体系文件编写培训

体系文件编写方法
质量管理部
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体系文件框架
2020/8/7
质量手册
第一层文件 管理层 根据所阐明的质量方针和质量目标描述质量管理体 系，向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致 信息。
程序文件 管理规范
质量记录、文档、检查单 规则惯例和约定
第二层文件 职能层 提供如何一致完成活动和过程信息的 文件，描述管理要素中的一个在逻辑 上独立或者一组相关的活动。
程序文件模板(管理规范类).doc 程序文件模板(流程类).doc 流程图模板.vsd
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体系文件内容及格式要求
来自百度文库
三级文件
内容
质量记录模板所表示的流程与二级文件描述的内容一致 质量记录模板的设计遵循PDCA循环 文档、规则惯例和约定、检查单内容满足标准的同时，符合公司 实际
格式
质量记录模板-竖表.doc 文档模板(表格形式).doc 文档模板(表格形式).xls 文档模板(文字描述形式).dot 规则惯例和约定模板.doc 检查单模板.xls
结构清晰、文字简明、文风一致。 遵循“最简单、最易懂”原则。
内容
该说的要说到，说到的要做到。
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体系文件内容及格式要求
内容
参考标准和公司的实际情况 内容覆盖公司认证的范围 不能照搬样例或网上资料 作为纲领性文件，内容不能繁琐冗长
格式
质量手册（分册）模板.doc
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第三层文件 作业层 要求的文件、推荐的方 法、以及为完成活动或达 到的结果提供的客观证据 的文件。
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体系文件层次和类别
一级文件
质量手册 质量手册的补充性文件（分册）
二级文件
程序文件 管理规范
三级文件
质量记录模板 文档模板 规则惯例和约定 检查单
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体系文件编写、审批和发布
一级文件
THUNISOFT：北京紫光华宇软件股份有限公司 Q1：Q即Quality，Q1代表质量体系文件的第一层文件 QM：Quality Manual质量手册 NN：代表质量手册分册的序列号，目前暂定质量手册有2个分 册，分别为： Q1-QM-01软件过程改进、 Q1-QM-02IT服务管理
举例：《Q1-QM-质量手册》 《Q1-QM-02-IT服务管理》
三级文件
若干
Q2-CS-02-服务级别管理 Q2-CS-04-服务的连续性和可用性管理 Q2-CS-06-能力管理 Q2-CS-08-业务关系管理 Q2-CS-10-问题管理 Q2-CS-12-变更管理 Q2-CS-…………
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体系文件通用要求
语言
职责分明，语气肯定，避免用“大致上”、“基本上”、“ 可能”、“也许”之类词语。
物理命名规则： Q3-PPP-rr-nn-RecordName. Dot\eml\xlt\mpt……
举例：Q3-MNG-03-01-文件领用登记表.doc
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ISO20000文件清单
一级文件
Q1-QM-02-IT服务管理
二级文件
Q2-CS-01-服务计划 Q2-CS-03-服务报告管理 Q2-CS-05-预算管理 Q2-CS-07-信息安全管理 Q2-CS-09-事件管理 Q2-CS-11-配置管理 Q2-CS-13-发布管理 Q2-PS-01-供应商管理
质量管理部和体系覆盖的主要业务部门负责质量手册编写 管理者代表审核 质量管理委员会审议 总经理批准发布
二级文件
质量管理部组织各部门编写 质量管理委员会审议 管理者代表批准发布
三级文件
各部门编写 各部门经理审核 管理者代表批准发布
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体系文件编号规则
一级文件
编号规则
THUNISOFT–Q1-QM(-NN)，简称Q1-QM
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其他文件格式
培训模板
采用公司统一要求的风格。 公司内部网站：首页 > 信息发布 > 模板工具 > 常用文 档/政府公文模板 > 演示文档常用模板。
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文件编写过程怎么寻求帮助？
文件风格？文件内容？标准内容？ ISO20000咨询老师
第六会议室 Tel：
质量管理部
物理命名规则：Q1-QM-ManualName(-NN).doc
举例：Q1-QM质量手册.doc Q1-QM-02IT服务管理.doc
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体系文件编号规则
二级文件
编号规则
THUNISOFT–Q2-PPP-rr，简称Q2-PPP-rr
THUNISOFT：北京紫光华宇软件股份有限公司 Q2：Q即Quality，Q2代表质量体系文件的第二层文件 PPP：二级文件所在的类别的英文缩写 rr：二级文件在其所在类别中的序号
23层东南角 Tel：chenk 789
duwh 829 wangwf 856
zhangxa 842 wangj 758
CVS的目录
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一级文件
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体系文件内容及格式要求
二级文件
内容
遵循5W1H和PDCA原则
5W1H（六何分析法）：When何时、Who何人、Where何地 、What何事、Why为什么、HOW如何进行。
PDCA（戴明环）：P（Plan）计划、D（Do）执行、C（ Check）检查、A（Action）行动改进。
格式
（二级文件结合业务流程和文件类型分为10大类）
举例：《Q2-RES-02-人力资源管理》 表示：二级文件“人力资源管理”是“资源管理”类别中的第二个二 级文件
物理命名规则：Q2-PPP-rr-ProcedureName.doc
举例： Q3-MNG-03-质量体系文件控制.doc
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体系文件编号规则
二级文件分为以下10大类
二级文件
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体系文件编号规则
三级文件
编号规则： THUNISOFT-Q3-PPP-rr-nn,简称Q3-PPP-rr-nn
Q3：质量体系文件的第三层文件； PPP-rr：当前文件挂靠的二级文件序号； nn：当前文件在所挂靠的二级文件中的排列序号（两位）。
举例：《Q3-ERS-02-02培训申请表》 表示：“培训申请表”是编号为“Q3-ERS-02”的二级文件中产 生的第二个三级文件。