业务单证档案管理办法
进出口业务单证档案管理制度正式版
进出口业务单证档案管理制度正式版一、总则为了规范进出口业务单证档案的管理，确保进出口业务的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司的进出口业务部门。
三、档案编制1.每一笔进出口业务都应建立相应的档案，包括进口合同、出口合同、进口报关单、出口报关单、收发货单据等。
2.档案应按照时间顺序编制，每个文件都应有确定的编号，便于查找和管理。
3.档案的编制应当由业务人员完成，并交由档案管理员进行管理。
四、档案的保管1.档案应存放在专门的档案室中，确保安全。
2.档案室应保持干燥、通风，并定期进行清洁和消毒。
3.档案室应设置合适的温度和湿度控制设备，确保档案的保存质量。
4.档案室应设置门禁措施，只有授权人员才能出入档案室。
5.定期对档案进行整理和归档，确保档案的保存有序。
五、档案的借阅1.档案的借阅应按照正式的申请程序进行。
2.借阅档案前，借阅人员应填写借阅登记表，并经主管审批。
3.借阅档案的期限应当明确，超期未归还的档案将追究责任。
4.档案离开档案室时，应由借阅人员签字确认，并由档案管理员记录。
5.档案借阅后，借阅人员应妥善保管，确保档案安全完好无损。
六、档案的销毁1.档案的销毁应按照国家相关法律法规进行，确保合法合规。
2.档案销毁前，应经过主管领导审批，并进行详细的销毁记录。
3.对于需要保存的档案，应按照规定进行归档和保管，不得随意销毁。
4.已销毁的档案应进行彻底的销毁处理，防止泄漏和再利用。
七、档案的备份1.档案应进行定期备份，确保档案的安全性。
2.备份的档案应存放在离档案室较远的地方，以防备份数据也丢失的情况发生。
3.档案备份的频率应视情况而定，对于重要的档案，应提高备份频率。
4.档案备份的存储方式应采取多样化的方法，如云盘、硬盘等。
八、档案的合规性1.业务人员在编制档案时，应确保档案的真实性、准确性和合法性。
2.业务人员在档案管理中，应遵守相关的法律法规，不得私存私用档案。
3.档案管理人员应对档案进行定期检查和审查，确保档案的合规性。
单证档案管理制度
单证档案管理制度一、总则为规范公司单证档案的管理、保管和利用，保证相关单证档案的安全与完整，提高公司的管理效率和服务水平，公司制定本制度。
二、管理范围本制度适用于公司所有部门和员工在工作中产生的单证档案管理工作。
三、档案管理目标1. 保证单证档案的真实、完整、准确、可靠。
2. 提高公司档案利用率并减少档案管理成本。
3. 加强档案的安全保密工作，防止档案丢失和泄漏。
4. 规范公司单证档案管理程序，提高管理效率和服务水平。
四、档案管理机构公司设立档案管理部门，负责公司单证档案的收集、整理、保管和利用工作。
部门的主要职责包括：1. 负责公司单证档案的收集和整理工作。
2. 负责公司单证档案的保管和保密工作。
3. 负责为公司提供档案管理咨询和服务。
4. 负责定期对公司各部门的单证档案进行检查和核实。
5. 负责管理和维护公司电子档案系统。
五、单证档案的分类和整理公司所有单证档案按照不同的类别进行分类和整理，以便更好地进行管理和利用。
主要分类如下：1. 合同档案：包括公司与客户、供应商之间签订的各类合同和协议。
2. 财务档案：包括公司的财务报表、发票、收据等财务文件。
3. 人事档案：包括员工合同、档案、考核表等人事文件。
4. 行政管理档案：包括公司的办公用品、设备维修记录、会议纪要等行政管理文件。
5. 原始凭证档案：包括公司各类业务的原始凭证，如采购单据、销售单据、入库出库单据等。
6. 其他档案：包括公司的宣传资料、培训资料、技术文献等其他相关文件。
档案整理工作应按照统一的规范和标准进行，确保单证档案的整理工作有序、规范。
六、单证档案的保管和利用1. 单证档案的保管：（1）公司单证档案应存放在专门的档案室或柜中，保证档案的安全性和完整性。
（2）公司应按照规定的保管期限对单证档案进行分类、整理和归档，确保档案的有效利用。
（3）公司应定期对单证档案进行盘点和清点，确保档案的完整性和准确性。
（4）公司应加强档案的保密工作，未经许可不得擅自查阅、复制和外借档案。
进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)
进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。
依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。
2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。
3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。
（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。
二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。
2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。
（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。
