体系文件编写ppt课件

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IQC体系文件基本内容PPT教学课件

IQC体系文件基本内容PPT教学课件

财务部
人事
行政
5
质量部组织结构图
质量部 经理
质量体系 推行组
2020/12/09
供应商质量 保证和控制组 (IQC/IQA)
产品质量 保证和控制组
(DQA、CQA、 IPQA/OQC/QA)
文件标准化 管理组 (DCC)
6
与质量部工作 关系比较密切的文件
1、文件控制 2、质量记录控制 3、来料检验 4、最终检验 5、不合格品控制 6、纠正预防措施 7、产品鉴别与追溯管制程序 8、其他(监测设备控制、设计和开发控制/变更控
• 按照固定的表单格式 • 填写准确、完整、清晰(包括签名/日期) • 定期收集、汇总、整理 • 按照规定的期限保存 • 参照文件: • 《质量记录控制程序》 • 参照表单: • 《SC22-MR014质量记录汇总目次》
2020/12/09
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来料检验和试验控制程序
主要流程:
紧急放行《紧急放行申请单》
ISO质量体系文件 IQC工程师培训讲座
讲 师:质量部 沙俊
2020/12/09
1
培训目的
• 了解体系标准的有关内容 • 了解公司质量体系的基本内容 • 熟悉体系规定的IQC相关工作流程 • 熟悉GB2828.1-2003主要内容
2020/12/09
2
公司质量方针和目标
质量方针
质量目标
• 以人为本 • 科学管理 • 精益求精 • 客户满意
14
PPT精品课件
谢谢观看
Thank You For Watching
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• 产品交付批次检验合格率 ≥ 98.0%
• 售后产品不良品率 ≤3%
• 员工满意度 ≥ 95分

体系文件基础知识培训精品PPT课件

体系文件基础知识培训精品PPT课件

体系文件的重要性
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础 上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
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体系文件的重要性
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面有明确的指令,在执行上大大 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
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体系文件的架构
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示,它需详细叙述某一具体的 工作如何来执行和操作,很多公司亦称为工作指引或作业 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了,易于保管,所以在编撰文件时, 就应适当的设计用以做记录的表格,值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化,降低效率,所以设计 表格应力求共用,在表达明白的前提下,精简填写的项目 和内容。
程中扮演着相当重要的角色:
• 符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“建立并保持 书 面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和 稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致 的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠21明
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文件的内容
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好 将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件 版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也 不可以附版本.

质量体系文件编写PPT49页

质量体系文件编写PPT49页
3、作业文件的描述方式
❖ 流程图加说明式 ——主体活动或过程用流程图描述; ——需要时在流程旁加注文字说明; ——这种形式实际上是综合了前两种形式的优势,现两种状态
——表格,记录产生前的原始状态,可认为是对 记录的填写指导;
——记录,记载了内容的表格。
❖层次图说明 ——质量管理体系文件主要由质量手册、程序 文件、作业程序、表格、报告等文件构成; ——文件层次的划分方式没有明确的规定,可 根据需要确定; ——各层次文件可以分开,也可以合并;
二、质量管理体系文件结构
2、文件结构
——当各层次文件分开时,可相互引用; ——各层次文件的内容不应相互矛盾; ——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件的特点 ——阐明如何一致地完成活动和过程的文件; ——与程序文件只是针对的对象(活动和过程)之 区别; ——在编写要点及格式上无本质区别。
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件编写要点 ——程序文件的编写要点同样适用于作业文件; ——作业文件一般针对逻辑上较为独立的活动或主 题事项; ——作业文件涉及的范围一般较程序文件窄。
五、程序文件的编写要点
4、程序文件的结构
❖ 修改控制页 ——修改单编号; ——修改标识; ——修改人/日期; ——审批人/日期; ——修改内容简述等。
五、程序文件的编写要点
5、程序文件的正文内容
❖ 程序的目的(Why) —— 说明程序所控制的活动及控制目的。
❖ 适用范围 —— 程序所涉及的有关部门和活动; —— 程序所涉及的相关人员、产品等。
六、作业文件的编写要点
1、作业文件的类别
❖ 分类标准 ——作业文件习惯上也称为作业程序或作业规范; ——没有规定的分类标准; ——按组织的习惯分类; ——各类文件的称呼也无统一标准。

