受控文件编细则
作业指导书受控管理流程
作业指导书受控管理流程作业指导书受控管理流程1.目的:对文件和资料控制程序相关要求进行细化和明确，并简化部分作业指导书的管理流程，同时响应公司节约资源和无纸化办公的要求。
2.适用范围本作业指引受控管理流程仅适用于各部门需要悬挂于作业台面的作业指导书的受控管理。
3.职责3.1 申请文件受控部门职责：按照《文件和资料控制程序》和本管理流程要求向TQC提交需要受控的三级文件。
3.2 TQC部门职责：按照相关程序文件和本管理流程对申请受控的文件进行受控管理。
4.流程细则4.1 编写新的作业指引时需按照规定的格式编写，并由编写人向TQC申请文件编号，TQC给出文件编号后由编写人输入到新的作业指引中。
4.2 生产线产品作业指导书的制成规则：4.2.1每一个型号产品的各工位作业指导书的文件编号根据QC工程图的工序进行设置；4.2.2一个文件编号的QC工程图对应作业指导书只能使用另一个文件编号；4.2.3各工位的作业指导书使用顺序号进行识别；4.3 生产线中的作业指导书的修订修改编规则：4.3.1 每一个型号产品生产制成的作业指导书单工位---修改其中内容的，作业指导书只需修改单工位修订号后，再进行受控；4.3.2 每一个型号产品生产制成的作业指导书如增加或者删除其中工位时，则整套作业指导书都必须进行升级版本号后，再进行受控；4.3.3 每一个型号产品生产制成的作业指导书必须引入页号格式ｘ／ｎ，以完善作业指导书页号的连贯性，以防遗落；4.4 编写人评估需要受控的文件发行的份数，并打印相应的份数，且每个文件编号的文件均要附有《文件修改一览表》，表中记录每次文件修改的相应信息。
4.5 文件编写完成后使用邮件发一份电子档给TQC，通知TQC对此文件进行确认受控，如果文件较大，可使用U盘COPY给TQC。
在同一份需要受控的电子文档中要增加一页《文件修改一览表》记录本文件相关的修订详情，电子文档必须是一份完整的文件（注：编制、审核、批准等栏内不能空白）。
受控文件编号细则
XXXX有限公司管理文件1. 目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。
2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。
4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。
5. 编号方法 5.1 手册5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下： HY — QM — XXX公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。
质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~9995.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
HY － EM . － XXX顺序号（001~999）环境手册代号公司代号公司代号用大写字母HY 表示。
环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号顺序号质量手册代号公司代号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。
b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。
5.2 程序文件5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
受控文件清单
受控
F/0
18
ASA/CX8-7
不合格品控制程序
受控
F/0
19
ASA/CX9-1
顾客满意度测量程序
受控
F/0
20
ASA/CX9-2
数据分析控制程序
受控
F/0
21
ASA/CX9-3
内部审核控制程序
受控
F/0
22
ASA/CX9-4
管理评审控制程序
受控
0
23
ASA/CX9-5
纠正和纠正措施控制程序
差旅费管理办法
F/0
10
暂无编号
岗位绩效评价考核办法
F/0
11
暂无编号
会议管理办法
F/0
12
暂无编号
风险管理实施细则
F/0
13
暂无编号
保密工作管理办法
F/0
14
暂无编号
机构编制管理办法
F/0
15
暂无编号
记录管理办法
F/0
16
暂无编号
印章管理办法
F/0
17
暂无编号
档案工作规范
F/0
18
暂无编号
规章制度管理办法
F/0
19
暂无编号
公共卫生管理办法
F/0
20
暂无编号
办公用品管理办法
F/0
21
暂无编号
公共卫生管理办法
F/0
22
暂无编号
信访、人民调解工作管理办法
F/0
23
暂无编号
干部管理办法
F/0
24
暂无编号
职工劳动纪律管理办法
受控文件编号细则
XＸＸX有限公司管理文件１。
目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法.2。
适用范围适用于本公司受控文件的编号。
3． 受控文件种类3．1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样3。
2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件;3．4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式4．１ 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1. 4。
２ 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行. ５． 编号方法 5。