3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。
（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。
（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。
（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。
三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。
单证管理办法
中国人民财产保险股份有限公司业务单证管理办法第一章总则第一条为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》，结合全市系统业务单证管理实际，制定本管理办法。
第二条本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。
定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。
有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
第三条业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。
第四条业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。
第五条公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单证，按照公司保险业务档案管理规定执行。
第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。
第二章业务单证管理的职能第七条各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。
单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门。
系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门（综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。
市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作。
各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。
支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告，并填写《人员代码及权限变更申请表》，按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。
第八条市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定，负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理。
2023年进出口业务单证档案管理制度
2023年进出口业务单证档案管理制度一、背景进出口业务是国际贸易的重要组成部分，具有复杂性、多样性和风险性。
为了规范和提高进出口业务的单证档案管理工作，制定进出口业务单证档案管理制度十分必要。
二、目的本制度的目的是规范企业进出口业务单证档案的管理，确保单证档案的安全性、完整性和准确性，提高企业的运营效率和风险管理能力。
三、适用范围本制度适用于企业在进行进出口业务过程中涉及的各类单证档案。
四、管理原则1. 法律合规原则：企业必须依法办理进出口业务，并严格按照相关法律规定进行单证档案管理。
2. 统一标准原则：企业应根据国际贸易惯例和国家标准制定单证档案管理规范，并在全公司范围内统一执行。
3. 安全保密原则：企业应建立完善的单证档案存储和保密制度，确保单证档案的安全、不被篡改和泄露。
4. 知识共享原则：企业应建立档案知识共享机制，促进员工之间的经验交流和学习，提高整体档案管理水平。
五、档案管理流程1. 单证档案录入（1）将进出口业务涉及的单证进行分类，建立标准的单证档案目录。
（2）对每一份单证进行编号，并将编号与单证内容进行关联。
（3）将单证内容录入电子档案系统，并同时备份实体档案。
2. 单证档案存储（1）将实体档案存放在专用档案室，并保持干燥、防尘、防火的环境。
（2）将电子档案存储在专用服务器中，并进行定期备份。
（3）对重要单证进行密封保存，并制定单证档案保管期限。
3. 单证档案查询和检索（1）凡是需要查询和检索的单证，应在电子档案系统中进行查询，并记录查询结果。
（2）临时需要查询和检索的实体档案，应通过档案管理员进行，同时制定相关审批流程。
4. 单证档案销毁（1）对于已过保管期限的单证，应按照规定的流程进行销毁，并记录销毁结果。
（2）对于涉及商业机密的单证，应按照专门的销毁程序进行销毁，并进行监督和记录。
六、档案管理责任1. 高层领导应高度重视进出口业务单证档案管理工作，制定相应的政策和措施，并确保其执行。
单证管理办法