管理体系文件编写培训课件(PPT 67页)

管理体系文件编写培训课件(PPT 67页)
在应用过程方法时,必须对每个过程,特别是关键过程的要素进 行识别和管理。这些要素包括输入、输出、活动、资源、管理和 支持性过程。PDCA循环适用于所有过程,每一个过程都可通过 PDCA循环实现过程的持续改进。
过程方法的目的是获得持续改进的动态循环,并使组织的总体业 绩得到显著的提高。过程方法是通过识别组织内的关键过程,并 加以实施和管理,并不断进行改进,达到使顾客、社会和员工满 意。
4、是提高管理效率的一种好的方法。 5、是进一步提高管理水平的基础。
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管理过程识别方法介绍
1、管理过程包括的要素(管理过程识别 要做的工作):
a:工作程序 b:过程的输入,包括:人力资源、物力资源、
程序得以运行的规则(或规定)。 c:过程的输出,即过程策划的结果。 d:监视或测量的方法。 e:与其他过程的关系。
但体系文件的层次和数量的多少,可由企业根据实际的需要 灵活掌握,自行确定。所以任何层次的文件都可进行纵向和 横向的分开与合并。
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管理手册
管理手册是组织的政策性文件. 描述组织管理体系的承诺、方针和目标。 对组织 管理体系的核心要素及相互关系的全面
描述,主要控制环节、控制程序。 它是全部管理体系文件的“索引”-查找途径. 管理体系情况改变时,管理手册应及时调整,
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程序文件
程序文件是组织的法规性文件,应有可操作性,要强 制执行
选择简洁、明了、最实际、最可行的方法;同时还要 遵循5WIH原则。
程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验 证的方法及有关记录,体现 PDCA的管理方法
程序文件的数量、内容、格式由组织确定; 程序文件要做到接口处理清楚,与接口有关的工作职
管理体系文件编写培训
BPOS
1

出口食品企业卫生质量体系文件编写要求(ppt 12页)

