办公室公文写作培训课件.ppt

①
五、函的写法
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答
复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。
适用范围及分类：
１、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）
２、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）
３、询问或答复问题 （问答函）
函的格式
1、标题：事由＋文种 “**公司关于调用办公物资的联系函” 2、函件编号（部门+年份+数字 ） 3、正文：开头＋主体＋结尾


工作人员24小时夜以继日轮班作业。
………
（二） 词序、语序不当
关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土
供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施 工单位发文，限期要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、 混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给 相关施工单位发文，要求限期解决。
**公司月度总结会会议纪要
时 地 主 出 缺 记 间：**年*月*日下午14：30分 点：公司办公楼一层会议室 持：*** 席：*** *** *** *** *** *** 席：*** *** 录：*** 主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安 排。详细如下：
主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事
一、标题：制发机关＋事由＋通知 二、正文： 通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“ 为了解决×××的问题，经××批准，现将××，具 体规定通知如下。 通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾（三种写法） 意尽言止，不单写结束语。 在前言和主体之间，如未用“特通知如下”作为过渡 语，结尾可用“特此通知”结尾。 再次明wk.baidu.com主题的段落描写
六、会议纪要的写法
会议纪要：用于记载会议主要情况和议定
事项
标题：主要反映会议的性质和范畴。
1、会议名称+会议纪要（例行会议）
如: **公司月度总结会会议纪要
2、关于***问题+会议纪要（专项会议）
如: 关于协调**公司开业庆典事宜
的会议纪要
导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般
包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记 录和主要内容等。
山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司公司
关于转发集团公司《关于厉行节俭反对浪费的六条规定》的 通 知
各煤业公司，机关各部室： 为积极贯彻中央《八项规定》、《六项禁令》，以及省委、省 政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定《关于厉行 节俭反对浪费的六条规定》，现转发你们，请认真学习贯彻，严 格遵照执行。
三、层次分明、不重复
段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，
提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围 绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。
不重复原则：
每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在 其它地方再讲
四、注意逻辑、顺序
表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯
采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法 注意相互依存关系
1、实事求是原则
发文要务实，要根据实际需要发文 办文要切实，要细化办文规范 拟文要朴实，文字要简炼精确

2、准确规范原则
认真把好公文的质量关 认真把好公文的程序关 认真把好公文出入关

3、精简高效原则
坚持少而精的标准 坚持快而好标准

4、安全保密原则
确保公文使用和传递安全 确保公文保管安全 确保公文销毁安全
山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司 2014年3月25日
三、通报的写法
通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。
通报常用的两种类型
1、表彰性通报
2、批评性通报
通报的格式
1、标题：事由＋文种 2、主送部门 3、正文：开头＋主体＋结尾
通报应具备的几个要素
1、引言部分 2、事实部分 3、分析处理部分
结构
标题+主送机关+正文+落款+成文日期
1、标题：发文机关+事由+文种
主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务 主管部门。
2、正文：
发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。 报告事项：
汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训， 上级交办的事项的完成情况，进度等； ② 反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和 建议等； ③ 答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。 3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结
函的要求
1、对于同级单位，大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气 和结尾方式。
3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编 号（如：贵公司******号函已收悉，现答复如下）。

案例：
****公司 关于对新员工开展技能培训的商洽函
编号：DC2012001 ****大学： 我公司最近招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对 新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校 培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下： 一、培训内容：物探勘查基本知识 二、培训时间：定于2012年9月10日—12日，训期3天。 三、培训地点：*****公司办公楼三层会议室。 联系人：***公司 联系电话：0351-51***** 136********（*经理） 特此函询，盼尽速回音。 2013年4月10日
通知：适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，
转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办 理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。
通知的分类：
1、批转性通知 4、指示性通知 7、会议性通知
主要特点
2、转发性通知 5、一般性通知 8、任免性通知
3、印发性通知 6、事务性通知
1、适用范围广、适用性强、形式灵活 2、适用频率高 3、专项性强
课
程
综合管理部
公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行 政管理，具有法定效力和规范体式的文书。 公文具有：政策性和权威性、规范性和约束性、针 对性和指导性、程序性和严密性、对应性和定向性五 大特点。 公文的作用：

