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浅析电子文件档案化管理

作者简介：吕红春（９Ｏ）女，１７一，山东济南人，济南广播电视大学档案馆员。
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维普资讯
分类、整理、目，编分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的在
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电子文件档案化管理
什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、门性电子文件中心或电子文件档案馆，部本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的
络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档
浅析电子文件档案化管理
吕红春

关于档案袋为什么不能拆

关于档案袋为什么不能拆档案袋为什么不能拆1、根据相关规定个人档案是属于机密文件，只有拥有档案管理权限的单位才能将档案拆开查验以及档案审核密封，没有档案保管权限的以及个人是不允许将档案拆封的。

如果不遵守相关规定的个人或者单位，对于这种有档案管理权限的单位可以拒收相关档案，因为这样的档案是无法得到保证，档案的不稳定性因素太多了，无法保证档案的真实性和完整性。

2、档案被拆封之后，相关单位拒收那么档案就会变成“废”档，或“死”档。

重建档案流程复杂、麻烦，所以大家千万不要好奇拆封档案。

3、档案私自拆开后会被人才市场拒收，被人才市场拒收后，会导致考研、考公务员等受到影响，虽然很多考试在报名时并不会要求你提供档案，但在后期都会需要提供或者审核档案，比如公务员的政审等;自己的很多权益没有办法享受到，比如特殊工种提前退休等。

所以，档案不能被打开，否则会给自己带来非常大的影响。

事实上，档案除了供用人单位考察录用人员之外，也是维护个人权益和福利的凭证，无论是工作调动、考研、公务员招考，还是职称评审、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等，都要用到它。

而档案有效保管最简单的就是有档案保管权限的单位，这些单位有哪些呢：工作单位的人才市场、户籍地的人才市场、企事业单位都有档案保管权限的，但是企事业单位是只对内部员工的不是对外的保管档案的，人才市场是对外可以托管档案的。

档案袋拆了补救方法如果档案已被私自拆开，那么正确处理方法非常重要。

首先，应当及时联系原毕业院校审核档案，确认未经涂改变更后，重新封签加盖骑缝章，方为有效。

其次，可寻找社会上的档案服务机构进行处理。

这些服务机构有办法处理您的档案并存储到人才中心。

总之，对档案的私自拆开必须引起足够的重视，并采取必要的措施以避免不必要的问题。

个人档案袋为什么不能拆封?档案对于个人的职业发展非常重要，如报考公务员或事业编，考研、评职称、办理退休手续等，都需要个人档案。

浅议电子文件的管理归档工作

黔南民族师范学院学报 2 006 年第 3 期
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
浅议电子文件的管理归档工作
石燕
（黔南民族师范学院基建处，贵州都匀 558 000 ）
摘要：电子文件是近年来出现的与普通文档不同的文件，是以计算机、磁盘和光盘等物质为载体的文字材料，因
此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档管理工作很重要。关键词：电子文件；归档；管理中图分类号： G 2 70.7 文献标识码： A 文章编号： 1005 - 6769 （ 2 006） 03 - 008 7 - 04
档案，主要是以纸张为载体的纸质文件，目前的档案管理已经有了一整套完整、详细的归档制度和整理方法。近几年，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，使用 “ 无纸化办公” 逐渐代替了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上完成，文件从产生到处理结束几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式就产生了大量的电子文件，面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作很重要。在进行电子文件归档工作时，着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
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浅析电子文件及电子档案的管理

直接写在磁盘上，在磁盘上进行修改，并一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件还可以由档案工作人员直接登记，事由原按则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的侵害。２、电子档案的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，以编辑修改而不留痕迹，可载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、息认证、信身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，证电子文件的法律凭证地位。保３、电子．案在保存条件和环境要求上与纸质档案不同。电子档案对．场地的面积要求不高， ’ 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很电子档案载体易老化五及信息多媒体、岛。＿新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长删 Ⅱ读性。档案部门应在接到电子档案Ｊ ‘ 后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储在计算机磁盘或光盘中，并打印出一份纸质档案备存。４、电子档案的分类、目等管理方式与传统档案不同。因为电子编文件的特殊性，以达到文件一级的管理，以，案部门在接收到文可所档件的同时，给每份文件编制一个唯一的文件号，给出相应的分类号和并档案号，据上下行文之间的关系，给出相关文件号，归档的同时根再在进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只需给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，而大大减轻档案］从一

