1文件控制程序
1文件控制程序
文件控制程序编号:DYBZ/CX-01版本:A1 目的和范围对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。
防止误用失效或作废的文件和资料。
本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件的管理和控制。
2 职责2.1 办公室负责体系文件的归口管理，办公室负责外来文件及公司其他文件的归口管理。
2.2 总经理负责批准和发布质量/环境/职业健康安全体系管理手册。
2.3 管理者代表负责审核管理手册、程序文件；以及三级文件的审批。
2.4 办公室负责对公司现有体系文件定期评审。
2.5 各部门负责相关三级管理文件的编制、使用和保管。
3 工作程序3.1 文件的分类3.1.1 按文件性质分类a)质量/环境/职业健康安全管理手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针、政策、目标）；b)形成文件的程序（为质量/环境/职业健康安全管理体系所编制的程序文件）；c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所制定的文件（如管理考核文件、工艺文件、检验试验规程文件、设备操作维护文件、培训需求文件等）；d)标准要求的记录；e)外来文件（包括法律法规/标准和顾客提供的图样、政府部门的有关文件等）。
3.1.2按文件载体分类：a)纸张性文件；b)非纸张性文件。
3.2文件的编号3.2.1 手册编号（见右图）DYBZ/SC-年号DYBZ---东营宝泽能源科技有限公司代号SC---手册代号3.2.2 程序文件编号 DYBZ/CX-00CX---程序文件代号00----指文件编号3.2.3体系三级文件的编号 DYBZ/QEO-00体系代码的表示：Q代表质量管理体系E代表环境管理体系O代表职业健康管理体系3.2.4 记录的编号DYBZ/JL-00（见02程序文件）3.3 文件的编写和审批3.3.1 质量/环境/职业健康安全管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准。
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
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— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
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1 范围本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。
2 引用文件《记录控制程序》3 职责办公室归口实施，其他各部门配合实施。
4 过程展开与控制4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括:a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标；b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）；c.程序文件；d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）；e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等；f.记录。
4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识：XX- XX - XX↓↓↓单位代号文件类别文件序号或章节号注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书修订状态： X / X↓↓版本修订号注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。
4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。
4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。
受控文件清单由办公室主任批准。
4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。
4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。
