OA操作手册( 新 )

keya协同办公系统技术方案第一部分使用说明1.1 OA办公系统功能简介OA网络智能办公系统是专业的网络办公软件，采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。

集成了包括内部电子邮件、短信息、公告通知、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、消息通知管理、考勤管理、工作计划、工资管理、会议管理、车辆管理、网络会议、讨论区、聊天室、文件柜、系统日志、电话区号查询、邮政编码查询、等多个极具价值的功能模块。

OA在安装维护上更提供了采用独有技术开发的傻瓜型安装工具、配置工具和数据库管理工具，用户可在30秒内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。

数据存取采用分布式集中控制，避免了数据泄漏的可能。

完善的密码验证与登录验证机制更加强了系统安全性，并且所有页面均进行身份验证和权限验证。

基于工作流的公文流转和业务管理，使得业务表单、流程步骤和权限都可以由用户灵活定制。

公文流转支持使用Word、Excel等附件。

OA 富有竞争力的特性：1、独创 web服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装，建立企业信息中枢只需1分钟2、客户机无需安装专用软件，使用浏览器即可实现全球办公。

3、无线OA新概念，结合手机短信实现无线办公应用4、支持任意多级部门/成员单位模式，灵活定义角色权限，全面面向集团应用5、内置工作流系统，通过傲视同群的“智能表单设计”、灵活的自定义流程，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批6、完善灵活的菜单自定义机制，方便挂接外部的B/S系统，具有良好的扩展性7、内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注.8、集成Internet邮件管理组件，提供 web方式的远程邮件服务9、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案10、集成商业管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录11、集成新闻、邮件、短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种途径12、集成人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、通讯簿、日程安排、工作日志、会议管理、车辆管理、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具13、支持外部人员管理，OA可作为企业对外的窗口和与业务伙伴联络的纽带(须将系统置于外网)14、通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理，确保系统稳定安全运行15、开放的系统平台架构，完善的二次开发支持，无限扩展可能1.2系统结构1.2.1平台架构OA采用基于WEB的企业计算平台，如图3.1所示。

采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，系统的管理维护十分简单。

1.2.2 管理层次OA采用灵活的权限管理机制，更贴近用户的需求。

管理者可以根据本单位的需要自行定义角色及其权限，并定义每个员工所属的角色，管理层次可由管理者自行控制。

1.3 OA操作说明1.3.1 系统登录建议使用IE8浏览器在服务器上安装了OA系统之后，局域网(Intranet)上的其它机器（也可以是在Internet上）只需打开浏览器（IE6.0以上），输入服务器的网址，形如 http://IP 地址：端口号即可进入网络办公系统。

输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系统主界面。

在服务器上安装了OA系统之后，局域网(Intranet)上的其它机器（也可以是在Internet上）只需打开浏览器（IE6.0以上），输入服务器的网址，形如http://IP地址：端口号即可进入网络办公系统。

外网计算机输入http：//外网IP地址：端口号输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系统主界面。

登陆之前的浏览器设置：360浏览器设置：IE浏览器设置：进入系统后，点击全部菜单，系统会自动加载所有的菜单显示于左侧。

便于分类管理。

系统默认的主菜单主要由9大部分组成，分别是个人事务、工作流程、公共事务、信息交流、人力资源、CRM管理、实用工具、档案管理，系统管理。

不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置，具体详见后面说明，用户授权。

系统工作台：系统工作台可随用户日常工作需要，随时进行添加删除，并且支持工作台模块图形化拖拽功能快捷方式设置：快捷方式模块中，用户点击设置按钮，即可增加或者修改快捷方式。

1.3.2个人事务(个人办公桌)“个人事务”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目地列在主操作区上，方便用户操作。

用户登录进来之后，主操作区上默认显示“个人事务”。

具体操作说明详见相应的模块说明。

1.3.2.1 公司组织架构公司组织架构位于“个人事务”主菜单下，点击按钮后，右边窗口显示公司组织架构图，点击人员列表的详细信息查看按钮，可查看公司员工信息。

1.3.2.2 统计简报主要显示个人工作的数目，邮件数目和公告数目。

1.3.2.3 公告栏目公告栏浏览公告栏浏览是公司内部直接下发通知、信息的一个窗口，例如‘召开部门会议’，‘部门通知’等事情可以由处查看，如果系统设置了弹出提示，则在登录系统时候就可以接收到信息，或是在工作台处查看到信息公告栏管理顾名思义，这部分就是发布部门通知消息的窗口，有权限的用户，可以在此对信息进行增、删、改的操作。

1.3.2.3个人考勤个人考勤位于“个人事务”下，是一个重要的模块，此模块下分5个子模块，分别是“”上下班登记，“出差登记”，“加班登记”，“病假登记”和“事假登记”。

此功能实现了个人5种情况下的相应管理，在需要的时候，可以直接通过此方式将信息传达给相应的权限用户进行审批，信息的传播方式是以短信和工作台两种方式进行通知相应人进行审批。

