体系文件编写ppt课件

例二：生产流程
执行项目 备料 加温烘干 投料 设定技术参数 正常生产
负责人 备料员 烤箱操作员 备料员
技术员 技术员
记录 材料日用表 材料温度控制表
无 成型参数记录表 产品生产日报
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四．流程图绘制
例二：流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂， 也是制作流程图的常用方法之一。 总之，使用流程图的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太过繁杂 和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的 时机。
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三、文件的结构
5．作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两 个部份。 （1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文 件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。 （ 2 ） 文 件 内 容 ： 在 编 写 文 件 内 容 时 ， 一 定 需 注 意 5W1H （ WHO ， WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）结合，即由谁（WHO），在 何时（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），为什么做 （WHY），怎样做（HOW），缺少任何一个W或 H，都有可能使文件 的内容不易理解。
三、文件的结构
一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有： 1．目的 2．范围 3．权责 4．定义 5．作业内容/文件内容 6．附件
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
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三、文件的结构
2．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所 以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动的钻床，如果文件 的内容只针对台式钻床，却将文件的范围写成“适用于公司所有钻床的使 用”，即是明显的错误。 3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相关人员担 负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相 关部门的权责。 4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说 明， 会令文件内容更清楚明白。
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二．体系文件的架构
3．工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准 书。
4．表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就 应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。
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二．体系文件的架构
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例 如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作 业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产 品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书 类文件。
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亦需考虑公司未来的扩充和发展等。
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二．体系文件的架构
（二）文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公 司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2．程序书 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控 制和记录等。
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三、文件的结构
6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。 7．附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。 8．以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的 需要，可适当的去除一些不适用的项目。
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一．体系文件编写的重要性
（3） 提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。
（4） 防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。
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一．体系文件编写的重要性
（5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨 擦的机会。 （6）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
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二．体系文件的架构
（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多
规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时
体系文件编写
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Baidu Nhomakorabea
一．体系文件编写的重要性
体系文件在OHSAS18000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求
在OHSAS18000的条文中，均要求组织 “组织应根据本OHSAS 标准的要求建立、实施、保持及持续改善OH&S 管理体系， 形成文件”。 （2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方 式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于 口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
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四．流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理 解文件内容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能 做到清楚明了即可。
1． 流程图常用的符号
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例一：收货流程
四．流程图绘制
供应商
送货
本公司仓库
核对送货 单与实物
收货
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四．流程图绘制
此范例将执行的工作以执行项目来区分，这是一个最简单的流程图， 您可以任意发挥。