30462文书档案管理

秘书文档管理

绪论

一. “秘书文档管理”的内涵

基于“文书学”和“档案管理学”整合，缘由：

1. 有着天然的密切关系

2. 档案学内容太多，需要精简学习

二. “秘书文档管理”的研究对象与主要内容

（一）“秘书文档管理”的研究对象：文书、文书工作、档案、档案工作。

（二）“秘书文档管理”的主要内容：基础知识和工作流程

三. 文档管理工作的重要性（一）文书、档案工作是国家管理的重要手段

（二）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分（三）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段

四. “秘书文档管理”与相关课程的关系

第一章文书和档案

第一节文书和档案的含义和关系

一. 文书和档案的含义

（一）文书的含义

1. 在单位内从事文书、书信的制作，处理和管理的工作人员。

2. 人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。

文书包含以下含义：

（1）文书的作者是从事社会活动的人

（2）文书具有实用性

（3）文书的记录方式为文字（4）文书的载体形式多种多样（5）文书具有广泛的社会作用（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料

（二）文书、公文和文件之间的关系

广义文件＞文书＞公文＞狭义文件

（三）档案的含义

定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以与个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。包含几个要素：档案的本质属性、

档案的来源、档案形式的多样性

二. 文书和档案的关系

1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

2.文书有条件地转化为档案。

菲利普•布鲁克斯“文件生命周期”概念

谢伦伯格“双重价值鉴定”

第二节文书和档案的种类和作用

一. 文书和档案的种类

（一）文书的种类

1.作用：通用公文、专用公文

2.行文方向：下行文、平行文、上行文

3.按来源和使用范围：外发文件、收来文件、内部文件

4.功能性质：法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文

5.时限：紧急公文、普通公文

6.机密程度：机密公文、普通公文

（二）档案的种类

1.根据形成的历史时期：古代档案、近代档案、现代档案

2.根据档案内容：文书档案、科技档案、专门档案、人物档案

3.载体形式：甲骨等

4.所有者：国家档案、集体档案、个人档案

5.内容体式：公文、日记、电稿等

二.文书和档案的作用

（一）规范作用

（二）指导作用

（三）联络作用

（四）凭证作用

（五）参考作用

是社会组织工作、科学研究、生

产活动重要参考

（六）教育作用

第二章文书工作和档案工作

第一节文书工作

一.文书工作的含义

1.仅指公文文书

2.包含文书制作、文书办理、文书管理

3.有法定的程序和严格的要求

二.文书工作的原则

（一）与时原则

（二）准确原则

（三）安全原则（四）精简原则

三.文书工作组织

（一）文书工作组织机构

分为：中心机构、专门机构、分支机构

（二）文书工作组织方式

1.组织方式的类型：集中形式、分散形式（两种工作方法：按工作环节分工、按文件性质分工）

2.组织方式的选择

1）社会组织内部机构设置的层次和数量

2）社会组织形成和使用的文件数量

3）社会组织各内部机构空间距离的远近

4）工作人员的配备情况（三）文书工作的组织领导1）就全国而言，党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。

2）就社会组织而言，上级社会组织的办公厅对下级指导，党政指导其他部门。

3）就一个社会组织而言，其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。

4）就文书工作同档案工作的关系而言，各级档案部门对同级社会组织与其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导责任。

第二节档案工作

一.档案工作的含义和性质

广义：档案事业工作

狭义：档案业务工作

管理性、服务性、政治性

二.档案工作的内容

也分广义、狭义（8工作环节）三.档案工作的基本原则（一）集中统一地管理国家全部档案

1.国家全部档案由档案机构分别集中管理

2.全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一分级、分专业负责地进行指导和监督

3.实行党政档案和党政档案工作统一管理

（二）维护档案的完整与安全（三）便于社会各方面的利用

四.档案工作机构

（一）社会组织档案部门

一般包含以下几种类型：

机关档案室、科技档案室、影片唱片录音档案室、人事档案室、综合档案室

（二）档案馆

（三）档案事业管理机关（四）档案工作机构之间的关系无隶属关系，只有协作关系

五.文书工作和档案工作的关系（一）文书工作与档案工作的联系

1.文书工作和档案工作的对象有交叉。

2.文书工作和档案工作前后相继。

3.文书工作和档案工作互相影响。

4.文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

历史上合多分少，统一管理是趋势

（二）文书工作和档案工作的区别

1.工作对象不同

2.工作任务不同

3.服务对象和工作目的不同

4工作机构不同

第三章文书制作第一节文书制作概述

一.文书制作的含义

含义：文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。

二.文书制作的过程

（一）制作阶段

1.交拟

交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节。把握意图

2.拟稿

拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。

3.核稿

1）一看是否需要行文。

2）二看文稿内容。

3）三看文稿的文字表达。

4）四看公文体式。

4.签发

正签：职权范围内的签发

代签：根据授权或委托，代主要