外联部部门工作详细介绍

外联部部门工作详细介绍

一、外联部简介：

外联部是学生会的重要组成部门之一。本部门作为学生会唯一的对外和具有商业气息的部门，承担着联系校外的赞助商并树立系学生会的良好形象，并全心全意为同学服务。对内为学生会各部门活动提供经济支持，与各部门共同构建起学生会同各院系以及社会各界沟通的桥梁，是学生会的枢纽部门。

二、外联部宗旨:

“对外联系，展示风采，吸取精华”。外联部全面负责系学生会的对外交流联络

工作公共关系，是解释沟通我系与兄弟院系及企业商家的桥梁。对外合作,外联

部将会尽可能发挥作用并与有可能成为合作伙伴的各商家维持良好关系，为其

它各部工作的顺利开展提供良好和及时的配作关系，为学生会各大活动提供物

质所需，保证活动的完善与到位。

三、部门工作流程：

1、确定该活动是否需要赞助，若需要，向团委书记和主席团申报。经审核后可以开展实质工作。根据活动类型以及需要，联系合适的商家；与商家洽谈具体合作事宜，并且配合我系各部门与商家进行沟通；必要时要签订合同.

2、与赞助商进行洽谈的基本要求:

（1）阐述活动目的。

（2）双方责任与义务及受益面。

（3）活动地点，时间，宣传方式。

（4）经费预算明细。（现场促销活动需注明场地用费）

3、洽谈成功后由系团委书记过目,经审核成功后双方再签订合同。（赞助合同协议书样本见附文一）

4、完成合同规定各项任务以确保商家利益。

四、赞助基本宣传方案：

一、前期宣传

（1）海报：在每个宿舍楼下或食堂门口粘贴本次晚会的宣传海报其中包

括对贵公司的宣传内容，还可在宣传板上标注贵公司的地理位置及相关

内容。

（海报由我系宣传部门负责设计，贵公司给予一些建议，其效果必将做到宣传深入人心）

费用：每张100元

（2）横幅：提前在人流量最大的第一食堂、第二食堂、第三食堂门口和文化墙前悬挂横幅为商家宣传。内容如：“***预祝地理系某活动圆满成功”

（我院学生20000多人，可张贴数天，具体天数由活动时间来定，以每天三餐和上课及外校学生的往来，预测影响人次可达20000×3×天数）

费用：每条100元

（3）充气拱门：我们将为贵公司精心准备充气拱门，拱门立于我校教师学生必经之处一食堂门前的广场空地上或者于文化墙。

（充气拱门相当抢眼，影响人次如上）

费用：一天200元

（4）传单：我们提供人员为贵公司分发传单到每个学生宿舍或者在文化墙、一堂等人流量大的地方午餐时间进行发放，传单由贵公司方提供。

或者由我们部门负责制作。

费用：本部门制作小型宣传单，一千份100元，

本部门制作宣传卡片，一千份200元

商家提供宣传单本部门代为发放，一次收费300元（宣传单数量不超过3000份）

（5）产品展销：在文化墙或者三堂等地方可为赞助商申请场地批准，进

行产品展销，面对广大学生进行产品推广。

费用：按照帐篷数量和天数收费，一天一顶帐篷收费300元。

（长期合作可考虑给予更多优惠）

（6）校电台：通过学校最具影响力的广播对本次活动进行宣传，其中可包括纯粹的商业广告。

（校电台面向全院学生，使全院学生在学校的各个地方都能了解最新情况，让贵公司在我校打响知名度，品牌深入人心）

费用：一天50元（每天两次）

（7）报刊：我系系刊《子午》可以长期刊登贵公司的广告，若赞助我系具体活动还会有系列专题报道。

（报刊是发到每个宿舍一份，因此关注力度较大。且我系报刊在同学心目中具有权威性，能让同学们对贵公司更具信任）

费用：视具体项目而定

二、（若活动为晚会时）晚会期间宣传

（1）主持人宣传：通过主持人在活动开始前、结束后对贵公司进行宣传。（此项面向的不仅是广大的学生，还有我院的高级领导和教师）（2）舞台背景宣传：通过装饰舞台背景效果，如协办单位为贵公司。（3）活动中宣传：可由贵公司代表针对本次活动进行评价的同时宣传贵公司。并且还可在晚会中间阶段或者结尾阶段进行抽奖环节，奖品由赞助商提供。此项宣传可让赞助商产品在广大学生中深入人心。

（4）节目单宣传：在节目单后面印制贵公司的有关信息。

三、后期宣传

我系可以将迎新晚会等活动的照片等晚会现场材料，制作成展板展出，

展板中将包括展现贵公司的照片。另外，活动结束后，向商家咨询意见

和建议，以获取反馈信息。同时，维系与商家的良好合作关系，以便于

下一次继续合作。

五、赞助所需成本大概估计：

海报：由宣传部负责，具体成本未知

横幅：60元左右一条（割字3元一个）规格：长度6-8米，40厘米宽字体，

拱门：租金60-80元一天（割字3元一个）规格：16米长，40厘米宽字体

宣传单：小型宣传单，一千份成本25元左右。（A4纸张的1/4大小）

宣传卡片一千份100元左右。（普通明信片大小）

申请场地展销：一顶帐篷一天200元

六、部门制度：

1、分工制度。为了更好更有效率地搞好每一次活动，我们就需要有一个合理的分工，各守其则，各谋其事，才能把工作落到实处。具体安排：横幅张贴、拱门及场地布置由外联部所有男生共同完成；海报张贴以及学生会安排各次活动值班制度，由外联部女生执行。所有外联部成员均有拉赞助及联系校内外商家的义务。