出口食品企业卫生质量体系文件编写要求(ppt 12页)
13. 有毒有害品的控制
质量手 册好比 国家法 律体系 中的宪 法,是 一份纲 领性文 件,是 规定组 织管理 体系的 文件
程序文件
程序是为进行某项活动或过程所规定的途径。 出口食品卫生质量体系所要求的程序文件
– 文件和记录控制管理程序 – 原料、辅料、半成品、成品及生产过程卫生控制程
序 – 卫生标准操作程序 (SSOP) – 不合格品控制管理程序 – 产品标识、质量追踪和召回制度 – 加工设备、设施的维护程序 – 职工培训管理程序 – 内部审核和管理评审程序
出口食品企业卫生质量体 系文件的编写
法规要求
出口食品生产企业卫生要求
– 第三条 本要求是出口食品生产企业建立 卫生质量体系及体系文件的基本依据
国家认监委2002年第3号公告
– 《食品生产企业危害分析与关键控制点 (HACCP)管理体系认证管理规定》第五 条
• 企业应当在符合国家有关食品安全卫生要 求的基础上,建立HACCP管理体系。
AMD.(1999)HACCP系统及其应用 准则
质量体系文件架构
质量手册 程序文件 作业指导书
HACCP 计划 记录表格
质量手册格式、内容
1. 封面 2. 发布令 3. 公司概况 4. 卫生质量方针和卫生质量目标 5. 企业的卫生质量管理组织机构、职责 6. 车间各类人员的管理 7. 环境卫生的控制 8. 车间及生产设施卫生的控制 9. 原料、辅料及加工用水卫生的控制 10. 生产加工过程中卫生质量的控制 11. 包装、储存、运输的卫导的作用
向你的美好的希冀和追求撒开网吧,九百九十九次落空了,还有一千次呢人若软弱就是自己最大的敌人游手好闲会使人心智生锈。故天将降大任于斯人也,必先苦其心 乏其身,行拂乱其所为,所以动心忍性,增益其所不能。让生活的句号圈住的人,是无法前时半步的。少一点预设的期待,那份对人的关怀会更自在。榕树因为扎根于 越长越茂盛。稗子享受着禾苗一样的待遇,结出的却不是谷穗。进取乾用汗水谱烈军属着奋斗和希望之歌。患难可以试验一个人的品格,非常的境遇方可以显出非常的 角度来看它。机会只对进取有为的人开放,庸人永远无法光顾。困苦能孕育灵魂和精神的力量骄傲,是断了引线的风筝,稍纵即逝;自卑,是剪了双翼的飞鸟,难上青 圆规的两只脚都动,永远也画不出一个圆。有困难是坏事也是好事,困难会逼着人想办法,困难环境能锻炼出人才来。只存在於蠢人的字典里。青,取之于蓝而青于蓝 然后知松柏之后凋也。积极的人在每一次忧患中都看到一个机会,而消极的人则在每个机会都看到某种忧患。一个能从别人的观念来看事情,能了解别人心灵活动的人 志当存高远。绳锯木断,水滴石穿让我们将事前的忧虑,换为事前的思考和计划吧!锲而舍之,朽木不折;锲而不舍,金石可镂。没有天生的信心,只有不断培养的信 下而求索天行健,君子以自强不息。会当凌绝顶,一览众山小。丈夫志四海,万里犹比邻。也,而不可夺赤。信言不美,美言不信。善者不辩,辩者不善。知者不博, 和其光,同其尘,是谓“玄同”。故不可得而亲,不可得而疏;不可得而利,不可得而害;不可得而贵,不可得而贱。故为天下贵。天下之至柔,驰骋天下之至坚。无 益。知者不言,言者不知。更多老子名言敬请关注习古堂国学网的相关文章。柔弱胜刚强。鱼不可脱於渊,国之利器不可以示人。善为士者,不武;善战者,不怒;善 之下。是谓不争之德,是谓用人之力,是谓配天古之极是以圣人后其身而身先,外其身而身存无为而无不为。取天下常以无事,及其有事,不足以取天下。合抱之木, 土;千里之行,始於足下。多言数穷,不如守中。天下莫柔弱於水,而攻坚强者莫之能胜,以其无以易之。天长地久。天地所以能长且久者,以其不自生,故能长生。 身而身存。非以其无故能成其私。譬道之在天下,犹川谷之於江海。江海之所以能为百谷王者,以其善下之,故能为百谷王。是以圣人欲上民,必以言下之;欲先民, 民不重,处前而民不害。是以天下乐推而不厌。以其不争,故天下莫能与之争。是以圣人抱一为天下式。不自见,故明;不自是,故彰;不自伐,故有功;不自矜,故 之争。故道大,天大,地大,人亦大。域中有四大,而人居其一焉修之於身,其德乃真;修之於家,其德乃余;修之於乡,其德乃长;修之於邦,其德乃丰;修之於天 以家观家,以乡观乡,以邦观邦,以天下观天下。吾何以知天下然哉?以此。慈故能勇;俭故能广;不敢为天下先,故能成器长。今舍慈且勇;舍俭且广;舍後且先; 将救之,以慈卫之。道生一,一生二,二生三,三生万物。知人者智,自知者明。胜人者有力,自胜者强。知足者富。强行者有志。一个实现梦想的人,就是一个成功 完全投入于权力和仇恨中,你怎么能期望他还有梦梦想无论怎样模糊,总潜伏在我们心底,使我们的心境永远得不到宁静,直到这些梦想成为事实。落叶——树叶撒下 腰拾起;与其肩负苦涩的回忆,不如走向明天,淋浴春雨梦想绝不是梦,两者之间的差别通常都有一段非常值得人们深思的距离。一个人要实现自己的梦想,最重要的 和行动。一个人如果已经把自己完全投入于权力和仇恨中,你怎么能期望他还有梦?如果一个人不知道他要驶向哪个码头,那么任何风都不会是顺风。最初的梦想紧握 让一切都曾失去过。谁不曾迷茫?谁有不曾坠落呢?安逸的日子谁不想有呢?如果骄傲没被现实大海冷冷拍下,如果梦想不曾坠落悬崖千钧一发,又怎会懂得要多努力 著的人拥有隐形翅膀?现在的一切都是为将来的梦想编织翅膀,让梦想在现实中展翅高飞。很多时候,我们富了口袋,但穷了脑袋;我们有梦想,但缺少了思想。、一 微,但是不可以没有梦想。只要梦想一天,只要梦想存在一天,就可以改变自己的处境乐理知识和乐器为我的音乐梦想插上了一双希望的翅膀。长大以后,我要站在真 风采,为大家带来欢乐。没有一颗心会因为追求梦想而受伤,当你真心想要某样东西时,整个宇宙都会联合起来帮你完成。青年时准备好材料,想造一座通向月亮的桥 宇。活到中年,终于决定搭一个棚。一个人有钱没钱不一定,但如果这个人没有了梦想,这个人穷定了。梦想无论怎样模糊,总潜伏在我们心底,使我们的心境永远得 事实。如果失去梦想,人类将会怎样?不要怀有渺小的梦想,它们无法打动人心。最初所拥有的只是梦想,以及毫无根据的自信而已。但是,所有的一切就从这里出发 福,有时梦想破灭也是一种幸福。人生最苦痛的是梦醒了无路可走。做梦的人是幸福的;倘没有看出可以走的路,最要紧的是不要去惊醒他。在每一个想你的日子里, 更难。想你,已成为我的习惯。努力向上吧,星星就躲藏在你的灵魂深处;做一个悠远的梦吧,每个梦想都会超越你的目标。要想成就伟业,除了梦想,必须行动。人 实际上人们每天在安排着自己的一切活动家都是梦想家。悲观的人,先被自己打败,然后才被生活打败;乐观的人,先战胜自己,然后才战胜生活。梦想一旦被付诸行 生最快乐的时光,但这种快乐往往完全是因为它充满着希望,而不是因为得到了什么或逃避了什么。你的生活深度取决于你对年幼者的呵护,对年长者的同情,对奋斗 的包容。因为生命中总有一天你会发现其中每一个角色你都扮演过。事实上是,哪个男孩女孩没有做过上天入地、移山倒海的梦啊,只不过在生活面前,很多人慢慢放 们沦落为失去梦想的人;而有些人,无论生活多么艰难,从来没有放弃梦想,于是,�

ISO90002000标准质量认证体系文件ppt162页

ISO90002000标准质量认证体系文件ppt162页
理解要点:
A、员工是组织的基础,质量管理有赖于全员的参与;
B、最高管理者应就以下方面实施教育: 质量意识/职业道德/以顾客为关注焦点的意识 /敬业精神。
C、应激发员工的积极性和责任感;
D、员工本身具备足够的知识、技能和经验。才能胜 任工作,实现充分参与。
4)原则四:过程方法 将活动和相关的资源作为过程进行管理,可以更 高效的得到期望的结果。
(5)审核:GB/T19000:2000第3.6.1条 为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确 定满足审核准则的程度所进行的系统的,独立 的并形成文件的过程。
(6)过程:GB/T19000:2000第3.4.1条 一组将输入转化为输出的相互关联或相互 作用的活动。
注:1、一个过程的输入通常是其他过程的输出。
统,对组成QMS的各过程进行识别、理解、管
理,以达到实现质量方针和质量目标。
D、系统方法着眼于整个系统和实现总目标,过程方 法着眼于具体过程,通过对输入、输出和相互关 联、相互作用的活动的控制,实现每个过程的预 期结果。
6)原则六:持续改进 持续改进整体业绩应当是组织的一个永恒目标。
理解要求:
A、通过不断的改进产品质量,QMS及过程的有效性 和效率,以满足顾客不断变化的需求和期望;
(五) 与其他管理体系的兼容性
(一)合理简化 2000版ISO9000族共4个核心标准 ISO9000:2000质量管理体系--基础和术语 ISO9001:2000质量管理体系--要求 ISO9004:2000质量管理体系--业绩改进指南 ISO19011:2001质量和环境管理体系审核指南
(二)协调一对的ISO9001和ISO9004 编写结构相似 目的不同 9001是对组织质量管理体系的要求 9004是对组织质量管理体系业绩改进提供全面 指南 9004的内容比9001更广泛