中国人民财产保险股份有限公司业务单证管理办法第一章总则第一条为了规范业务单证管理,保障业务合规经营,防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》,结合全市系统业务单证管理实际,制定本管理办法。
第二条本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证,包括投保单、保险单、保险证(保险卡）和批单。
定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证.有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
第三条业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。
第四条业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。
第五条公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单证,按照公司保险业务档案管理规定执行.第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。
第二章业务单证管理的职能第七条各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。
单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责,定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门.系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门(综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。
市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作.各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强,懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性.支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告,并填写《人员代码及权限变更申请表》,按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。
第八条市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定,负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理.支公司不得自行印制和销毁单证。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、引言进出口业务单证是企业进行跨境贸易过程中必不可少的重要文件，它们不仅用于证明货物的合法性，还是海关清关、报关、核销等手续的必要依据。
为了确保进出口业务单证的有效管理，提高工作效率和准确性，企业需要建立一套科学合理的档案管理制度。
本文将就进出口业务单证档案管理制度进行探讨，介绍其重要性、基本原则、组织架构和操作流程，并提出有效措施以保证其顺利实施。
二、重要性进出口业务单证档案是企业与国内外合作伙伴之间有效沟通的重要工具，能够确保货物的可追溯性和合规性。
通过良好的档案管理制度，企业能够迅速找到所需信息，提高工作效率；同时，档案的准确性和完整性也能为企业解决纠纷和争议提供强有力的证据，保障企业权益。
三、基本原则1. 完整性原则：档案管理制度应确保所有进出口业务相关的单证都能被正确收集、保存和归档，防止丢失、篡改或损毁。
2. 可追溯性原则：档案应按照业务流程和时间顺序进行分类和归档，方便随时查找和追溯。
3. 保密性原则：档案管理制度应建立起严格的保密措施，防止未经授权人员获取、复制或泄露重要信息。
4. 规范化原则：档案管理制度应遵循国家法律法规和相关标准，确保档案管理工作符合行业规范和企业要求。
四、组织架构1. 档案管理部门：负责制定和执行档案管理制度、负责档案的收集、整理、保存和归档工作，并提供档案查询和借阅服务。
2. 业务部门：负责收集和整理本部门进出口业务所需的单证材料，并按照档案管理部门的要求归档。
五、操作流程1. 单证收集：业务部门应及时收集和整理各项进出口业务所需的单证材料，包括合同、发票、装箱单、提单、海关报关单等。
2. 单证归档：档案管理部门根据单证的种类和业务流程，将单证按照一定的顺序进行分类和归档。
同时，每份单证都应有唯一的编号和标识，便于查询和追溯。
3. 档案保存和保管：档案管理部门应制定相关的档案保存和保管制度，确保档案的安全和完整性。
重要的档案可以采取电子存储的方式，同时备份存放在安全的地方。
进出口业务单证档案管理规定
进出口业务单证档案管理规定Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。
