文件与记录编写规范

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文件记录管理制度规范

文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。

本规范适用于本单位所有文件的管理工作。

二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。

2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。

3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。

4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。

三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。

2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。

3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。

四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。

2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。

五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。

2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。

六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。

2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。

七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。

2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。

八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。

文件排版及编号管理规定

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

文件编写规则

文件编写规则1．目的：使质量体系文件编写规范化。

2．范围：公司所有质量体系文件。

3．内容：3．1控制性文件与资料的编码管理：3．1．1内部控制性文件以“文件阶层别”、“对应要素别”及“顺序号”进行编码。

ST顺序号：从001～999。

对应ISO9001要素别：从11～85。

文件阶层别：以QM、QP、WI表示。

公司商标simtone的缩写3．1．2质量记录：ST顺序别：从01～99。

对应产生质量记录的程序文件数字号。

质量记录：以QR表示。

公司商标simtone的缩写3．2阶层别：质量体系文件与资料分为以下四个阶层：3．2．1第一阶层：质量手册，阶层别以QM表示。

3．2．2第二阶层：控制程序文件，阶层别以QP表示。

3．2．3第三阶层：检验规范、作业指导、操作规范、管理规范、产品样本、说明书、保养手册、报告、表单、印章、标签、清单等，阶层别以WI表示。

3．2．4第四阶层：质量记录，阶层别以QR表示3．3要素别：如《采购控制程序》，其所对应对ISO9001要素为7.4，即要素别为74。

《文件编码规范》，其所对应要素为4.2.3，即要素别为42。

3．4顺序别：即流水号顺序，即前面阶层别和要素别相同，以程序顺序码从001~999区分，质量记录的顺序码从01~99区分。

3．5内部受控文件版本的修订：3．5．1内部受控文件版本以英文字母A—Z编订。

3．5．2正文内页的版本别则以英文字母A—Z搭配一位阿拉伯数字，例：0/A。

3．5．3当版本修正总次数超过10次或文件内容修改幅度过大时，须作版本变动。

3．5．4内部受控文件内容有变更时，应于“修订记录页”中摘要叙述变更内容，以提醒作业人员变更作业方式。

3．6外部受控文件本公司不负责版本修订。

3．7内部受控文件分发号规定：由档案室采用三位阿拉伯数字001～999方式依次编号，原稿文件编号为000。

3．8文件编写格式规定：3．8．1“质量手册”格式规定：3．8．1．1面页包括：公司名称、文件名称、文件编号、制定日期、发行日期、文件版号、发行章、编写人员、审核人、批准人签认栏。

事业单位会议纪要的格式规范

事业单位会议纪要的格式规范会议纪要是事业单位日常办公中常见的一种文件形式，在会议结束后起到总结、记录和传达会议内容的重要作用。

为了确保会议纪要的准确性和规范性，现就事业单位会议纪要的格式规范进行如下阐述：一、会议纪要的基本要素1. 标题：会议纪要的标题应明确反映会议主题，字体大小通常为16号，居中对齐。

