体系文件编写规则
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4.3引用外部文件
4.3.1若需发布、执行关联公司等外部文件，应在文件的首页首行标识：
本文件等同采用***×××文件（版号）
本文件等效采用***×××文件（版号）
本文件参照***×××文件（版号）制定
注：不作任何修改或原意翻译并要求一定执行为“等同采用”；不作任何修改或原意翻译但只推荐或建议采用为“等效采用”；以此为样本参照制定或引用部分或对其作部分修改则为“参照”。
(e)生产线作业指导、仪器设备等操作指导及检验规程：清楚说明有指导作用的作业步骤、判断依据和注意事项。
(f)其它补充说明。
2.4质量记录
质量记录分为业务过程记录和管理体系通用记录。
质量记录要求设计合理、内容完整，具有可追溯性，格式不固定。专项业务质量记录由各对应的业务管理部门编制，质量保证处提供协助。体系管理通用记录由质量保证处编制。
2.3三级文件
三级文件要针对具体项目规定专门的措施、资源和活动顺序，指定专人拟制。此类文件需要时可以会签，版面格式固定（如同本规则），内容组成部分可按拟文内容不同分类别规定。其形式的要求是：
(a)业务流程应明确：输入、输出、监控点、关键控制点和流程绩效目标。其内容组成是目的、范围、引用文件、定义、职责、输入、输出、操作过程、流程说明、质量记录。
3、编码规则
●一级文件：
HTQM1·○○○
●二级文件:
HT PD1.○○○
●三级文件:
A种HT□□□1·○○○（一般编码）
B种HT□□□1·○○○◇（使用公共编码加简码的则）
（三级文件的B种编码的使用方法见4.3）
C种HT□□□2·○○○（工艺技术类作业指导书编码）
D种HT□□□4·○○○（外来文件编码）
一、目的和适用范围
统一HT公司管理体来自百度文库文件的编写格式，指导规则的应用。
二、引用文件
HTQM1.1质量管理手册4.5文件和资料的控制
HTPD1. 511文件和资料的控制程序
三、定义
【管理体系文件】为实施公司经营运作管理需要对组织结构、程序、资源和流程所作的法规性或指导性、有系统的文件。
【程序】对公司主要经营领域的核心业务，为达到控制要求、协调作用和预期绩效所规定的必须遵照执行的活动途径。
〖收文记录〗是对收到发文部门发来受控文件的记录。
〖发文记录〗是用以证明发文部门已将应发文件发至文件使用点的见证性记录。
〖修订记录〗体系文件应保存修订审批记录，一级文件用专页标注，二级文件在首页中标注，文件中的修订标注可在升级换版时刷新。
六、质量记录
无
七、附件
1、职能代码表
2、质量管理体系三级文件版本格式（样本）
2、各大部门的ISO9000接口部门
对责任范围的三级文件、质量记录的标准化和符合性审查及文件编码使用的管
理。保证三级文件和质量记录的有效性、操作性和完整性，及时在“文档中心”上网发布。
五、内容和要求
1、结构层次
一级文件：质量管理手册（QM）
二级文件：程序/制度（PD）
三级文件：流程指引和作业指导类文件（WI）
F&A *
财务、资产管理
IT
信息资源（包括计划统计数据的使用）
RM *
resource management，其它资源管理制度
业
务
流
程
管
理
M&S
市场、销售
M
C&T
合同评审与合同执行
R&D
研发控制
R
P&C
采购、外协和供应商管理
ISC
供应链管理
S
SC
制造
CCP
订单管理
CSC
产品安装、工程实施和售后服务
检测、统计、分析与改进
(b)管理制度应明确规定：达到预期结果的途径与控制要求或执行办法。其内容组成是目的、范围、引用文件、定义、职责、管理要求、附则、质量记录。
(c)实施细则与条例应详细描述：应遵守的原则、细节和处理职能代的定性或定量标准。其内容组成是目的、范围、实施细则、质量记录。
(d)大纲与规范、规则、教程：具体说明达到合格或满意的基本要求和应完成的活动及注意事项。其内容组成是目的、范围、定义、要求。
PE
生产质量工艺
QC
产品检验和试验及其相关活动
MIE
measuring ,inspection and test equpment，仪器、生产设备及工装、工具的控制
QM
质量管理等
QM
管理改进和品管圈
⑤HT－公司名称识别码。
⑥◇－特许简码。
⑦××－在某规定性文件派生的有限的质量记录范围内的序号，如01、02……16等。
4、应用指南
4.1职能代码（如附表）
4.2特许简码的应用
职能代码由行使该职能的专业管理部门直接使用，若该职能涉及到其它部门，其它部门需要编制细化、指导等支持性三级文件时，需要时，可使用共用职能码（限三级文件），但必须在文件编码最后加特许简码。
【流程】遵照规定性程序（制度）的要求，将输入转化为输出的一组彼此相关的、有步骤的资源和活动。
【文件编码】体系文件的身份标识和实现可追溯性的唯一符号。
四、职责
1、质量管理部
