公司常用公文写作培训课件.ppt
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
请示一般只写一个主送机关 ，如需同时送其他机 关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关.
请示应当一文一事. 除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导
者个人，而应该送交办公室。
常用公文
总 结
（一）概念
是对规定时限内的某项工作或任 务加以回顾、分析、研究，从中找出 经验和教训，引出规律的认识，明确 今后实践的方向，把这些内容系统化、 条理化，形成文字的公文。
章。 联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合
行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在 前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以 保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行 文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用 简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机 关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或 两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右 空2字标识成文时间。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章 下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 最基本的缮印原则——骑年盖月。
公文写作与处理规范
公文概述
一、公文的种类
• 公司常用的公文种类有： 决定、通知、通报、报告、请示、批
复、意见、函 会议纪要
二、公文的一般格式
公文一般由发文机关、发文字号、标题、 主送机关、签发人、标题、正文、附件、印 章、成文时间、抄报机关等部分组成。
（一）眉首：包括发文字
。 号、签发人等
（二）文件名称：由发文 机关全称或规范化简称后 加“文件”两字组成，一 般采用小标宋体字，用红 色标识。
发文字号左空一格，用3号 仿宋体，
签发人右空一格。只有上 行文才需注明签发人，签 发人姓名用3号楷体字。
发文机关标 识 ，由发文 机关全称或 规范化简称 后加“文件” 组成。
发文字号 ， 由发文机 关代字、 年份和序 号组成。
例如：
禹亳铁〔 2016〕1号
机关代字
年号
序号
禹亳工指〔 2016〕 2号
五、公文行文规则
行文制度是指应用文书在运行传递中 应遵循的有关制度，行文制度包括行 文方向、行文关系、行文方式和行文 规则等。
行文方向
1．上行文是下级机关对上级领导机关的行文。 如请示、报告等。
2．平行文是平级机关或不相隶属机关之间的 行文。如意见、函、平行性通知等。
3．下行文是上级机关向属下的机关行文。如 决定、批复等。
4．泛行文是既向发文机关的上级单位、下级 单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行 文，行文面广泛，方向不定，如公告等。
抄送规则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当 同时抄送直接上级机关。
请示规则
各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。 因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的 上级机关。
（四）基本格式
1、排版规格 公文用纸一般为A4纸型（长279毫米、宽210
毫米），左侧装订。公文标题字体一般为小2号 宋体字，文字内容一般为3号仿宋体字；页面设 置一般为上、下各2.54厘米，左、右各3.18厘米 ；文档网格一般为每行28个字符，每页22行。 2、装订要求
公文应左侧装订，订位为两钉钉距外订眼距 纸张上下各四分之一处，与左侧页边距离为1.5 厘米。不掉页，无坏钉、漏钉、重钉。
（二）起草格式
1、综合总结起草格式
（1）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般 由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：《XX公 司XX年度安全工作总结》。
（2）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言 写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的 收效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语 “我们的主要做法和体会是”、“现将有关情况总结 如下”等转入主体部分。
机关Hale Waihona Puke Baidu字
年号
序号
上报的公文 需标识签发 人姓名。姓 名采用楷体 三号字。 此时发文字 号居左侧。
（三）主体包括标题、 主送机关、正文、附 件、成文日期、公文 生效标识等。
(四)红线下空1行为标 题位置，用2号小标宋 体字。 主送机关在标题下空1 行，左侧顶格。 正文用3号仿宋体字， 每面22行×28字。
（三）版记包 括抄送机关、 印发机关和印 发日期、版记
中的反线等。
抄送机关， 是除主送机 关外需要执 行或知晓公 文内容的其 他机关或个 人。
印发机关和 印发日期印 发机关是指 公文的印制 主管部门;印 发日期以公 文付印的时 间为准。
版记中的反 线 。版记 中各要素之 间加一条反 线隔开，是 为显示各要 素之间的区 别。
（3）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个 工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步 骤；在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的； 通过工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映 出来，才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录， 要按照问题分类归纳，层次分明。
标题：由发文 机关名称+关于 +主要内容+的 +公文种类构成。 发文机关、主 要内容、公文 种类称为公文 标题三要素。 标题中除法规、 规章名称加书 名号外，一般 不用标点符号。
一般标题过长的话都是按照正三角或倒三角 排列。 例如：
河南禹亳铁路发展有限公司关于对新建铁路 三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段 可行性研究报告进行评审的请示
河南禹亳铁路发展有限公司 关于对新建铁路三门峡至洋口港铁路 三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示
主送机关， 即公文的主 要行文对象。 除直接面向 社会发布的 普发性公文 外，一般都 有主送机关。
正文，是 公文的主 体，是反 映公文具 体内容的 部分。
公文如有 附件，附 件在正文 之后、成 文时间之 前注明附 件顺序和 名称。
成文日期： 以领导人签 发的日期为 准；联合行 文，以最后 签发领导人 的签发日期 为准。
公文生效标 识是证明公 文效力的表 现形式。它 包括发文机 关印章或签 署人姓名。
规范缮印