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1 文件控制程序山东樱花五金集团编号：YH-CX-01 版次：C/0 修订时间：2021-11-01文件控制程序 1.目的对质量环境管理体系所要求的文件的编写、标识、更改、评审、批准、发放、使用、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用的文件和资料为现行有效版本，保持公司质量环境管理体系合规运行。
2.范围适用于本公司质量环境管理体系文件的控制。
3.职责企管处对质量环境体系文件进行控制。
4.工作程序（流程图见附录） 4.1文件编号一级文件：质量环境手册樱花/管理手册--04/00 樱花 / 管理手册― **/** 第**次换版/第**次修订公司代号管理手册代号二级文件程序文件樱花/KCX第( )号―04/00 樱花 / KCX第( )号文件代号文件序号公司代号三级文件：樱花/ ― --04/00 版本号作业文件樱花/文件类别[2021] 第 ( )号**** 公司代号类别：技术要求、操作规程、作业指导、管理文件…..。
四级文件：樱花/** JL ― ****号樱花 / ** JL 记录代号公司代号记录类别：生产、环境、程序、检验 4.2文件的编写、签署和审批第( )号序号 [****] 最近修改年份― ****号序号（1）质量环境手册由管理者代表组织编写，总经理批准发布，明确发布日期和实施日期。
（2）程序文件由相应的职能部门编制，分管副总经理审核，总经理批准。
（3）技术文件由技术部门编写，分管副总经理批准发布。
（4）行政管理文件由各分管副总负责编制，总经理批准，企管处登记、发放。
（5）外来行政文件由接收部门签收识别，报总经理处理；（6）外来技术文件，由接收部门识别并负责传达给相关部门，相关部门根据文件的内容向分管副总报告，决定是否执行。
4.3文件的受控状况（1）文件分为：“受控”和“非受控”两大类。
（2）与管理体系运行紧密相关的为受控文件，由各主管部门按规定执行。
所有受控文件须在封面上加盖受控状态印章，并注明分发号。
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文件控制程序CSGG／CX—01—A 1、目的为了使公司管理体系和与质量、环境、职业健康安全有关的所有文件处于受控制状态，防止所有部门和场所使用过期和作废文件,保证文件的有效性和完整性，特制订本办法。
2 范围适用于公司所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件控制，包括外来文件的控制。
3 职责及权限3.1 质量安全环保部负责手册和程序文件的管理，并保存其审批记录和建立发放记录。
相关职能部门负责管理本部门的文件，并保存其审批和发放记录。
3.2 生产技术设备部负责归口管理公司用各类标准或已制定为企业标准的管理文件，包括外来技术文件资料和拟定接收更改后的新标准的发放范围、建立和保存发放记录等；负责制定并实施《工艺文件管理办法》。
3.3 公司办公室负责与质量、环保和职业健康有关的行政公文和外来行政文件资料的管理。
3.4 作废的质量、环境和职业健康安全文件由各部门及时从使用现场撤出或标识。
4 程序4.1 文件的编制、审批程序4.1.1 《管理手册》由管理者代表组织质量安全环保部编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2 程序文件由质量安全环保部负责组织编制，相关职能部门会签，管理者代表审核，总经理批准后实施。
4.1.3 作业指导文件以及记录表格由各职能部门编制，质量安全环保部会签，部门领导审查，主管副总经理批准后实施。
4.1.4质量安全环保部负责编制公司《程序文件清单》、《作业文件清单》、《记录表格清单》，部门领导审核, 管理者代表批准。
4. 2文件编号4.2.1 管理手册的编号由公司代号（CSGG）、管理手册代号（MS）、版本号、年号组成。
如：CSGG／MS—Ａ—2005。
4.2.2 程序文件编号由公司代号（CSGG）、程序文件代号（CX）、顺序号和版本号组成。
如：CSGG／CX—XX—A 。
4.2.3 各部门建立的作业文件编号由公司代号、作业文件代号（ZY）、程序文件顺序号、顺序号和版本号组成。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
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版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
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版本 总经办
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5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
