行政后勤成本控制管理规定综合部

行政后勤成本控制管理规

定综合部

Jenny was compiled in January 2021

行政/后勤成本控制管理规定

一、用电成本控制

1、控制照明用电

①、正常工作时间天气晴好的情况下，各办公区域、走廊尽量采用自然光照明（如前台接

待处、会议室、生产/品质部等）办公室不得打开照明灯具；

②、人员较少时，只开必要位置的灯具；

③、人员离开后，要及时关闭电源，做到人走灯灭（在各区域张贴“人走灯灭”相关标识）。

2、减少办公设备用电

①、复印机、电脑等办公电器用完后及时开启“节能”或“待机”模式。

②、如果长时间不用电脑，责任人应及时关机，下班后，应关闭电脑所有连接电源。

③、打印机、饮水机、风扇等在下班时应及时关闭电源。

④、各区域落实责任人，下班后由综合管理部负责检查电源关闭情况，对未及时关

闭电源的区域责任人给予相应惩处。

二、用水成本控制

1、节约用水。水龙头用完后随手关闭，避免“长流水”，经常检查供水设备，避免漏水

2、将水、电管控纳入保安日常巡逻、检查的一部份。如果发现水笼头、水管有漏水或渗水现象，要及时反应给水电工进行维修处理。

3、饮用水应按需要量接应，杜绝用桶装水洗杯子的现象。职员宿舍桶装水目前已定量供应。

4、宿舍用水每月用水量不超过50元的额度，超出部分由住宿者平均分摊。

三、办公用品成本控制

1、公司内部推行无纸化办公，利用电子邮箱传输文件，减少文件打印。

2、所有文件直接在电脑上起草、拷贝、审阅、修改，最后一次性打印成稿。

3、打印文件时，适当将字体缩小、页边的空白处缩窄。

4、在确保安全、保密的前提下，复印纸要双面使用。

5、学会复印机的使用，杜绝因错误使用造成的纸张浪费。

6、节约使用稿纸、信封、笔记本、签字笔，签字笔尽量更换笔芯，一次性水杯仅限会议室和接待使用。

7、保证复印机、打印机、传真机等设备良好率，避免使用不当而引起的损耗。

四、人工成本控制

1、定岗定编、明确岗位职责并建立合理高效的组织架构（对组织架构作彻底的调整，该

精简的必须精简，该调换的必须调换，该分权的必须分权）。

2、在内部开展业务培训，培养员工一专多能。

3、严格执行、落实考勤制度，以确保员工精神良好，工作饱满。

4、为充分调动员工主动参与成本节约的积极性，可逐渐建立成本成约机制，设定生产效

率、良品率、材料损耗率的目标，将员工的达成率与奖金直接挂钩。

五、电话使用成本控制

1、不得用办公室电话聊天，不得打私人长途，不得从事娱乐性话务。

2、尽量缩短通话时间。可发文字短信的尽量不用通话

3、行政部每月对异常电话号码（拨打时间过长、冷门长途电话号码）进行抽查，一

经发现存在拨打私人电话的现象，将对当事人严惩。

4、综合管理部6月初会开通所有电话长途功能，同时根据公司规定对违反公司电话

使用规定的员工保留取消长途通话功能的权利。

六、节约压缩会议费用。

1、严格执行《中国油气会议管理规定》。

2、严格把关，可开可不开的会议不开，可分可合的会议合并开，提倡开电话会、开办公会、开督查会、开短会。

七、节约压缩应酬接待费用

可高标准可低标准的以低标准接待，可自己承担可分流的尽量分流，接待客人一律采用地方特色菜肴，不得超标准接待，同时控制陪客人数

1.应酬应事先申请并得到主管领导批准。应酬接待费用超过1000必须经执行总裁同

意。

2.原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先办理的，时候须报告有关领导。

3.应酬接待一般在定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在

他处或用现金结算。

4.接待所送礼品，必须提前申请，并得到执行总裁同意。

八、节约压缩车辆费用。

1、严格执行《车辆管理规定》。

2、车辆使用包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴。

3、综合管理部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，由后勤主管制定当月车辆费用开支计划。报公司审批。

4、油费报销需由驾驶员驾驶员在发票背面注明行车起始里程，由后勤主管根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录进行复核，并签字确认。

5、路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由后勤主管根据派车记录复核并签字确认。

6、车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，经公司审批同意后进行维修。

7、公司各部门用车，司机费用、车辆费用一律计入用车部门费用之中。

8、为节约公司成本，公司车辆，尽量不跑长途，如必须长途出勤，那么长途中所发生的一切费

用（司机补贴、油耗、车辆维修等），由用车部门或个人承担，不计入综合管理部车辆月度预算中。

九、设立成本控制小组

1、由综合管理部分管副总担任组长，各部门牵头负责人为组员，组成成本控制小组，

负责监督、检查各职能部门工作并推动成本控制计划、方案、措施的执行

2、各部门制定预算，并交成本小组讨论，必要时应适当压缩费用开支。

3、由成本控制小组举办“成本节约月活动”并不定期地举行成本知识普及教育培训和

有奖竞赛活动，将成本概念深植职员工心中，形成人人讲成本，人人会算帐，全员参与的氛围，营造节约光荣，浪费可耻的企业文化。

十、设备采购

设备采购参照《中国油气办公用品集中招标采购管理办法（试行）进行》总之，全体员工要从节约每一滴水、每一滴油、每一度电、每一张纸、每一支笔、每一秒钟做起，真正做到节约每一分钱，以切实的行动降低开支。综合管理部要对能够考核的事项进行考核，全体员工应当积极提出合理化建议，对于实现全年节支目标和节支成效显着的同志，年终将由公司给予奖励，对于因个人原因控制不严、超标使用支出的费用，则由个人承担。

中国油气办公用品集中招标采购管理办法（试行）

第一章总则

第一条为进一步中国油气办公用品采购行为，提高工作效率，降低采购成本，实现规模效益，依据国家有关法律法规和公司有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于公司本部及所属各单位，项目公司参照本办法执行。

第三条办公用品管理应遵照“厉行节约、合理配置、预算控制、集中采购、精益管理”的原则；办公用品招标采购活动必须遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，严格遵守各项保密制度。

第二章公司各部门在办公用品采购商的职责

第四条综合管理部

公司综合管理部具体实施公司办公用品集中招标采购工作，决定办公用品集中招标采购工作中的重大事项。待公司物资公司成立后，根据公司要求，采购工作可交由物资公司实施办理。