或是直接在“人力资源”模块下的“考勤批示”下进行审批。

上下班登记注：个人上下班考勤为自己管理。

个人上下班考勤是实现的三班制考勤时间填写模式，相关人员可通过此时间来进行相应的设置。

(如图所示)出差登记个人递交上去审批的出差登记实现了统一的管理，需要出差的个人通过此登记可以迅速的将待办事情上报进行审批，简化了审批流程，减少了中间待办时间。

在此模块下，相应用户可以查看到自己递交的待办事情的审批结果，例如：已通过审批的事情，未通过审批的事情，并可以进行查找、修改、添加新出差待办事情等等。

包括审批后的出差天数都有相应的显示查看。

(相应模块如图)加班登记、病假登记、事假登记相关操作同上，审批流程同出差审批相同，同样可以在工作台与内部短信息通知获得。

加班登记如图：病假登记如图：事假登记如图：1.3.2.4 日程安排日程安排分为日历模式和列表模式，日历模式可以直接点击相应的月日进行提前安排事情提醒，在日期下填写需要提醒的事件后，相应日期改变颜色，说明此日期下有已经填写的日程安排事件。

或是使用列表模式，查询相应的日期有何安排事件。

操作如图：或者点击增加：进入编辑事件：（如图）点击确定，就可以看到效果，相应的日期下变为红色。

当日期到了相应事件，将会有提示信息告知记录人。

1.3.2.5工作日志填写个人工作日志，主要作用起到一个备忘的作用，给自己安排好一天的工作计划，方便查询。

可以增加、查询、删除、修改。

（如图）1.3.2.6 通讯录目录通讯录下分四个子模块，分为：“公司通讯录”“个人通讯录”“公共通讯录”“通讯录类别”公司通讯录公司通讯录内部是公司内部所有人员的通讯录，可以在此查看、增加、删除、修改。

便于查询相关联系方式。

个人通讯录单用户通讯录设置，可以放置自己好友或是经常联系的客户通讯地址，只有自己可以查看。

保密性较好。

公共通讯录此模块下的通讯信息，是在个人通讯录中第一个选项进行设置，如果在个人通讯录中的第一项设置为公开(如图)，那么在公共通讯录中就可以进行信息共享。

方便其他人查询，此主要应用于部门客户通讯信息。

通讯录类别此处主要设置为通讯录的类别,例如：朋友、客户、家人等等。

主要用于个人通讯录中的分类，让个人通讯录中可以将相应的通讯信息分类存放，便于查找。

1.3.2.7个人文件柜将自己的文件，分门别类的存入系统中，方便自己可以在任何地区登录系统进行查询，实现了文件即时存放，即时下载查询功能。

同时只有个人查询，其于人员无法得到、查询您的文件信息。

如果在增加文件柜时选择共享，那么就可以将此文件柜共享与他人。

1.3.2. 8领导信箱领导信箱位于“个人事务”主菜单下，包括两个菜单选项：“领导信箱浏览”，“领导信箱管理”领导信箱浏览领导信箱浏览是方便公司领导及时查看企业报表，从而为领导的重要决策起到重要作用。

领导添加领导信箱后，在右边的信息展示区显示各部门上传的信息报表。

领导信箱管理主要用于各部门领导上传部门报表用，有权限的用户，可以在此对信息进行增、删、改的操作。

1.3.2.9个人设置此模块主要用于个人模块的设置，例如：短信的通知时间、邮件的相关参数设置、用户密码修改等等。

用户提醒设置设置短信提示间隔时间或是否需要提醒，如果“否”，则登录系统后，将不弹出窗口进行提示。

密码修改修改当前登录的用户密码，修改时必须填写原来的旧密码，否则不允许修改，保证非此用户修改密码的安全性。

邮件参数设置主要是设置外部邮件收发功能参数，设置外部邮件收发，需安装JMail插件和设置的邮箱是否支持外部邮件介入。

常用审批批注用于设置审批时候的批注文字。

常用模板设置用于统一文件的一种格式，无其他意义，可共享给其他人，统一按照一种模板样式进行文件格式的统一管理。

印章使用记此页面为使用印章的记录，并可以查看使用着的IP地址。

和使用人是哪些用户。

2.1工作流程2.1.1 印章管理增加个人印章，修改印章(只能修改密码)，印章使用记录。

我的印章此功能是上传个人印章之用，将印章图片通过此处保存至数据库，可以设置个人印章使用密码。

防止被其他人使用。

如果印章需要修改的话，在此页面是不能进行印章图片修改，只能删除原印章后重新上传印章等待管理员的审批通过才可以使用。

本页面只可以修改印章使用密码。

2.1.2表单定义2.1.2.1 表单设计自定义设计各种文件表单、红头文件样式，不需要写任何代码，不需要任何专业知识，可以自由的设计各式各样的表单供公司使用。

可支持对表单数据字段的各种公式计算（公式计算中个各字段必须为数字型）在设计框内利用附带的各种制表符、文字控制等插件设计出各种表单，下面是具体操作说明：点击新增出现如下图所示：从左侧拖入标准控件插入编辑框内：宏控件是自动加载当前用户信息，参照控件是用户进行选择的。

2.1.2.2表单类别定义表单是用在什么地方，统一管理表单文件类别。

做到表单模板一次成型多次使用管理。

2.1.3流程设计对工作流程做一个全面的布局，可以通过列表模式一项一项的查看，也可以通过流程图有一个全面的了解，在工作流中的表单对应的是表单设计中设计好的表单，在图形化的流程图中，可以自定义流程图的模式，不用打字，直接完成流程图的设计。