2. 文件编号：会议纪要应有唯一的文件编号，以便于查阅和管理，编号位于标题下方，字体大小为12号。

3. 日期：会议纪要的日期应紧随文件编号之后，格式为“年-月-日”，字体大小为12号。

4. 与会人员：列出参会人员的姓名，并注明其身份和单位，居中对齐。

5. 地点：会议举行的地点应清楚标注，居中对齐。

6. 主持人：会议主持人负责引导会议流程、提问和总结讨论要点，应在会议纪要中予以表彰。

7. 记录人：记录人负责记录会议内容和各方发言，确保会议纪要的准确性，同时在会议纪要中标明姓名。

二、会议纪要的正文1. 内容概述：在会议纪要正文的第一部分，对会议主题和目的进行简要概述，包括会议的背景、目标和重要议题。

2. 会议过程记录：按照会议的时间顺序，记录各项议题的讨论内容、决议和相关事项。

每个议题应单独列出，使用项目符号或编号。

3. 决议和建议：在会议纪要的正文中，对会议的决议和建议进行明确的记录，包括决策的结果和涉及的行动计划或措施。

4. 履行情况追踪：在后续的会议纪要中，应对前一次会议的决议和建议进行追踪和更新，以确保相关事项得到落实。

5. 会议时间和地点变更：如有变更会议时间和地点的情况，应在会议纪要中进行明确的说明和提醒。

6. 其他事项：会议纪要的正文中，可以包含其他与会议相关的事项和补充说明。

三、会议纪要的附带资料若会议纪要涉及到附带资料或重要讨论内容的补充，应在会议纪要正文之后，用附注形式添加在最后面。

四、会议纪要的签署1. 主持人签署：主持人在会议纪要正文末尾进行签名，并注明签署日期。

2. 制作人签署：会议纪要的制作人也要在会议纪要末尾进行签名，并注明签署日期。

文件编写规范

文件编写规范1 目的规范和统一公司质量、环境及职业健康安全整合管理体系（以下简称“整合管理体系”）文件的编写格式。

2 范围适用于公司整合管理体系有关文件和记录的编写、文件版面设置、文字打印输出。

3 职责3.1 运营管理部负责本规定的制订和修改。

3.2 各部门按本文件规定的格式、编写方法和文字打印输出要求，拟订整合管理体系有关文件。

4 编写规范4.1 文件版号、颁布日期、实施日期、页码的确定4.1.1制度、规范（作业指导书）版本号以“V×.×”表示，文件首次生效的版本号为“V1.0”，每次修订后版本由V1.0依次变为V1.1、V1.2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为V2.0、V3.0……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。

4.1.2表单版本号以“×/×”表示，文件首次生效的版本号为“A/0”，每次修订后版本由A/0依次变为A/1、A/2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为B/0、B/1……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。

4.1.3 “颁布日期”为文件最新版本批准发布的日期。

4.1.4“实施日期”为文件施行的日期。

4.2 文件版面格式4.2.1管理制度正文编写的格式和内容包括：✓目的✓范围✓定义（如果有必要的话）✓职责✓工作程序或内容✓相关文件✓记录4.2.2 作业指导书等其它管理性文件、技术文件、公开文件正文的编写格式和内容包括：✓目的✓适用范围✓工作指导✓相关文件✓记录4.3 文件打印输出要求4.3.1文件打印输出统一使用A4纸张，记录建议使用A4、A3等标准尺寸纸张。

文件的编辑排版使用Microsoft Word软件。

4.3.2正文采用小四号字，其中中文和数字采用仿宋字体，字符间距采用“标准”，行间距为“1.5倍行距”，采用左端对齐方式对齐。

4.3.3正文中一级标题采用仿宋字体，编号采用阿拉伯数字；其余文字采用常规字形，项目编号采用1， 2， 3,．．．，一级标题与上节内容间空一行。

文件编写的基本规范

受控状态：1.目的与适用范围1.1 目的为规范质量管理体系文件（不含质量手册）的编写原则和格式，制定本规定。

1.2 适用范围本规范适用于编写公司内部质量管理体系文件（不包括质量手册），对于体系外文件的编写亦应参照执行。

2.引用标准GB1.1标准化工作导则标准编写的基本规定3.术语及定义文件：本规范中的文件指在工作中由公司或部门制定发放的体系文件，包括程序文件及各类管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。

文件类别：指文件的属性，即程序文件、管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。

4. 文件编写的一般原则4.1应贯彻国家法律、法规、政策的要求，并与其它标准和规定相协调。

4.2职责界定和划分、工作程序的设计、及各类要求应与公司《质量手册》、《程序文件》相一致，并不得与其它文件相矛盾。

4.3编写目的明确、针对性强。

4.4格式应统一，语言简练、文字表达清楚、准确。

4.4内容应具有可操作性，尽量做到量化，便于检查、落实。

4.5编码依据《文件编码管理规定》确定，由企管处统一编号。

5. 文件编写基本构成文件基本构成包括：标题部分、正文部分、更改栏三部分。

5.1 标题部分包括标题、编制栏、受控状态等，在首页上部，占版面的五分之一，包括：公司名称、文件名称、文件类别、版次、受控状态、编码、编号、编制、审核、批准、发布时间、执行时间等内容。