体系文件编写要求PPT课件

体系文件编写要求PPT课件
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• 2 程序文件的作用 • 程序文件是环境管理体系文件的重要组成部分,其功能和作用概括如下: • l 程序文件是对手册的进一步细化和展开。环境管理手册是体系的纲领
性文件,其规定的内容和要求往往比较原则和概括,是对环境管理体系概貌 和轮廓的宏观描述,一般操作性不强。而程序文件则是将手册中不便详述的 对活动和过程的要求,作出详细规定,使其更具可操作性。 • l 程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能,直 接影响到组织环境行为的最终改善,因而程序文件的数量、内容、格式和详 略程度一般都由组织根据实际情况自行决定,应充分考虑组织任务的复杂性 、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况,应以确保环境因素和各 项环境管理活动准确而有效的受控为宜。 • l 程序文件是组织内部科学的管理制度,是各级各类人员必须遵照执行 的法规性文件;同时,它也是组织对其员工进行岗位培训和业务考核的基本 内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据,另外还是第三方认证机 构实施外部审核的依据之一。
•l
相关文件
• 指明或引用与本程序相关联的文件,明确接口和查询路径。
•l
相关记录和报告
• 明确实施该程序时所产生的记录表式和报告,包括其名称和编号;规定记录的保存方式
、保存部门和保存期限等。
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• 在编写程序文件时应注意以下要点:
• l 充分利用现有程序 • 首先应清理和分析组织现有的管理制度和操作规范。因为组织原有的各项标
程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容,既可以针 对环境管理体系的一个要素,也可以针对要素中的一个部分,或是对几个要素相 互关联的一组活动进行阐述。程序文件的侧重点在于规范要素或活动的职能和控 制要点,一般不涉及纯技术细节。在编写程序文件时,通常包括该项活动的目的 和范围、做什么、由谁来做、以及何时、何地、如何做,以及使用何种材料、设 备和文件,如何进行记录等,即遵循所谓的“5W”和“1H”的原则,其最终的目的是 作为组织实施环境管理的准则,减少或防止各项活动所造成的或可能造成的环境 影响,确保组织环境方针和目标的实现。

质量管理体系教程ppt课件

质量管理体系教程ppt课件

程序文件编写要求与内容
内容 目的和范围
职责和权限
程序文件编写要求与内容
程序和流程(包括输入、输出、活动、资源、控制等) 相关文件和记录
作业指导书编写要求与内容
编写要求 针对具体作业活动,明确操作步骤和要求 结合实际情况,具有可操作性和实用性
作业指导书编写要求与内容
• 语言简练、明确,易于理解和实施
配合策略
积极沟通、认真听取意见、及时提供证据、主动解释说明 。
应对策略
针对问题制定措施、及时整改并反馈、举一反三,持续改 进。
不符合项整改及预防措施制定
不符合项整改
分析原因、制定措施、 实施整改、验证效果。
预防措施制定
识别潜在问题、分析原 因、制定措施、实施预 防。
持续改进
定期评估质量管理体系 有效性,不断完善和改 进。
优化资源配置
根据资源需求和重要性,合理规划 资源配置,确保关键过程得到有效 保障。
构建组织结构与管理职责
设计组织结构
根据组织规模、业务特点和战略 需求,设计合理的组织结构,明 确各部门和岗位的职责与权限。
明确管理职责
制定管理层在质量管理体系中的 职责,包括制定政策、分配资源
、监督实施等。
建立沟通机制
质量管理体系教程ppt课件
目录
• 质量管理体系概述 • 质量管理体系构建 • 质量管理体系文件编写 • 质量管理体系实施与运行 • 质量管理体系审核与认证 • 质量管理体系持续改进与优化
01
质量管理体系概述
Chapter
质量管理体系定义与重要性
定义
质量管理体系是指组织内部建立的、为保证产品质 量或服务质量满足顾客要求,并实现组织质量目标 的一系列相互关联或相互作用的要素。

