文件与记录编写规范审批稿
体系管理中的文件控制和记录保存要点
体系管理中的文件控制和记录保存要点体系管理中的文件控制和记录保存是企业正常运作和持续改进的重要保障。
正确的文件控制和记录保存可以帮助企业提高工作效率，确保质量和安全，促进持续改进。
下面将从不同角度展开讨论体系管理中文件控制和记录保存的要点。
一、文件控制的重要性文件控制是体系管理中的基础工作，它涉及到文件的编写、审批、发布、分发、修订、废止等方方面面。
只有建立科学严谨的文件控制制度，才能确保所有工作按照规定程序进行，避免因文件混乱、过时等问题导致的混乱和失误。
二、文件编写的原则文件编写应当科学合理，内容准确清晰，格式规范统一。
在编写文件时，应遵循简洁明了的原则，避免出现冗长复杂的表述，确保读者能够准确理解文件内容。
三、文件审批的程序文件的审批过程应当严格按照规定程序进行，确保审批人有权有责、审批程序清晰明确。
审批人应该仔细审阅文件内容，对不符合要求的地方提出修改意见，保证文件质量。
四、文件发布和分发发布文件时，应确保所有相关人员都能够及时收到文件，并且确保他们能够理解文件的内容和要求。
分发文件时，应根据实际需要和风险情况进行分类、归档，确保文件信息的安全性和有效性。
五、文件修订与废止文件是会随着工作的变化不断进行修订和更新的，这就需要建立健全的修订机制。
修订时应注明修订日期、修订内容、理由等信息，并及时通知所有相关人员。
对于过时或无效的文件，应予以废止，并通知相关人员及时停止使用。
六、记录保存的重要性记录保存是企业运作的重要组成部分，也是体系管理的重要内容之一。
记录保存可以帮助企业追溯工作过程、判断责任和改进方法，同时也是对企业经营情况的一种展示和证明。
七、记录分类和整理记录保存时，应根据不同的内容和重要性进行分类和整理。
重要的记录应妥善保管，建立归档和检索制度，便于日后的查阅和利用。
八、记录保存的期限不同类型的记录保存期限有所不同，企业应根据法律法规和业务需要确定记录的保存期限。
对于过期的记录，应及时销毁或转存，以节省存储空间和维护成本。
SOP管理规范
编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页发放范围：各部门建立文件(SOP )编写、修订、审批、发放、回收和保存的管理规范。
1.1 合用于公司内部文件的编写、修订、审批和发放。
1.2 质量标准、分析方法及验证方案、清洗方案等按其相应的 SOP 中规定的格式编写，发放和收回、保存方面的要求按本 SOP 规定执行。
2.1 SOP ：是文件的简称，指“经批准用以指示操作的通用性文件及管理办法 ,包括操作指南和操作规程”.即包括研发、生产、检验、安全、环保和质量的管理性文件，也 包括岗位和设备的操作性文件。
2.2 版本号：用 R 。
n 表示， R 即修订(Revision) 。
SOP 每修订一次,版本号增加一个数值.首次为 0,以后依此为 1、2、3…… 2.3 传阅人:指 SOP 所涉及到的相关部门的责任人(技术人员或者管理人员)，所有与质量活动有关的 SOP 的传阅人必须包含 QA 部经理。
3.1 编写3.1.1QA 部负责组织编写和修订质量管理体系所需的 SOP 。
3.1.2各部门按其职责编写和修订所需的相关 SOP ，编写人负责传阅和审批过程中的联络. 3.2 审批3.2.1质量管理方面的关键性 SOP 及质量标准， 需经质量副总裁批准,确保与相关的法律法规以及注册文件和客户标准等保持一致. 3.2.2其它各项管理类 SOP 由其主管副总裁批准。
3.2.3技术管理及技术标准类 SOP 由总工程师批准。
3.2.4 只涉及本部门内部管理或者操作类的 SOP ，由各部门经理负责批准， 确保 SOP 的文字正 确和内容正确、不与公司级文件相冲突。
3.2.5关键文件审批程序见附录. 4.1 编写4.1.1各部门应依据 QA 下达的编制要求或者依本部门的工作需要进行 SOP 编写。
写： 编审批核： 准：编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页4.1.2 SOP 的格式按统一的模版格式(可到 QA 复制电子版)，本文件的格式为标准格式。
QEP-04 文件及记录控制程序
生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04文件及记录控制程序页码 1 of 12 编制：xxx 日期： xxx审核：xxx日期： xxx批准： xxx 日期： xxx受控标识声明：未经同意，不得复制！生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04 文件及记录控制程序页码 2 of 12版次页次制/修订日期制/修订内容概要制/修订人相关部门经理会签核准行政财务工程生产采购品管PMC 客服文件分发表分发单位份数分发单位份数分发单位份数□总经理1# □采购部1# □生产部1# □副总经理1# □行政人事部1# □客服部1# □管理者代表1# □财务部1# □总经办1# □品管部 1 □工程部1# □市场部1# □研发部1# □ PMC部1# 1# “1”表示书面发放份数，“1#”表示电子档形式共享份数。
生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04文件及记录控制程序页码 3 of 121.0 目的1.1 确保公司内部文件、记录、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性;1.2 确保公司所有与品质/环境管理体系相关的文件、记录、图纸及技术资料在流通、应用、处理时能在受控条件下进行；1.3 确保公司各职能部门持有最新的、有效版本的文件、记录、图纸、技术资料。