以上单据均为原件正本的复印件（下同）；4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。
另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
进出口业务管理制度为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。
一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。
1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。
2、出口产品申领《出口收汇核销单》。
进出口业务单证档案管理制度
XX有限公司进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为维护公司的进出口业务的顺利开展，规范进出口业务单证的存档管理，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制订本制度。
第二章单证管理第二条一般贸易项下出口单证管理规则（一）按出运批次归档；（二）每一套单证附上《出口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期等信息；（三）存档内容：出口报关资料（包括出口合同、出口发票、出口装箱单、出口报关单、出口商检证书、核销单），出口议付资料（包括出口信用证或其他单证要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档交单据）等；（四）按照合同号顺序制作出口合同台账以及出口明细；第三条一般贸易项下的进口单证管理规则（一）按进口批次归档；（二）每一套单证附上《进口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：供应商名称、发票号、制单人、客户名称、货代单位等信息；（三）存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单、提单等；（四）按供应商分类归档。
第四条工作制度（一）每一项业务操作完毕，操作员应于一周内按照本制度将相关的单证整理齐全，并交由公司档案管理部门（或专门负责档案管理的人员）。
（二）档案管理部门（或档案管理人员）于每月末对留档的单证进行全面、系统地检查，如发现单证欠缺的，应及时通知相关业务人员或操作员补充；（三）业务部门负责人不定期抽查留档资料是否合格；（四）本制度规定的相关单证自进出口报关日期起保管五年，超过五年的单证如需销毁，应经公司总经理批准。
（五）海关查阅资料时，档案管理部门（或档案管理人员）应积极配合；（六）人员调动时，应做好书面交接工作，不得将单证擅自外带；（七）单证管理要求适用公司《保密制度》。
笫三章附则第五条对违反本制度的行为，公司按照严重违反规章制度进行处理。
需要进行责任认定和责任追究的，由上级主管部门按照本制度及公司相关员工管理制度给予处罚。
2024年进出口业务单证档案管理制度（三篇）
2024年进出口业务单证档案管理制度1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书)；进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。
3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细4、工作制度4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；4.____月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；4.3进出口业务操作以季度为时间段。
由部门主管进行抽查留档资料是否合格；4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期：生产设备为五年)手续后保存三年。
4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。
4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。
5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。
2024年进出口业务单证档案管理制度（二）____年进出口业务单证档案管理制度第一章前言第一节总则1.1 目的进出口业务单证档案管理制度的制定目的是统一规范公司的进出口业务单证档案管理流程，确保业务单证的及时、完整、准确归档和使用，提高效率和保障公司权益。
1.2 适用范围本制度适用于公司的进出口业务单证档案管理工作，涉及到的各级部门、各类单证和有关人员都必须遵守本制度。
1.3 定义（1）进出口业务单证：指在进出口业务活动中产生的各类单据和文件，包括但不限于进出口合同、提单、发票、装箱单、信用证等。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、总则为规范和加强企业进出口业务单证档案的管理，确保档案的完整性、安全性和便捷性，提高文档管理效率，订立本规章制度。