5.2 正文部分包括编写目的、适用范围、引用文件、术语与定义、部门或人员职责、工作程序、质量记录、相关或支持性文件等。

5.2.1 目的：简要说明文件的编写目的，字数一般在50字以下。

5.2.2 适用范围：主要规定文件的适用范围。

必要时，应明确写出不适用的范围和领域。

建议采用下列典型用语：“本文件适用于┈┈”。

“本文件适用于┈┈，亦适用于┈┈”。

“本文件适用于┈┈，亦应参照使用（执行）┈┈”。

“本文件不适用于┈┈”。

5.2.3 引用文件：主要说明本直接引用、依据或必须配合使用的文件。

信息安全管理体系文件及记录管理规范

编号ISMS-2-GP-01版本号V2.0受控状态受控信息级别一般信息安全管理体系文件及记录管理规范版本记录目录第一章总则 (4)第二章职责 (5)第三章体系文件阶层及编码 (6)第四章文件要求 (8)第一章总则一、本文件定义了信息安全管理体系文件和记录的编写、审批、保存、发放、变更等过程的管理要求，以确保对公司信息安全管理体系文件版本进行有效控制，保障公司各部门所使用的文件为最新有效版本。

二、本文件适用于公司各部门, 以及信息安全管理体系范围内的所有形式的文件及记录。

三、管理体系文件由信息安全管理手册、管理规范、操作指南和记录表单等文件组成，包括：一级文件：信息安全管理体系的纲领性文件（《信息安全管理体系手册》）；二级文件：信息安全管理体系各控制域的管理规范；三级文件：信息安全管理体系各控制域的操作指南；四级文件：信息安全管理体系执行过程中产生的记录和报告模板。

四、信息安全管理手册定义信息安全管理体系方针、信息安全目标，是体系文件的一级文件。

公司信息安全管理手册是信息安全管理体系二、三与四级文件制定的重要依据。

五、管理规范是文件化的各控制域的管理要求程序，是实现各控制目标所规定的方法和要求，此处特指体系文件中二级文件。

公司信息安全管理规范文件（二级文件）是需要公司各部门在日常工作中严格执行的。

六、操作指南文件是为了保证具体作业活动符合要求而制订的操作标准，是体系文件中三级文件。

公司信息安全实施指南文件是公司信息安全控制措施执行的操作依据。

七、记录是为完成活动或达到的结果提供客观证据的文件，记录模板是体系中的四级文件。

公司信息安全管理体系提供了体系运行所需的记录模板文件，供公司各部门在工作中参考和使用，如在公司项目中客户有要求可采用客户方的记录模板。

八、文件变更指新增文件和对已发布文件执行修订。

第二章职责一、文件编写人员的职责1. 按ISO/IEC27001：2013规定的要求拟定管理体系要求的文件；2. 文件目的和使用范围要明确清晰；3. 文件内容中的术语和定义要准确，内容要完整，同时并具有可操作性；4. 文件中规定的职责和权限要明确；5. 文件中的文字要保持简洁，用词规范。

TS16949程序文件

TS16949程序文件TS16949程序文件是指符合TS16949国际质量管理体系要求的文件和记录。

TS16949是汽车行业质量管理体系的国际标准，旨在提高汽车供应链的质量管理水平，确保汽车产品的质量和安全。

TS16949程序文件的编写是为了确保组织能够有效实施质量管理体系，并满足相关要求。

下面将详细介绍TS16949程序文件的标准格式及其内容要求。

一、标准格式TS16949程序文件应按照以下标准格式进行编写：1. 文件标题：文件标题应明确反映文件的内容和目的，以便读者能够快速理解文件的主题。

2. 文件编号：文件编号应根据组织的文件管理制度进行编制，以确保文件能够被准确识别和检索。

3. 版本号：每个文件应有唯一的版本号，以便记录文件的修订历史并确保使用最新的版本。

4. 生效日期：文件的生效日期应明确标注，以确保文件在规定日期后开始执行。

5. 页码：文件的每一页都应有页码，方便读者查找和引用。

6. 修订记录：文件的修订记录应包括修订日期、修订内容和修订人员，以便追溯文件的修订历史。

7. 目录：文件的开头应包含目录，列出文件的各个章节和子章节，方便读者快速定位所需信息。

8. 正文：文件的正文部分应按照章节和子章节进行组织，确保逻辑清晰、条理性强。

9. 附录：文件的附录部分可包含一些补充信息和相关文件，以便读者深入了解和应用文件内容。

二、内容要求TS16949程序文件的内容应包括以下要求：1. 范围和适用性：明确文件适用的范围和适用对象，以便读者了解文件的适用范围和目的。

2. 引用文件：列出与本文件相关的引用文件，包括标准、规范、法规等，确保文件符合相关要求。

3. 术语和定义：定义文件中使用的术语和定义，以确保读者对文件内容的理解一致。

4. 质量管理体系要求：根据TS16949标准的要求，列出组织应满足的质量管理体系要求，包括质量目标、质量政策、组织结构、资源管理、过程管理、产品实施、持续改进等。