2.0 适用范围适用于本厂质量、环境管理体系文件,这些文件包括但不局限于以下各项:1) 质量、环境方针以及质量、环境目标；2）一阶文件：质量/环境手册；3）二阶文件：程序文件；4）三阶文件：系统性作业指导、产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等；5）法律法规:与质量/环境体系相关的国家、国际及行业标准、法律/法规/等；6）外来文件：与质量/环境体系相关资料以及客户提供的记录、文件、图纸等技术资料。
7）其他类文件:本厂管理体系网络内信息/资料以及各部门相关制度、规定等非受控文件。
特种设备文件和记录管理制度范本
特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。
二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。
1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。
1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。
2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。
2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。
3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。
3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。
4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。
三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。
1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。
1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。
2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。
2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。
3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。
3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。
4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。
●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。
●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。
二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。
●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。
即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。
排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。
●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
●可操作性●要符合企业实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。
●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。
因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
●精简●节省。
●减少差错。
●降低人员素质和培训要求。
●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。
●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。
档案文件级目录数据著录的规范和要求--浏览
档案文件级目录数据著录的规范和要求（要求录入人员必须重点掌握）档案文件级目录数据著录要求是：数据的每个项目内容，主要是指页号、正题名、责任者、文件时间、文件编号、解密划控，一定要准确，不能录错、漏录、误录有关信息；差错率控制在5%以内（即100条数据不能出错5条）。
这就要求每录完一条数据，一定要进行检查和校对，将录错的内容修改准确。
当确认数据信息完整无误后，方可导入正式库。
一、全宗号是档案馆给档案已经进馆的立档单位的代码。
（一）各机关、单位应与档案馆联系以明确自己的全宗号。
（二）全宗号用半角著录，长度为4个字节。
如全宗号为“ 16 ”，应著录为“ 0016 ”，但短期卷档案的全宗号要变为两位数的，即把前面的两个0去掉，著录为“ 16 ”，主要是为了同永久长期卷档案区分开来，方便以后档案数据移交进馆。
二、案卷目录号是根据档案的归档年度编写的流水号。
如1990年度的档案目录号为“ 016 ”，1991年度的则为“ 017 ”，1992年度的为“ 018 ” .................. 依次类推来计算。
（一）不同年度的案卷目录号切勿相同。
应与档案馆联系以明确本机关单位各年度的目录号。
（二）目录号用半角著录，长度为3个字节，如目录号为“8” , 应著录为“ 008 ”。
三、案卷号是按先永久、次长期的顺序，每一年度档案从1开始编写的流水号。
（一）在一个年度内，例如永久的档案有5卷，长期的有4卷。
则案卷号依次编为1，2，3，4，5 ;编完永久的后再接着连下去编长期的，长期的依次编为6，7，8，9。
同一年度内案卷号不许重复。