本制度适用于公司全部涉及进出口业务的部门和人员，涉及进出口货物、技术、投资、贸易合同等相关文件的管理。
二、档案管理责任1.公司法务部门负责订立进出口业务单证档案管理制度，并监督各部门和人员严格执行。
2.各部门经理是本部门进出口业务单证档案管理的实在责任人，负责确定档案管理岗位及人员。
3.档案管理岗位的人员负责实在的档案管理工作，包含档案的归档、整理、借阅等。
三、档案的归档1.进口业务：–依据进口合同和相关协议，各部门依照进口日期，将进口业务单证归档。
–归档的单证包含进口合同、进口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。
–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。
2.出口业务：–依据出口合同和相关协议，各部门依照出口日期，将出口业务单证归档。
–归档的单证包含出口合同、出口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。
–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。
3.档案箱及柜：–档案管理人员应将归档的单证整理后，放入专用的档案箱或柜中。
–档案箱或柜应标明所存放的单证类型、编号范围、归档日期等信息，以便于检索和管理。
四、档案的借阅1.借阅申请：–任何人员需要借阅档案，必需事先向档案管理人员提出书面借阅申请。
–借阅申请应包含借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人签字批准。
2.档案的查阅：–档案管理人员依据借阅申请，及时将归档的单证供应给借阅人阅览。
–借阅人不得随便更改档案的内容，禁止将档案外借、复印或泄露给其他人员。
3.归还：–借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需要延长借阅期限，应提前书面申请并经批准。
–档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案完整无误后，将档案归档。
五、档案的保管和安全1.档案的保管：–归档后的档案应妥当保管，设立特地的档案室，保证档案的安全性和完整性。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条制度目的为了规范进出口业务单证档案的管理，确保企业的进出口合规性和信息安全性，提高企业运营效率，特订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于企业的进出口业务单证档案的管理。
第三条定义1.进出口业务单证：指企业在进出口业务活动中产生的各类文件、票据等载体，包含但不限于合同、发票、装箱单、提货单、装船通知书等。
2.档案管理：指对进出口业务单证的收集、整理、归档、存储和检索等管理活动。
第二章档案管理责任第四条企业法务人员的责任1.企业法务人员负责订立和修改进出口业务单证档案管理制度，并监督其执行。
2.企业法务人员负责对进出口业务单证的真实性、合规性进行审查，并确保相关单证的及时归档和存储。
第五条档案管理人员的责任1.档案管理人员负责进出口业务单证的收集、整理、归档和存储，并确保档案的完整性和安全性。
2.档案管理人员负责定期对进出口业务单证档案进行检查和整理，确保档案的可检索性和有效性。
第三章档案管理流程第六条档案收集1.档案管理人员依据进出口业务的流程，在业务发生后及时收集进出口业务相关的单证。
2.档案管理人员应确保收集的单证真实可信，并尽可能取得原件或合格的复印件。
第七条档案整理1.档案管理人员依据文件类型和业务分类，对收集到的进出口业务单证进行整理，并编制相关档案目录。
2.档案管理人员应将单证依照时间次序和业务流程进行分类，并标注相关信息，确保档案的稳定性和可连续性。
第八条档案归档1.档案管理人员将整理好的进出口业务单证依照档案目录进行归档，并订立档案编号和归档日期。
2.归档完成后，档案管理人员应及时将相关信息录入档案管理系统，并确保档案的安全保管和备份。
第九条档案存储1.档案管理人员负责对归档完成的进出口业务单证进行存储，确保其充分利用空间、防潮、防火、防盗和防虫。
2.档案管理人员应对存储位置和条件进行定期检查和维护，并及时处理显现的问题。
第四章档案管理措施第十条信息安全掌控1.档案管理人员应对进出口业务单证档案进行可访问性、机密性和完整性的信息安全掌控。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度
是指企业在进行进出口业务过程中，对相关单证和档案进行管理的制度。
该制度旨在确保企业的进出口业务能够顺利进行，并能够便于监督和审计。
进出口业务单证包括进口合同、出口合同、采购订单、装箱单、提单、保险单、报关单等各种单证，这些单证记录了企业的进出口业务活动的重要信息，具有法律效力，同时也是企业进行相关业务操作的依据。
进出口业务单证档案管理制度主要包括以下内容：
1. 归档管理：对进出口业务单证按照规定的分类、编号、归档方式进行管理，建立完整的单证档案，确保档案的完整性和准确性。
2. 记录管理：对每一份进出口业务单证进行详细的记录，包括单证编号、日期、相关方信息等，使得单证的查询和检索更加方便。