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版本 总经办
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
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版本 总经办
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5.3.3 程序文件的编写
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版本 总经办
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5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
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1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
1文件控制程序
1.1文件控制程序1目的对本公司良好农业规范管理体系运行所涉及的有关文件进行控制，以保证本公司涉及到该管理体系的各个岗位有效版本文件的使用。
2 范围适用于本公司良好农业规范管理体系运行所用文件的控制。
3 职责3.1 市场部负责本公司良好农业规范管理手册和程序文件的编制、修改；办公室负责发放、回收、作废的管理。
3.2 生产部负责本部门管理制度和作业指导书等文件的编制、修改。
3.3 场长负责管理手册所涉及的各场的记录表格的编制。
3.4总经理负责手册的批准。
3.5外来文件根据性质不同，由办公室发放给生产部并进行存档，有文件更新时，旧的存档文件自动作废。
4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1良好农业操作规范管理手册、质量安全方针、质量安全目标；4.1.2 生产部的作业指导书、记录表格；4.1.3 其它管理性文件、其它质量和安全文件；4.1.4 外来文件包括：适用的法律法规、行业标准、强制性标准。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 文件层次：文件分为三个层次：第一层次：管理手册：纲领性文件，是阐述公司的管理框架；第二层次：程序文件：阐述工作流程及与此有关的各部门间的业务接口关系；第三层次：规章制度、作业指导书、外来文件：是操作性文件。
4.2.2文件编号规定：本公司GAP管理手册、程序文件、作业指导书均执行以下编码：SYPX A（B/C/W） 001公司代码 GAP管理体系代码顺序码文件类别代码文件顺序号，即从001开始，依次顺延。
4.3文件管理4.3.1文件的发放、回收和作废由办公室负责，同时在标识等方面执行本规定的管理流程和要求；领用人在《文件发放和接收记录表》上签字，并负责保管领用的文件。
4.4 文件的更改4.4.1 管理体系运行后，所涉及的文件需要进行更改时，由生产部提交《文件更改申请表》，说明更改原因及理由，经管理者代表审核更改后，经总经理批准实施。
4.5 文件的作废和销毁4.5.1 当管理手册涉及的文件经多次修改，或当国家标准、法规有重大修改时，管理者代表适时换版，并填写相应记录。
1.文件控制程序QR-01
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保各使用部门得到有效版本文件，防止作废的文件非预期使用，提高企业各部门的工作效率，从而形成高效的企业管理。
2适用范围
2.1与质量体系有关的所有文件，包括技术性文件、图纸资料、外来文件和顾客提供的文件资料及其复印件。
2.2本程序适用于质量管理体系文件的制订、批准、发布、使用和保管。
A(0)表示第一版
“01”分类文件的顺序号(质量)
JS表示“技术部文件”，ZL表示“质量检验部文件”，ZH表示“综合部文件”，CW表示“财务核算中心文件”，GY表示“物资供应部文件”，YX表示“市场营销部文件”，SH标示“售后服务部”SC表示“生产制造部文件”。QD表示“作业文件”
WD为“****专用汽车有限公司”的简称
4.7 文件的换版与作废
4.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版。原版的文件作废，换发新版本。
4.1.3文件的分类
各类文件按层次可分4类，其代码如下：
质量手册—QA
程序文件—QR
作业文件—QD
质量记录—JL
4.2文件的编号
4.2.1质量体系文件的编号登记工作由办公室负责。
具体编号方法及含义说明如下：
1)质量手册编号：WD / QA - 2020 - A(0)
A(0)表示第一版
表示2020年发布
4.4.2 质量手册由质量保证负责人审核，总经理批准。质量体系程序文件由部门负责人编制，质量检验部长审核，质量保证负责人批准。