2、激励制度。为了让干事更了解部门，积极地参加部门的活动，本部门在工作中会给每一个干事发挥的机会，让他们都有机会为部门出一份里力，我们坚持机会平等的制度，吸纳他们的意见，让他们知道我们部门是一个即平等又有竞争的团体，并且能够学到东西，得到重用。并给予他们精神及物质上的赞扬与鼓励，激发大家工作的主观能动性。借鉴我校各个院系外联部激励制度，现决定从每次赞助中抽取20%的利润作为部门活动经费；其中10%用于奖励表现优异的干事及每次赞助的主要负责人，剩余80%利润上交系部。

3、会议制度。本部门会议定期每月进行一次，在每次的会议中，干事们进行近期活动的讨论与总结，收集他们的意见进行反馈，并通知部门近期的活动简要，落实工作安排。

4、在每学期中期和结束之际，进行部门总结。共享部门各成员的商家资源，进

行赞助统计、账目核对、商家资源的统计和资源共享。

5、开支收据要写明（以便于每学期期中、期末进行账目总结）

七、工作不足

1、工作模式束缚，工作思路有局限性，没有实质性突破。有想法但没有去尝

试，无法使我们工作模式规范化专业化，改变单方面合作积极性高的被动情况。

2、工作制度的可行性不够，包括干事考核制度、会议制度、干事激励制度及

工作分配机制，导致组织涣散，工作效率不高。

3、部门工作协调性不够，分工不明确。造成工作重复与脱节，影响工作完成

的效率。

4、与商家交流不足且工作不够细心，无法达成长期合作的共识。

5、干事的培养方面，忽略了干事的思想引导，具体工作的指导也较缺乏。

八、工作建议

一、部门内部工作

1、建立健全本部门工作制度，职责清晰，分工明确。其中一位副部长负责计

划的拟订，另一位副部负责每次计划的整理和补充，干事也要参加每次工作的策划，最后由两位副部汇总。

2.、改变单一的以系活动为依托进行商家广告宣传的形式。可以考虑外联与公

司合办活动的形式，提供场地、设备、人员等一切资源、以及一个广大的潜在市场，借鉴院外联部和院社联公关部成功经验，例如可以与服装公司合办服装show。

3、企业的商业活动和系活动结合，能取得更好的效果，既能避免保卫处乱收费，

又能提高我们的工作效率。

4、增强宣传方式灵活度，充分调动校园资源。因为更多商家属于务实型的，更

注重“千人效益”，针对具体情况尝试新的宣传方式。

5、借助网络效应：在闽院地理系网站上建立与外联部相关的网页，包括部门介

绍、宣传方式、合作过的商家的相关资料及对我们的评价等等，作为其他商家了解我们部门的参考。

6、针对大型赞助商颇高的赞助要求，努力搞好和我院各系外联部之间的联系，

对于大型活动，利用各系外联部资源共同承办，实现共赢。（此项建议借鉴于本学年上学期大学城统一绿茶总经销商就因为对于我系外联部各方面实力的不信任，放弃了合作）

二、干事培养方面

1、完善干事工作考核制度。每人发放一份赞助文本，发放给各部员，并要求他

们尽量针对各自所联系企业具体情况进行填写。（附带表格）

2、建立干事激励机制。拨出一部分部门经费用于激励表现优秀的干事，提高

干事工作的积极性。

3、强化本部门干事分工问题，实行一对一政策，让干事各自与相对应地商家

联系，使他们各自能独挡一面。

九、结语

以上为外联部的一些工作概述和设想，在具体实施过程中，由于各种因素的影响，也许会有一些变更与调整，还请老师和主席团予以谅解。

附:

赞助合同协议书

甲方：闽江学院地理科学系学生会；

乙方：________________;

为了支持地理科学系主办________活动的圆满成功，甲乙双方本着相互支持、互利互助的共同目标，经过友好协商一致，在国家法律法规、校法校规的范围内建立合作关系，具体事项如下：

（一）赞助项目说明

1、项目:________________________________

2、赞助内容：__________________________

3、活动时间:___________________________

（二）赞助费用及回报

1、赞助现金:￥____元、赞助物品：________

2、回报：_______________________________

（三）项目合作进度

1、甲方：

（1）甲方作为活动主办单位，乙方作为赞助单位，是协助和感受本次活动的内容，支持和鼓励高校学生协会的发展；

（2）甲方将全力配合乙方；

（3）甲方应保证活动顺利进行，并在活动过程中与乙方保持沟通。

2、乙方：

乙方有权过问甲方的活动之进度，甲方必须如实反映；

（四）费用支出方式

乙方：赞助费的支付，经双方商定，签定合同时以现金方式一次付清；

甲方：保证赞助费的合理使用，乙方可对经费的使用进行监督。

（五）附则

1、本协议的合作时间为______ 至_______，协议合作期满后双方就继续合作事宜进行磋商，并根据想要续签合同；

2、在执行过程中，如果双方有因不可预测的因素导致在双方之间可能产生的一切争论、异议和纠纷均双方可协商解决；

3、本协议共二页，签字时协议为一式两份，双方各执一份，具有相同的法律效力。经双方签约代表签字后生效；

甲方：乙方：

签约代表：签约代表：

签字日期：年月日签字日期：年月日

系部盖章：赞助商盖章：

地理科学系学生会外联部

2010年5月12日