采购询价要求和注意事项

7.项目结果上报
– 立项申请 – 项目预算 – 交底会议记录，包含以下：
交底会议记录；本次工程涉及的技术规范及要求、验收标准、图纸、工程量清单等相关全部资料；预算安排； 人力资源计划
– 现场踏勘记录（至少三家） – 供应商报价（签章）及比价明细 – 标底 – 拟中标供应商最终报价（含历次报价）签章版本及澄清说明 – 项目采购推荐意见 – 合同初稿（项目终稿） – 拟中标供应商资质（鲜章扫描）
• 数据分析
– 三方比价分析表；
需与标底数据进行比对，并将结果信息反馈在比价表中
– 差异项调查与论证；
对于三家报价异常报价，需进行调查，并给出调查结果
– 拟定议价方案及意向议价供应商。
根据比价及调查结果，拟定议价方案及待沟通供应商
• 该环节资料为：三方比价表、多方报价（盖章）。
5.意向议价沟通
• 议价沟通
2.需求交底审核（必须过会）
• 需完成技术交底、成本交底（采购与预算）、法务（合同风险）、人力配置等；分别解决技术及安全规范、 产品参数及施工要求、工期及进度安排等，成本预算及资金安排，合约风险管控，人力资源支持。
• 由需求部门发起交底会议，业务发起部门、成本采购、财务、审计、法务、行政等管理口与会 • 讨论确定以下事宜【一经确定，不得变更】：
采购询价要求和注意事项
2016年12月
项目采购询价流程
需求立 项申请
需求交 底审核
询价发 起及踏
勘
报价回 收及数 据分析
意向议 价沟通
询价结 果整理
项目结 果上报
项目采购操作有7个节点，分别为：1.需求立项申请； 2.需求交底审核；3.询价发起及踏勘；4.报价回收及数据分 析；5.意向议价沟通；6.询价结果整理；7.项目结果上报。
• 该环节资料为：现场踏勘记录表。
4.报价回收及数据分析
• 报价回收
– 不接受技术、商务偏离；
拒绝供应商报价时附加任何条件，即 供应商要求须达到某附加条件，报价才成立等
– 不接受更改报价格式及内容；
询价单为我公司后续相关合同等环节必备法律要件，必须维护其规范性
– 询价单信息完整、完善并签署公章。
询价单信息必须完整，特别是报价有效期、工期、税费等
• 询价前资料准备
– 编制询价函【大型项目需编制询价书】；
需简要载明项目情况、响应条件、资质要求等。我公司在收到响应文件后，只有经资质审查合格的供应商才能参与踏勘等后续工作。
– 编制询价单（不得直接采用工程量清单）；ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
询价单需包含：询价单位信息、询价有效期、工程信息明细（产品品牌参数、施工工艺等）、生产（施工）周期、报价构成（单价、运费、包装费、税费等各项明 细）等。
踏勘记录表，各响应报价供应商均需到场踏勘，并现场签署三方意见。将作为后期费用审核 及供应商评审重要依据。如工程部认为该供应商不具备实际施工能力的，可除名，不再参与后续 工作。
• 多方踏勘结果与原工程量清单严重不符的，为此，需要调整工程量清单的，将推翻 之前全部环节资料，重新启动。由项目领导、总部相关领导启动追责。
– 根据拟定议价方案与意向供应商进行沟通，并就达成一致意见事 项，进行书面确认
– 对于部分合理修正意见，与需求部门沟通，并取得书面确认 – 三方确认后，修正报价及澄清说明需签章确认
• 初拟供应商
– 给出推荐意见
• 该环节资料为：意向供应商最终报价及澄清说明、项目采购推
荐意见
6.询价结果整理
• 供应商资质收集及复审； • 多轮报价结果及对比； • 差异项调查及论证结果； • 拟中标供应商询价环节全部资料； • 推荐意见
其中： 2.需求交底审核； 4.报价回收及数据分析；两 项最为重要
1.需求立项申请
• 解决要干什么？为什么要干？谁对此负责？
• 由需求部门发起 • 需经过需求部门领导、项目分管领导签署意见，重大项目需经总部工
程分管领导及总经理审批。 • 需求部门需载明以下信息：
立项原因及预期结果、各项时间节点、初步费用预算、各环节对 接部门（或人）等 • 该环节资料为:经项目总或总部领导确认的【立项申请书】
– 编制标底（妥善保管，除项目总与总部采购直接经办人外，任何人不得接触）；
根据工程量清单和询价单，编制标底。标底编制需结合当地市场价格水平、施工难易程度、可预见风险等要素进行编制，最终解释权归总部采购 部。
– 重要合同条款；
主要为付款条件、验收标准、安全责任等
• 现场踏勘
工程项目必须现场踏勘，现场踏勘时必须记录以下信息：项目现场与工程量描述差异事项； 施工协调事宜；是否有高空作业或夜间作业；其他非常规事项。
• 交底会议完成后，签署交底会议记录（需载明各部门配合事项） • 需求部门需载明以下信息：
各项时间节点、费用预算、各环节对接部门（或人）等 • 该环节资料为（必须上传以下四个方面资料）:
交底会议记录；本次工程涉及的技术规范及要求、验收标准、图纸、工程量清单等相关全部资料；预算 安排；人力资源计划
3.询价发起及踏勘
技术规范及要求、验收标准、图纸等；工程量清单、设备实施品牌、参数等硬性要求；【需求部门及工程部门提供】 成本交底（采购与预算）及资金安排；【需求部门主导编制，采购配合完成初步预算，报财务审核并提供】 法务风险控制，特别就付款进度及条件、阶段性检验、施工安全要求及责任等；【项目法务】 人力资源支持与计划（行政管理费用），各阶段责任人确定及考核；【行政部门】