外联部工作具体流程及方法

外联部工作具体流程及方法

高校间联合活动

Q1:如何与高校取得联系？

A:可以通过进入对方官网得到联系方式。另一种方式就是充分利用自己的新老同学,通过一层层人际网取得对方联系方式。

Q2:如何与高校进行联系？

A:一般就是先发短信,短信内容根据不同的活动目的、活动需求而定。如果对方没有任何回应,再打电话过去。联系时,一定要注意称谓、措辞等。之后(一直到活动全部结束之前),与之保持紧密联系。

Q3:短信应该怎么写？

A:尊敬的XX大学XX学院主席/部长您好！N月N日将在我校举行……,我们衷心期盼贵校……组织/贵协会(如果不知具体组织名字,要查或问下全称)能来我校出席活动。请于N月N日星期N之前告知能否来参加(或告知与会人数),收到烦请您回复我们谢谢！北师大地遥学院学生会外联部XX。

我方作为主办方的接待事宜

Ｑ4:活动即将开始,对方临时告诉我们她们出席不了活动。之前该如何避免这种现象的发生？Ａ:我们联系的一般就是外联部长,她们通常比较忙,可能就是忘记了这件事。这就需要我们在之前一直与她们保持紧密联系,强调此处活动的重要性,并不断提醒对方安排出席人员,还要列出各校出席人员的联系方式表,并与之取得联系。在活动前一天再次提醒对方活动的时间、地点以及注意事项。以保证对方准时出席。

Q5:与高校代表打电话注意什么？

A:开头先自我介绍:“您好,我就是北京师范大学地遥学院外联部的XX(最好告诉她们您的姓名,以便日后联系),请问您就是XX学校XX组织的XX不？”接下来说正事儿~

打电话前先把自己要说的话想清楚,尽量用最简短的话表达最多的意思！

交谈过程中时刻注意礼貌与自信,对方没说清楚的要追问,对方问到自己不了解的问题,也可以实事求就是,问清楚后尽快发短信告诉对方。

Q6:接待高校代表入会场时注意什么？

A:提前告诉她们快要到站或校门时通知自己。在引导她们走向会场时最好交流一下,可以问她们学校的情况,或者介绍咱们学校,最好别没话说。

活动结束后如果需要的话,再送她们出校门,至少客气一下。也许会结交到好朋友哦~

名家邀请准备阶段

1.如何寻找名家联系方式？

名家讲坛的名家不拘于任何一种形式,既可以就是作家等文化名人,也可以就是体育明星、企业家,但须具备一定知名度与社会影响力。或者名家传记撰写者,名家身边的人等。

名家联系方式可通过以下几种途径获得:

1)网络查找相关信息:入门时常采用,搜索范围广,但虚假信息多

2)通过往届积累的联系人查找:效率较高,目标性强

3)关注举办校园活动的剧组、栏目与名人:一般以高效巡讲的形式进行,成功率较

高

4)人际关系:利用亲朋好友的关系查找,操作较方便,也较易成功

5)中介机构:费用较高,但工作量小,成功率高,特殊情况下采用

2.与名家联系应注意什么？

1)充分查阅名家的资料,避免不必要的错误

2)明确学联的性质(直属学联),了解这个组织,准备好简要为名人介绍我们。

3)使用敬语,有礼貌的沟通

4)电话联系以表示诚意

5)坚持不屑的努力,经常性的沟通

6)当名家表示最近档期已满时,不放弃联系,为以后的工作寻找机会

7)不卑不亢,树立北师大学联的良好形象

名家讲坛活动流程

●讲坛主题及名家:

●活动时间:

●活动地点:

●活动前期准备工作与宣传工作人员安排表:

如有合作社团,先分配工作,后统一调度

注:如活动有合作单位,要确定协调好双方负责部分,开场前也要仔细确认。

以防活动中出现不必要的麻烦与纰漏。

一、前期准备

✧批教室及派票场地、桌椅在确定论坛时间后2天内完成

✧画海报在活动举办3天前完成

✧传单(制作后,活动3天前印好)

✧制票,盖章,制作观众信息登记表

✧名家讲坛宣传视频的制作,内容扩充

✧接待人员明确学联及师大的历史及特色,准备好向名家介绍我们。也可以谈大

学生生活现状。

✧充分了解名家的资料,避免出现不尊重对方的错误。

注:批场地流程

1)审批教室(一般教室、敬文讲堂、教九502)

A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章

B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字,120葛老师处盖章

C送往保卫处106审核签字盖章(需要嘉宾的简历)

D送往主楼A102教务处教学服务中心审批合适教室

E教室审批表一式三份,审批结束后第一联(白)留在教务处,第二联(绿)交回保卫处,

第三联(黄)交回社团联合会审查考评部,并补登活动地点。2

2)审批大型活动场地(中北楼后、图书馆、食堂、操场)

A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章

B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字,120葛老师处审核盖章

a中北楼后学五对面到校长办公室(主楼A403)审核

b图书馆到图书馆办公室审核

c食堂到餐饮中心(学子二楼)审核

d操场到体育学院(邱季端101)审核

C送到保卫处106审核签字盖章

D大型活动审批表一式四份,审批结束后,第四联(黄)由社团自行留存,第二联(粉)交

回保卫处,第三联(蓝)交到相应校办,图书馆,餐饮中心工体办公室,最后将第一联(白)

交回社团联合会审查考评部,并补登活动举办地点。

(审批条幅需要在审查考评部领取登记表,填写后再交给物业管理人员,由她们负责

安排悬挂,悬挂结束后要做好条幅回收工作)

注:所有审批的单子一定在活动前送至活动当天负责人的手上。

二、前期宣传

1)海报:(提前两天张贴海报,分上下午,共四次,上午十点后,下午四点后)

(在海报充足的情况下(每次28张)):地点分配

A教二、教四、教九各1 (2人)

B教八、教七、电子楼各1 (2人)

C学五前1、澡堂旁边1、西南楼1、西北楼1、西西楼1 (2人)

D研究生路2、东西操场2、艺术楼1 (2人)

E中南楼后的那条路2、学十二等一排宿舍楼2 (2人)

F中南中北的小院3、立身路5 (2人)

(注:可根据海报数量适当增减,如数量很少,可删去一些人流不密集的地点,如教八教七电子楼等,并相应减少其她地点的海报数量)

2)传单:

派票前1天发,每两人一栋楼,根据宿舍的方便程度分配。

3)喷绘:

提前一周去做

提前五~六天挂出来由1人负责(好好与对方联系后确定)

4)横幅:

提一周去做由1人负责(好好与对方联系后确认,到底要写哪些内容)

三、外场派票(提前一天或当天)

地点:邱季端西南角

时间:11:30—12:00 准备工作共需4人。将喷绘取下铺在地上,将宣传物置好12:00 开始发票,共6人负责

2个人负责发票并让领票的同学登记,

4个人维持秩序,现场发传单宣传

四、活动正式开始

1)前期准备:(共需工作人员7人、主持人1人、摄像或拍照1人:要求拍到与嘉宾的合影,观众的照片 )