4.4.3 技术性文件分设计文件、工艺文件和检验文件。三类文件分别由技术部和质量部负责编制Байду номын сангаас部门主管审核，管理者代表批准。
4.4.4确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
1-1文件控制程序
1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。
本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。
3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。
3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。
3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。
3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。
3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。
3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。
3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。
3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。
4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。
4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。
4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。
1-文件控制程序
批准页1 目的为对质量、环境管理体系文件和资料进行控制，保证对质量、环境管理体系有效运行起作用的各个场所都使用相应文件的有效版本，制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系的文件和资料的控制，如：体系文件：质量手册、环境管理手册、程序文件。
技术文件：标准—含国家标准、行业标准、公司制定的环境管理制度、工艺标准作业指导书、产品/原材料的技术规范(含验收准则)、包装要求等以及客户提供的技术要求；质量记录规范表格的控制规定于“记录控制程序”中。
3 参考资料**-**-** 记录控制程序4 定义4.1 受控本受控文件其分发、修订或更换均须按书面规定的控制程序进行，保证文件始终反映现行要求。
4.2 非受控本受控文件其分发按文件控制程序规定，但不保证其完全反映现行要求。
5 职责5.1 人事部负责质量、环境管理体系文件、技术文件的分发控制，并编制文件一览表。
5.2 各部门应对本部门使用的质量、环境管理体系文件、技术文件编制文件一览表。
6 程序6.1 文件编号指南6.1.1 质量手册编号WD-QM-XXXXYWD > *********公司QM > 质量手册XXXX > 版本编定年份Y > 版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如：WD-QM-2010 表示：*********公司2010年版的质量手册6.1.2 环境管理手册编号WD-EM-XXXXYWD > *********公司EM > 环境管理手册XXXX > 版本编定年份Y > 版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如：WD-QM-2015 表示：*********公司2015年版的环境管理手册6.1.2 程序文件编号WD-QP-XXQP > 质量管理程序及管理体系通用程序文件，如EP则是环境管理体系文件。
XX > 程序文件顺序号 2位阿拉伯数字如：WD-QP-06 表示，程序顺序号为《风险管理控制程序》。
1文件控制程序
改人。
文件控制程序
文件编号
HX/QP-4.2.3
版本号/修改次数
B/00
页数
共4页第4页
4.7.4更改文件和资料可以以任何媒体方式保存，如纸张、磁盘、光盘、照片、样件等，在任何媒体形式的文件应参4.5文件和资料的管理执行。
4.7文件和资料的更新评审
4.7.1由文件的主管部门结合平时使用情况在适当时以及在必要的情况下组织对现有的文件适宜性、充分性进行评审，再次批准。
4.7.2文件和资料的更改由更改提出的部门填写文件更改申请单，经由原审批部门审批更改状态，并在更改一览表中做好标识。（如由其它部门审批，则应附有背景资料）方可实施更改。更改后文件发放部门及时将更改内容发到各场所使用。