5. 流程描述：对质量管理体系的各个主要流程进行详细描述，包括输入、输出、过程控制、责任和权限等，确保流程的顺利进行和有效控制。

文件编写标准化规范

文件编写标准化规范1 正文层次表格1 文件正文层次结构表2 字体和字号表格2文件字体字号一览表3 文件版式文件资料版式一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。

页边距设置要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。

“行距”设置成“单倍行距”或“固定值在12-30磅之间”。

纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版,图表和附件可根据实际需求而设置排版方向。

文件需在页脚居中的位置插入页码，但注意首页不显示页码。

4文件编号规定4.1 管理性文件编号各文件归口单位负责对各类文件进行统一编号。

编号构成元素包括：单位代码、类别代码、部门代码、顺序号、年份号、版本号，各代码之间用“-”隔开。

方式如下：文件编号：单位代码\部门代码-文件类别号-文件顺序号-年份号-版本号具体要素及代码构成如下：（1）单位代码规则单位代码用单位简称的首写字母大写表示，中朵远大用“ZDYD”表示。

（2）部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，各部门代码规定见表4，各中心事业部下属的二级、三级单位代码由各中心事业部负责制定。

表4：各单位代码表公司级制度不体现部门代码，部门内部文件需体现部门代码。

（3）文件类别号代码规则目前以下文件类别是根据各体系和企业自身发展需要所制订的7个类别，并采用汉字首字母制订代码规则，具体如下：表格3 文件类别代码表（4）汇编文件编号规则如果文件是汇编本，需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB），不体现版本号。

（5）文件顺序号规则：是指该系列文件的顺序号，以阿拉伯数字（01、02、03……）表示，已废止的文件顺序号继续保留，不得替换使用。

（6）年份号：指的是本文件下发的年份。

（7）版本号：指本年度内文件下发的版次，首次下发为A0，二次下发为A1，以此类推。

注：公司级文件，无部门代码。

文件修订换版时文件需将编号中的“年份号”和“版本号”变更调整，如原文件编号为：ZDYD-ZD-1-2017-A117年换版编号为：ZDYD-ZD-1-2017-A1。

