工程物品采购制度及流程

工程物品采购制度及流程

一、 制度目的

为了更加规范采购流程，实现系统化流程作业，提高工作效率，确保工程质量和进度提升工程建设效益，特制定此制度！

二、 适用范围

包含工程部、业务部、采购部、行政部等关联部门

三、 流程及各部门岗位职责

（一）、大宗物品或需外地采购物品

1、 下单

1.1《工程合同》由业务部签订以后及时返回公司，分别交财务一份、商务一份正式文件，业务部、工程部各保留一份复印件。

1．2工程合同正式签订后，业务部下单，工程部经理安排，业务下单遵照下单流程执行，下单必须清晰的详细写明下单表上的各项内容，若有补充附件，补充附件也必须附上下单。

1．3涉及到超出工程合同内的采购必须有补充合同，工程部或业务部同样要按流程下单，额外出货的必须补充合同，同样流程下单。

1．4处罚细则

2、工程预算

2.1预算员根据业务部《下单表》及《工程合同》，制定《工程总预算表》，确定采购物品型号及总量，然后预算员将《工程总预算表》经工程部经理签字后找总经理签字后，转交给采购部，采购部根据《工程总预算表》和《工程合同》确定价位后跟财务核算出申购预算总额。然后由采购部将《工程总预算表》经总经理签字后，采购部保留原件，业务部跟工程部各持一份复印件！

2.2处罚细则：

2．2.3《采购预算表》必须在下单后一周内做出来上报，否则按工作拖延处分。

3、 采购申请

工程部根据工程进度填写《采购申请表》，《采购申请表》由工程部项目经理提交给采购部，由采购部找业务部负责人、工程部经理人及总经理签字后复印两份一式三份由工程部交采购部一份，业务部、工程部项目经理保留一份。然后由采购部进行采购。

处罚细则：

（1）采购申请表必须严格按照工程进度及采购预算表来进行填写，否则上级有权打回采购申请。并处50元罚款

（2）材料申购人必须对材料的数量、规格、型号、厂家、到货日期等严格审核，若因申购人出错导致采购材料出错，则造成的损失、浪费及工期延误损失，由该员工

负责。除赔偿损失外罚款200元。

（3）申购时间必须及时有效一般情况至少提前一周申请，若由于申请时间拖延导致延误工期则给予200元罚款，延期按每天50元罚款。

（4）采购申请单各部门严格保管，以便周会及日后核对，单据遗失者每张罚款20元。

4、订货

4.1采购部根据工程部的《采购申请表》进行采购，大宗物品必须与供货商签订《采购合同》，另附供货商收款账号加盖公章一份，供货方必须提供营业执照复印件、税务登记证复印件组织机构代码证复印件加盖公章各一份进行备案，另外必须提供产品合格证、产品检验报告各一份提供给甲方。合同签订必须严格按照合同要求填写，确定货到时间及数量各项数据准确无误后，采购部必须在其指定到货日期内完成采购并在指定时间内发到工地，若有特殊情况不能按时完成，要及时向工程部负责人、业务部负责人、项目经理（即申购人）说明情况，并确定最迟到货日期。

4.2处罚细则

4.2采购人员若订到假冒伪劣产品则由采购人员跟供货商处理，另延误工期按每天50元处罚。

5、收货

（1）清点：采购部在收到货后，首先要验货，必须依照《采购合同》和《采购申请表》和供货商的《发货清单》仔细清点货物，若出现错误及时跟对方协商错误损失

要求对方赔偿(如运费等)。

（2）入库：清点完毕无误后填写《材料入库单》，在《日明细汇总表》上填写清楚

（3）《材料入库单》第一联采购部存档，第二联交财务部做账，并通知业务部和工程部货物已到。并给对方一份收货回执单

（4）当日付款货款的，采购部填写《付款申请单》、《采购合同》经总经理审批后找出纳办理付款手续；已付款项目必须在付款申请单上由出纳签字确定已付货

款，并复印一份交给采购部备案。采购部必须在《总盘点表》上标明“货款已

付”货到办理入库填写《材料入库单》

（5）若遇周付款、月付款的必须将《材料入库单》、《采购合同》供货商的

《验货单》准备保管好，到期填写《付款申请单》经总经理审批后，跟出纳办

理付款手续，

（6）、处罚细则

（6）.1清点错误导致数量、型号、厂家等不对，罚款50元，并处理供货商发错的货物。

（6）.2未入库罚款150元，入库数据错误20元每处错误罚款。

（6）.3入库单按正常要求签字或签字后未交给相关部门，罚款50元

（6）.4付款申请表必须严格按要求填写，按流程审核不得违规操作，若违规操作这给予100-300元处罚

（6）.5采购人员必须严格审核供货商收款账号，是否加盖公章，是否是公司账号，现金收款是否有委托书等，若违规操作这给予100元处罚。若应采购部账号提供有误导致公司受损则一切责任由采购人员来承担.

（6）.6单据遗失者每张罚款20元。

（6）.7付款期限及付款已否必须严格记录。

（6）.8货物已到昆明必须及时提货，为及时提货在成的损失由采购人员负责赔偿，另罚款150元。

6、付款

一、出纳付款：

（一）对外付款（主要是材料采购付款）

1、两种付款情况：订货预付款，付款经办人持有请款部门负责人及总经理签字的《付款申

请单》到出纳处申请付款；货到付款，出纳必须在付款经办人交来填写齐备的《付款申请单》及《材料入库单》审核完《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，若有签订《采购合同》的还必须核查《采购合同》方可付款；已付款项目必须在付款申请单上由出纳签字确定已付货款，并复印一份交给采购部备案。

2、货到付款：审核完《付款申请单》、《材料入库单》、《工程合同》、《补充合同》、

《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，

提前付款：审核完《付款申请单》、《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，

预付款：审核完《付款申请单》、《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，并在自己做好记录的同时提醒采购作好记录。

2、付款申请单的填写要求：

（1）先由会计审核后，总经理、请款部门负责人及请款经办人签字

（2）收款人户名、开户行及其收款账号（出纳必须以此信息打款），出纳必须保存好来往单位的收付款账号，所有单位来往的账号必须由来往单位提供加盖其公章后有效，出纳对加盖单位公章的账号存档。

（3）出纳确认打款前必须提前和付款人单位联系确认账号有效。若是私人账号必须有对方公司出示加盖公章的公函。

（4）付款金额的一致性要求：大小写一致、申请单与入库单一致（如若有出入必须在申请单上注明原因）；

（5）付款事由及用料项目填写清楚

（二）费报单付款：出纳必须在见到填写完备的且有会计、总经理、经报人及其部门负责人签字的费报单时方可给予报账并加盖现金付讫章

二、会计复核

1、月底对出纳打来的单据（费报单及付款凭证）进行汇总整理并与出纳进行账面核对，做到

账账相符即总账与明细账，总账与现金及银行日记账相符；不定时对出纳现金抽点，保证帐实相符

2、月底通过银行对账单与银行进行核对余额及发生额

3、月底会计对公司当月收付款的采供合同进行复核，确保款项支付正确无误

三、处罚细则

1、会计对《付款申请单》及《材料入库单》审核松懈导致出错的，给予100元罚款，

并赔偿相关损失。

2、会计必须保证打款账号的准确性，账号有误导致公司受损，则一切责任由出纳来承担.