6.6收文薄QR4.2.3—6
6.7文件和资料借阅登记QR4.2.3—7
6.8文件和资料销毁审批表QR4.2.3—8
c.其他管理性文件，（如企业档案管理文件）
质量体系文件的编号规定如下：
质量手册程序文件
HX/QM××－××××HX/QP－××××
年号标准条款号
版本号
质量手册代号程序代号
公司代号公司代号
文件控制程序
文件编号
HX/QP-4.2.3
版本号/修改次数
B/00
页数
共4页第2页
作业文件质量记录
HX/QW××QR×××－××
3.2综合办负责质量体系文件的组织编制。
3.3技术部负责技术文件和资料的控制。
3.4各部门的文件和资料应定期按档案管理办法交综合办，实行统一归档，分级管理。
4、工作程序
4.1文件和资料的分类及编号
01-文件控制程序
01-文件控制程序1 目的规范公司管理体系运行中文件的管理，实施对文件的有效控制，确保各个部门及生产等使用场所持有适宜的文件，并防止非预期的误用。
2 范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系和强制性产品认证管理体系文件,以及与体系相关的外来文件的控制和管理。
3 术语和定义3.1 文件文件是指“信息及其承载的媒体”，包括管理手册、程序文件、作业性文件、制度规范、图样、报告、标准、记录表单等。
3.2 程序程序是指为进行某项活动或过程所规定的途径与规则，含有程序的文件可称为“程序文件”。
3.3 作业性文件指具体规定工作细则或操作细节要求的管理性和技术性文件。
3.4 受控文件指当文件的批准、发放、使用、更改等处于按本程序要求进行控制的状态时，该文件称为“受控文件”；当文件处于非受控状态时，称为“非受控文件”。
3.5 外来文件指与管理体系有关的国家法律法规、上级文件、各类外来标准、相关方提供的文件等。
4 职责4.1 行政课a）是本程序的归口管理部门；b）负责组织管理手册、程序文件的编制；c）负责管理体系文件和外来文件的发放、回收、作废，以及组织管理体系文件的评审、更改等工作。
4.2 其他职能、生产部门a）负责组织管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的具体编制；b）负责组织本部门内部使用的文件的编制。
4.3部门主管a）负责管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的初步审核；b）负责本部门内部使用的文件的直接审批。
4.4 管理者代表负责管理手册审核及程序文件、作业性文件的批准。
4.5 总经理负责管理手册、公司管理制度的批准。
5 工作程序5.1 文件分类a) 管理手册（包括方针、目标）；b) 程序文件；c）作业性文件；d）记录表单；e）外来文件。
5.2 文件的编写5.2.1 管理体系手册、程序文件的编写由行政课负责组织相关部门编写；手册、程序文件应按照相应的管理体系标准要求编写，同时应符合本公司实际，使手册、程序文件既符合标准要求、又具有可操作性。
01文件控制程序
3.0职责
3.1总经理负责方针、目标/指标、手册、程序文件的批准与发布。
3.2管理者代表负责主持方针、目标指标、手册以及程序文件的编制、修订及实施检查工作，负责工作文件、记录表格的批准与发布，并对其内容进行解释。
3.3各部门负责对相关程序文件、工作文件及记录的编制，以及在实施过程中对其可操作性方面进行适宜的修改。
G文件的作废
目标、手册、程序文件、工作文件在整体或部分换版时除留一份经标识（盖“作废保留”章）后存档以外，其他皆作废并即时销毁。在日常运作过程中有页次的修改时，回收的旧文件皆作销毁处理。体系文件的销毁由文控人员立即执行。
I文件的管理、归档
文件的管理应有标识、有较好的贮存环境、有保存期限、易于检索、保持清晰、目录归类
5.0.支持Байду номын сангаас文件
5.1《记录控制程序》
6.0.质量记录
6.1《文件发放清单》
6.2《文件更改申请表》
6.3《法律法规一览表》
4.2.1质量管理体系文件编号方法，
A QEM（质量环境手册）
QEM –00
文件序号
质量环境手册代号
B COP（程序文件）
COP – XX
文件序号（01~99）
程序文件代号
C WI（工作文件）
WI –XX - XX
文件序号
部门代号
工作文件代号
4.3文件内容的编制原则和方式
4.3.1程序文件包括以下内容：
A文件编制需求
由各职能部门依据GB/T19001-2008/GB/T24001-2004标准的要求和运作的需求提出。
B文件的编制
a）方针、目标/指标、手册及程序文件的编制工作由管理者代表主持，各相关部门负责本部门主要程序文件的编写。
1文件控制程序
1目的对文件的批准、发放、使用和更改做出规定，确保公司在管理体系运行过程中所有活动场所均使用有效版本的文件。
2范围适用于公司管理体系的所有文件，包括适当范围的外来文件的控制和管理。