标准化文本编写规范

标准化文本编写规范1 目的规范文件编制以及报表、记录的填制方法，实现企业内部文件、记录标准化。

2 范围本标准规定了企业文件、记录编制的原则、方法和要求。

适用于编写和印制企业的各类标准（基础标准、技术标准、管理标准、工作标准等）。

3 职责3.1 法规标准管理部门负责《文件编写导则》的制定、发放、更改控制。

3.2 文件、记录编制部门负责实施。

4 内容4.1 标准化文件的编写要求4.1.1定义4.1.1.1标准化文件分三个类别，即技术标准、管理标准、工作标准。

4.1.1.1.1技术标准是对标准化方面需要协调统一的技术事项所制订的标准。

包括技术基础标准、产品标准、技术规程、工程设备标准、检验标准、物资标准、采购标准、环境标准、计量标准、安全标准等。

4.1.1.1.2 管理标准是对标准化方面需要协调统一的管理事项所制订的标准。

它是以专业化管理中的重要管理事项为对象，包括管理工作的组织与分工、管理的原则、以及管理方式与方法等所制定的包含企业已经运行的综合管理体系在内的规范。

4.1.1.1.3 工作标准是对标准化方面需要协调统一的工作事项（即在执行相应技术标准时）与工作岗位的工作范围、责任、权限、方法等有关事项所制订的标准。

4.1.1.2当集团公司有相关标准的，可执行集团公司标准，需要细化时可在集团公司标准范围内编制本部门标准化文件。

4.1.2 文件编制4.1.2.1 管理标准4.1.2.1.1 主要内容一般包括：文件编号和标题、目的、范围、术语、职责、内容、相关文件与记录。

a. 文件编号和标题：根据管理活动的层次，对管理标准进行统一编号，以便查询和管理；标题即该文件的名称。

b. 目的：概述本标准的目的或意图。

c. 范围: 阐明本标准适用于哪些部门和涉及的方面。

d．术语：（如没有必要解释，可删除此项）说明该标准中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。

e. 职责: 阐明本标准内容涉及的相关部门及人员的职责。

文件与记录编写规范

文件与记录编写规范首先，文件与记录应该在格式上要求统一、包括字体、字号、标题、日期、页眉等等，都应该保持一致，这样便于读者阅读和查找信息，也可以展示组织的形象。

其次，文件与记录的语言要简洁明了。

使用简明扼要的语言表达要点，避免冗长和啰嗦。

句子结构要清晰，语法要准确，词汇要恰当。

对于使用术语或缩写的地方，应给予解释或注释，以便读者理解。

第三，文件与记录的内容要准确完整。

确保所写的内容准确无误，不要出现漏洞或错误。

包括日期、时间、地点等关键信息都应该明确写出，确保信息的真实性。

对于事实性的陈述，应该提供充分的依据或证据。

对于意见、建议或建议性的内容，应该给予合理的解释和论证。

第四，文件与记录应该有清晰的结构和层次。

通过合理的段落划分和适当的标题，使得文件与记录具有清晰的结构和逻辑。

同时，合理使用标点符号，如句号、逗号等，以及编号、项目符号等，帮助读者理解和记忆。

第五，文件与记录应该具有正确的格式。

根据不同类型的文件和记录，采用相应的格式进行编写。

如报告、备忘录、会议记录等等，都有自己的特定格式要求。

在编写文件时，应该注意格式的正确性，以及段落、标题、序号等的用法和规范。

第六，文件与记录应该注意保密性。

对于涉及机密信息或敏感信息的文件或记录，在编写时要格外小心，确保信息的保密性和安全性。

在必要的情况下，可以添加密码或加密措施，以防止信息泄露。

最后，文件与记录应该经常进行审阅和修改。

在完成文件与记录后，应该及时进行审阅和修改，以确保内容的准确性和规范性。

在修改过程中，可以借助他人的意见和建议，对文件和记录进行进一步的提升和改善。

综上所述，文件与记录编写规范对于工作的顺利进行和信息的传递至关重要。

通过统一的格式、简洁明了的语言、准确完整的内容、清晰的结构和层次、正确的格式、保密性以及审阅和修改的过程，可以确保文件与记录的质量和效果，提高工作效率和效果。

因此，我们应该养成良好的文件与记录编写习惯，不断提升自己的写作和表达能力。

文件记录管理制度范本

文件记录管理制度范本一、总则第一条为了加强企业文件和记录的管理，确保文件和记录的准确性、完整性和及时性，提高企业管理和运行效率，根据相关法律法规和标准，制定本制度。

第二条本制度适用于企业内部所有文件和记录的管理工作，包括文件的制定、审核、批准、发布、发放、回收、销毁等环节。

第三条企业应设立专门的管理部门或指定专人负责文件和记录的管理工作，确保文件和记录的安全、保密和有效利用。

第四条企业应建立健全文件和记录管理的各项规章制度，明确各部门和人员的职责和权限，确保文件和记录管理的规范化和科学化。

二、文件的制定和审核第五条文件的制定应遵循简洁、明了、实用、安全的原则，确保文件的内容符合国家法律法规、标准和企业的实际情况。

第六条文件的制定应经过以下程序：（一）提出文件制定的需求，明确文件的目的、范围、内容和要求；（二）进行文件的初稿编写，确保文件的内容完整、准确、明了；（三）对文件进行审核，确保文件的内容符合相关法律法规、标准和企业的实际情况；（四）文件的批准，由企业的管理层或指定的专门人员进行批准；（五）文件的发布，将文件发放给相关的人员和部门。

第七条文件的审核应由具有相关专业知识和经验的人员进行，确保文件的内容准确、完整、合理、可行。

第八条文件的审核应主要包括以下内容：（一）文件的内容是否符合国家法律法规、标准和企业的实际情况；（二）文件的内容是否简洁明了，易于理解和执行；（三）文件的内容是否具有可操作性和实用性；（四）文件的内容是否与其他文件存在冲突或重复。

三、文件的发布和发放第九条文件的发布应通过企业内部的信息系统或指定的方式进行，确保文件能够及时、准确、全面地传达给相关的人员和部门。

第十条文件的发放应建立受控文件清单，对文件的发放范围、对象、时间、数量等进行记录和控制，确保文件的安全、保密和有效利用。

第十一条文件的发放应经过以下程序：（一）文件的标识和编号，确保文件的唯一性和可追溯性；（二）文件的发放，将文件发放给相关的人员和部门；（三）文件的回收，对已发放的文件进行定期或不定期的回收，确保文件的及时更新和有效利用；（四）文件的销毁，对不再需要的文件进行销毁，确保文件的安全和保密。