3. 保管管理：对进出口业务单证进行妥善的保管，防止丢失和损坏，确保单证的完整性和可靠性。
4. 使用管理：规定进出口业务单证的使用权限和范围，对于涉及机密和重要信息的单证，要进行严格的权限控制，避免信息的泄露和不当使用。
5. 解密管理：对于需要解密的进出口业务单证，规定解密的方式和权限，确保解密过程的安全性和可控性。
6. 告知和培训：对企业员工进行相关的进出口业务单证档案管理知识的告知和培训，提高员工的档案管理能力和意识。
进出口业务单证档案管理制度的建立和实施，能够帮助企业更好地管理进出口业务单证，提高业务的效率和准确性，同时也有助于企业对进出口业务的监督和审计，防止违规操作和损失的发生。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为了规范和加强进出口业务单证档案的管理，提高档案管理效率，防范风险，保障企业合法权益，制定本制度。
第二条本制度适用于从事进出口业务的企业，在进出口业务中的单证档案管理中应当遵守本制度的相关规定。
第三条进出口业务单证档案管理的基本原则是规范、科学、准确、完整、安全。
第四条进出口业务单证档案管理工作应当依据国家相关法律法规和标准，按照内部管理流程和程序进行。
第五条进出口业务单证档案管理工作应当建立科学完善的档案管理制度，并及时修订和完善。
第六条进出口业务单证档案管理的责任主体是企业全体员工，各级领导应当对档案管理工作负全面领导责任。
第七条建立健全进出口业务单证档案管理的评价和监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现和解决存在的问题。
第八条进出口业务单证档案管理应当充分尊重和保护企业及客户的商业秘密和个人信息，加强信息安全管理。
第二章进出口业务单证档案的种类和留存期限第九条进出口业务单证包括但不限于合同、发票、提单、报关单、报检单、信用证、装箱单、商检证书、保险单、运输单据等。
第十条进出口业务单证的留存期限根据不同类型的单证而定，一般原件原存，副本随原始文件一同保留，留存期为不少于5年，有些重要单证留存期可以延长。
第三章进出口业务单证档案的归档管理第十一条进出口业务单证档案应当按照一定的归档管理程序进行整理、分类、编号、归档和检索。
第十二条进出口业务单证档案应当按照文件的种类分别建立档案袋或盒，并编号归档，定期清点。
第十三条进出口业务单证档案应当按照年度进行分类，根据年度设置不同的存档盒，按照时间顺序归档。
第十四条进出口业务单证档案的保管应当设置专门的档案保管室，保证档案的安全性，防止遗失和损坏。
第十五条进出口业务单证档案保管室应当设有门禁、防火、防水等设施，保证档案的安全。
第四章进出口业务单证档案的检索和利用第十六条进出口业务单证档案的检索应当遵循规范程序，利用专门的档案管理软件进行管理。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、背景介绍随着国际贸易的不断发展，进出口业务逐渐成为了企业的一项重要业务，涉及到的单证档案数量也越来越大。
进出口业务单证是指在国际贸易活动中，企业与海关、银行、保险公司、货运代理公司等各方签订并交换的各类单证，如进口合同、商品清单、运输委托书、提单、信用证、保险单等。
这些单证不仅仅是企业在国际贸易中所需要的合法证明文件，也是进行关税计算、货物实物控制、协调统一各方利益的必要工具。
因此，建立一套进出口业务单证档案管理制度，对企业的规范化经营和风险控制具有重要意义。
二、管理制度要求1. 单证档案管理范围进出口业务单证档案管理范围应包含以下几个方面：•进口合同与采购订单•运输单据•商业发票和装箱单•海关报关单及相关单证•支付凭证和汇款单据•周转箱/容器清单•其他相关单证和档案2. 单证档案管理流程为了规范单证档案管理流程，企业应当建立下列流程：•单证档案的归档：在单证签订后，企业应当进行归档处理，如纸质归档或电子归档，建议同时建立备份。
•单证档案的保管：建议对于每一批次的单证档案，都应当进行关键信息备份，进行保管存放。
建议采用防火防水、温度控制、钟摆移位器等包含安全因素的存储设备，确保档案的安全性。
•单证档案的移交与销毁：当单证档案达到了保管期限，企业应当按照规定进行移交与销毁。
建议对于不需要保留的单证档案，进行安全销毁等避免泄露的方式，避免数据安全风险。
3. 单证档案管理注意事项•对于每个单证档案，应当建立完善的档案管理体系，对档案进行分类、编号等信息处理；建立档案清单，便于统一查阅及管理。
•单证档案的归档可以采用手工处理或者电子处理的方式来进行操作，如采用扫描仪将纸质单证转化为电子单证。
•在建立档案时，应当注意对于单证档案的信息真实性进行核实，并进行备份存储。
对于弥补因为不真实而带来的不利风险，应当在合同中约定相应的规章制度。
•建议建立档案审查体系，通过与银行、海关等相关部门进行审查，保证单证的真实性。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为规范企业进出口业务单证档案管理，提高档案管理效率，保障企业进出口业务的顺利进行，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，订立本制度。