1 手册5.1。
1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下: HY - QM — ＸXX ﻩ● 公司代号用大写字母H Ｙ表示，即XＸＸＸ有限公司.● 质量手册代号用大写字母Q 和Ｍ表示，即Qual ｉty （质量)和M ａnua ｌ(手册)两词的第一个字母。
● 顺序号用三位阿拉伯数字表示:0０1~9995．1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
顺序号（001～９99）环境手册代号公司代号● 公司代号用大写字母H Ｙ表示。
● 环境手册代号用大写字母E 和M 表示,即En ｖiro ｎment （环境）和Manu ａl(手册)两司的第一个字母。
●顺序号用三位阿拉伯数字表示:00１~99９5.1．3版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A ／０:ａ。
若文件只是某页或某条款第1次修改,而不需整份文件换版时,此页修改状态为Ａ/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改,则第5页的修改状态为A/１。
顺序号 质量手册代号 公司代号b ． 若文件进行大幅度修改,修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。
5.2 程序文件5.2．１质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
文控管理制度
1. 目的1.1 为使公司文件管理规范化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本管理制度。
2. 适用范围2.1 适用于所有公司文件，包含内部质量手册、程序文件、流程制度管理性文件、合同协议、各类重要公告、重要工作资料档案、重要外来文件。
3. 定义3.1 受控文件：由公司指定部门统一管控，借阅、修改、发布、废止等均受管控。
受控文件具有修订记录，修订后需重新发布与分发，失效时及时收回做销毁处理，并随时保存最新版本，文件每页盖有受控文件识别印章。
受控文件包括质量手册、流程文件、工作指引、表单/记录、合同协议、各类重要公告、重要工作资料以及重要外来文件。
4. 职责4.1 各部门4.1.1 负责拟制与本部门工作职责相关的文件；4.1.2 负责本部门拟制文件的审批、会签；4.1.3 负责按发布的制度规定执行，并更新制度规定。
4.2 行政部4.2.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定、实施与修改；4.2.2 负责公司文件的编码、发布、归档受控、受控文件回收、借阅管理、销毁。
5. 文件管理细则5.1 公司文件管理归口于行政部：行政部负责所有受控文件的编码、发布、分发、正本归档保管。
5.2 公司文件编订、发布步骤5.2.1 各部门向行政部文控中心申请文件编号，行政部分配编号，并在《文件编号清单》中登记；5.2.2 每个文件编号只能用于一个文件，文件修改、废止或销毁，该编号即作废；5.2.3 各部门负责人授权相关人员根据实际需要编制文件，并审核；5.2.4 根据文件涉及的部门，由相关部门负责人会签；5.2.5 所有流程文件，需经总裁批准；在给总裁签批前，至行政部盖章；5.2.6 批准后，各部门将文件原档及电子档交至行政部；5.2.7 行政部在收到文件一个工作日内，处理完毕。
包括发布、归档、盖正本章/受控文件章、分发受控文件等。
5.3 文件培训、学习5.3.1 文件编制部门，根据需要组织相关部门、相关人员学习文件内容；5.4 受控文件借阅管理5.4.1 各部门因工作需要，需打印公司受控文件，至行政部文控中心领取受控文件，并在《受控文件领用登记表》中登记；5.4.2 部门负责人或指定人员负责受控文件的保管、部门间文件传阅及收回；5.4.3 受控文件版本更新、废止等，受控文件需统一回收至行政部文控中心；5.4.4 各部门因工作需要，借阅受控文件正本，需填写《档案查阅/借阅/复印申请表》，经部门负责人签字，若借阅其他部门文件正本，还需该部门负责人签字后，至行政部文控中心领取，并登记。
保密文件管理实施细则
保密文件管理实施细则一、文件定义与分类保密文件是指包含公司重要信息，涉及商业秘密、国家安全等的文件，需要采取特殊措施加以保护的文件。
保密文件可根据其重要程度和敏感程度分为绝密、机密、秘密三个等级，并在文件上加盖相应的保密印章。
二、文件保管与存储保密文件的保管应遵循“专人专管”的原则，由专人负责文件的收发、传递、保管等工作。
保密文件应存储在安全可靠的地方，并采取必要的物理和电子安全措施，防止未经授权的访问和泄露。
定期对保密文件进行盘点和清查，确保文件的完整性和安全性。
三、文件制作与编辑制作和编辑保密文件的人员应经过严格筛选和培训，具备相应的保密意识和技能。
保密文件的制作和编辑应在受控环境下进行，防止信息的泄露和篡改。
制作和编辑完成的保密文件应及时归档，并做好相应的登记和备案工作。
四、文件使用与流转保密文件的使用和流转应严格控制，仅限于授权人员。
任何未经授权的人员不得接触和使用保密文件。
保密文件的传递应采取安全可靠的途径，防止在传递过程中发生信息泄露事件。
保密文件在使用过程中应保持密级，不得随意泄露或传播。
五、文件销毁与清理保密文件的销毁与清理应遵循“谁主管，谁负责”的原则，确保保密文件的彻底销毁。
对于需要销毁的保密文件，应经过严格的审批程序，并进行记录备案。
严禁私自销毁或随意丢弃保密文件。
保密文件的销毁可采用物理或电子方式，如粉碎、焚烧、覆膜等，以确保信息的彻底消除。
同时应注意环境保护和资源的再利用。
六、文件安全与保密教育公司应定期组织保密培训和宣传活动，提高员工对保密工作的认识和重视程度。