1、指导工作，传达意图 2、联系工作，交流情况 3、请示工作，答复问题 4、总结工作，推广经验 5、记载工作，积累史料
4、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应
5、送往政府部门的请示要注 明联系人和联系电话 6、请示和报告有本质上的区别
案例
山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司
关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示
能源投资开发有限公司： 为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施 工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月 以上。 妥否，请批示。 山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2015年5月16日

公文是企业实现管理职能的重要途径 公文是体现企业形象的重要手段
公文是员工履行岗位职责的重要工具 公文是衡量员工综合素质的重要标尺
种类：决议、命令、决定、公报、公告、通告、
通知、通报、报告、意见、请示、批复、议案、 函、会议记要共15个文种
行文规则
上行文——下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等 下行文——上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、 批复等
1、正确选用文种，体式规范 2、标题准确反映全文的主题 3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了 4、简明扼要，直书不曲 5、表述紧凑严密 6、用语庄重平实 7、概念稳定 8、用语要礼貌得体 9、正确运用标点符号 10、准确计算
（一） 语言重复、啰嗦

经公司领导批准同意
2016年5月25日~5月31日 下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事 故后，立即----。
（六） 附件格式不当
1、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附 件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名 称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下： 附件：1、《关于*********的办法》 2、《关于*********的通知》 3、《关于*********的方案》
**** 工程是 *** 市委、市政府及广大市民备受关
注的大型市政工程。 修改： **** 工程是备受 *** 市委、市政府及广大 市民关注的大型市政工程。
（三）词义混淆
制定 制订
词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大 场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面 进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体 规章制度的订立。 举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。

（四）词语搭配不当

借阅人必须履行档案借阅登记制度 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度 为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词 修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却 是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当 地环境的本地青年所为
一、确立为别人而写的原则
拟文的直接目标是“四好”：
好读、好懂、好记、好执行
让你自己明白很重要，但让读者明白更重要
公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和
二、掌握公文写作的“三步曲”
第一步：开头。交代发文的背景、依据、目的，为后 面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。 第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出 具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步：结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。
一、请示的写法
请示：下级向上级请求指示、批准（上行文）。

请示的结构 １、标题：事由＋文种（关于***的请示） ２、主体：（１）起因 （２）事项 （３）提出处理意见 ３、结尾用“妥否，请批示”
请示应注意的事项
1、“理由”部分简明扼要 2、主要内容在正文中表述 3、要有倾向性意见，且具可操作性


（五）逻辑混乱
1、**公司领导： ** 年 * 月 * 日，我公司向 ** 公司呈报了《关于 ** 的 请示》，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。 修改： ** 年 * 月 * 日，我公司向 ** 公司呈报了《关 于**的请示》，在请示中，王总提出了相关意见，妥否， 请批示。 2、总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9 折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到 9折。
4、号召要求部分
报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，
答复上级机关的询问。
特点：
1、广泛性，适用范围广泛 2、陈述性，内容以陈述为主 3、单向性，下级机关向上级机关单向文 4、事后性，“事前请示、事后报告”
汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训
，今后打算，上级交办的事项完成情况等； 反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等； 答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。
和 与 或 词义：和——表示两者都是，是并列关系。 与——表示两者对立，是平等关系。 或——表示两者其一，是选择关系。 举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫 夺，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公 司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司 或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。
3、孤本、秘密档案不予借阅；确需借阅的，须在指 定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅；如因 特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。
4、**年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总 公司培训5次，企业培训19次。 修改：**年上半年，我公司共组织培训30次， 其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6 次。
项。
1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳， 做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。
2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的， 一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、 “会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议 指出”、 “会议强调”等。 4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 5、会议纪要没有落款。