公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。 公司单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖
请示应当一文一事. 除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导
者个人，而应该送交办公室。
常用公文
总 结
（一）概念
是对规定时限内的某项工作或任 务加以回顾、分析、研究，从中找出 经验和教训，引出规律的认识，明确 今后实践的方向，把这些内容系统化、 条理化，形成文字的公文。
章。 联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合
行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在 前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以 保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行 文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用 简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机 关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或 两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右 空2字标识成文时间。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章 下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 最基本的缮印原则——骑年盖月。
公文写作与处理规范
公文概述
一、公文的种类
• 公司常用的公文种类有： 决定、通知、通报、报告、请示、批
复、意见、函 会议纪要
二、公文的一般格式
公文一般由发文机关、发文字号、标题、 主送机关、签发人、标题、正文、附件、印 章、成文时间、抄报机关等部分组成。
（一）眉首：包括发文字
。 号、签发人等
（二）文件名称：由发文 机关全称或规范化简称后 加“文件”两字组成，一 般采用小标宋体字，用红 色标识。
发文字号左空一格，用3号 仿宋体，
签发人右空一格。只有上 行文才需注明签发人，签 发人姓名用3号楷体字。
发文机关标 识 ，由发文 机关全称或 规范化简称 后加“文件” 组成。
发文字号 ， 由发文机 关代字、 年份和序 号组成。
例如：
禹亳铁〔 2016〕1号
机关代字
年号
序号
禹亳工指〔 2016〕 2号
五、公文行文规则
行文制度是指应用文书在运行传递中 应遵循的有关制度，行文制度包括行 文方向、行文关系、行文方式和行文 规则等。
行文方向
1．上行文是下级机关对上级领导机关的行文。 如请示、报告等。
2．平行文是平级机关或不相隶属机关之间的 行文。如意见、函、平行性通知等。
3．下行文是上级机关向属下的机关行文。如 决定、批复等。
4．泛行文是既向发文机关的上级单位、下级 单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行 文，行文面广泛，方向不定，如公告等。
抄送规则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当 同时抄送直接上级机关。
请示规则
各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。 因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的 上级机关。
（四）基本格式
1、排版规格 公文用纸一般为A4纸型（长279毫米、宽210
毫米），左侧装订。公文标题字体一般为小2号 宋体字，文字内容一般为3号仿宋体字；页面设 置一般为上、下各2.54厘米，左、右各3.18厘米 ；文档网格一般为每行28个字符，每页22行。 2、装订要求
公文应左侧装订，订位为两钉钉距外订眼距 纸张上下各四分之一处，与左侧页边距离为1.5 厘米。不掉页，无坏钉、漏钉、重钉。
（二）起草格式
1、综合总结起草格式
（1）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般 由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：《XX公 司XX年度安全工作总结》。
（2）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言 写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的 收效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语 “我们的主要做法和体会是”、“现将有关情况总结 如下”等转入主体部分。
机关Hale Waihona Puke Baidu字
年号
序号
上报的公文 需标识签发 人姓名。姓 名采用楷体 三号字。 此时发文字 号居左侧。
（三）主体包括标题、 主送机关、正文、附 件、成文日期、公文 生效标识等。
(四)红线下空1行为标 题位置，用2号小标宋 体字。 主送机关在标题下空1 行，左侧顶格。 正文用3号仿宋体字， 每面22行×28字。
（三）版记包 括抄送机关、 印发机关和印 发日期、版记
中的反线等。
抄送机关， 是除主送机 关外需要执 行或知晓公 文内容的其 他机关或个 人。
印发机关和 印发日期印 发机关是指 公文的印制 主管部门;印 发日期以公 文付印的时 间为准。
版记中的反 线 。版记 中各要素之 间加一条反 线隔开，是 为显示各要 素之间的区 别。
（3）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个 工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步 骤；在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的； 通过工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映 出来，才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录， 要按照问题分类归纳，层次分明。
标题：由发文 机关名称+关于 +主要内容+的 +公文种类构成。 发文机关、主 要内容、公文 种类称为公文 标题三要素。 标题中除法规、 规章名称加书 名号外，一般 不用标点符号。
一般标题过长的话都是按照正三角或倒三角 排列。 例如：
河南禹亳铁路发展有限公司关于对新建铁路 三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段 可行性研究报告进行评审的请示
河南禹亳铁路发展有限公司 关于对新建铁路三门峡至洋口港铁路 三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示
主送机关， 即公文的主 要行文对象。 除直接面向 社会发布的 普发性公文 外，一般都 有主送机关。
正文，是 公文的主 体，是反 映公文具 体内容的 部分。
公文如有 附件，附 件在正文 之后、成 文时间之 前注明附 件顺序和 名称。
成文日期： 以领导人签 发的日期为 准；联合行 文，以最后 签发领导人 的签发日期 为准。
公文生效标 识是证明公 文效力的表 现形式。它 包括发文机 关印章或签 署人姓名。
规范缮印
公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。 公司单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