员工应了解保密文件的定义、分类、管理要求等知识，明确自己在保密工作中的责任和义务。
对于新员工和关键岗位员工，应进行针对性的保密教育和培训，确保其具备足够的保密意识和技能。
七、违规处理与责任追究对于违反保密规定的行为，应进行严肃处理，根据情节轻重采取相应的措施，如警告、罚款、解除合同等。
涉嫌违法的，应移交司法机关处理。
HSE两书一表编制实施管理细则(公司通用)
HSE两书一表编制实施管理细则第一节总则一、为加强施工作业、生产操作和生产运行的受控管理，依据Q/SY 1002.1-2013《健康、安全与环境管理体系第1部分：规范》和《质量健康安全与环境管理体系》等有关标准规范，结合公司实际，编制本细则。
二、本细则适用于施工工程项目的相关操作人员。
三、健康安全与环境（HSE）作业指导书、作业计划书和检查表（简称“两书一表”）是落实岗位员工、基层单位HSE责任、控制基层作业风险，实施健康安全与环境管理体系的重要文件和工作指南。
HSE作业指导书是规范基层单位岗位员工常规操作行为的工作指南；HSE作业计划书是HSE作业指导书的补充文件；HSE现场检查表是执行HSE作业指导书、HSE作业计划书的支持文件。
四、“两书一表”由安全生产部负责管理，各部门组织编制，安全生产部组织评审，分级审批。
基层队组织培训、交底、落实和督导，安全生产部监督检查和考核。
第二节“两书一表”应用范围一、岗位员工在施工作业、生产操作、驾驶车辆等时应用HSE作业指导书、HSE检查表。
二、HSE作业指导书未涉及或未覆盖的新增危害及主要风险，不能及时修订HSE作业指导书时，应用HSE作业计划书。
三、从事下列施工作业应用HSE作业计划书：1、施工项目；2、新技术推广应用；3、《作业许可管理规定》中要求编制HSE作业计划书的作业项目。
第三节“两书一表”编制与审批一、“两书一表”应当根据其应用范围，结合专业特点、施工作业和生产操作内容、技术要求、操作人员综合素质，以及存在的危害因素、危害及影响控制目标，按细则内容和程序编写，力求“简明、通俗、易懂、实用、规范”。
二、同类专业队种、同类施工作业或者生产操作可等同或者等效采用HSE 作业指导书、HSE现场检查表。
三、“两书一表”编制内容要求1、HSE作业指导书(1)岗位任职条件；(2)岗位职责；(3)岗位风险；(4)岗位操作规程；(5)岗位巡回检查及检查内容；(6)应急处置程序。
文件发放细则
文件发放细则一、所有下发生产（自己公司内部生产或外协加工）的文件必须受控才可发放。
二、所有的工装模具的加工制造，都必须经过商务1部的制定订单才可用于加工。
三、所有发放受控的文件必须按照《文件控制管理细则》、《文件控制程序》执行。
四、所有受控文件是根据其文件的使用范围，确定下发到相应的收文部门的。
五、文件发放细则1、客户文件资料：1）、客户文件资料经商务1部接收后，首先交接到研发部人员手上，由项目组确认文件后，再由文控中心受控，发放到研发使用。
2）、原件客户文件资料由文控中心负责保管，但是该客户文件资料因不适合使用而客户要求替换更新版本时，该旧版的那份客户文件资料不得作废，应当由文控将图纸退回商务1部。
由商务1部归还客户。
3）、客户文件资料主要包括：客户图纸、技术要求、材料标准、会议记录、以及技术控制文件。
4)、文件收文部门：研发部。
2、转化图纸：1）、图纸的内容应当按照客户图纸进行转化，客户的资料导入，在要求的技术条件下，我们必须满足，没有要求的，自行设计保证。
一切以满足产品质量，节约成本为目的。
2）、图纸以一旦不适合使用，必须对图纸进行更新。
3）、图纸根据产品的样件、试生产、量产阶段进行划分，将图纸划分未量产（样件和试生产阶段）与为量产文件，对新产品图纸的控制，下发是在图纸上加以“开发试制”来控制，当产品工艺成熟后，进入量产阶段，必须在此阶段对图纸的量产工艺更新，图纸则不用盖上“开发试制章”，对为量产阶段的图纸进行一个更新与回收。
但是阶段转换时，不须对研发部的未量产图纸回收，该图纸收录在APQP文件夹中，以便整个项目开发进程的一个了解。
4）、文件收文部门：研发部、生产部、品质部、商务2部。
3、半成品零件图：1）、半成品零件图主要是针对产品发外加工，对产品半成品尺寸的一个图纸形式的文件控制，保证产品外协加工的产品质量。
2）、图纸以一旦不适合使用，必须对图纸进行更新。
3）、图纸根据产品的样件、试生产、量产阶段进行划分，将图纸划分未量产（样件和试生产阶段）与为量产文件，对新产品图纸的控制，下发是在图纸上加以“开发试制”来控制，当产品工艺成熟后，进入量产阶段，必须在此阶段对图纸的量产工艺更新，图纸则不用盖上“开发试制章”，对为量产阶段的图纸进行一个更新与回收。
管理文件、操作规程、执行标准
川东钻探公司装备部资料台帐明细清理一、川东钻探公司设备管理受控文件：
注：逐年补充、更新
二、川东钻探公司设备技术操作规程：
注：逐年补充、更新
三、装备部执行的技术标准：
注：逐年补充、更新
四、装备部建立的设备管理台帐明细
注：每本台帐拟写简要管理办法，除汇编外贴在台帐上。
五、归档资料
六、装备部定期报表明细：
七、装备部定期收基层单位报表明细：
八、收基层单位年度工作总结：
1、钻井一公司
2、钻井二公司（含钻二综合厂）
3、对外钻井公司
4、设备租赁公司
5、公用汽车公司
6、渝达汽车修理厂
7、建安公司
8、物资公司
9、顶驱公司
10、机械厂、检测中心
11、钻具利华公司、井控公司。
受控收发文管理制度
受控收发文管理制度第一章总则第一条为了规范和管理单位内部文件的收发，保证信息传递的准确、及时和安全，提高工作效率，制定本收发文管理制度。
第二条本制度适用于本单位内部所有文件的收发管理，包括各类文件的制发、签发、传阅、报批及归档等全过程管理。
第三条文件的收发应当遵循法律法规的规定，保证文件的真实性、合法性和安全性。
第四条文件的收发应当遵循以下原则：即时性、规范性、保密性、准确性和便捷性。
