企业文书档案管理

3.《规范》体现了因企制档的思想。既对规范提出 了要求，又给各个企业选择性使用提供了空间。
二、认真领会《规范》精神，查缺补漏， 在实践中贯彻和运用《规范》
（一）吸收《规范》中，资产观、信息观等新思想， 新观念，运用到文书档案管理的实践中，创新性地 开展工作。
树立资产观，资源观做好文书档案的收集、整 理、鉴定等基础工作。站在档案是企业重要资产的 高度，重视档案收集，整理，及产权变动中档案处 置等基础工作。跳出档案、看档案，把档案作为企 业的重要资产来审视，作为企业的知识资源来建设， 并把这些理念体现在以下具体工作环节中：
结束语
希望通过此次学习，能为大家如何贯彻 《规范》精神，做好文书档案工作，提供 一个思路，也希望大家能以此为契机，规 范好文书档案的各项工作，结合自身实际， 把《规范》精神落实到各项工作细节当中， 使我们的工作就此上一个台阶。最后，水 平有限，不足之处，敬请各位给予指正。
• “以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面 的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资 源整合与开发，为企业研发、生产、经营和持续发 展提供有效服务”，提高企业资产的增值，保值及 对资产的运营能力，提高企业的核心竟争力。
4、工作模式
• 适应现代企业投资主体多元化的新形势， 创新工作模式，管好文书档责任者 文号 号
题名
日期 页 备注 数
归档文件目录封面样式
归档文件目录
*全宗名称 *年 度 *保管期限 *机 构 （问题）
备考表样式
盒内文件情况说明
整理人： 检查人：
年 月日
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
6、执行《文件归档整理规则》时，应结合企 业自身特点.一方面各个企业信息化程度各不样， 另一方面《规则》是征对机关文件情况制定的， 而企业文件资料来源广泛，不象机关部门单纯， 例如一些专项工作材料，如：行政工资介绍信、 审计案卷、违纪案卷等，怎么鉴定“件”，怎么 排列，才既符合《规则》要求，又遵循了文件的 形成规律，保持了文件的有机联系。这些问题都 需要结合《规则》进一步思考，进一步细化。因 此在贯彻实施时，应结合自身文件资料的特点， 重新制定实施细则，才具备可操作性。
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
（四）电子文件的归档问题。 要重视电子文件的归档。按《规范》要求： 8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系 统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、 数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归 档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文 件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确 定。 • 8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、 背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件 等应与电子文件一并归档。
1、对照《规范》，多措并举，做好文书档案工作。 《企业档案工作规范》对企业档案工作的组织建 设、工作制度、业务建设、档案信息化、档案的 设施、设备等多个方面，都做了详细规定，并提 出了标准化的要求，因此，只要我们对照《规范》 要求查缺补漏，对各短板工作都逐一加以完善， 就能使文书档案工作真正得到提高。
• 要站在对企业资产高度负责的角度，以审慎的态度 做好以下工作：首先要成立由主管领导、职能部门、 专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会 （或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴 定。
• 档案的保管期限应根据文件对企业、国家和社会所 具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史 研究价值确定。
归档章样式
（全宗号）
（年度） （室编件号）
*（机构或问题） （保管期限） （馆编件号）
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
4、件号分室编件号，与馆编件号。分 别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 室 编件号在分类方案的最低一级类目内， 按文件排列顺序从“1” 开始标注。
5、与旧的文件整理方法相比，在归档 文件目录，档案盒及备考表方面，都有所 变化，具体可见以下图示及照片。
一、认真学习《规范》，深刻领会其精 神与内涵，《规范》有以下特点：
1.《规范》提出了资产观，信息观等创新性观念。 《规范》首次将企业档案界定为企业知识资产和 信息资源的重要组成部份，
2.《规范》的制定，体现了系统论的思想。一方面 “把领导作用”和“全员参与”这两项管理原则 作了突出的体现和要求，另一方面，《规范》从 档案工作多个方面进行了规定，强调了系统内各 要素的整体发展的重要性.