（二）案卷号用半角著录，长度4个字节，如案卷号为“ 3”，应著录为“ 0003 ”。
四、页号是整理档案时在文件材料右上角（双面有字的，背面编在左上角）上逐页编写的流水号。
半角状态下输入。
（一）每卷案卷均必须从1开始编写，两卷档案之间页码不可连接。
档案内凡是有文字的页面都要编写页码。
SOP编写规范(作业指导书)
（三）试验用药物管理制度标准作业流程编写程序编制部门：企划部适用区域：□全国□总部□所有平台□其它：发布范围：分销全体培训岗位：分销主管以上及内审员执行负责王建辉人：流程王础Owner：文件批准王玲人：生效日期：年月日填写说明：1、“执行负责人”由起草人手签姓名，“流程Owner”由编制部门负责人手签姓名，“文件批准人”需要编制部门上级领导手签姓名。
2、适用区域、发布范围、培训岗位、生效日期需要执行负责人进行勾选或者填写。
1目的1.1指导SOP文件编写者能够高效的编写出符合要求的文件。
2范围2.1此文件适合所有编写SOP（标准作业流程）的文件编写人员。
3职责3.1执行负责人负责起草文件初稿，在文件审批通过后执行此文件，并反馈意见。
3.2流程Owner审核文件初稿，对文件的有效性、合理性和兼容性负责，保证流程通俗易懂，逻辑严密，操作性强；对执行负责人提出的反馈意见进行审核、汇总、修改。
3.3文件批准人作为文件最终定稿者，对文件的发生效力负责，对该文件与相关文件的兼容性进行审核。
4定义4.1SOP：SOP是标准作业流程（StandardOperationProcedure）英文的第一个字母的缩写。
为各部门共性的、可以固化的业务活动。
4.2工具书：制定的作为岗位快速参考的文件，例如：单位换算表，目标值等贴或放在工作区域附近用于员工工作时参考的文件，这类文件主要包括操作方法，测试标准，流程图等限于特定岗位使用的操作指南，可以作为程序文件的一部分，也可以单独使用，也包括国家发布的一些制度法规，国家标准，技术标准等。
4.3附件：指SOP文件中所引用的文件，执行文件的同时也必须同时执行的文件，主要包括管理规定，规章制度和标准，可以作为程序文件的一部分，也可以单独使用。
4.4SOP流程体系：共由四部分组成，SOP－规范制度－表单－手册。
其中，规范为各部门之间在共性流程操作之上的不同的业务管理的规定，是对SOP 的支持和补充；表单是与SOP，和管理规范相匹配的单据、附件等文件；手册是已经固化的指导我们进行SOP操作或执行规范制度的指南性文件。
关于GMP文件记录签名的事（不是事的大事）
关于GMP⽂件记录签名的事（不是事的⼤事）第⼀部分事后补签名合理做法标题：不能及时签名咨询内容：⽇常⽣产需要管理⼈员或授权⼈员签字确认，在某些特殊时间，该⼈员不在公司，是否可以通过电⼦邮件确认，事后补充签字？补充签字时间是确认时间还是真实签字时间？或者有其他可⾏⽅法回复：相关⼈员不在公司，该⼈员应将其职责授权其他⼈员完成。
如果遇有极特殊情况，该⼈员未能及时授权，需⾃⾏完成⼯作，则应采取各种适当措施，证明⾃⼰已完成相应⼯作，问题中的时候（事后）补充签字也是⼀种被认可的⽅式。
⽆论何种情形，⼈员签字均应按照实际签字⽇期完成，事后补充签字应将之前的相应证明⽂件⼀并保存。
企业应制定相关程序对该类情况进⾏严格管理，以确保相关⼈员正确履⾏职责。
⽂件签名管理规定某通过FDA药企的《⽂件签名管理规定》⽂件内容，供⼤家参考1. 范围本⽂阐述XXX公司质量体系⽂件的签名规定，包括签名分级、⽂件变更签字规定、⽂件和记录的签名要求、签名程序、签名印记清单等。
2. 参考2.1. CFDA《药品数据管理规范》（征求意见稿）2.2. ICH Q7A Ⅵ＜⽂件与记录＞2.3. 美国联邦 cGMP 210 ＆2112.4. 《⽂件起草、审核、批准和发放标准操作规程》（XXX版）2.5. 《良好记录规范》（XXX版）2.6. 《⽂件管理制度》（XXX版）2.7. 《公司组织机构管理规程》（XXX版）3. 职责3.1. 所有参与⽂件与记录签名的⼈员应按照本⽂规定执⾏签名程序。
3.2. ⼈⼒资源部负责新⼊职员⼯签名印记的登记和本⽂件的定期修订。
4. 附件4.1. 附件 1：《公司签名印记清单⼀》4.2. 附件 2：《公司签名印记清单⼆》4.3. 附件 3：《员⼯签名印记登记表》5. 内容5.1. 签名分级5.1.1. 起草⼈级别：根据XXX《⽂件起草、审核、批准和发放标准操作规程》中要求，当⽂件正式签发时，起草⼈应在所签发⽂件⾸页的“起草⼈”处签名；其中管理⽂件起草⼈级别⼀般是⼯程师、班组长或部门负责⼈，操作⽂件起草⼈级别⼀般是操作⼈员或班组长，具体分级如下：5.1.2. 审核⼈级别：根据 XXX《⽂件起草、审核、批准和发放标准操作规程》中要求，当⽂件正式签发时，审核⼈应在所签发⽂件⾸页的“审核⼈”处签名，该级别⼀般是部门负责⼈或现场QA 及以上⼈员，具体分级如下：5.1.3. 批准⼈级别：根据 XXX《⽂件起草、审核、批准和发放标准操作规程》中要求，当⽂件正式签发时，批准⼈应在所签发⽂件⾸页的“批准⼈”处签名，并且在⽂件每页的页签位置同样要签上“批准⼈”的名字，该级别中除操作⽂件以外的其他⽂件批准⼈是质量受权⼈或总经理，操作⽂件的批准⼈是 QA 部负责⼈，具体分级如下表：5.2. ⽂件变更签字规定：对于⽂件在起草/修订时对应的 XXX《⽂件变更与审核申请表》上的审核⼈员的确认，包括但不限于与变更的⽂件内容相关或对应的：―部门负责⼈；―岗位⼈员；―公司领导。
文件的编制、审核与批准程序
幼儿园文件的编制、审核与批准程序一、目的建立文件编制、修订、审核和批准的程序。
二、概念管理标准、工作标准文件以及相关的记录凭证和档案。
三、职责者文件制定人、职能部门负责人、办公室负责人。
四、内容1.前期准备各职能部门根据学校发展和工作实际需要制订管理标准、工作标准。
根据待起草的内容确定标题、起草人或起草部门。