第五条本制度的制定和实施由单位负责人负责，由行政人员具体负责实施。
第二章文件的制发第六条文件的制发由发起单位负责起草，并经过主管领导审核签字后方可发文。
第七条文件的制发应包括明确的标题、正文、签发单位、签发人以及办公日期等内容。
第八条文件的制发应当注明收文的单位和办理要求，以便收文单位及时处理。
第九条机密文件的制发应当严格依照机密文件管理规定，保证机密文件的安全性和保密性。
第十条发文之前，必须对文件进行审查和校对，确保文件的准确性和规范性。
第三章文件的签发第十一条文件的签发应当由发文单位的主管领导签署，签署后加盖单位公章。
第十二条文件的签发应当及时，并确保签发人对文件内容的准确性和合法性有充分的认识。
第十三条文件的签发过程应当详细记录，包括签发时间、签发人员等信息。
第十四条发文之后，应当及时将文件送达相应的收文单位，同时保留一份文件在自己处备用。
第四章文件的传阅第十五条文件的传阅应当提前制定传阅范围和顺序，确保文件的传递顺利和及时。
第十六条文件的传阅应当注明传阅单位和阅办人员，以便责任分明。
第十七条文件的传阅过程应当及时跟进，对接收到的文件应当及时批阅完成，并签署意见。
第十八条文件传阅的人员应当严格保密，不得擅自传阅或外泄文件内容。
第五章文件的报批第十九条文件的报批应当根据规定报送上级单位，同时抄送下级单位。
第二十条文件的报批应当附有必要的批示意见和解释说明，并由主管领导审核。
第二十一条对于重要文件，应当提前征求相关部门和人员的意见，并做好相关准备工作。
受控文件编号细则
XXXX有限公司管理文件规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法;2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号; 3. 受控文件种类体系文件：手册、程序文件、管理文件包括管理活动规定、管理作业指导书、质量记录表样技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件; 4. 文件格式程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1; 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行; 5. 编号方法 手册5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成;具体如下： HY — QM — XXX公司代号用大写字母HY 表示,即XXXX 有限公司;质量手册代号用大写字母Q 和M 表示,即Quality 质量和Manual 手册两词的第一个字母;顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~9995.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成; HY － EM . － XXX顺序号001~999 环境手册代号 公司代号公司代号用大写字母HY 表示;环境手册代号用大写字母E 和M 表示,即Environment 环境和Manual 手册两司的第一个字母;顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版,各页修改状态为A/0：a. 若文件只是某页或某条款第1次修改,而不需整份文件换版时,此页修改状态为A/1;如质量手册A 版第5页进行了修改,则第5页的修改状态为A/1;b. 若文件进行大幅度修改,修改次数达五次后文件换版,文件版本编号为B 版,各页修改状态为B/0,依此类推;顺序号质量手册代号 公司代号程序文件5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成;HY QP XX — A/0公司代号同5.1.1;程序文件代号用大写字母Q 和P 表示,即Quality 质量和Procedure 程序两词的第一个字母;程序文件顺序号用阿拉伯数字表示01、02……顺序流水号; 版本号同5.1.3;5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成; HY — EP — XX公司代号同5.1.2； 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示,即Environment 环境 和Procedure程序两词的第一个字母;环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示：01～99; 5.2.3 版本编号同; 技术文件5.3.1图样的编号按照企业标准执行;5.3.2工艺文件的编号包括工艺、检验作业指导书；设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程；工艺流程图、产品包装图；材料标准、工艺定额等;X --- X --- X XXX产品工艺代号：伞骨―SG,注塑―ZS,中棒―ZB,纤维―XW,自开收—ZKS 工艺文件类别代号版本号首次制订为A/0,修改第一次为A/1详见5.1.3 程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号顺序号000-999 工序代号 工艺文件类别代号产品工艺代号 环境程序文件顺序号环境程序文件代号 公司代号工艺文件类别代号 工艺文件类别 代号 工艺作业指导书 C 工艺流程图 L 进货检验作业指导书 R 产品包装图 B 过程检验作业指导书 W 材料工艺定额 D 成品检验作业指导书 P 仪器操作维护操作规程 Y 设备操作维护操作规程 S其他T工序代号工序名称 工序代号工序名称 工序代号冲压 U 