ISO体系文件编写

ISO体系文件编写
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编写体系文件的五忌
忌简单草率,未将所有的工作要求都纳入体系。 忌过于弹性化,失去可操作性。 忌理想主义化,导致无法实施。 忌部门主义化,导致其他部门无法配合。 忌咬文嚼字,理解困难。
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文件的审查、批准
一般规模较小的公司,文件制做完成后交回其部门主管或 总经理审核后即可颁布使用,但是对于规模较大的公司, 这种做法欠妥当,因为部门专业化的一些文件由本部门自 行审批使用可能没有问题,但是非部门专业化涉及诸多部 门工作内容的由制做部门核准使用,掩盖了其他部门的要 求和意见,在使用中难免会对其它部门造成困挠,甚至引 起磨擦,所以对于文件的审查和核准,许多公司规定了不 同审查和核准方式,例:
执行项目 备 投 料 料 加温烘干 设定技术参数 正常生产 负责人 备料员 烤箱操作员 备料员 技术员 技术员 记录 材料日用表 材料温度控制表 无 成型参数记录表 产品生产日报
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流程图绘制(续三)
• 例二流程图将执行项目,负责人及使用的记 录分开注明,易看易懂,也是制做流程图的常见 方法之一。 • 总之,使用流程图的目的就是清晰明白,一 目了然,如果有些工作太过繁杂和繁琐,当制成 流程图时或许不容易看明白,所以应注意流程图 使用的时机。
• 2.范围
• 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围, 所以编写时应注意它的涵盖性.例有的公司是有手动和自动的绕线机, 而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于 公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误.
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文件的结构(续二)
• 3.权限职责
• 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般在 文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述,但是亦 有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的.

