企业信息管理系统的整合和优化

企业信息管理系统的整合和优化

管理答疑：企业信息管理系统的整合和优化

问：在当今市场竞争日趋激烈、信息技术飞速发展的环境下，辅助企业管理的信息系统已经成了企业（尤其是大型企业）的必备武器。公共事业企业由于其资产密集的性质，更成了企业信息化建设受益最大的几类企业之一。我们是一家公共事业企业，已经成功运行了50多种相互独立的支持工作管理能力的应用软件，但由于这些应用多是面向部门职能，且分散在各个业务部门中，无法满足企业进一步高效发展的要求，请问如何进行整合和优化，从而在竞争中保持长久优势？

答：这也是在企业信息化建设蓬勃发展的今天，大型公共事业企业共同面临的新问题。日趋复杂的环境，给企业的管理模式提出了越来越高的要求。在部门内部管理精细化的同时，部门间管理的协作变得更加重要，为了满足经营需要并有效提升企业竞争力，必须建立整个企业一体化、流程化的管理模式。

信息系统是为了管理的需要而存在的，企业管理层面上的这种变化趋势必然会反映到系统上来。由从前分散在各个业务部门中面向职能的系统，转化到今天整个企业范围内面向流程的企业级信息系统，从而有效支持管理层提升管理水平，增强企业竞争力，并在日趋激烈的竞争环境中处于领先地位，以下三方面的工作缺一不可：企业管理模式的变革；构建一体化、流程化企业级信息系统，用以整合现有的分散系统；配套的组织机构配置、流程优化及企业规章制度的更新。

企业管理模式的变革建设信息系统的最终目的是支持企业管理。能否将信息系统的功能落实到先进的企业管理模式上，是检验信息系统是否成功的核心标准。有些企业错把建设信息系统当成企业信息化的目的，则是走入了信息化建设的误区。为了避免这种情况，我们在建设信息系统的同时，应该时刻将目光放在更高的层次上，即关注企业管理模式的变革。

传统的企业管理模式是按职能展开的，其组织结构的特征是纵向分层次、横向分部门。在强调企业对市场需求多样化应具有较高柔性的今天，传统的管理模式就显得很僵化。市场变化呼唤现代企业管理模式的到来。信息系统成功运行的

先决条件是有与之相适应的企业管理模式，企业管理层对这一点往往没有充分的认识，从而导致相当多的信息系统在实施过程中半途而废。

为了适应市场要求和信息系统要求，传统的企业管理模式亟待变革。由于有现代计算机和通信技术的支撑，实现现代化“集成管理”已经成为可能。它的基本特征是：

●企业组织结构扁平化；

●企业组织应以作业过程而非职能部门为中心；

●所需信息完整地一次性获取，企业管理建立在集约信息系统之上；

●企业各部门活动并行化，而非顺序式运作；

●扩大与供应商和顾客的接触，以顾客的需求来引导企业的经营方向；

●使用团队方式进行管理。

这种管理模式追求企业整体效益和效率的提高，缩短生产前置时间，提高产品质量，提高企业的整体柔性，减少库存。为了实现现代化集成管理和成功运行信息系统，必须对企业经营过程进行重新调整。

构建一体化、流程化企业级信息系统在企业对管理模式变革的根本性需求下，通过建设一体化、流程化的企业级信息系统，实现对现有分散系统的逐步有效的整合。

所谓企业级信息系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。企业级信息系统侧重于管理理念的建立和管理能力的提升，而非简单的信息系统建设。这一概念的核心在于：优化并固化管理模式和管理流程，即将先进的管理理念、管理模式和管理流程通过系统加以固化，并能够根据企业自身的要求和特点进行灵活的调整。因此，企业级信息系统是实现管理模式变革最有效的支撑手段。

要建设企业级信息系统，决非简单的系统工程。在建设方法上，要注意管理层面与技术层面并重。在管理层面上，要实现对业务流程的重组与再造。这一过程中需要遵循以下原则：要实现由面向部门职能到面向业务流程的转变，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，注重整体流程最优的系统思想。在技术层面上，则需要建设能够胜任将分散系统有机结合在一起的一体化技术平台。这一技术平台的建设，要充分体现一体化的思想，在技术上实现各个分散系统间高效、紧密的耦合，从而为管理层面上的流程化提供有力保障。这一过程也要从硬件和软件两方面考虑，同时还需要注意以下事项：

●高层领导的全程参与和支持；

●业务部门的投入与协作，用户的全职参与；

●业务驱动、业务流程梳理与企业级信息系统的结合；

●有效的项目管理，规避常见问题，保证实施进度、质量和成果的可实施性；

●注重变革管理，做到充分的理念与技能培训；

●重视上线后的管理；

●资深专家团队和专职的咨询服务顾问，创造“双赢”的合作模式；

●逐步替代现有分散系统，将风险与影响降到最小。

成功的企业级信息系统体现了先进的管理理念，能够实现企业整体的信息流、物流、资金流和业务流的有机集成，有效提升企业运营效率、降低管理成本开销、提升企业核心竞争力。它的价值更多地体现在管理上而非技术上。

其他配套措施企业可以通过采取一系列配套措施，使得企业级信息系统的实施更加高效顺畅。这些配套措施包括企业组织机构配置、流程以及规章制度的整合与优化。

在企业的组织机构中，需要设置专门的信息技术归口管理职能部门，并赋予其参与企业经营决策的相应责、权、利。这种设置有利于信息资源的共享和信息化建设工作的有效开展，并且在系统建设运行过程中便于协调和决策。但也要注意，由于该部门与其他业务部门脱离，容易造成信息系统脱离业务部门管理或服务较差的现象。如何避免这种现象，是信息中心工作的重点内容之一。

在企业级信息系统的建设过程中，虽然已经考虑过业务流程的重组与再造，但系统实施时不可避免的变化以及具体环境的多样性，仍会给业务流程与信息系统的配合产生不利影响。因此，实施过程中流程的重新整合同样十分必要。

规章制度相当于企业管理的游戏规则。在使用信息系统的同时，应对以往的规章制度做合理的调整和修改，使之能够对信息系统的实施起到推动作用。另外，在信息系统实行的某些特定阶段，使用人员会暂时无法感觉到系统带来的效益，此时规章制度将起到重要的保障作用。