第二条本制度适用于我司进出口业务单证的档案管理工作。
第二章档案管理责任第三条公司设立特地的档案管理部门或委托专业机构进行档案管理工作。
第四条档案管理部门或专业机构负责全面管理公司进出口业务单证的档案，保证档案的完整性、真实性、准确性和安全性。
第五条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理工作的规章制度，并经公司领导层审定和颁布。
第六条各部门要乐观搭配公司档案管理部门或专业机构的工作，依照规定及时供应所需档案料子，并保管档案工作的记录。
第七条公司档案管理部门或专业机构要加强与相关部门的沟通和合作，共同推动档案管理工作的开展，并及时向上级单位报告工作进展情况。
第三章档案管理流程第八条进出口业务的单证档案依照文件类型和时间次序进行分类、编号和归档。
1. 进口业务单证档案包含但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、保险单等。
2. 出口业务单证档案包含但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、报关单等。
第九条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理流程，并确保各个环节的顺利进行，包含：1. 单证接收：接收各部门提交的进出口业务单证，并进行初步核对。
2. 单证整理：依照文件类型和时间次序对单证进行分类、编号和整理。
3. 单证归档：将整理好的单证依照规定的分类方式归入相应的档案柜或电子档案系统，并做好档案标识。
4. 档案借阅：依照借阅申请流程，对有借阅需求的部门及人员进行档案借阅，并做好借阅记录。
第十条档案管理部门要加强对档案管理流程的监督和管理，及时发现和矫正不规范的操作行为，确保档案管理工作的规范和高效。
第四章档案安全保障第十一条公司档案管理部门或专业机构要订立档案安全管理制度，包含但不限于以下内容：1. 档案存储：要设立特地的档案存储室或使用专用文件柜进行存储，并做好防火、防潮等措施。
进出口业务单证档案管理制度流程
精心整理为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理123412、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。
另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
定。
法1必备材料到有关部门办理手续。
2、出口产品申领《出口收汇核销单》。
3、从事加工贸易应经外经贸部门批准后，到国税退税部门办理合同备案签章，并到主管海关办理合同登记备案手续，到中国银行设立保证金帐户。
二、正确填制进出口发票、报关单、报验单、外汇核销单等进出口业务单证。
三、进口商品必须报经检验检疫审批后方准入境，并投入生产。
四、报关报验无论是以自己名义或受托人名义，必须提供真实、合法、有效的文件及必备材料。
五、进出口贸易过程应做到：123、456、不得擅自开拆、提取、交付、发运、调换、改装、抵押、转让海关监管货物或者海关尚未放行的进出境货物。
7、不得拖欠海关依法征缴的税、费、款。
8、不得擅自开启或毁损海关施加于运输工具、仓库场所或货物的封志。
9、不得出借企业名义供他人办理海关相关事宜，无“单位挂靠”、“人员挂靠”现象。
10、积极配合海关工作，协助海关对企业的稽查。
11、针对本企业的具体情况，及时向海关反映企业有关信息，并提出意见及建议。
12九、按规定保管、使用和处置保税货物等海关监管货物，未经海关许可，不得开拆、提取、交付、发运、调换、改装、销售、转让、抵押、质押、留置、外发加工、更换标记、移作他用或进行其他处置。
十、加工贸易必须严格按照规定期限内复出口。
单证使用管理制度
单证使用管理制度第一章总则第一条为规范单位单证使用管理，提高工作效率，保障单位资产安全和信息安全，制定本制度。
第二条此制度适用于本单位所有工作人员，包括正式员工、临时工或实习生等。
第三条单证是单位内部和与外部单位交往的重要工具，包括但不限于合同、报价、发票、结算单等。
第四条单证使用管理应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保单证安全、准确、完整。
第五条单位应当制定相应的单证使用管理制度和操作流程，定期进行培训和考核，确保所有工作人员了解和遵循相关规定。
第二章单证的安全保管第六条单位应当建立单证使用档案，明确各类单证的责任人和保管地点，并实行密钥管理。
第七条责任人应当妥善保管单证，离开工作岗位时及时锁好文件柜，保护单证信息安全。
第八条责任人在离职或调动时，应当交接相关单证，并确保信息不丢失或泄露。
第九条单证应当按照规定分类、编号、归档，确保查找方便和保管有序。
第三章单证的正确填写和使用第十条责任人应当严格按照规定流程填写相关单证，确保准确无误。
第十一条单证的盖章和签字必须由责任人或上级主管审核确认后方可使用，禁止私自使用或涂改单据。
第十二条在与外部单位交往时，必须使用单位规定的格式和标准，不得随意修改内容。
第十三条如有单证遗失或损坏，责任人应及时向主管部门报告并做好补救措施，以避免造成不必要的损失。
第四章单证的归还和销毁第十四条责任人在使用完毕后，应当及时将单证归还到指定的保管地点，不得私自带离。