负责制定、施行《ENP管理体系文件编写规则》，解释规则条文，指导规则的应用；有效管理体系一、二级文件，监督、检查三级文件的适宜性和有效性。
●质量记录:
HT□□□3·○○○－××
①○○○自定义数码。
②要素码（1、2、3、4），1－表示体系规定性文件，2－工艺技术类作业指导书，3－表示质量记录文件，4－表示外来文件。
③QM－质量管理手册识别码，P－程序文件识别码。
④□□□－三级文件和质量记录类文件的职能代码（主要业务名称英文简写，准许2－3位字母）。
HTPD1.711，若有派生的质量记录，则是HTPD3.711－01。
质量记录的文件编码和版号在记录的右下角标注。
5、版本号
换版印发次数，如V1.0、V3.3、V6.5、V8.0标注。其中，小数点前的数码表示版本号，它从1开始，一直往上升；小数点后的数码表示修订状态，修订状态采用五进制标识，即每一版文件修订至5次，再修订即予升版。首版修订状态为0，第一次修订为1，最高至5。若修订未达五次但遇较大修改，可直接升级换版，（如右表）。
质量记录（QR）
2、编写的基本要求
2.1质量管理手册
(a)符合ISO9000质量管理体系标准，结合本企业实际描述管理体系；
(b)应具备指令性、系统性、纲领性和法规性的特点；
(c)对要素的描述应准确、完整、简明、清楚；
(d)管理手册由公司质量保证处组织编写，组成及各部分的布局，格式及关键控制点按照ISO9000标准实施；
6、其它说明
〖受控号〗受控文件的分发号，也是文件发放点（或部门）的代号。受控号由质量管理部确定，其他部门不得任意更改。若有新增或撤并部门应报请质量管理部开号或注销。
〖签发人〗代表所在区域的主管领导。
〖批准人〗执行某一标准的上级负责人。
〖文件清单〗由本部门拟制的受控文件（三级文件）目录。
〖记录清单〗由本部门编制的质量记录目录。
注2：***为文件编码；×××文件名称。
4.3.2等同和等效采用外部文件的文件编码如下：
本公司文件编码规＋外部文件文件编码或其他简便方式
如HTR&D2.321－YD/T731，YD/T731为国家邮电通信行业标准。
4.4质量记录编码说明
质量记录文件编码必须对应规定性文件的编码，如：ENPR&D1.101,由此文件派生的质量记录其编码为：HTR&D3.101－01直至HTR&D3.101－99。又如：
(e)适用于企业管理层。
2.2程序文件
(a)遵循5W1H原则；
(b)基本内容由目的、适用范围、定义、引用文件、实施纲要、职责、技能要求、工作程序、支持性文件和质量记录、附录共十部分组成；
(c)内容要遵守逻辑性，体现协调性、目的性、可行性和可检查性；
(d)程序文件由质量保证处组织相关部门编写、会审；
(e)适用本企业各职能部门。
3、受控文件分发号对照表
职能代码
注：标有“*”的为可共用的职能代码
类别
职能代码
释义
特许简码
体
系
基
础
管
理
MR
management responsibility，组织机构、管理职责
ISO *
质量管理体系建设、维护的相关管理规范
CBP
公司计划委员会
ADM *
行政职能代管理
资
源
管
理
HR *
human resource，人力资源管理
4.3.1若需发布、执行关联公司等外部文件，应在文件的首页首行标识：
本文件等同采用***×××文件（版号）
本文件等效采用***×××文件（版号）
本文件参照***×××文件（版号）制定
注：不作任何修改或原意翻译并要求一定执行为“等同采用”；不作任何修改或原意翻译但只推荐或建议采用为“等效采用”；以此为样本参照制定或引用部分或对其作部分修改则为“参照”。
(e)生产线作业指导、仪器设备等操作指导及检验规程：清楚说明有指导作用的作业步骤、判断依据和注意事项。
(f)其它补充说明。
2.4质量记录
质量记录分为业务过程记录和管理体系通用记录。
质量记录要求设计合理、内容完整，具有可追溯性，格式不固定。专项业务质量记录由各对应的业务管理部门编制，质量保证处提供协助。体系管理通用记录由质量保证处编制。
2.3三级文件
三级文件要针对具体项目规定专门的措施、资源和活动顺序，指定专人拟制。此类文件需要时可以会签，版面格式固定（如同本规则），内容组成部分可按拟文内容不同分类别规定。其形式的要求是：
(a)业务流程应明确：输入、输出、监控点、关键控制点和流程绩效目标。其内容组成是目的、范围、引用文件、定义、职责、输入、输出、操作过程、流程说明、质量记录。
3、编码规则
●一级文件：
HTQM1·○○○
●二级文件:
HT PD1.○○○
●三级文件:
A种HT□□□1·○○○（一般编码）
B种HT□□□1·○○○◇（使用公共编码加简码的则）
（三级文件的B种编码的使用方法见4.3）
C种HT□□□2·○○○（工艺技术类作业指导书编码）
D种HT□□□4·○○○（外来文件编码）
一、目的和适用范围
统一HT公司管理体来自百度文库文件的编写格式，指导规则的应用。
