办公室公文写作培训课件.ppt

1、正确选用文种，体式规范 2、标题准确反映全文的主题 3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了 4、简明扼要，直书不曲 5、表述紧凑严密 6、用语庄重平实 7、概念稳定 8、用语要礼貌得体 9、正确运用标点符号 10、准确计算
（一） 语言重复、啰嗦

经公司领导批准同意
2016年5月25日~5月31日 下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事 故后，立即----。


（五）逻辑混乱
1、**公司领导： ** 年 * 月 * 日，我公司向 ** 公司呈报了《关于 ** 的 请示》，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。 修改： ** 年 * 月 * 日，我公司向 ** 公司呈报了《关 于**的请示》，在请示中，王总提出了相关意见，妥否， 请批示。 2、总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9 折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到 9折。

公文是企业实现管理职能的重要途径 公文是体现企业形象的重要手段
公文是员工履行岗位职责的重要工具 公文是衡量员工综合素质的重要标尺
种类：决议、命令、决定、公报、公告、通告、
通知、通报、报告、意见、请示、批复、议案、 函、会议记要共15个文种
行文规则
上行文——下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等 下行文——上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、 批复等
和 与 或 词义：和——表示两者都是，是并列关系。 与——表示两者对立，是平等关系。 或——表示两者其一，是选择关系。 举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫 夺，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公 司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司 或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。
项。
1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳， 做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。
2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的， 一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、 “会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议 指出”、 “会议强调”等。 4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 5、会议纪要没有落款。
山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司公司
关于转发集团公司《关于厉行节俭反对浪费的六条规定》的 通 知
各煤业公司，机关各部室： 为积极贯彻中央《八项规定》、《六项禁令》，以及省委、省 政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定《关于厉行 节俭反对浪费的六条规定》，现转发你们，请认真学习贯彻，严 格遵照执行。
一、请示的写法
请示：下级向上级请求指示、批准（上行文）。

请示的结构 １、标题：事由＋文种（关于***的请示） ２、主体：（１）起因 （２）事项 （３）提出处理意见 ３、结尾用“妥否，请批示”
请示应注意的事项
1、“理由”部分简明扼要 2、主要内容在正文中表述 3、要有倾向性意见，且具可操作性
4、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应
5、送往政府部门的请示要注 明联系人和联系电话 6、请示和报告有本质上的区别
案例
山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司
关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示
能源投资开发有限公司： 为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施 工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月 以上。 妥否，请批示。 山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2015年5月16日
函的要求
1、对于同级单位，大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气 和结尾方式。
3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编 号（如：贵公司******号函已收悉，现答复如下）。

案例：
****公司 关于对新员工开展技能培训的商洽函
编号：DC2012001 ****大学： 我公司最近招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对 新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校 培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下： 一、培训内容：物探勘查基本知识 二、培训时间：定于2012年9月10日—12日，训期3天。 三、培训地点：*****公司办公楼三层会议室。 联系人：***公司 联系电话：0351-51***** 136********（*经理） 特此函询，盼尽速回音。 2013年4月10日
①
五、函的写法
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答
复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。
适用范围及分类：
１、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）
２、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）
３、询问或答复问题 （问答函）
函的格式
1、标题：事由＋文种 “**公司关于调用办公物资的联系函” 2、函件编号（部门+年份+数字 ） 3、正文：开头＋主体＋结尾
**公司月度总结会会议纪要
时 地 主 出 缺 记 间：**年*月*日下午14：30分 点：公司办公楼一层会议室 持：*** 席：*** *** *** *** *** *** 席：*** *** 录：*** 主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安 排。详细如下：
主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事
三、层次分明、不重复
段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，
提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围 绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。
不重复原则：
每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在 其它地方再讲
四、注意逻辑、顺序
表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯
采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法 注意相互依存关系


工作人员24小时夜以继日轮班作业。
………
（二） 词序、语序不当
关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土
供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施 工单位发文，限期要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、 混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给 相关施工单位发文，要求限期解决。
一、标题：制发机关＋事由＋通知 二、正文： 通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“ 为了解决×××的问题，经××批准，现将××，具 体规定通知如下。 通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾（三种写法） 意尽言止，不单写结束语。 在前言和主体之间，如未用“特通知如下”作为过渡 语，结尾可用“特此通知”结尾。 再次明确主题的段落描写
（六） 附件格式不当
1、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附 件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名 称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下： 附件：1、《关于*********的办法》 2、《关于*********的通知》 3、《关于*********的方案》
通知：适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，
转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办 理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。
通知的分类：
1、批转性通知 4、指示性通知 7、会议性通知
主要特点
2、转发性通知 5、一般性通知 8、任免性通知
3、印发性通知 6、事务性通知
1、适用范围广、适用性强、形式灵活 2、适用频率高 3、专项性强
六、会议纪要的写法
会议纪要：用于记载会议主要情况和议定
事项
标题：主要反映会议的性质和范畴。
1、会议名称+会议纪要（例行会议）
如: **公司月度总结会会议纪要
2、关于***问题+会议纪要（专项会议）
如: 关于协调**公司开业庆典事宜
的会议纪要
导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般
包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记 录和主要内容等。
一、确立为别人而写的原则
拟文的直接目标是“四好”：
好读、好懂、好记、好执行
让你自己明白很重要，但让读者明白更重要
公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和
二、掌握公文写作的“三步曲”
第一步：开头。交代发文的背景、依据、目的，为后 面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。 第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出 具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步：结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。
3、孤本、秘密档案不予借阅；确需借阅的，须在指 定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅；如因 特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。
4、**年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总 公司培训5次，企业培训19次。 修改：**年上半年，我公司共组织培训30次， 其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6 次。

（四）词语搭配不当

借阅人必须履行档案借阅登记制度 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度 为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词 修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却 是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当 地环境的本地青年所为
1、实事求是原则
发文要务实，要根据实际需要发文 办文要切实，要细化办文规范 拟文要朴实，文字要简炼精确

2、准确规范原则
认真把好公文的质量关 认真把好公文的程序关 认真把好公文出入关

3、精简高效原则
坚持少而精的标准 坚持快而好标准