第十五条对于长时间不用的单证，应当按照规定程序和时间限制进行销毁，防止信息泄露。
第十六条责任人在销毁单证时，必须按照规定的程序和方式进行，不得私自处理。
第五章单证管理制度的执行和监督第十七条单位应当定期对单证管理制度进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。
第十八条对于严重违反单证管理制度的责任人，应当按照规定进行严肃处理，以示警戒。
第十九条单位领导和主管部门应当加强对单证使用管理的监督和指导，确保制度顺利实施。
单证档案管理制度
第一章总则第一条为加强单证档案的管理，确保单证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有与业务相关的单证档案，包括合同、协议、发票、凭证、报表、报告等。
第三条单证档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：单证档案应集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。
（二）分类管理原则：根据单证档案的性质、内容和保管期限，进行分类管理。
（三）安全保密原则：加强单证档案的安全保密工作，防止档案丢失、损毁和泄露。
（四）方便利用原则：确保单证档案的查阅、利用，提高档案工作效率。
第二章管理机构与职责第四条我单位设立单证档案管理部门，负责单证档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条单证档案管理部门的主要职责：（一）制定单证档案管理制度，并组织实施。
（二）负责单证档案的收集、整理、归档和保管工作。
（三）负责单证档案的查阅、复制和利用工作。
（四）负责单证档案的销毁工作。
（五）负责单证档案的保密工作。
第三章收集与整理第六条单证档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性原则：收集与业务相关的各类单证档案，确保档案的完整性。
（二）及时性原则：及时收集单证档案，防止档案丢失。
（三）准确性原则：收集的档案应真实、准确。
第七条单证档案的整理应遵循以下原则：（一）分类原则：根据单证档案的性质、内容和保管期限，进行分类整理。
（二）编目原则：对单证档案进行编目，建立档案目录。
（三）编号原则：对单证档案进行编号，便于查找和利用。
第八条单证档案的归档应遵循以下原则：（一）按时归档原则：按照规定的时间将单证档案归档。
（二）规范归档原则：按照档案分类和编目要求，规范归档。
第四章保管与利用第九条单证档案的保管应遵循以下原则：（一）安全保管原则：确保单证档案的物理安全和信息安全。
（二）定期检查原则：定期检查单证档案的保管状况，发现问题及时处理。
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进出口业务单证档案管理办法
编制日期
审核日期
批准日期
修订记录
目录
一、目的 (3)
三、部门职责 (3)
四、工作程序 (3)
五、奖惩制度 (4)
六、相关表单与流程 (4)
一、目的
为了规范进出口业务单证的存档管理，使档案管理工作符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规，特制订此办法。
二、适用范围
适用于本公司进出口业务单证档案管理工作。
三、部门职责
3.1采购部：
负责采购合同、采购订单、进口货物发票、进口装箱单、进口报关单、进口提单的管理与存档；
3.2计划单证：
负责销售合同、客户采购订单、出口货物发票、出口装箱单、出口报关单、出口提单的管理与存档；
3.3报关员：
负责税单、加工企业经营状况和生产能力的证明、加工贸易批准证、进料加工贸易登记手册、手册核销资料的管理与存档；
3.4中心仓库：
负责进口物料领用单、送检核准单、出库产品发运单、送货单的管理与存档；
3.5财务部：
负责进口设备信用证的开具文件，进口物料发票、税费审核单、银行水单、提单、预录入单、出口产品发票、退税申请明细表的管理与存档；
四、工作程序
4.1每项进出口业务工作完成后，对应操作人员需在3个工作日内整理档案资料。
4.2每月结账时，相应操作人员需将业务相关档案资料整理封存。
4.3每季度，业务操作部门直属负责人对部门内档案资料进行抽查审核。
4.4每年度，业务操作部门需将本年度资料汇集提交至档案室。
4.5根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管（监管期：生产设备为五年）手续后保存三年。
4.6档案查阅须进行档案查阅申请，经直属部门负责人审核后提交档案管理负责人审
批，审批通过后方可查阅。
4.7依据海关管理规定档案留存超期后，档案室提交档案销毁申请，经财务部审核后提交总经理审批，审批通过后，在财务部人员监督下依据相应法规进行销毁处理；若超期档案与未超期档案合存时，需将未超期档案重新封装归档。
五、奖惩制度
5.1资料管理列入相关业务人员绩效考核项目，每月度进行考核。
5.2涉及进出口业务的ERP系统操作奖惩规范参照《ERP系统操作奖惩制度》
六、相关表单与流程
6.1《进出口业务管理制度》
6.2《报关管理办法》
6.3《ERP系统操作奖惩制度》。