餐饮宴会预订工作流程

餐饮宴会预订工作流程

一、餐饮部宴会预订概况

餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。

二、餐饮部宴会预订工作流程

项目工作标准

*电话预定1. 当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并报本部门名称（您好! 宴会预定部，我可以为您提供帮助吗？）

2. 认真听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录

1）主办单位名称（指示牌如何写），主人的姓名及身份。

2）注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。

3）用餐日期及时间（午、晚）

4）用餐人数，根据人数的多少，台型及客人的要求来安排适当的宴会厅。

5）了解被邀请客人或主宾的大概资料。

6）类别：风味菜、辽菜、粤菜、西餐套餐或自助等，确认有无禁忌或特殊要求。

7）酒水方面的要求。

8）司机或工作人员人数和工作餐的安排（工作餐标准及地点）。

9）是否需要鲜花。

10）需要何种设备设施。

11）厅堂布置（横幅、背板及其它）。

12）有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会谈及相关要求。

13）提供相应报价并问明结账方式。

3. 重复客人要求，根据以上要求给主办单位安排用餐场所，及时记录在宴会预订一览表上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。

4. 如客人要求看菜单，及时将菜单传给对方，并提前确认菜单。

5. 提前与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门负责人签字后，发至各有关部门。

6. 如宴会有变化要及时通知有关部门，并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。

7. 如客人当天提出取消宴会，要向客人说明酒店规定，按规定收取损失费。

8. 如遇大型宴会，要与主办单位签订合同书并收取定金，以示确认。

9. 如有重要或大型宴会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查准备状况。

10. 对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门负责人。

11. 活动举办后，将相关资料输入OPERA系统或客史档案中。

*来客预定1. 积极、热情、主动地接待客人，表现出我们酒店的诚意，即使无法为客人安排，也不要让客人有冷落感。

2. 带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。

3. 其它要求同电话电话预订。

*传真及电子邮件预定1. 收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内给予客人接到预定的回复。

2. 具体细节要同客人联系，在宴会预订登记表上做好记录。

3. 其它各项要求同电话预定。

*迎接客人1. 提前检查宴会的准备情况。

2. 在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。

3. 主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。

*外出销售1. 每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。

2. 事先准备好饭店资料，在拜访中恰当的回答客人的问题。

3. 在拜访中对客人反映的情况认真记录，及时反馈与答复。

三、固定工作安排

内容工作程序

*每日工作1. 08：30到岗，签到后搞卫生，检查当日菜单是否正确无误，并复印、分发给相关部门。

2. 检查当日宴会是否都已确认并下发通知单给各部门，若有没确认的宴会，及时同客人联系，进

行确认。确认完毕后，下发通知单给各部门。

3. 尽可能地追踪前一天的宴会情况，听取客人提出的意见：建立客户档案，并反馈给相关部门。（大型和重要宴会要发感谢信）

4. 电话或外出拜访客户，外出前要与部门负责人汇报所拜访客户名称，走出去，请进来。

5. 11：00AM前，打好中午宴会的指示牌，通知迎宾员领取。

6. 浏览当日宴会单，看是否有自己所定活动或熟悉的客户，在宴会前检查各项准备情况，并在二楼餐厅迎接客人。

7. 下午16：30之前打好晚上宴会的指示牌，通知迎宾员领取。

8. 当日下班前，要确认完第二日宴会情况，并下发给相关部门，遇到大型活动、重点宴会，要提前三天下发任务通知单。（如不能届时下发通知单，要先向有关部门通报）。

9. 完成当日OPERA的输入、客户手机号码的输入、次日菜单的打印和桌签的制作。次日11：00AM 之前的指示牌、菜单及桌签等的完工情况，要当晚联系有关人员予以确认。完善客户档案和贵宾车号的记录及变更。

10. 记录当日宴会发生情况，有事及时向负责人汇报。

*每周工作1. 每周一汇总一周的销售报告、信息及下周工作计划。

2. 每周五做好下一周重点宴会统计，确认无误后OA至餐饮部及相关分部。

*每月工作1. 每月1日当班人员装订好上月及宴会统计表。

2. 每月3日前将客史资料整理好后传至营销部、前厅部及总经办。

3. 每月3日前完成上月宴会统计及经营分析，同时将工作计划及销售和会展信息一同上报总经办。

4. 每月15日及月末最后一天，完成半月要情，交于餐饮部、本部门负责人和总经办。

5. 每月30日前上交餐饮部本部门考勤表。

6. 每月末最后一个工作日将下一月宴会、会议等预定进行统计，确认无误后发至营销部及总经办。

7. 整理、归档一个月的销售工作报告，做下月的工作计划。

8. 分析、整理一个月信息，将有用的信息列入工作计划。