文秘英语课程教学大纲

《涉外文秘》（英语）课程教学大纲

（2004年制订，2005年修订）

课程编号: 100027

英文名: English for Secretaries

课程类别：专业选修课

前置课：《国际贸易实务》、《商贸英语》

学分：2学分

课时：36课时

主讲教师：周标等

选定教材：江晓云,《SUP秘书英语》,广州：中南工业大学出版社,1999

课程概述:

秘书英语作为ESP(English for Specific Purposes)的一种，具有独特的语言现象和文体风格，应用于英语文秘这个特定的职业范围，涉及文秘工作的专门化内容，是正在从事或将从事秘书行业的人员学习或应用的专门用途英语。本课程以英语专业高年级的本科生为教学对象，课程教学分为三个部分：第一部分为秘书的工作和职责，如接待来访、安排会务、使用电话、档案处理等，同时了解作为21世纪的现代秘书所面临的挑战、应具备的条件和能力。第二部分是商业流通中的秘书，了解秘书与银行、邮政、电子通讯等方面的关系，介绍电子邮件、传真、电传等方面的知识和应用。第三部分秘书英语写作，是课程的重点。其中将商业信函写作作为基础、重点，介绍便函、建议书、报告书等商业文件的写作，强调语言文体的规范化，使用现代英语。同时，每课都比较集中地提供与课文内容相关的文秘、商务、邮电通讯等方面的专业词汇和用语，供学习时应用。

教学目的:

本课程涉及文秘工作的各个方面: 档案、处理邮件、电话联系、安排会议和出差、使用办公设备及写各种公函等,旨在培养学生的语言能力和专业知识的应用能力, 包括熟练的英语情景对话和得体的应用文、常用商业文件的写作能力培养。通过本课程的学习, 学生应掌握涉外接待事务, 了解涉外会议知识、涉外礼仪知识等, 掌握涉外文书的种类及写法。

教学方法:

教学目的决定教学内容和教学手段，英语文秘人员特殊的工作性质决定了其所应具备多方面的知识和能力。英语文秘人员应当是既懂专业同时又了解边缘学科知识，既通晓英,又懂得相关业务的复合型应用人才，秘书英语作为一门实用技能类课程，教学应紧紧抓住语言和应用这个关键。本课程教学通过大量实例, 模拟真实场景, 介绍英文秘书应该具备的素质。在信函写作方面, 除了提供各种不同类型的信函样本, 还介绍了不同类型的信函的写作格式及常用表达方式。

各章教学要求及教学要点

第一部分英文秘书的工作及职责(Secretarial Jobs and Duties)

第一章一个好的秘书所需具备的资格(Qualifications for a good secretary)

课时分配: 1

教学要求:

通过本章教学，使学生了解一个好的秘书所需具备的资格; 掌握秘书求职信的写作方法;了解招聘面试应该回答好的几个问题以及应该注意的细节。

教学内容:

1.Wanted: Executive Secretary

2.Senior Secretary Required

3.Office Assistant/Administration Assistant

4.Application for a secretarial position

5.Making preparations for an interview

思考题:

1.What makes a good PA or secretary?

第二章办公室工作的方方面面(Office Work Prospects)

课时分配: 1

教学要求: 通过本章教学，使学生了解文秘所必须掌握的现代办公设备, 如计算机操作系统、

桌面印刷系统、信息传视系统、电子邮件的发送与接收等。

教学内容:

1.Office Work Prospects

2.Desktop Publishing

3.Electronic mail

4.Video Conferencing

5.Videotex

思考题:

1. what will a successful secretary do in the office?

第三章安排约会(Arranging Appointments)

课时分配: 1

教学要求: 通过本章教学，使学生了解安排约会时应该注意的事项, 学会写日志、日程表等。教学内容:

1.Appointments

2.The Itinerary

思考题:

1. What should a secretary do in arranging appointments?

第四章接待(Reception)

课时分配: 1

教学要求: 通过本章教学，使学生了解接待客人应该注意的礼节, 学会填写来访记录。

教学内容:

1.Reception

2.Register of callers

思考题:

1.How to receive a visitor with an appointment or without an appointment?

2.How to give a visitor a favorable impression?

第五章安排旅行(Travel Arrangements)

教学要求:

通过本章教学，使学生学会给上司安排商务旅行, 包括安排日程、取得签证、订票、安排住宿、办理旅行支票等事务。

教学内容:

1.Preparing arrangements

2.Booking an Airline ticket

3.Booking by Correspondence

4.Itinerary

思考题:

1.What does a secretary usually do in Preparing arrangements?

第六章电话礼节(Telephone Manners)

课时分配：2

教学要求:

通过本章教学，使学生掌握打电话、接电话的礼节;学会用英语进行熟练的电话交流, 写留言和做电话记录。

教学内容:

1.Telephone Manners

⑴ When answering the phone

⑵ When making a phone call

⑶ When making a phone call abroad

⑷ When making a phone call in business

2. Taking telephone messages

思考题:

1.What are the good telephone manners?

2.How to use the telephone effectively?

3.What is a reverse charge call (American collect call)?

第七章商务会议(Business Meetings)