冲孔 K 注塑 I 抽管 G 组装 Z 裁切 Q 钉头 N 拉挤 J 编纱 V 速焊 H 清洗X烘烤E5.3.3 材料标准编号方法XX --- XX — XXXCL 代表材料标准公司代号同5.1.2 材料标准版本号同5.1.3 管理文件管理文件是对程序文件支持的第三层文件:5.4.1质量体系管理文件编号由公司代号、管理文件代号、对应的二级文件顺序号、顺序号组成;HY — M XX — XX公司代号同5.1.1 管理文件代号用大写字母M 表示,即Management 管理的第一个字母;对应二级文件的顺序号顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99 版本及状态编号同5.4.2 环境体系管理文件 LT — EM — XX顺序号用阿拉伯数字 对应二级文件的顺序号 管理文件代号 公司代号顺序号用阿拉伯数字 顺序号000-999 公司代号公司代号同5.1.2；环境程序文件代号用大写字母E 和M 表示,即Environment 环境 和Management 管理两词的第一个字母;顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99 版本及状态编号同5.1.3 记录表样5.5.1质量体系记录表样由公司代号、表格代号、对应二、三级文件的顺序号、顺序号四部分组成;HY — F — XX -- XX公司代号同5.1.1表格代号用大写字母F 表示,即表格Form 的第一个字母;对应二、三级文件的顺序号顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99;5.5.2环境体系记录表样由公司代号、环境代号、表格代号、对应二、三级文件顺序号、顺序号五部分组成;LT — E F —XX -- XXX公司代号同5.1.2环境代号用大写字母E,即Environment 环境的第一个字母 表格代号用大写字母F 表示,即表格Form 的第一个字母; 对应二、三级文件的顺序号;顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99; 5.5.3记录表格的版本号记录表格更改即换版,第一次换版用小写英文字母a 表示,直接写在表格编号后,以此类推;5.5.4记录表样的使用序号记录表样除表号外,另有使用序号,即流水号,其编号由使用部门编号,编号可自定,顺序号用阿拉伯数字对应二、三级文件的顺序号 表格代号 公司代号 环境管理文件代号 公司代号顺序号用阿拉伯数字对应二、三级文件的顺序号 表格代号 环境代号 公司代号可使用“年+月+顺序号”方式编号,“年”、“月”分别用两位阿拉伯数字表示当年、当月,顺序号可用三位阿拉伯数字表示,表示当年当月使用顺序;如：用1504001表示该表2014年4月第1次使用,用量较小的表可省略“年”或“月”;6. 编号的管理手册、程序文件、管理文件由质量部门负责统一编号、登记;技术文件、工艺文件包括工艺、检验作业指导书；设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程；工艺流程图、产品包装图；材料标准、工艺定额等、各类操作指引文件由职能部门负责编号,质量部统一纳入质量记录总表;。
GJB9001文件控制程序
GJB9001文件控制程序1 范围为了对公司质量管理体系的文件进行控制，确保文件编制、使用和管理符合规定的要求。
本程序规定了文件的编制、审批、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程的控制。
本程序适用于公司与质量管理体系有关的文件及适用的法律法规等外来文件控制。
2 引用文件GB/T19000-2008 质量管理体系基础和术语GB/T19001-2008 质量管理体系要求GJB9001B-2009 质量管理体系要求GJB1405A-2006 装备质量管理术语3 职责3.1技术部负责技术文件和资料的归口管理、标准化审查、统一发放、归档、换版及销毁工作。
3.2质量部负责组织《质量管理体系程序文件》的编制、审核和印刷；负责质量管理体系文件的统一发放、归档、检查、销毁等工作。
3.4各部门批准本部门表单、表格的制定修改；负责相关作业指导书、操作规范及控制细则的拟制、审核并交由归口管理部门统一发放。
3.5 设计研究所负责设计文件的拟制、审核，并负责办理批准、更改工作。
3.8 外来文件按文件类别分别由相关部门负责收集归档。
3.9各部门负责本部门所产生质量记录的保存。
4 控制要求4.1工作流程4.2文件的分类公司文件分为质量管理文件、技术文件、外来文件和记录。
4.2.1 质量管理文件质量方针和质量目标；质量手册、程序文件；公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件如：各种管理制度、管理办法、质量控制细则。
4.2.2 技术文件产品技术标准；产品图纸；工艺文件、检验文件；作业指导书、规范和规程。
4.2.3 外来文件法律法规；产品的国家标准、行业标准；供方提供的文件。
4.2.4 记录证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。
4.3 文件编号4.3.1 《质量手册》编号为 DXC XXX.XXX- XXXX年代号4.3.2 《质量管理体系程序文件》编号文件顺序编号管理标准类别代号4.3.3 管理制度、管理办法、质量控制细则编号DXC XXX.XX- XXXX年代号文件顺序编号管理标准类别代号管理标准类别代号规定（见附录B），文件顺序编号由标准化室统一编排。
文件控制和维护程序
标题：文件控制和维护程序版号：第B版，页码1/41.目的对质量体系文件和检测工作有关的技术性文件、资料和外来法规性文件进行控制，保证实验室现场和各相关责任科室使用有效文件。
