018-体系文件编写规范

1 目的

规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。

2 范围

适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量环境管理手册、三级文件也可参照此格式编写。

不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。

3 职责

3.1 质量环境管理手册由管理者代表负责组织编写；

3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的

记录表格。

3.3行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。

4 工作内容

4.1 编号方法

4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。

FT – XX - XX

顺序号（01、02、……）

性质代号（见4.1.2）

代码

4.1.2 性质代号按表1的规定。

表1性质代号

代号：

FT：中山市福泰制漆有限公司

4.2 书写用纸及字体。

a.文件采用A4的书写用纸；

b.正文字体采用楷体GB-2312；

4.3 文件结构

文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。

4.3.2 目的

重点描述编写本文件的目的。

4.3.2 范围

重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。

4.3.3 职责

描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。

4.3.4 工作内容

按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。

流程图的符号按以下规定：

表示各阶段性事件或活动的叙述

表示必须做决定、检查或检验的过程

表示事件发生的顺序或方向

4.3.5 相关文件

描述与本文有关的文件编号与名称。

4.3.6 记录

描述在本文中所必需的记录的编号与名称。

4.4 书写格式

项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列：

“1 …………

2 …………

2.1 ……………………………………………………………………………………

………………………………

3 ……………………

3.1 …………………………

3.1.1…………………………

a.…………………………………………………………………………………………………

…

4.5 外来文件

当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号。

4.6 文件编写注意事项

4.6.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4.6.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一定

要注意文件的可操作性。

4.6.3 对已有管理制度中的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。

5 相关文件

5.1 《文件控制程序》

6 记录

无