供应商资质档案管理流程

供应商档案标准管理程序

1.供应商资质的接收与档案编号

1.1接收

供应商资质经过审核确定合格后统一交给文件管理员，由文件管理员按照 1.2档案编号规则编码，并登记入《供应商资质存档记录》。

1.2档案编号

供应商资质档案编号编码方式为：产品种类（大写字母）+物料类别（大写字母）+供应商流水号（阿拉伯数字）。

第一位产品种类表示食品、药品、保健品，分别用S、Y、B表示：第二位物料类别表示原料、辅料、包装材料等，分别用Y、F、B表示；供应商流水号即对所为供应商按现为顺序排列号码。

2电子版供应商资质的建立与归档

2.1首次建立电子版供应商资质

由文件管理员将纸质供应商资质相关内容录入已设定好的电子表格内。扫描纸质供应商资质建立电子版档案。电子版档案的储存规则与纸质版档案的编号规则一致，分食品、药品、保健品三个文件夹；三个文件夹内分别建立原料、辅料、包装材料等文件夹，电子版档案的命名规则为：档案编号-供应商名称。

2.2 供应商资质的归档

文件管理员将录入电子表格完毕的纸质供应商资质按档案编号规则归入相应档案柜妥善保管。

3供应商资质的维护

3.1文件管理员定期检查供应商资质电子表格，及时发现是否为近效期或过期资质，并通知相关QA进行跟踪，与采购部门沟通联系追要所缺资质。

3.2电子版供应商资质的更新与补充

替换过期资质或者补充不齐全资质需按照本流程2和3执行。被替换的电子版资质统一转移至作废保留文件夹内，纸质版资质进行报废处理。

4供应商资质的借出与归还

供应商资质不得随意借出使用，确需借阅时，由借阅人填写“文件借阅申请单”经质量技术部部长批准后方可借出使用。由文件管理人员办理借出手续，按期催还。借出人在借出时应填写《供应商资质借出归还登记表》。