公文写作及版式要求

关于规范公文写作和版式要求的通知龙股通字（2010）238号股份公司各中心、部（室），属下各公司：公文作为企业经营管理中传达贯彻经营决策意见、工作部署的重要文件，关系到工作指令指标是否正确下达，公文表述的专业到位和准确程度，对确保工作的顺利开展有着直接的关系。

因此，为使员工充分掌握公文写作要领，提高公文写作的专业性和准确度及贯彻力度，加强公文使用的标准化、规范化，特制订《公文写作要点和版式要求》，以供学习参照。

龙光地产股份有限公司总裁办公室二○一○年十月二十一日公文写作要点和版式要求第一部分常用公文的写作要点一、通知通知一般用来传达上级单位的指示或工作要求、发布制度规定以及周知事项，一般可分为指示性通知、批示性通知、会议通知和一般事务性通知等。

（一）常用通知的类型：１、指示性通知开头：简要交代发布通知的目的和根据，以便为下文进一步提出通知事项做铺垫，然后用过渡语“现通知如下”或“现将有关事项通知如下”等，后用冒号，下一段写通知的具体事项。

主体：传达对某项工作的布置和要求，交代工作任务要具体明确，切忌含糊笼统。

在结构安排上，通常采用分条列项式写法，用序号标明，以便收文单位领会和执行。

结尾：提出执行要求，一般要有明确的责任单位及时间要求。

２、批示性通知用于发布、转发相关文件，如有关部门制定的规章制度、工作计划、工作报告等，需要用通知的形式予以发布，可采用批示性通知。

批示性通知的正文一般应载明三层内容：一是指出文件的由来或意义；二是写明对被批转、转发、印发的文件名字，根据内容和对象不同，注意措词适度，如“现将《xxxxx制度》转发给你们，请遵照执行”、或“现将《xxxxx指引》发放给你们，供参照执行”等；三是提出具体的贯彻执行意见或要求；四是相关附件资料。

３、会议通知会议通知要求以简明的文字，写明会议名称、目的、内容（时间、地点、参会人员、主持人、会议议题、议程）、对参会人员的要求，会议准备资料、会务后勤安排及相关联系人等。

４、任免通知上级单位对于所任免的人员用通知行文任免和聘用，采用红头文件。

标题通常为：“人事任免通知”，正文内容例如“经公司研究决定，任用xxx同志为xxxx中心总经理职务”。

（二）通知的结构：主要由标题、正文和落款三部分构成。

标题：1、由事由和文种（通知）构成，如：《关于2010年中秋节和国庆节放假的通知》２、简单事件的一般性通知可直接用“通知”做标题。

正文：主要交待通知的缘由和目的，具体事项以及执行要求。

落款：通常为发文单位或公司（集团）。

案例一：关于龙光通讯改为电子版的通知粤龙通字（2010）41号股份公司各中心、部（室），属下各公司：为了更好发挥内部网络平台的作用，加强各区域经营活动和文化交流,进一步扩大宣传覆盖面，《龙光通讯》从第31期、《产品开发简报》从第16期起将改为电子版，在公司的OA系统上定期发布，公司员工可通过OA系统上的期刊中心栏目下载浏览。

……（中间部分省略）作为企业建设和文化宣传的重要载体，《龙光通讯》旨在加强集团与分公司之间，各业务板块与各区域之间的信息交流与共享，树立良好的企业形象，并为广大员工提供展示才华的平台。

《龙光通讯》改为电子版后将继续发挥其应有的作用，稿费标准不变，欢迎公司通讯员及广大员工积极投稿。

联系人：xxx 联系电话：xxx特此通知广东龙光（集团）有限公司总裁办公室二○一○年XX月XX日二、会议纪要会议纪要主要为传达会议决议事项和主要精神，要求与会单位或下级单位共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。

会议纪要的内容是对会议中各种资料、与会人员的发言以及会议记录等综合分析和概括提炼，对于研讨会、座谈会等专题会议纪要，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和意见都归纳表达出来。

会议纪要一般分两大部分。

开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议题及达成的效果等，然后接“现将此次会议的主要精神纪要如下”或“现将有关内容纪要如下”；第二部分是会议纪要的中心部分，集中反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。

常用的写法包括：（一）集中概述法。

把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），概要式归纳和说明。

这种写法多用于小型会议，议题比较单一，意见比较统一，容易贯彻操作，纪要的篇幅相对短小。

（二）分项叙述法。

针对大中型会议或议题较多的会议，一般采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的方面，以标号或小标题分项说明，内容相对全面，包括对现状、原因的分析，以及目标、任务、措施要求等，对主要参会领导的指示意见要重点阐述。

（三）发言提要法。

将会上具有典型性、代表性的发言加以整理提炼，然后按照发言顺序或不同意见类型，分别加以说明。

这种写法适合用于讨论会，能比较如实地反映与会人员的不同意见。

案例二：会议纪要粤龙纪要（2010）第xx期总裁办公室二○一○年xx月x日2010年xx月xx日下午xx：xx，集团和投资公司xxxx 在广西龙光广贺高速公路有限公司（以下简称高速公路公司）六楼会议室，组织召开广贺高速公路贺州段项目（以下简称项目）工作会议，会议由集团区域执行秘书xxx主持，集团财务中心xxxx，投资公司副总裁、高速公路公司总经理xxxx，路桥公司总经理xxxx，高速公路公司和路桥公司管理办总经理室其他成员及各相关部门负责人，广龙物资公司陈文彬经理等参加了会议。