大学生毕业后该档案何去何从

大学生毕业后该档案何去何从大学生毕业后该档案何去何从眼下正值高校毕业生们奔跑于招聘会、找工作之际，大学生毕业后该档案何去何从。

然而，想要完成从学校到职场的跨越，除了落实工作之外，就业部门提醒，作为承载着诸多毕业生重要信息及身份证明的档案，其落地接收也是毕业季的重要工作之一。

为什么要存档?哪些人员需要存档?存档、转接的流程是什么?私拆、个人保存、遗失档案导致的死档如何激活?带着这些疑问，记者在山西省人力资市场和太原人才市场进展了多日走访。

相关部门提示，档案非常重要，毕业后首先对自己的档案进展托管和保存，切不可拖延太久。

人力市场档案落户数量激增7月24日12时30分左右，虽然下班时间已经过了半小时，但山西省人力资市场内负责高校毕业生档案落户的7个窗口前，仍然挤满了等待办理落户的毕业生。

“我是10点多来的，一直排队等到如今了。

”正在办理落户的杨志林告诉记者。

为什么要将档案落户呢?山西省人力资市场代理部部长武子滨表示：“个人档案是记录一个人的主要经历、政治相貌、品德作风等个人情况的文件材料，起凭证、根据和参考作用。

个人档案里一般有高校毕业生登记表、学习成绩表、在校奖罚材料、体检表、毕业生报到证(存档联)、高考试卷等。

”据武子滨介绍，目前，大学毕业生的个人档案仍有多方面的作用：可以建立人事关系，进展连续工龄计算;办理工作调动时还需要个人档案;专业技术职称晋升要档案记录作根据;报考公务员政审、出国政审，公证时要查阅个人档案;考研时需要档案等。

档案一旦变死档，将会在诸多方面造成不便，且补救起来时间长、程序繁琐。

如今，档案的重要性被越来越多的高校毕业生所认可。

自6月初到如今，省人力资市场已经接收高校毕业生档案1万多份。

“平均每天接收数量有200多份，比去年同期增加了10倍。

”武子滨说，“每天还不到8:00，市场门外就有不少高校毕业生在排队等待了。

为了方便毕业生们，尽快办理档案落户，我们开了7个窗口，延长工作时间到中午1:00，晚上到8:009:00。

安徽省公证卷宗档案管理若干规定

安徽省公证卷宗档案管理若干规定第一条为进一步规范公证档案管理，根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》规定，结合公证卷宗档案管理实践，制定本规定。

第二条公证卷宗档案采用“年度——公证类别——保管期限”的分类方法进行分类，按一证（书）一卷、一卷一号的原则立卷归档。

第三条同一当事人或数个相互间有利害关系的当事人为同一目的申办数项公证且在同一时间内提出申请的，其材料可以合并为一卷，卷宗保管期限按卷内最长的一项确定。

跨年度的公证事项，放在办结年立卷。

第四条公证卷宗应当采用本规定第二条规定的分类方法编写档案号。

档案号应包含年度、公证类别、保管期限、卷宗序号四要素。

“年度”指公证事项办结的年度，采用四位阿拉伯数字表示公元纪年，如2009年表示为“2009”。

“公证类别”分为国内公证、涉外公证、抵押登记、其它四类，分别用大写英文字母“N”、“W”、“D”、“T”表示；“其它”类是指提存、法律意见书、文书保管等非证明类业务。

保管期限分为永久、长期、短期，分别用大写英文字母“Y”、“C”、“D”表示。

卷宗序号应当采用一类（指按卷宗分类方法最低一级目录所作的分类）卷宗一个序列号的方法编写，以不少于四位阿拉伯数字表示，如1号卷宗用“0001”表示，排序方法由公证机构自行确定。