2.适用范围适用于某某单位（以下简称“本站”）质量体系文件及有关检测工作的法规性文件、技术文件及技术标准、技术规范、技术资料的控制。
3.职责3.1站长负责质量手册、程序文件等的批准。
3.2技术负责人负责非标准检验方法、检验方法细则的审批。
3.3 质量负责人负责组织质量体系文件的编写、审核、修订。
3.4 检验科负责人负责组织有关作业指导书的编制、审核及仪器操作规程等部分作业指导书的审批。
3.5办公室负责对受控文件统一编号、登记、发放及归档.3.6 质量管理科负责质量手册、程序文件、标准及法规性文件的跟踪更新。
4.工作程序4.1文件资料分类4.1.1文件资料按其性质分为三类。
a.质量体系文件，包括：质量手册、程序文件、作业指导书等。
b.有关检测工作的技术性文件，包括：本站制定的技术性文件（如非标准检测方法）和正式出版的或上级下发的技术标准（国家标准、行业标准、企业标准等）、技术规范、技术资料等。
c.外来有关检测工作的法规性文件，具体为与本站业务工作相关的法律、法规、规章。
4.1.2文件资料按其管理方式分为受控和非受控类。
受控文件、资料加盖“受控”章和分发号（需要时），非受控文件无此要求。
本站质量体系文件和技术文件是受控文件。
外来技术文件和法规性文件是否受控，由质量管理科确认。
4.2质量体系文件的编写4.2.1 质量负责人组织编写《质量手册》和程序文件等。
标题：文件控制和维护程序版号：第B版，页码2/44.2.2检验科负责人负责组织编写与本专业相关的技术文件，包括仪器设备维护和操作规程、非强制检定仪器设备的校验规程、非标准检验方法等作业指导书。
4.3质量体系文件的审批4.3.1质量手册和程序文件等由质量负责人审核，站长批准发布。
4.3.2仪器操作规程等部分作业指导书由检验科负责人审批。
受控文件清单（全部规范及规程）
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日。
受控文件编号规则
受控文件编号规则
1.文件编号的结构
一个常见的文件编号结构示例：
[文件类型]-[部门编号]-[年份]-[序号]
例如：DOC-FIN-2024-001
- 文件类型（Document Type）：以不重复的字符表示文件所属的类型，如DOC表示文档、POL表示政策文件。
- 部门编号（Department Code）：以不重复的字符表示文件所属的
部门或单位，如FIN表示财务部门、HR表示人力资源部门。
- 年份（Year）：表示文件创建或生效的年份，通常四位数字。
- 序号（Serial Number）：表示文件在特定年份内的顺序号，从
001开始递增。
2.文件编号的分配
文件编号应由专门负责文件管理的部门或团队进行分配。
他们应根据
已有的文件编号规则和文件组织结构来为新文件分配编号。
分配文件编号
时要确保唯一性，避免重复。
3.文件编号的使用
文件编号在文件的创建、归档和检索过程中起到重要的作用。
举个例子，当一个新文件创建时，应按照文件编号规则为其分配一个唯一的编号。
该编号应在文件的标题页、封面或页眉中注明，以便在文件中的各个部分
都能轻松地找到文件编号。
在文件检索时，可以使用文件编号进行快速定位和索引。
使用文件管理系统或档案管理软件可以更轻松地进行文件编号的和筛选。
4.文件编号的变更
在一些情况下，可能需要更改文件的编号。
例如，如果文件被重新分类到不同的部门或需要调整文件编号规则，则可能需要变更文件编号。
在这种情况下，应确保进行适当的文件编号变更记录和通知，以避免混淆和错误。
总结：。
公司受控文件清单
54
《楼宇入住及装修规定》
RGPM-7、5–C-01-09
A/0
55
《社区文化工作规程》
RGPM-7、5–C-01-10
56
《紧急情况作业指导书》
RGPM-7、5–C-01-11
A/0
57
《机动巡逻管理规定》
RGPM-7、5–C-01-12
A/0
58
《监控中心管理规定》
RGPM-7、5–C-01-13
建[1997]92号
145
广东省实施《中华人民共和国消防法》办法
1999年12月22日颁发
146
《建设部、财政部关于印发《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》的通知》
建住房[1998]213号
147
《广州市物业维修基金管理暂行办法》
穗国房字[2000]118号
148
《广州市房屋修缮管理规定》
广州市人民政府令第1号
1988年8月1日公布实施
135
《高层建筑消防管理规则》
公安部<86>公(消)字41号
137
《中国物业管理单位经理、部门经理、管理人员实行岗位培训持证上岗制度管理办法》
建设部“建房物(98)18号”文件
138
《中华人民共和国劳动法》
1995年1月1日起施行
139
《广州市劳动合同管理规定》
1998年3月1日公布实施
140
《中华人民共和国保险法》
1995年10月1日起施行中华人民共和国主席令第51号
141
《中华人民共和国价格法》
1997年人大会议通过
142
《广州市物业管理公司资质暂行办法》
穗国房字[1999]218号
文件管理培训课程PPT课件
10
受控文件编号
一、公司文件代码 质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部 ）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相 关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资 料，若工作需要可按本程序要求向文控中心 申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防 雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁； 文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内 作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在 本部门内部进行二级发放时应建立相应的 《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及 《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