3 职责3.1 行政人力资源部负责管理体系文件、支持性文件、法律法规文件、资料等控制和管理。
3.2公司各职能部门负责本部门相关文件和资料的制定、保管和使用。
4 工作程序4.1文件的分类4.1.1 内部文件a)公司发布的管理方针、目标文件；b)管理手册；c)程序文件；d)质量计划、管理方案；e)支持性文件（技术标准、管理标准、作业指导书、规章制度、记录、工艺文件等）；f)公司发布的与管理有关的其它文件。
4.1.2外部文件a)国家及上级机关颁发的有关法律、法规、政策等文件；b)行业可直接引用或执行的规范、规则和技术标准等；c)顾客提供的资料、电话记录等；d)供方提交的技术资料、产品说明书和相关的管理体系文件。
4.2文件编码4.2.1管理手册编码C S/S C－－××－－××××年号序号管理手册公司4.2.2 程序文件编码C S/C X－－××－－××××年号序号程序文件公司4.2.3管理文件编码C S/G L－－××－－××××年号序号管理文件公司4.2.4外部文件编号按相关文件的原代号和编号执行。
4.3 文件的编写4.3.1管理手册和程序文件、由管理者代表组织编写。
4.3.2管理文件由行政人力资源部组织编写。
4.3.3 质量计划、管理方案、技术文件由相关职能部门组织编写。
4.3.4记录的编写按《记录控制程序》执行。
4.4 文件的审批4.4.1所有管理体系文件，在使用前应得到批准，以确保文件的充分性和适宜性。
4.4.2 方针、目标和管理手册的审批执行《手册管理程序》。
1 文件控制程序BRC 程序 指导书
一、目的保证在质量体系运行的各个部门使用文件的有效性。
二、范围适用于本公司质量体系的质量手册、支持性文件、工作文件、外来文件及资料。
三、定义:如没有特别说明，程序文件中的内容涵盖电子文件和纸质文件的控制。
.四、职责4.1总经理：负责质量方针、质量手册、支持性文件和工作文件的审批；4.2总经理或总经理的委托人：负责组织质量体系文件的编写、修改、处理和质量手册、支持性文件的审核；4.3各部门：负责相关工作文件的编写、修改；4.4行政部：负责文件的分发、标识、保管五、工作程序5.1文件控制：受控文件封面或首页盖有“受控文件”章，没有的或虽然有但又加盖“作废”章的为非受控文件。
文件应有文件编写人、审核人、批准人的签署。
5.2审批和发布5.2.1质量手册：由质量小组编写，总经理审批后发布。
行政部根据总经理提供的《体系文件发放名单》统一发放并作登记。
5.2.2支持性文件：由各部门主管或总经理指定人员组织编写，文件管理员汇集整理后由管理者代表审批。
文件管理员根据《体系文件发放名单》统一发放并作登记。
5.2.3作业文件：由各部门主管组织编写，管理者代表批准。
要求文件有良好的可操作性，应明确由谁做，何时做，做什么以及如何做。
由文件管理员统一编号，加盖“受控文件”章，根据《体系文件发放名单》登记，下发各部门。
5.2.4外来文件：对质量保证体系有效运行有重要作用的外来文件，由管理者代表审核后，经行政部受控登记。
其它部门如需查阅，可到行政部借阅，借阅期限不超过15天。
5.2.5文件和资料的保管5.2.5.1文件和资料放在专用柜中，不得随便放置。
5.2.5.2档案资料必须放在干燥通风处，以防虫蛀、鼠咬、发霉和非人为损坏。
5.2.5.3如发现档案资料损坏或遗失，应立即向总经理报告，并追究管理员的责任。
5.2.5.4文件管理员应严守档案资料秘密，不得向外透露任何影响公司或个人的信息。
5.3文件的更改5.3.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
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文件控制程序
CSCF-CX 01-2010 1目的
通过对质量管理体系文件进行控制，以使体系文件处于受控状态，确保现场使用文件的正确性和有效性。
2适用范围
适用于为保证质量管理体系有效运行而制订的质量管理手册、程序文件、操作文件和外来文件。
3职责
3.1总经理负责批准发布质量管理手册。
3.2管理者代表负责体系文件的策划，批准程序文件和所级操作文件。
3.3质量控制部负责组织编写质量手册、程序文件和所级操作文件，以及对文件的
标识、发放、更改、回收、销毁和外来法规性文件的管理。
3.4各部门认真执行体系文件，并反馈体系文件在运行中的问题，组织本部门使用
的操作文件的编写、审批、发放、更改和回收。
4程序
4.1文件分类
4.1.1质量管理手册
4.1.2程序文件
4.1.3操作文件
操作细则、实施细则、作业指导书等。
4.1.4外来文件
外来文件是指策划和运行质量管理体系所需的法律法规、顾客提供的文件等。
4.2文件编写
4.2.1体系文件由管理者代表主持编写工作。
4.2.2质量控制部负责组织体系文件的编写工作，按上级有关法规、标准和要求，提出体系文件编写清单，并将文件编写工作分解到各部门。