2.文件起草管理标准及相关记录凭证应由各部门负责组织起草；工作标准及相关记录凭证由各具体执行部门负责组织起草；3.文件的审核一般的文件可以直接送主管部门由各相关主管审核、提出修改意见；重要文件可由办公室组织相关部门人员进行会稿，提出意见或建议，并分别填写在会稿单(见附件1)上，然后由起草部门指定专人将会稿意见集中，提出修改意见，必要时由分管领导进行终裁，起草人依据修改意见对文件草案进行修改或补充。
4. 文件签字所有签字都用黑色水笔填写。
4.1管理标准文件首先由编写人在“编写人”项后签名，并注明日期；技术标准主管部门负责人在“审核人”项后签名，并注明日期；分管负责人在“批准人”项后签名，并注明批准日期和执行日期。
4.2工作标准文件首先由编写人在“编写人”项后签名，并注明日期；部门负责人在“审核人”项后签名，并注明日期；主管部门负责人或分管领导在“批准人”项后签名，并注明批准日期和执行日期。
5.文件的修订5.1修订期限各种文件修订后，其凭证记录也应同时修订。
5.2修订程序文件实际执行有困难或不能适应发展需要时，需由具体执行部门填写“变更审批表”交主管部门审核，如终审人不同意变更，则应将“变更审批表”退还原申请部门；如终审人同意变更，签署意见后转分管领导最终确认后执行。
修订的程序等同文件编订的程序。
修订的文件批准后连同变更审批表一起交办公室存档。
5.3修订文件按“文件分类编号规则”进行编号。
的编号附件1：。
规范文件材料
规范文件材料
尊敬的领导：
根据公司发展需要，经过多方调研和讨论，我们制定了以下规
范文件材料，供领导审阅。
一、文件名称，《公司员工行为规范》。
内容概要，本规范文件旨在规范公司员工的行为规范，包括但
不限于工作纪律、言行举止、形象仪容等方面的规定。
通过明确员
工行为规范，提升员工的职业素养，增强员工的责任感和使命感，
提高公司整体形象。
二、文件名称，《公司安全生产管理办法》。
内容概要，本规范文件旨在加强公司安全生产管理，确保员工
的人身安全和财产安全。
文件内容包括安全生产责任制、安全生产
培训、安全生产检查等方面的规定。
通过严格的安全生产管理，预
防和减少事故的发生，保障员工的生命安全和公司的正常生产秩序。
三、文件名称，《公司财务管理制度》。
内容概要，本规范文件旨在规范公司的财务管理制度，包括但
不限于财务审批流程、财务报销规定、财务监督制度等方面的规定。
通过严格的财务管理制度，规范公司的财务行为，防范财务风险，
保障公司财务安全。
以上规范文件材料，经过公司相关部门的认真研究和讨论，已
经初步形成，并呈报领导审阅。
希望领导能够审慎批阅，并提出宝
贵意见，以便完善相关规范文件，确保公司各项工作的有序进行。
特此呈报。
谨启。
XX 公司办公室。
日期，XXXX年XX月XX日。
血站质量管理规范审核标准doc血站质量管理规范审核记录
血站质量管理规范审核标准doc血站质量管理规范审核记录一、技术审查程序1、血站在申请《血站质量管理规范》技术审查前务必通过单位内部审核，内审合格后方可向省血液管理中心书面申请，同时报送本站的质量体系文件。
2、《血站质量管理规范》技术审查工作由省血液管理中心负责实施。
3、省血液管理中心接到申请后应对质量体系文件进行书面审查，合格后组织省血液管理专家委员会现场审核。
4、技术审查合格的，省血液管理中心应当发给技术审查合格证书。
技术审查合格证书作为采供血机构执业注册登记的根据，有效期三年，满三年后需重新审查。
技术审查不合格的，省血液管理中心应当出具不合格意见书与整改意见。
二、审查内容及方法0202质量管理职责质量体系是否覆盖所开展的采供血与有关服务的所有过程。
查阅文件包含采血点、用血偿还、送、取血、临床服务等*0203 质量体系是否符合法律、法规、标准与规范的要求。
查阅文件是否与现行的法律法规有相抵触的情况0204 员工是否明确其职责范围内的质量职责。
询问员工参照文件现场询问并记录（抽查3名员工）0205 法定代表人是否负责质量体系的建立、实施、监控与改进。
查阅文件查阅文件是否由法人代表签署或者授权签署0206 血站的质量方针是否由法定代表人签署与颁布，并在各有关部门（与层级）建立质量目标。
查阅文件查质量方针的签发人是谁，询问法人代表对方针与目标的懂得程度，有无分目标，质量目标有无量化指标进行测量0301 是否建立与其业务相习惯的组织结构。
设置满足献血宣传与献血者招募，献血服务，血液采集、制备、检测、储存与供应，质量管理等功能需求的部门。
查阅文件查阅组织结构图与人员配备情况，基本功能部门务必满足0302是否配备满足工作需要的管理与技术人员。
查阅文件查看人员分工，技术人员比例占75%以上0303组织与人员管理与技术人员年培训时间是否满足75学时，是否具有有关专业学历，在岗人员是否具有供血机构从业人员岗位资格证书（卫生部颁发）。
特种设备文件和记录管理制度模版
特种设备文件和记录管理制度模版第一章总则第一条为了规范特种设备文件和记录的管理，提高特种设备管理的效率和质量，保障特种设备的安全运行，根据相关法律法规和规章制度，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有特种设备的文件和记录的管理，并应当与其他相关制度相配合执行。
第三条文件和记录的管理应当遵循公开、透明、规范、科学、便捷的原则，确保特种设备管理工作的顺利进行。
第四条文件是特种设备管理中用于记录、传达、存储、查询等的载体，包括各类文件、函件、备忘录、传真等。
第五条记录是特种设备管理中用于记录工作过程、事务资料、相关数据等的载体，包括巡检记录、维修记录、事故记录等。
第六条文件和记录的管理要求包括完整性、可读性、准确性、及时性、稳定性等，确保文件和记录的有效性。
第七条文件和记录的管理应当严格按照相关文件的要求执行，不得随意更改、删除、篡改。
第八条文件和记录的管理应当做到及时处理、归档、备份，方便后续的查阅和利用。
第九条文件和记录的查询应当便捷、快速，保证信息的准确性和完整性。
第十条文件和记录的保密工作应当做到严格控制，保护特种设备信息的安全。
第二章文件管理第一条文件的起草要求1. 文件的起草应当明确目的和内容，简明扼要，不得出现模糊、不清晰的表达。
2. 文件的格式应当规范统一，包括标题、正文、附件等内容，遵循统一的样式。