第五条公证卷宗的排列顺序应为：1.卷宗封面；2.卷内目录；3.公证书文本（即正式出具的公证书并包括所证明的法律文书），或是终止、不予公证决定；4.公证书签发稿，或是终止、不予公证决定签发稿；5.公证书译文本；6.公证事项申请表；7.公证申请受理通知单；8.公证当事人权利义务及公证事项法律意义与后果告知书；9.当事人的身份证明（法人资格证明及其法定代表人身份证明），代理人的身份证明、授权委托书、法定代理权资格证明；10.当事人提供的与公证事项有关的证明材料或其他相关材料；公证处核实所取得的有关材料；11.当事人提供的需要公证的文书原稿或复制件；12.询问笔录；13.其他有关材料；14.公证员承办公证事项的报批表（可以与公证文书签发稿合并）；15.公证费用减免申请及批准；16.公证文书送达回执、公证费收据；17.备考表；18.附件袋；19.卷底。

司法所工作档案规范化管理规定

司法所工作档案规范化管理规定基层司法所的工作台帐是司法所工作的真实历史记录，是工作的基础，是提高工作效率和工作质量的必备条件。

为推动基层司法行政工作健康发展，使工作台帐进一步规范，特制定如下规定。

一、日常工作台帐（一）司法所要建立健全日记制度。

即各司法所必须坚持每天记录应当完成和将要完成的工作任务以及一些工作思路（见附件一《工作日志》）。

（二）司法所要建立健全学习制度，包括政治学习和业务学习，且每星期不少于1次记录。

政治学习主要是针对党支部、党小组以及党员参加支部和小组的活动和理论学习且应做相关记录。

（见附件二《政治业务学习记录本》）。

业务学习主要是针对司法所九项业务工作的专业知识方面的学习，同时包括司法助理员个人自学以及参加各级司法行政系统的培训学习，并应做相关笔记。

（三）司法所要建立日常业务工作总结制度。

即通过省基层工作平台报送月报表、半年报表和全年统计报表（必须留存纸质报表）。

及时撰写和报送年度工作计划、要点、措施以及半年、全年工作总结，且内容全面、数据准确、分析合理并应留存档案。

二、业务档案（一）人民调解工作台帐人民调解工作台帐的规范为进一步规范调解工作在实际操作中起到了积极作用。

它包含组织机构、接待工作、矛盾纠纷的排查、调解工作程序、完善规范的调解卷宗和有关政策、法律、法规及规章制度等，调解信息（市局与《安徽市场报》联合推出的“司法传真”栏目信息）的收集整理也应纳入台帐的记录内容。

其基本要求是：基本内容统一，整理装订统一；要做到人民调解的日常工作与台帐中所制定的相关制度保持统一，即所制定的相关工作制度都要有原始材料来反映。

具体包括以下几点：1、组织机构建设方面，应有：⑴目录；⑵成立或调整乡镇（街道）人民调解委员会的文件（结合本辖区的实际情况选定组成人员，落款加盖印章）；⑶本辖区的人民调解组织建设网络图；⑷成立或调整××村（居）人民调解委员会的文件或材料（落款加盖印章）。

集团档案管理制度

4、2、本制度自批准之日起正式实施，原颁发的文件作废。
3、3．归档文件的要求
3、3、1、归档材料必须是已办理完毕的正式材料。
3、3、2、归档材料应完整、齐全。
3、3、3、文件应按年度存放，跨年度的文件以办理完结的时间为存档年份。
3、3、4、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印、复印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。
3、3、5、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
6、不动产所有权及其他债权凭证；
7、工程设计图、预算、决算书；
8、期满或解除之合约；
9、其他须永久保存的档案材料。
3、5、2、二年保存：
1、结案后无长期保存必要的。
文件名称
档案管理制度
版次：A/1
文件编号
生效日期：年月日
拟制
审核确认
页次：
2、一般的通知、通告、报告等。
3、6、档案密级与档案借阅
3、1、2．有关集团董事会的文件材料；
3、1、3．财务管理、资金存贷、业务往来方面文件材料（含合同、重要报表、银企联系
函件等）；
3、1、4．政府的项目批文；
3、1、5．制度文件、会议纪要、内部发文（包括各类临时性的规定等）；
3、1、6．一切与工程有关的文件和图纸；
3、1、7．各单位及部门月度、季度、年度工作计划及资金预算；
划、重要会议纪要。
3．秘密：
公司有效证件、各项办理资料、内部往来函件等。
4．普通：
部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的
具有参考价值的文件、材料等。
3、6、2、档案的借阅规定：按档案秘级界定档案调阅权限。
1、绝密类档案资料的借阅须经董事长批准；