4.2.3各部门将需编写的体系文件分解落实到有关人员，编写的文件经部门领导审查后交质量控制部。
4.2.4质量控制部组织有关人员进行讨论，经修改后，送交文件审查组审定后，形成正式文件。
4.2.5操作文件由公司统一组织编写，各部门使用的操作文件，由各部门自行组织编写，质量控制部汇编目录。
4.3文件标识
4.3.1质量管理手册以年份号为标识。
4.3.2程序文件和所级操作性文件以所标准号和年份号为标识。
4.3.3部门的操作文件以部门代号、序号和年份号为标识。
4.3.4在体系文件发放前，质量控制部在文件的右上角加盖“受控”章。
部门的操作文件，在发放前由部门在文件上加盖“受控”章，做出有效版本的标识。
4.3.5外来文件以文件号和年份号或标准编号为标识。
4.4文件编号
4.4.1质量管理手册编号
CSCF- SC－ A/0- XXXX
年号
版本号
质量手册标识
中科华翌公司
4.4.2程序文件编号
ZKHY–CX.XX - A/0 XXXX
年号
版本号
程序文件序号
程序文件标识
天海兰公司
例：《记录控制程序》的编号为：ZKHY-CX 02-A/0-2010
4.4.3操作文件编号。
操作文件编号与程序文件编号的区别是用操作文件标识代替程序文件标识，其他相同。
ZKHY- CZ XX –A/0－XXXX
年号
版本号
操作文件序号
操作文件标识
天海兰公司
例：《管理评审办法》的编号为：ZKHY-CZ 02-A/0-2010
4.5文件批准与发布
4.5.1质量管理手册由总经理批准与发布。
4.5.2程序文件、操作文件由管理者代表批准与发布。
4.6文件的发放与回收
4.6.1质量控制部负责对发放的文件进行顺序编号，并填写“文件发放清单”，建立发放记录。
4.6.2部门的操作文件在发放前需对文件进行顺序编号，建立发放记录。
4.6.3当需使用文件的人员未收到文件或使用文件数量不够时，应到发放部门查阅，需要时经发放部门领导同意可以复制。
复制的手续为：在发放的记录中填写复制份数，对复制的文件进行编号登记，并加盖“受控”章后，予以发放。
4.6.4当持有文件的部门和人员丢失文件时，要及时向发放部门说明情况后给予补发，补发按4.6.1条的规定执行。
4.6.5对已过期或已不适用的文件，由发放部门按分发记录收回，并做好回收记录。
4.6.6当文件持有者退休或调离岗位时要及时将文件收回。
4.6.7外来法规性文件的发放和回收同4.6.1条和4.6.5条。
4.6.8发放部门对收回的文件做好封存和销毁工作。
4.7文件的更改和换版
4.7.1各部门或各类人员在体系运行中，发现体系文件在可操作性、合理性等方面存在问题时，向发放部门提出修改建议意见。
4.7.2质量控制部根据体系运行的情况、内部质量审核、外部质量审核发现的体系文件中的问题，以及各部门各类人员反馈的有关文件中的问题，进行分析讨论后，提出对质量管理手册、程序文件、所级操作文件的更改意见，更改内容均需由质量控制部填写“文件更改通知单”，质量控制部领导审核后，报管理者代表批准，其中质量管理手册的更改由总经理批准，其它体系文件的更改由管理者代表批准。
4.7.3体系文件的局部更改采取换页方式。
在更改通知单中对更改后的实施日期做出明确规定，按照更改通知单的要求，由质量控制部组织更改通知单和更改页的打印、复印，指定专人及时在实施日期前负责统一换页，并在文件更改记录栏内记录更改单号、更改页码、更改标记、更改人及更改日期，并收回作废页统一处理。
更改标记按同一页更改顺序依次用a、b、c…表示在页码之后，确保现场使用文件的有效性。
4.7.4当单份文件有较大的更改时，由质量控制部组织对更改的文件进行审查，通过审查并获批准后，以换版的方式进行更改。
更改的文件按4.3.2条的规定做出标识。
4.7.5体系文件发生多次更改或公司的质量管理体系发生较大变动时，由科研质量处提出对体系文件换版的意见。
质量管理手册换版需经总经理批准，其它体系文件的换版需经管理者代表批准。
由质量控制部发出换版通知。
换版的文件按4.3条做出标识。
4.7.6各部门自行编制并在本部门内使用的操作文件，需更改或换版时，由部门领导审批后进行。
4.8文件的作废
4.8.1在发放新版文件的同时，原版本为作废文件。
持有作废版本文件的人员或部门的文件管理人员将作废文件交质量控制部，逐一登记后，由质量控制部负责统一处理。
4.8.2部门的操作文件作废，由部门指定人员收回处理并做好记录。
4.9文件的归档
4.9.1质量管理手册、程序文件和所级操作文件在编制签署完成后归档。
4.9.2在质量管理体系运行过程中，对体系文件的更改，其更改单按年度归档。
4.9.3当体系文件全部换版时，被换文件的最终版本需归档。
4.9.4除上述以外的文件和外来法规性文件归档在各部门。
4.10文件的借阅
4.10.1需借阅质量管理手册、程序文件和所级操作文件的人员，应到质量控制部办理借阅手续。
4.10.2已归档的文件应到档案管理部门办理借阅手续。
5质量记录
文件发放清单
文件更改通知单。