军工产品设计开发阶段文件和记录要求

军工产品设计开发阶段文件与记录要求1.设计开发全过程包含:设计开发策划、方案概要设计、详细设计、设计验证、设计确认、设计更改、试制等环节。

2.详细要求:2.1立项根据客户意向立项得,由市场部填写《立项申请表》。

公司内部立项得,由项目发起部门填写《立项申请表》、研发总监组织立项评审,填写《立项评审报告》,评审会中应填写《会议签到表》、《会议记录》,立项评审由分管技术得副总批准、根据客户合同立项得,应进行合同评审,填写《合同评审表》,合同评审作为立项得依据。

确定立项后,由项目负责人编制《新产品研制任务书》,任务书由研发总监审核,总经理签发、2.2设计开发策划设计开发承接部门在收到任务书后,应进行设计开发策划,编写《研制计划》、《质量保证大纲》、《质量计划》,计划与大纲应经过研发总监批准。

如采用了新技术、新材料,应经过试验、论证,编制《可行性报告》并进行评审,评审会中应填写《会议签到表》、《会议记录》。

2.3方案概要设计在方案阶段,应明确设计得具体要求,形成《设计开发输入一览表》、产品规格书、技术条件或技术协议、检验大纲、特性分析报告、研制方案等。

研发总监组织方案评审,填写《方案评审报告》,评审会中应填写《会议签到表》、《会议记录》;所有文件应经过研发总监审核、技术副总批准、2.4详细设计详细设计过程得所有设计文件应与阶段性设计输入相对应,并经过标准化与审批。

这些设计文件包括:系统框图、分系统框图、原理图、PCB板图、结构图、流程图、软件清单、仿真软件、仿真数据、接口协议、端口定义、数据格式、数据库、设计报告、关键件及重要件明细表、零部件清单BＯM表、配置清单、接线表、安装工艺、调试方法、外协加工要求、测试方法、产品验收规范、使用说明书、技术说明书、用户手册、可靠性报告、维修指南等。