在档案管理中,如何正确处理电子档案与纸质档案

交。
电子档案的归档时间与传统档案不同，纸质的归档时问一般分为两类：是文件形式后第二年上半年归档，一主要运用于行政文件；是二项目结束后归档，主要用于科技文件。电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，在某一时间周期定时统一归档，文件形成部门通过网或由络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记。纸质文件的归档是非常直观的，易于辨认的。２在档案鉴定工作上的区别、纸质档案的价值鉴定，往往要进行多次，即分为资格审查、确定生存期和价值复审三个阶段。文件在归档前的价值鉴定即资格审查、是逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审。电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定都是对其保存价值的判断和预测，所不同的是电子档案的判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，对其保存价值发生直接的影响，以，可所电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。３在档案分类、理过程上的区别、整由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，实体整理是对文件实体分门别类，实现馆（藏排列的有序化。纸质文件管理中，室）实体整理的结果与调阅查询直接相关。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理；不电子文件的实体整理也仅指对脱机保存的磁盘、磁带、盘的简单归类，光整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。４在档案保管上的区别、纸质档案的保护性管理是指档案的库房管理，它是档案整个管理工作的基础。传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体，这些载体存储信息量少，占用空间大，其库房管理要求有适宜的库房温湿度：度１至２温４度０度；对湿度应在百分之五十至百分之六十之间和相有效的防护措施如防火、水、潮、霉等 “ 防 ” 防防防八。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，于档案库房的管理，便它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，

司法部、国家档案局关于印发《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的通知

司法部、国家档案局关于印发《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】国家档案局,司法部•【公布日期】1991.09.11•【文号】司律通字[1991]153号•【施行日期】1991.09.11•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】正文司法部、国家档案局关于印发《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的通知（1991年9月11日司律通字[1991]153号）各省、自治区、直辖市司法厅（局）、档案局：为加强律师业务档案的科学管理，统一律师业务档案管理工作制度，现将《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》、《律师业务档案保管期限表》和《律师业务档案卷宗封面格式》印发你们，请遵照执行。

附件：一、律师业务档案立卷归档办法二、律师业务档案管理办法三、律师业务档案保管期限表四、律师业务档案卷宗封面格式附件一：律师业务档案立卷归档办法第一章总则第一条律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师的基本职能和社会作用。

为加强对律师业务档案的管理，制定本办法。

第二条律师承办业务形成的文件材料，必须严格按照本办法规定的要求立卷归档。

立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。

第三条律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。

诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理四种；非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；涉外类根据具体情况按前二类确定。

第四条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所（法律顾问处）律师合办的法律事务除外。

律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。

律师担任常年法律顾问，应做到一单位一卷。

第五条律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用钢笔或毛笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。

电子文件档案化管理研究

直观纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。
２电子文件档案化管理的利弊分析
所谓电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，合电子文件自身的特点，结采
用先进的计算机和网络技术，针对性地汲取档案管理理论，有相对集中地保存和管理电子文件，电子对文件实行文件级的档案管理，电子文件形成部门提供优质、为稳定、全的存储环境和空间，安并提供真
护管理，信息形成单位和社会提供查阅利用服务，为并进行用户确认以确保电子档案的完整与安全，从
而实现安全、高效、快捷的电子档案信息管理模式。
２１电子文件档案化管理的优势．
电子文件档案化是档案管理工作的必然趋势，纸质文件相比，与电子档案具有以下优势：］
案化管理研究电
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（）３电子档案的安全性难保证。损害电子档案安全的因素，不仅有外部因素，而且有内部因素，还有非法因素。外部因素对电子档案安全的损害：一是电子档案网络环境不安全；是电子档案载体材料理二化性质不稳定。内部因素对电子档案安全的损害主要体现在电子档案内部的电子数据易更改，更改后且不留任何痕迹，电子档案的安全性理下隐患；为电子档案的利用者可以根据用户的需要，不断地修改和补充信息和数据，接损害着电子档案信息内容的安全。直非法因素对电子档案安全的威胁表现为电子数