会议针对……，现纪要如下：一、会议听取了路桥公司管理办、高速公路公司和广龙物资公司有关人员对项目……….四、xxx在听取了大家的工作汇报后指出，………最后xxx强调，针对项目剩余的工作量要倒排好完成的时间计划表，要跟踪和落实好每一天完成的工作量，对于滞后的工作量要想尽办法采取措施赶上来；高速公路公司和路桥公司管理办要加强沟通和协调工作，及时解决碰到的问题，互相支持的推进各项工作；两个公司要召开工作动员会，调动大家的积极性和主动性，确保在最后的大会战中高标准、严要求地完成项目的建设任务，实现政府和集团要求的九月底通车运营的目标。

三、请示请示是下级机关向上级机关请求指示或批准某种要求的的呈批性公文。

（一）标题：发文机关＋事由＋文种，或者事由＋文种（二）正文：１、请示的原因：请示事项能否成立的前提，陈述情况要有理有据，讲清必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

２、请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（三）结束语：应另起一段，习惯用语有：“妥否，请批复”“以上请示，请予以审批”或“请批准”等；注意事项：一文一事，一个主送机关，逐级请示。

案例三：关于注册xxxx项目公司的请示股份公司总裁办公室：xxxx公司于2010年xx月xx日竞投得xxx项目，因项目开发需要，需注册新公司，现有如下内容需总部给予尽快明确：以上请示妥否，请总部尽快给予批示。

xxxxxxxx有限公司二O一O年xx月x日四、批复批复是上级单位答复下级单位请示事项的公文，具有一定指导性和权威性。

批复的内容要具体明确，便于下级单位贯彻执行。

（一）标题：一般格式为：“关于XXXX（请示事项）的批复”。

（二）正文主要包括批复引语、批复意见和结束语三部分内容。

１、批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉，写明来文的时间、字号、标题或事项。

２、批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，给予明确的答复或具体指示，要写明同意或不同意，不同意的条款或原因以及注意事项等。

之后可提出一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。

如果同意，可写要求；不同意的，可提供其他解决办法。

３、结束语一般用“此批”、“此复”、“特此”、“批复”等（顶格写）（三）批复的落款：写在批复正文右下方, 署名、成文日期并加盖公章。

案例四：《关于xxxx请示》的批复xxxx公司：你司于xx月xx日传至股份公司总裁办公室《关于xxxx的请示》的文件已收悉，根据总裁室领导的指示，同意你司向工商部门申请注册xxxx公司，现将请示中需总部明确的意见批复如下：请你司按上述基本要素尽快办理注册手续，注册资料应留一份原件或复印件存档并扫瞄报送资本运营中心备案。

注册登记手续办理完成后，请做好新证件的归档管理并扫瞄报送总裁办公室与资本运营中心备案。

特此批复龙光地产股份有限公司总裁办公室二○一○年xx月xx日五、报告（一）报告的写作格式报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级单位的询问。

报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

1、综合性报告的写法①标题事由加文种，如《关于2010年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《xxxx房产公司关于2009年度工作情况的报告》。

②正文把握三点：（1）开头:概括说明全文主旨，将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。

（2）主体:将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，辅以数据和材料，内容力求既翔实又概括。

（3）结尾，主要写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。

最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

案例五：xxxx龙光房地产有限公司2010年上半年工作报告2010年上半年，房地产市场环境和政策不断变化，市场形势日益严峻，xx房产在股份公司总裁室的正确领导及总部各中心的大力支持和协助下，全体员工团结一致，努力创新，深刻领会总裁室的战略部署及经营思路，积极应对市场变化，及时调整策略，基本完成了各项经营指标任务。

现将2010年上半年工作报告汇报如下：一、在“积极参与、谨慎投资”的思路指引下，多渠道拓展项目，落实已取得项目未完善手续；严格规范合同管理，加强成本控制。

………（中间内容省略）八、总结2010年上半年的工作，公司紧紧围绕项目拓展、成本控制，设计、开发报建，融资，工程建设，销售、交房五条经营管理主线，有序推进各项工作，公司出色完成各项工作任务。

特此报告xxx市龙光房地产有限公司二○一○年xx月xx日五、通报通报是在一定范围内通报典型事件、人物或者重要情况的告知性公文。

根据内容分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。

通报的内容必须真实准确，例子有代表性和普遍的教育意义，评价中肯，用词准确规范，通报及时。

结构：由标题、正文和落款三部分组成。

（一）标题：1、由发文机关、事由和文种构成，如：《xx部门关于xxxxxx 的通报》，发文机关也可省略。

2、只以文种“通报”为标题；（二）正文：一般由四部分组成。

一是引言部分，主要概括通报的内容、性质、作用和要求。

如表扬性通报的引言：“特对××通报表扬，望各单位组织学习”,批评性通报的引言：“现将××通报发给你们，望从中吸取教训，引以为戒。