3. 文件的编号应当按照统一的编号规则进行，确保编号的可读性和唯一性。
4. 文件的签发应当明确责任人和时间，并盖章签字，确保签发的真实性和有效性。
第二条文件的传达要求1. 文件的传达应当选择适当的方式，包括纸质传递、邮件发送、电子文档传输等。
2. 文件的传达应当明确接收人和时间，并进行记录，确保传达的准确性。
3. 文件的传达应当及时，确保接收人能够及时阅读、了解文件内容。
第三条文件的存储要求1. 文件的存储应当分类归档，建立完善的文件目录体系，方便文件的查找和利用。
2. 文件的存储应当采用合适的介质，包括纸质文档、电子文档等，确保存储的稳定性。
关于规范公文及审批流程通知
关于规范公文及审批流程通知Good morning everyone, today I would like to address the importance of following proper protocols in handling official documents and approval processes. 早上好，今天我想讨论一下在处理官方文件和审批流程中遵守适当规范的重要性。
First and foremost, it is crucial to adhere to established guidelines when it comes to drafting official documents. 这首先是因为，在起草官方文件时遵循既定的指导方针是至关重要的。
By ensuring that all documents are well-structured and contain accurate information，we can avoid any misunderstandings or discrepancies that may arise in the future. 确保所有文件结构良好，包含准确的信息，可以避免未来可能出现的任何误解或差异。
Furthermore, having a standardized approval process in place helps to streamline operations and increase efficiency.此外，建立一个标准化的审批流程有助于简化运营，并提高效率。
When every stakeholder knows their role and responsibilities in the approval process, tasks can be completed in a timely manner. 当每个利益相关者都了解自己在审批流程中的角色和职责时，任务可以及时完成。
大事记编写制度（精简篇）
大事记编写制度大事记编写制度为及时、准确地记录和反映全市国税系统市、县（市区、办事处）局机关重要工作、重大活动事项，特制定本制度。
（一）大事记记载的主要范围和内容 1、本单位组织机构变动情况．内设机构增减变化、干部任免和调换、重大奖惩、办公地址的迁移等事项。
2、本单位召开的重要会议的情况。
记录会议的名称、任务、主要议题和决议等。
3、上级部门对本单位的领导活动。
包括上级部门下达的重要文件及文件精神，主要的指导意见；上级部门的批示、指示；上级领导来本单位视察检查、指导工作情况。
4、本单位的主要工作活动。
包括本单位发出的重要文件；本单位领导的重要批示；本单位进行的主要工作和工作成果，以及重大的外事活动等。
5、其他需要记载的重大事项。
（二）大事记编写的方法以时间为序，一事一记。
记入大事记的事项要不重不漏，时间、地点、人员、主要情况都要简明扼要地记述清楚。
在编写时．先写明某年，以下各条可以只写月日，有一项记一条，如果一日中有几件大事，可以在一日中分条记载。
（三）大事记编写的要求市局、县（市区、办事处）局办公室负责大事记的收集、整理和编写工作，其他各单位按照职责分工，每月5日前，将上月涉及本单位的可记入大事记的事项，以书面形式提交办公室。
局领导外出活动情况，由随同人员或有关单位负责提供。
办公室要在每季度结束后10日内将大事记文稿编好，经办公室主任审阅后．送分管局领导审签，大事记由各级局办公室负责印发并留底备查，年终统一归挡。
国税机关公文处理办法（试行）第一章总则第一条为实现全市国税机关的公文处理工作规范化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据山东省国家税务局制定的《全省税务机关公文处理办法发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
? 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
上报的公文，标题中不标发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
文件编写标准化规范
文件编写标准化规范1 正文层次表格1 文件正文层次结构表2 字体和字号表格2文件字体字号一览表3 文件版式文件资料版式一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。
页边距设置要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。
“行距”设置成“单倍行距”或“固定值在12-30磅之间”。
纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版,图表和附件可根据实际需求而设置排版方向。
文件需在页脚居中的位置插入页码，但注意首页不显示页码。
4文件编号规定4.1 管理性文件编号各文件归口单位负责对各类文件进行统一编号。
编号构成元素包括：单位代码、类别代码、部门代码、顺序号、年份号、版本号，各代码之间用“-”隔开。
方式如下：文件编号：单位代码\部门代码-文件类别号-文件顺序号-年份号-版本号具体要素及代码构成如下：（1）单位代码规则单位代码用单位简称的首写字母大写表示，中朵远大用“ZDYD”表示。