14
受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效 版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时 可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式 提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进 行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能 是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持 清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行 涂改。
指导书。 四级文件： 指各种表单和记录。
6
文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。
供应商货款冻结实施细则
达,周宗成,周一平,周强,张锁明,赵勇2,郑伟;意见汇总: 刘世岳,赵建岭;审核: 徐华2;批准: 刘向阳;发布目标: 赵建岭归档日期：2012-02-2708:51:40 编码： GL质量体系文件文件名称供应商货款冻结实施细则版本 1 页码 1 OF 5文件编号GLW000852 生效日期 2012年3月5日达,周宗成,周一平,周强,张锁明,赵勇2,郑伟;意见汇总: 刘世岳,赵建岭;审核: 徐华2;批准: 刘向阳;发布目标: 赵建岭归档日期：2012-02-2708:51:40 编码： GL质量体系文件文件名称供应商货款冻结实施细则版本 1 页码 2 OF 5文件编号GLW000852 生效日期 2012年3月5日1. 目的通过对零部件质量连续恶化或发生批量质量问题产生市场更换的供应商实施货款冻结，以达到促进供应商加快质量改进的目的。
2. 使用范围本细则适用于集团内所有供应商管理（包括发动机零部件供应商）。
3．职责3.1 制造公司质量部负责供应商零部件波动初期一、初期三的统计，并负责供应商货款冻结审批流程的启动。
3.2 品牌公司质量管理部负责零部件质量波动监控；负责对发生批量质量问题供应商货款冻结审批流程的启动。
3.3制造公司质量副总负责供应商货款冻结审批流程的审核。
3.4采购公司品牌总监和品牌质量管理部部长负责供应商货款冻结审批流程的会签。
3.5 供应链副总裁和采购副总裁负责供应商货款冻结审批流程的联合批准。
3.6财务管理部负责实施对供应商货款冻结。
3.7采购公司供应商发展部负责供应商货款冻结审批流程的归档。
4．程序4.1供应商货款冻结审批流程4.1.1 供应商货款冻结审批流程启动（解除）条件:a、同时满足以下四个条件：月供货量在1000套以上，市场初期一或初期三故障率PPM 值超过控制线（前6个月故障率PPM平均值的两倍），并且在控制线上方连续3个月上升，同时最后一个月初期一PPM≥4000PPM 或 初期三PPM≥8000PPM的零部件供应商。
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XXXX有限公司
管理文件
规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。
2. 适用范围
适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类
3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样
3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；
3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式
4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。
4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。
5. 编号方法 5.1 手册
5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下： HY — QM — XXX
● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。
●
质量手册代号用大写字母
Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。
● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999
5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
001~999）
● ● 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。
●
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999