设计过程中形成得记录包括实验记录、调试记录、测试记录、联试记录等都应妥善保管。

适当得阶段应进行设计评审并形成记录。

2.5设计确认设计确认通过实验与测试、变换方法计算、试制、试用、评审、鉴定等方式进行,应尽可能邀请客户参与确认。

文件与记录管理制度

文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。

第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。

第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。

第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。

第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。

第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。

第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。

第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。

第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。

第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。

第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。

第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。

第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。

第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。

第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。

第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。

第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。

体系管理中的文件控制和记录保存要点

体系管理中的文件控制和记录保存要点体系管理中的文件控制和记录保存是企业正常运作和持续改进的重要保障。

正确的文件控制和记录保存可以帮助企业提高工作效率，确保质量和安全，促进持续改进。

下面将从不同角度展开讨论体系管理中文件控制和记录保存的要点。

一、文件控制的重要性文件控制是体系管理中的基础工作，它涉及到文件的编写、审批、发布、分发、修订、废止等方方面面。

只有建立科学严谨的文件控制制度，才能确保所有工作按照规定程序进行，避免因文件混乱、过时等问题导致的混乱和失误。

二、文件编写的原则文件编写应当科学合理，内容准确清晰，格式规范统一。

在编写文件时，应遵循简洁明了的原则，避免出现冗长复杂的表述，确保读者能够准确理解文件内容。

三、文件审批的程序文件的审批过程应当严格按照规定程序进行，确保审批人有权有责、审批程序清晰明确。

审批人应该仔细审阅文件内容，对不符合要求的地方提出修改意见，保证文件质量。

四、文件发布和分发发布文件时，应确保所有相关人员都能够及时收到文件，并且确保他们能够理解文件的内容和要求。

分发文件时，应根据实际需要和风险情况进行分类、归档，确保文件信息的安全性和有效性。

五、文件修订与废止文件是会随着工作的变化不断进行修订和更新的，这就需要建立健全的修订机制。

修订时应注明修订日期、修订内容、理由等信息，并及时通知所有相关人员。

对于过时或无效的文件，应予以废止，并通知相关人员及时停止使用。

六、记录保存的重要性记录保存是企业运作的重要组成部分，也是体系管理的重要内容之一。

记录保存可以帮助企业追溯工作过程、判断责任和改进方法，同时也是对企业经营情况的一种展示和证明。

七、记录分类和整理记录保存时，应根据不同的内容和重要性进行分类和整理。

重要的记录应妥善保管，建立归档和检索制度，便于日后的查阅和利用。

八、记录保存的期限不同类型的记录保存期限有所不同，企业应根据法律法规和业务需要确定记录的保存期限。

对于过期的记录，应及时销毁或转存，以节省存储空间和维护成本。

会议纪要模板的格式规范与排版技巧

会议纪要模板的格式规范与排版技巧会议纪要是记录会议内容和决议的重要文件，它是保持会议的连贯性和一致性的重要工具。

为了确保会议纪要的质量和可读性，需要遵循一定的格式规范和排版技巧。

本文将为大家介绍会议纪要模板的常见格式规范和排版技巧。

一、格式规范1. 标题：会议纪要的标题应当简明扼要地概括会议的主题和内容，通常位于纪要的开头并居中设置，使用大字体进行突出。

2. 会议信息：在标题下方，应列出会议的基本信息，包括会议的名称、时间、地点、主持人和出席人员等。

3. 目录：如果会议内容较多，可以在会议纪要的开头附上目录，列出各个议题的标题和页码，方便读者查阅。

4. 正文：会议纪要的正文应该清晰明了地记录会议的内容和决议。

通常按照会议的议程安排，逐项记录每个议题的讨论、问题、意见和决策，并在每个议题之间进行分段处理。

5. 决议事项：在会议纪要的最后，应当列出会议的决议事项，包括通过的决议和需要执行的任务，这样可以方便参会人员查找和遵循。

6. 附件：如果会议纪要涉及到较多的附件和参考资料，可以在文末附上，标明各个附件的名称和页码。

7. 签字：会议纪要通常需要有相关负责人签字确认，以确保会议纪要的准确性和完整性。

二、排版技巧1. 使用适当的字体和字号：会议纪要应使用简洁明了的字体，如宋体或微软雅黑，并根据不同的标题级别使用不同的字号。

一般而言，会议纪要的标题可以使用二号字体，正文使用小四号字体，以保持整个文档的统一性。

2. 段落分行：在不同的议题之间应进行段落分行，以增加阅读的舒适度和整洁感。

3. 标题层次清晰：根据议题的重要程度和层次关系，采用不同的标题级别，比如使用一级标题、二级标题等。

可以使用加粗、斜体等方式突出标题，使其更加醒目。

4. 使用图表和编号：如果会议纪要中涉及到一些统计数据、流程图或者决策的具体细节，可以使用图表或编号的方式进行表达。

这样可以使内容更加直观清晰，便于读者理解。

5. 使用分割线：可以在不同的议题之间加上分割线，以区分不同的内容部分。

文件与记录编写规范标准

b〕程序文件编码规那么
HM/QPX.X-XX
顺序号
标准章节号如4.2文件控制
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
c〕模具图纸〔技术文件〕编码规那么
HM/MDXXXXX-xx
备用模顺序号
模具号〔顺序号〕
华脉拼音开头大写字母/模具图纸英文开头大写字母
d) 作业指导书〔作业指示文件〕编码规那么
文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名)
4.4 层次划分
层次的名称及示例见下表：
名称
编号示例
章
1
节
1.1
条
1.1.1
条
1.1.1.1
段
无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号
或a)、b)、c)Βιβλιοθήκη 附录附录A、附录B等进展编号
⑴ 文件的章，应该从“目的〞开场编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录
依据文件的根本容，明确该文件的适用围。
列出文件所涉及到的引用文件。
明确文件中特殊术语的定义。
4.3.2.7职责
明确相关部门、人员的职能分配。
4.3.2.8工作程序或容
按要求具体阐述文件中所涉及到的容，要力求层次清晰、文字精练容简洁、清楚。
列出文件所涉及到的记录。
以文件页面横向布局三分之一长的横线表示完毕。
⑴ 编号与标题之间空一个字的距离；
⑵ 标题与页码之间用“……〞连接；
⑶ 页码不加任何括号如( )、｛｝、［］等；
4.3.2正文要素
4.3.2.1文件名称
文件名称的措词应特别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。
绘制出修改记录表
4.3.2.3目的