（2）部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，各部门代码规定见表4，各中心事业部下属的二级、三级单位代码由各中心事业部负责制定。
表4：各单位代码表公司级制度不体现部门代码，部门内部文件需体现部门代码。
（3）文件类别号代码规则目前以下文件类别是根据各体系和企业自身发展需要所制订的7个类别，并采用汉字首字母制订代码规则，具体如下：表格3 文件类别代码表（4）汇编文件编号规则如果文件是汇编本，需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB），不体现版本号。
（5）文件顺序号规则：是指该系列文件的顺序号，以阿拉伯数字（01、02、03……）表示，已废止的文件顺序号继续保留，不得替换使用。
（6）年份号：指的是本文件下发的年份。
（7）版本号：指本年度内文件下发的版次，首次下发为A0，二次下发为A1，以此类推。
注：公司级文件，无部门代码。
文件修订换版时文件需将编号中的“年份号”和“版本号”变更调整，如原文件编号为：ZDYD-ZD-1-2017-A117年换版编号为：ZDYD-ZD-1-2017-A1。
公司文件审批管理制度(精选5篇)精选全文
精选全文完整版（可编辑修改）公司文件审批管理制度（精选5篇）公司文件审批管理制度在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。
我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编精心整理的公司文件审批管理制度（精选5篇），欢迎大家分享。
公司文件审批管理制度1为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合本公司的实际情况，特制定本规定。
各部门的公文审批、管理工作，必须实行严格的保密制度。
一、公文处理程序(一) 收文处理1、上级发来的文件及注有密级的简报、资料和平级发来的文件，均由人事部统一签收、开封、登记、呈阅、转发并按不同类别进行分类处理。
其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。
2、人事部应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。
3、凡需办理的公文，应先送总经理签批意见，再分送给有关部门办理;人事部经理在签批公文时，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。
4、各部门收到急件时，应在2天内答复并退回文件;一般要办理的文件，5 天内应办理并回复文件。
需要研究而不能马上处理的，也要先书面简要回复。
5、加强公文检查催办工作。
人事部人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要登记备案，认真督促、催办，以防积压或漏办。
6、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交人事部人员立卷归档。
(二) 发文处理1、公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后书面形式送人事部核稿交由总经理。
2、文件的签发。
公司人事公文，由总经理签署意见后，由人事部收发。
3、签发后的公文不得再作任何修改。
若确需修改，必须重新送签。
4、公文签发后，由人事部负责打印、盖章、装订、登记、分发。
5、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。
6、公文处理完毕后要及时送交人事部整理立卷，不得私自泄露相关文件。
7、公司内部非公文性的文件，交人事部审核，人事部根据文件具体事项交总经理审阅，由人事部负责逐级送达，并按照领导批示，交经办人办理。
关于规范公文及审批流程通知
关于规范公文及审批流程通知English Answer:Subject: Notification of Standardized Official Documents and Approval Process.Purpose: To provide clear guidelines for the standardization of official documents and streamline the approval process, ensuring efficiency and uniformity in communication.Scope: This notification applies to all departments and employees involved in the creation, review, and approval of official documents.Definition of Official Documents:Official documents are any written or electronic communications that represent the official position or decisions of the organization. They include, but are notlimited to:Policies.Procedures.Guidelines.Memos.Letters.Contracts.Reports.Standard Format and Style:All official documents must adhere to the following standard format:Use a clear and concise writing style.Maintain