体系文件编写培训幻灯片

体系文件编写培训幻灯片

FM [ 内部联络单 ] [ 异常单 ]
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体系文件的架构说明
1.一阶文件——手册类(QM) 对于一个国家来说,宪法是根本大法,任何法律
的制订都必须依宪法的要求来拟制,而对于一间公司 来说,手册即是公司在管理制度上的根本大法,它会 叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册即 要求我们应该要做哪些工作。
次页:文件的修订记 录,仅限一页,如右 图(注:仅限一、二 阶文件使用)
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体系文件的结构 (正文页)
正文页:文件的内容页 含目的、适用范围、定 义、权责、内容、参考 文件及资料、使用表单, 可多页,每面标示页次, 如右图ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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体系文件的结构 (附件 )
附件:系指本文件相关的图表 说明,可多页。如下图
8
体系文件的架构
QM 一阶文件
QP 二阶文件
WI 三阶文件
FM 四阶文件
按标准描述质量环境管理体系 描述各部门有关活动 详细作业文件 各部门作业记录
类别
一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件
名称
手册类 管理办法类 指导书、操作规范 图表、记录
代号
例举
QM 《环境质量手册》
QP 《制程检验程序》
WI 《曝光作业指导书》
一具体的工作如何来执行和操作,很多公司亦称为工 作指引或作业标准书。
4.四阶文件——表单(图表、记录)(FM) 格式化的记录清晰明了,易于保管,所以
在编撰文件时,就应适当的设计用以做记录的 表格,值得注意的是大量的或设计复杂的表格 会令工作复杂化,降低效率,所以设计表格应 力求共享,在表达明白的前提下,精简填写项 目和内容。
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体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000管理体系建立和运行 的过程中扮演着相当重要的角色: (1)符合标准要求
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一.体系文件编写的重要性
(3) 提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础通过日 常工作,不断地完善管理和技术的要求。
(4) 防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失,从而造成动作上的因难。
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一.体系文件编写的重要性
(5)改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间的磨 擦的机会。 (6)员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
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二.体系文件的架构
一般来说,一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序,例 如:采购程序、纠正和预防措施程序等,而工作只和自己部门有关的作 业在编制文件时做成指导书的格式,例如:设备使用指导书、指导书产 品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书 类文件。
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二.体系文件的架构
3.工作指导书 工作指导书是工作的明确指示,它需详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作,很多公司亦称为工作指引或作业标准 书。
4.表单 格式化的记录清晰明了,易于保管,所以在编撰文件时,就 应适当的设计用以做记录的表格,值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化,降低效率,所以设计表格应 力求共享,在表达明白的前提下,精简填写项目和内容。
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三、文件的结构
5.作业内容 即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两 个部份。 (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行和程序,会更容易了解文 件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件类型。 ( 2 ) 文 件 内 容 : 在 编 写 文 件 内 容 时 , 一 定 需 注 意 5W1H ( WHO , WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)结合,即由谁(WHO),在 何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT),为什么做 (WHY),怎样做(HOW),缺少任何一个W或 H,都有可能使文件 的内容不易理解。
3
二.体系文件的架构
(一)目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即: 一阶文件:手册 二阶文件:程序 三阶文件;工作指导书 四阶文件:表单或表格 但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多
规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次,即: 一阶文件:手册 二阶文件:程序/工作指导书 三阶文件:表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时
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三、文件的结构
6.参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最 好将文件的编号同时附在文件名之后,以及便查找,但是不可 将文件版本附上。 7.附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是 也不可以附版本。 8.以上是一份文件的完整结构,为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构,鉴于文件的内容的 需要,可适当的去除一些不适用的项目。
三、文件的结构
一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要,一份文件一般完整 结构有: 1.目的 2.范围 3.权责 4.定义 5.作业内容/文件内容 6.附件
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述: 1.目的 应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?
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三、文件的结构
2.范围 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围,所 以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动的钻床,如果文件 的内容只针对台式钻床,却将文件的范围写成“适用于公司所有钻床的使 用”,即是明显的错误。 3.权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般时常会就相关人员担 负的权责做简单叙述,但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相 关部门的权责。 4.定义 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说 明, 会令文件内容更清楚明白。
体系文件编写
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一.体系文件编写的重要性
体系文件在OHSAS18000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色: (1)符合标准要求
在OHSAS18000的条文中,均要求组织 “组织应根据本OHSAS 标准的要求建立、实施、保持及持续改善OH&S 管理体系, 形成文件”。 (2)工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方 式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于 口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
例二:生产流程
执行项目 备料 加温烘干 投料 设定技术参数 正常生产
负责人 备料员 烤箱操作员 备料员
技术员 技术员
记录 材料日用表 材料温度控制表
无 成型参数记录表 产品生产日报
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四.流程图绘制
例二:流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明,易看易懂, 也是制作流程图的常用方法之一。 总之,使用流程图的目的就是清晰、一目了然,如果有些工作太过繁杂 和繁琐,当制成流程图时或许不容易看明白,所以应注意流程图使用的 时机。
亦需考虑公司未来的扩充和发展等。
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二.体系文件的架构
(二)文件架构的说明 1.手册 对于一个国家来说,宪法是根本大法,任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制,而对于一间公司来说,手册即是公 司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求,简言之,手册即要求我们应该要做哪些工作。 2程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时、何地和由 谁来做;应使用什么材料、设备和文件,如何对活动进行控 制和记录等。
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四.流程图绘制
在编制文件的过程中,适当地制作一些流程图,会更容易理 解文件内容和加深印象,流程的制作不拘形式,最主要的是能 做到清楚明了即可。
1. 流程图常用的符号
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例一:收货流程
四.流程图绘制
供应商
送货
本公司仓库
核对送货 单与实物
收货
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四.流程图绘制
此范例将执行的工作以执行项目来区分,这是一个最简单的流程图, 您可以任意发挥。
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