特种设备文件和记录管理制度

特种设备文件和记录管理制度一、总则为规范特种设备的文件和记录管理工作，确保特种设备的安全可靠运行，提高特种设备管理工作的效率和水平，制定本管理制度。

本制度适用于我单位涉及特种设备的文件和记录管理工作。

二、文件管理1. 文件的分类根据特种设备管理的需要，特种设备文件分为以下几类：安全技术措施文件、维修保养文件、操作指导文件等。

但不得重复建立类似内容的文件，以避免混淆和冗余。

2. 文件的编号根据文件的类别，每份文件都应有唯一的编号，以方便文件的查找和管理。

编号应采用规范的命名方法，遵循一定的规则，例如采用设备名称和文件类别的组合，如“设备名称+文件类别+顺序号”。

3. 文件的制作和存档制作文件时应规范字体、格式和排版，并加盖单位印章。

制作完毕后，应按类别进行归档，确保文件的安全、完整和易于查阅。

文件的存档位置应设立明确的标识，并做好防火、防水和防盗措施。

4. 文件的审批和签发文件的审批和签发应按照一定的程序进行。

对于涉及特种设备安全和运行的重要文件，应经过相关部门的审阅和审批，并由负责人进行签发。

签发后的文件才具有法律效力。

三、记录管理1. 记录的分类根据特种设备管理的需要，特种设备记录分为以下几类：安全生产记录、维护保养记录、操作记录等。

记录的分类应根据实际需要确定，并作出明确的规定。

2. 记录的填写和保存记录的填写应按照规定的格式进行，内容准确、全面。

填写人应签名确认，并留下联系方式以便需要进一步了解情况。

填写完毕后，记录应及时保存，并做好防丢失和损坏的措施。

3. 记录的审核和核查记录的审核和核查应按照一定的程序进行，确保记录的真实性和可靠性。

对于涉及特种设备安全和运行的重要记录，应经过相关部门的核查，并由负责人进行确认。

确认后的记录才具有法律效力。

4. 记录的归档和销毁记录的归档应按照一定的规则进行，以方便查阅和管理。

归档时应设立明确的标识，并做好防火、防水和防盗措施。

对于无效的记录，应及时销毁，以免占用存储空间和引发信息泄露的风险。

工厂生产过程中的文件记录制度规范

公司生产过程中的文件记录规范制度1.目的规定记录的标识、使用、归档、保存、检索、借阅、复制、归还和处置的控制要求。

2.范围为证明产品、生产过程符合质量要求和质量管理体系有效运行的记录3.定义记录：阐明取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4.职责4.1.各部门负责本部门所需记录的编制、审核和批准，记录的准确性、真实性、完整性和可追溯性。

4.2.记录的保管部门，应对记录的完整和安全等进行管理。

4.3.质量部人员和各部门负责人或指定人员负责监督记录管理的执行情况。

5.程序5.1.记录的标识5.1.1.记录模板的编制、审核、批准5.1.1.1.记录模板的新建或修订过程的要求应执行《文件控制程序》中文件的编制、审核、批准内容。

5.1.2.记录模板的编号和版本号具体执行《文件编制管理制度》中文件编号和文件编制规定内容。

5.1.3.日常记录原则上应使用受控版记录模板进行记录。

如编制备忘录或情况说明等特殊型式的记录，可以使用自行设计的记录格式。

但需要有编制人、审核人进行签字确认。

5.1.4.如果使用电子办公软件如word\excel进行记录时，需要使用与受控版一致的电子版文件进行编写。

记录完成后需要打印为纸质版，并由编制人、审核人、批准人（如涉及）签署姓名及日期。

5.1.5.记录的受控5.1.5.1.记录的受控随相应文件生效受控。

具体执行《文件控制程序》中文件受控内容。

5.1.6.记录的分类5.1.6.1.质量体系运行产生的记录、报告、生产、检验和验证数据等，均属记录的范围。

均需要进行控制。

5.1.6.2.按照质量体系产生的记录，可分为下列三种类型：1）质量记录：与质量管理体系运行有关的记录，主要有：质量管理体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、纠正与预防措施、培训及考核等记录。

2）产品记录：与产品有关的记录。

主要有：生产过程记录、检验过程、销售记录、售后服务记录、不良事件记录、不合格处置记录、服务协议、质控图、外部或内部的检测报告或校准证书，客户信函等记录。

特种设备文件和记录管理制度范本

特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。

二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。

1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。

1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。

2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。

2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。

3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。

3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。

4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。

4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。

三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。

1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。

1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。

2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。

2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。

3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。

3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。

4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。

4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。