a consistent font, font size, and margins throughout the document.Include a header with the organization's logo and contact information.Number pages consecutively.Include a footer with the document's title, date, and version number.Use headings and subheadings to organize the content.Proofread carefully for errors before finalizing the document.Approval Process:To ensure the integrity and accuracy of official documents, the following approval process must be followed:1. Initiation: The document is drafted by the responsible department or employee.2. Review: The document is reviewed by the relevant stakeholders for content and accuracy.3. Approval: The document is submitted to the appropriate authority for final approval.4. Distribution: Once approved, the document is distributed to the intended recipients.Responsibilities:Document Creators:Ensure that documents adhere to the prescribed format and style.Gather necessary input and consult with relevant stakeholders during the drafting process.Proofread documents carefully before submitting for review.Reviewers:Provide constructive feedback on the content and accuracy of the document.Identify potential errors or inconsistencies.Ensure that the document aligns with organizational policies and procedures.Approvers:Review the document thoroughly and provide final approval.Ensure that the document meets the required standards and objectives.Take responsibility for the accuracy and integrity ofthe approved document.Communication Channels:Official documents should be communicated through the designated official channels. This includes:Email.Intranet.Shared drives.Physical mail.Effective Date:This notification is effective immediately. All official documents created after this date must adhere to the guidelines outlined herein.Please note that any deviation from the prescribedguidelines and approval process must be approved in advance by the relevant authorities.中文回答：主题，公文及审批流程规范通知。
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就在+、－等符号处回行。公式中如有字符需解释，应注明“式中：”二字另行左起顶格排，所要注释的符号按先左后右，先上后下顺序紧接排在冒号后面，用双连接线与注释连接，双连线取齐。注释回行时与双连线后面的文字对齐。
表式和附录的编排要求
b:顺序号（如：0000）；
c：版本(00-99)
g)管理规范类文件编码规则
HM/QP-MXX
顺序号
管理英文开头大写字母
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
i)国家法律、法规编号表达形式
HM/WFXXX—XXXX
批准年代号，用四位阿拉伯数字表示
顺序号，用三位阿拉伯数字表示
国家法律、法规代号，用大写拼音字母“F”表示
文件与记录编写规范
Revision history 修订记录
版本/修改
修订日期（年-月-日）
修订人
修订简述
过程绩效
项次
测量指标
测量方法
监视周期
目标值
编制
日期
审核
日期
批准
日期
1 目的
统一公司管理体系文件的编写格式。
2 适用范围
适用于公司内部管理体系文件的编写。
3 职责
质保部负责本规范的编制，指导检查各部门按此要求编制文件。
适用范围
依据文件的基本内容，明确该文件的适用范围。
引用文件
列出文件所涉及到的引用文件。
定义
明确文件中特殊术语的定义。
