。” “以上请示如无不妥，请批转××执行。”
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编写会议纪要的要领
（一）会议纪要的用途与类型 用途：
会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、 主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执 行的依据。
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按照会议内容划分 1.综合性会议纪要（生产调度会） 2.专业性会议纪要(如技术例会、机动例会） （二）会议纪要的特点 1.纪要性 2.决议性 3.备查性 4.特殊性
• 如：塑料厂关于开展安全大检查的通知
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4.主送单位
• （1）使用全称、规范的简称或统称。 • （2）普发文件：按“厂属各单位”。 • （3）请示文种只能有一个主送单位，
不能多头主送。
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5.结构层次标识
多层次结构的正文分条标识为：
• 第一层用：“一 、 二、 三、”； • 第二层用：“（一）（二）（三）”； • 第三层用：“1、2、 3、”； • 个别出现再下一层时用（1）（2）（3）
公文起草环节常见问题
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第一，公文格式及常见问题
1.页面设置版式
• （1）页边距：上：3.7cm； 下：3.5cm； 左：2.8cm； 右：2.6cm
• （2）行间距：固定值30磅 • （3）字间距：标准
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常见问题
• 页边距没有按照标准设置，有的甚至 是Word默认的左：2.54cm右2.54cm 上3.17cm下3.17cm
• 行间距五花八门，有的“单倍行距”， 有的“25磅”等等
• 字间距有的加宽，有的紧缩。
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2.字体
（1）标题：2号，宋体，不加黑。 （2）正文：“3号，仿宋_GB2312”。 （3）主题词：3号，黑体
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3.标题
• 标准格式：制发机关＋关于＋事项＋文 种
• 在实际操作中处理方式：公司内部发文 “制发机关”可省略；对外（地方政府、 中石化）行文则使用标准格式，即前加 制发机关（塑料厂）。
• 为方便行文，如名称较长，可在第一 次使用时说明，比如可将“中国石油 化工集团公司齐鲁石化分公司”在使 用全称后，加上“（以下简称为齐鲁 石化分公司）”，再用简称。
• 线性低密度聚乙烯、高密度聚乙烯、 高压聚乙烯
• 中试、水气（汽）
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常见问题
• 比如“山东省人民政府”，用“省政 府”简化；今后公文起草过程中不允 许使用“中石化”，最简化也要用 “中国石化”
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起草请示的注意事项
1、行文之前要与主管领导充分沟通； 2、请示理由要充分，要求和建议要具体； 3、严格执行一文一事制度； 4、按照隶属关系逐级行文； 5、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关； 不能越级请示。（紧急状态下举例）。 6、请示与报告不能混用。
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通知的起草
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（三）衡量会议纪要质量的基本标准
1.会议基本概况交代清楚；
2.会议主要精神传达完整。 抓住领导人和权威人士的发言。 注意听取主持人的总结性意见。 区分讨论性意见和表态性意见。 以多数人意见为结论性意见。
3.会议决定事项记载准确。
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塑料厂--公文写作知识培训
第二Fra Baidu bibliotek分
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常见问题
• 多附件时一般没有采用悬挂缩进，比如：
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应用范围：
1.多用于传达决定、规定、指示或某方 面的政策，布置需要执行与办理的工作。
例如：《塑料厂关于加强奥运期间治安 保卫工作的通知》
2.发布（印发、下达）式通知。印发的 多是管理办法、规定等，下达计划。
例如：关于印发《塑料厂工艺管理办法》 的通知
关于下达2009年11月份生产计划的通知
“① ② ③”。
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6.数字的使用
• 在公文正文中，凡使用阿拉伯数字书 写得体的地方均应使用阿拉伯数字， 比如发文号、统计表、序号、百分比、 时间以及一切数词等。
• 专有名词及习惯用语必须使用汉字的 除外，如“十七大”等。
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7.引用其他公文
• 引用公文必须先引标题，后引发文文 号，比如《关于XXX的通知》（齐办 发〔2008〕23号）。