•
对各类文件的保管期限的划定，有一个很突
出的特点就是：体现了对企业资产管理活动中产
生的档案的重视，例如；房产、土地方面的，对 外投资方面的，企业产权变动中的文件材料，大 多都作永久保管。
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
（三）推行《归档文件整理规则》问题。 该规则是为了适应档案管理信息化的新 形势而产生的，它出台的宗旨是为了‘简 化整理，深化检索“。 它有以下特点： 1、它打破了以案卷为整理单位的做法， 以“件”为整理单位，进行装订、分类、 编号、编目、装盒，简化了整理程序。
• 7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形 式的文件应在工作结束后应及时归档，或与相应内 容的纸质载体归档时间一致。7.3.3.7 更新、补充 的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗 时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成 的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
2、鉴定环节
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
（一）企业文件的归档范围问题。《规范》 中，通过附录A的形式，例举了企业文件的归档 范围。附录是基于工业企业的管理实践，制定的， 对我们冶金行业来说也有很大的参考价值。它体 现了现代企业发展的新特点，补充了很多现代企 业在经营管理活动中生成的材料，是我们现行的 《冶金档案分类规则》中，例举的档案归档范围 的一个很好的补充。
（二）树立系统观，促进文书档案工作的整 体发展。
3、树立一种标准意识、规范意识。《规范》首次将 企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管 理标准，《规范》的实施将促使档案工作从过去 行政管理方法转向规范性要求 。
• 文书档案管理涉及的业务标准和规范主要有： 档发（2004）4号文《国有企业文件材料归档办 法》，GB/T 9705《文书档案案卷格式》、DA/T 22《归档文件整理规则》，GB/T17678.1 《 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要 求》 ，GB/T18894 《电子文件归档与管理规 范》.
企业文书档案管理
前言
• 随着企业的改革、发展, 无论是外在要求，如: 公司改革、产权多元化;还是内在的需要,如:科 学决策、优化资源配置、严格管理等，都需要 企业具有完整、准确、系统和有效的档案信息 的支撑与证明。
• 《规范》制定，对于规范新时期的企业档案工 作，有着重要意义。作为企业档案工作体系的 企业文书档案工作，如何在工作中，贯彻和领 会《规范》精神与内涵，以此为契机，在实践 中运用好《规范》，做好企业文书档案工作， 是我们广大档案工作者思考的问题。
• 从收集的载体看，除了收集纸制档案外，还应注重 在信息化环境中产生的电子档案，缩微品等新型载 体的档案。
1、收集环节
• 从归档的时间看，除了按常规，每年归档一次外， 还应对特殊情况下产生的档案，采取灵活多样的收 集方式。
• 《规范》规定：7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资 质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档 7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档 应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
（二）树立系统观，促进文书档案工作的整 体发展。
2、树立一种责任意识，处理好与各业务部门的关系， 提高文书档案工作的质量与效率。
• 首先要加大《规范》的宣贯力度，使领导理解和 重视档案工作，使各形成部门明确各自的职责， 自觉地与档案部门配合。
• 其次，文书档案人员应主动介入到档案生成的全 过程中去，提出档案管理的原则和质量要求，加 强对档案的全程监控，加强档案生成前端的控制， 以保证归档文件的完整、准确、系统，其制成材 料有利于长久保存。
1、收集环节
• 转变观念，注意收集内容的丰富性，来源的广泛性， 载体的多样性，收集方式的灵活性.
• 从收集的内容看，除收集日常管理工作中产生的文 件外，还应收集：企业在筹备、建设、生产、经营、 管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值 的各种载体形式的文件（ 7.3.2.1 ）。
• 从收集的范围看，注意档案收集的广度与深度，除 收集一般工作中产生的档案外，还应注意收集《规 范》规定的以下内容的档案与资料：7.4.2.1 所属 单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
与《冶金档案分类规则》相比，附录有以下 特点：
1、体现了经营活动在企业实践活动中的重要 性，把经营管理类放到了各类档案之首，细化了 产品销售环节的归档材料内容，并把合同管理单 列出来。
2、增加了企业的资产管理活动中产生的档案， 例如企业房产、土地方面的文件，企业产权变动 中产生的文件，增加了对外投资产生的文件，多 种经营管理中产生的文件，境外项目管理中产生 的文件。
1、收集环节
• 7.4.2.3 根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 7.4.2.4 可根据研发和市场竞争的需要收集与企业 经营范围相关的资料。7.4.2.5 可根据需要向社会、 离退休人员征集档案、资料。
• 从收集的归档文件的来源看，不仅要注意收集本企 业内部形成的文件，还应注意收集本企业引进项目、 外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向 本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作 单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、 办理的外来文件。
三《规范》贯彻中的几个具体业务问题。
2、它的排列是在分类方案的最低一级 类目内，按事由结合时间、重要程度等排 列。
3、它增加了归档章这样的项目。编号 时，逐件在文件首页上端的空白处，加盖 归档章，并填写相应内容。归档章设置了 全宗号、年度、保管期限、件号等必备项， 还设置了机构（问题）等选择项。