职责
明确相关部门、人员的职能分配。
工作程序或内容
按要求具体阐述文件中所涉及到的内容，要力求层次清晰、文字精练内容简洁、清楚。
相关记录
列出文件所涉及到的记录。
文件结束标记
以文件页面横向布局三分之一长的横线表示结束。
a : 0—设备作业指导书；1—产品作业指导书；2—返工作业指导书
b:顺序号（如：0000）；
c:版本号(00-99)
e)检验指导书（作业指示文件）编码规则
HM/QCXXXXX-XX
c
b
a
华脉拼音开头大写字母/检验指导书
a : 1—进货检验规程；2—过程检验规程；3—成品检验规程；
4—产品出厂检验规程
标准需要废止时，在标准明细表的备注栏内写明废止日期。
6相关记录
无
7附录
附录A：质量管理手册封面
附录B：程序文件、管理规范性文件首页
附录C：文件页面
附录D：程序文件、管理规范性文件修改
附录E：字体和字号的规定
不编阿拉伯数字。
⑵每一章应有一个标题，放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。
节
节是章的有编号的细分单元，每一节应用一个标题，放在其编号之后，并单独成一行。
条
条是节的有序编号的细分单元，第一层次的条可以进一步再细分为第二层次的有编号的条。
附录
附录是该文件所提及到的图、表、说明等，附录的标号应采用大写的英文字母来表示。
各部门管理体系文件编写按照本规则要求进行，并报质保部备案。
4 编写要求
文件总要求
4.1.1文件的编制应尽可能简单、明了，易于理解，并在结构、表述、术语等方面保持一致。
4.1.2各类文件之间的表述应保持一致。
技术与作业指示文件的编写按照《技术与作业指示文件编写规范》规定执行。
文件的结构
文件封面格式
质量管理手册封面(见附录A)。
文件的目录内容包括：目录号、文件的章节名称及所在页码或文件编号。
⑴编号与标题之间空一个字的距离；
⑵标题与页码之间用“……”连接；
⑶页码不加任何括号如( )、｛｝、［］等；
正文要素
文件名称
文件名称的措词应特别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。
文件修改记录
绘制出修改记录表
目的
扼要叙述文件编制的目的。
HM/
顺序号
标准章节号如文件控制
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
c）模具图纸（技术文件）编码规则
HM/MDXXXXX-xx
备用模顺序号
模具号（顺序号）
华脉拼音开头大写字母/模具图纸英文开头大写字母
d)作业指导书（作业指示文件）编码规则
HM/QDXXXXX-XX
c
b
a
华脉拼音开头大写字母/作业指导书
情况选定。
符号及单位应符合相关规定要求，均采用国家标准进行编写。
附录
通常每一个附录应另起一页书写。“附录”二字写在左起顶格位置。如有多个附录较短时，可同一页编排多个附录。
文件编号规则
a）质量手册编码规则
HM/QMXXXX-XX
版本(A-Z)
手册发布年份
华脉拼音开头大写字母/质量手册英文开头大写字母
b）程序文件编码规则
标明文件的编制、审核、批准
文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名)
层次划分
层次的名称
层次的名称及示例见下表：
名称
编号示例
章
1
节
条
1.1.1
条
1.1.1.1
段
无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号
或a)、b)、c)
附录
附录A、附录B等进行编号
层次的编排
章
⑴文件的章，应该从“目的”开始编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录
华脉拼音开头大写字母/外来拼音开头大写字母本公司所采用的国家标准、行业标准、地方标准，原编号继续有效，也可单独使用。根据标准所属类别，按本标准的要求，再赋予该标准一个体系序号。
j)产品编号
产品编号按顾客图纸规定。
k)项目编号
HM/P–XXXX-XXX
本年度项目顺序号
项目开始年份/月份
华脉拼音开头大写字母/项目英文开头大写字母
编排要求
⑴公司内部文件的内容层次编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加下脚点，章节条层次的编号
均顶格起排，编号与文字之间空一个字的距离，条文应与章节条的标题对齐，回行时顶格起排。
⑵无编号列项说明的文件条文，每一项前均加带半个圆括号的英文小写字母，字母编号与文字对
齐，字母编号与文字之间空半个字的距离，回行时顶格起排齐。
程序文件不设封面，其正文首页为封面(见附录B)
管理规范(三级文件)不设封面，其正文首页为封面(见附录B)
文件页面格式
文件页面(见附录C)
程序文件和管理规范文件修改在正文最后条款，见附录D。
文件正文要素
如果该文件编写目录后能使阅读人获得对文件有一个总体概念，而且利于查阅该文件各章节，
则该文件必须要有目录。如果此文件比较短小，则可不编写目录。
表头及表格画法
文件或记பைடு நூலகம்表格中如果所有单位相同时，则应将单位放在表的右上角。
表格画法采用封闭式，即要边框线。
如果表的长度超过两页或两页以上，应有每页重复表的编号，并应在编号后用适当的文字外
加括号注明。
……“表1(续)”，在表未完的各页中。
……“表1(完)”，在表的未页。
字体、符号、单位
表头的字体应采用宋体加粗编排，表格内的字体用宋体编排，字体大小由编制人按表格大小
l)记录编号
QRXXXXX-X
顺序号
该标准代号
质量记录英文开头大写字母
企业标准编号由质保部标准化员统一编号，其它部门不得自行编号。
需要修订后使用的文件，如作业指导书、检验指导书等，在修订时进行编号更改，执行本指导书第条款的要求。
对于客户提供的图纸和文件，可以直接使用原编号。
标准经复审后需要修改时，其编号只修改年份，其余代号及编号不变，在原标准编号位置上写新编号，下边写被代替标准编号。