5.1.3版本和状态编号
未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：
a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。
b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。
5.2 程序文件
5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
HY QP XX — A/0
顺序号
质量手册代号
公司代号
版本号（首次制订为A/0，修改第
一次为A/1详见5.1.3）
● 公司代号同5.1.1。
● 程序文件代号用大写字母Q 和P 表示，即Quality （质量）和Procedure （程序）两词
的第一个字母。
● 程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。
● 版本号同5.1.3。
5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成。
HY — EP — XX
● 公司代号同5.1.2；
● 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示，即Environment （环境） 和Procedure （程
序）两词的第一个字母。
● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示：01～99。
5.2.3 版本编号同5.1.3。
5.3 技术文件
5.3.1图样的编号按照企业标准执行。
5.3.2工艺文件的编号（包括工艺、检验作业指导书；设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程；工艺流程图、产品包装图；材料标准、工艺定额等）。
X --- X --- X XXX
产品工艺代号：伞骨―SG ，注塑―ZS ，中棒―ZB ，纤维―
XW ，自开收—ZKS ● 工艺文件类别代号
程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号
顺序号（000-999） 工序代号
工艺文件类别代号
产品工艺代号 环境程序文件顺序号 环境程序文件代号 公司代号
XX --- XX — XXX
CL 代表材料标准
● 公司代号同5.1.2 ● 材料标准版本号同5.1.3 5.4 管理文件
管理文件是对程序文件支持的第三层文件:
5.4.1质量体系管理文件编号由公司代号、管理文件代号、对应的二级文件顺序号、顺序号组成。
HY — M XX — XX
● 公司代号同5.1.1 ● 管理文件代号用大写字母M 表示，即Management （管理）的第一个字母。
● 对应二级文件的顺序号
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99 ● 版本及状态编号同5.1.3 5.4.2 环境体系管理文件 LT — EM — XX
● 公司代号同5.1.2；
● 环境程序文件代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境） 和Management （管
理）两词的第一个字母。
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99 ● 版本及状态编号同5.1.3 5.5记录表样
5.5.1质量体系记录表样由公司代号、表格代号、对应二、三级文件的顺序号、顺序号四部
顺序号（用阿拉伯数字） 对应二级文件的顺序号 管理文件代号 公司代号
顺序号（用阿拉伯数字） 环境管理文件代号 公司代号
顺序号（000-999） 公司代号
分组成。
HY — F — XX -- XX
● 公司代号同5.1.1
● 表格代号用大写字母F 表示，即表格（Form ）的第一个字母。
● 对应二、三级文件的顺序号
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99。
5.5.2环境体系记录表样由公司代号、环境代号、表格代号、对应二、三级文件顺序号、顺序号五部分组成。
LT — E F —XX -- XXX
● 公司代号同5.1.2
● 环境代号用大写字母E ，即Environment （环境）的第一个字母 ● 表格代号用大写字母F 表示，即表格（Form ）的第一个字母。
● 对应二、三级文件的顺序号。
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99。
5.5.3记录表格的版本号
记录表格更改即换版，第一次换版用小写英文字母a 表示，直接写在表格编号后，以此类推。
5.5.4记录表样的使用序号
记录表样除表号外，另有使用序号，即流水号，其编号由使用部门编号，编号可自定，可使用“年+月+顺序号”方式编号，“年”、“月”分别用两位阿拉伯数字表示当年、当月，顺序号可用三位阿拉伯数字表示，表示当年当月使用顺序。
如：用1504001表示该表2014年4月第1次使用，用量较小的表可省略“年”或“月”。
6. 编号的管理
6.1手册、程序文件、管理文件由质量部门负责统一编号、登记。
6.2 技术文件、工艺文件（包括工艺、检验作业指导书；设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程；工艺流程图、产品包装图；材料标准、工艺定额等）、各类操作指引文件由职能部门负责编号，质量部统一纳入《质量记录总表》。
顺序号（用阿拉伯数字） 对应二、三级文件的顺序号 表格代号 公司代号
顺序号（用阿拉伯数字） 对应二、三级文件的顺序号 表格代号 环境代号 公司代号。