二、引用文件
HTQM1.1质量管理手册4.5文件和资料的控制
HTPD1. 511文件和资料的控制程序
三、定义
【管理体系文件】为实施公司经营运作管理需要对组织结构、程序、资源和流程所作的法规性或指导性、有系统的文件。
【程序】对公司主要经营领域的核心业务，为达到控制要求、协调作用和预期绩效所规定的必须遵照执行的活动途径。
〖收文记录〗是对收到发文部门发来受控文件的记录。
〖发文记录〗是用以证明发文部门已将应发文件发至文件使用点的见证性记录。
〖修订记录〗体系文件应保存修订审批记录，一级文件用专页标注，二级文件在首页中标注，文件中的修订标注可在升级换版时刷新。
六、质量记录
无
七、附件
1、职能代码表
2、质量管理体系三级文件版本格式（样本）
2、各大部门的ISO9000接口部门
对责任范围的三级文件、质量记录的标准化和符合性审查及文件编码使用的管
理。保证三级文件和质量记录的有效性、操作性和完整性，及时在“文档中心”上网发布。
五、内容和要求
1、结构层次
一级文件：质量管理手册（QM）
二级文件：程序/制度（PD）
三级文件：流程指引和作业指导类文件（WI）
F&A *
财务、资产管理
IT
信息资源（包括计划统计数据的使用）
RM *
resource management，其它资源管理制度
业
务
流
程
管
理
M&S
市场、销售
M
C&T
合同评审与合同执行
R&D
研发控制
R
P&C
采购、外协和供应商管理
ISC
供应链管理
S
SC
制造
CCP
订单管理
CSC
产品安装、工程实施和售后服务
检测、统计、分析与改进
(b)管理制度应明确规定：达到预期结果的途径与控制要求或执行办法。其内容组成是目的、范围、引用文件、定义、职责、管理要求、附则、质量记录。
(c)实施细则与条例应详细描述：应遵守的原则、细节和处理职能代的定性或定量标准。其内容组成是目的、范围、实施细则、质量记录。
(d)大纲与规范、规则、教程：具体说明达到合格或满意的基本要求和应完成的活动及注意事项。其内容组成是目的、范围、定义、要求。
PE
生产质量工艺
QC
产品检验和试验及其相关活动
MIE
measuring ,inspection and test equpment，仪器、生产设备及工装、工具的控制
QM
质量管理等
QM
管理改进和品管圈
⑤HT－公司名称识别码。
⑥◇－特许简码。
⑦××－在某规定性文件派生的有限的质量记录范围内的序号，如01、02……16等。
4、应用指南
4.1职能代码（如附表）
4.2特许简码的应用
职能代码由行使该职能的专业管理部门直接使用，若该职能涉及到其它部门，其它部门需要编制细化、指导等支持性三级文件时，需要时，可使用共用职能码（限三级文件），但必须在文件编码最后加特许简码。
【流程】遵照规定性程序（制度）的要求，将输入转化为输出的一组彼此相关的、有步骤的资源和活动。
【文件编码】体系文件的身份标识和实现可追溯性的唯一符号。
四、职责
1、质量管理部
负责制定、施行《ENP管理体系文件编写规则》，解释规则条文，指导规则的应用；有效管理体系一、二级文件，监督、检查三级文件的适宜性和有效性。
●质量记录:
HT□□□3·○○○－××
①○○○自定义数码。
②要素码（1、2、3、4），1－表示体系规定性文件，2－工艺技术类作业指导书，3－表示质量记录文件，4－表示外来文件。
③QM－质量管理手册识别码，P－程序文件识别码。
④□□□－三级文件和质量记录类文件的职能代码（主要业务名称英文简写，准许2－3位字母）。
HTPD1.711，若有派生的质量记录，则是HTPD3.711－01。
质量记录的文件编码和版号在记录的右下角标注。
5、版本号
换版印发次数，如V1.0、V3.3、V6.5、V8.0标注。其中，小数点前的数码表示版本号，它从1开始，一直往上升；小数点后的数码表示修订状态，修订状态采用五进制标识，即每一版文件修订至5次，再修订即予升版。首版修订状态为0，第一次修订为1，最高至5。若修订未达五次但遇较大修改，可直接升级换版，（如右表）。
质量记录（QR）
2、编写的基本要求
2.1质量管理手册
(a)符合ISO9000质量管理体系标准，结合本企业实际描述管理体系；
(b)应具备指令性、系统性、纲领性和法规性的特点；
(c)对要素的描述应准确、完整、简明、清楚；
(d)管理手册由公司质量保证处组织编写，组成及各部分的布局，格式及关键控制点按照ISO9000标准实施；
6、其它说明
〖受控号〗受控文件的分发号，也是文件发放点（或部门）的代号。受控号由质量管理部确定，其他部门不得任意更改。若有新增或撤并部门应报请质量管理部开号或注销。
〖签发人〗代表所在区域的主管领导。
〖批准人〗执行某一标准的上级负责人。
〖文件清单〗由本部门拟制的受控文件（三级文件）目录。
〖记录清单〗由本部门编制的质量记录目录。
注2：***为文件编码；×××文件名称。
4.3.2等同和等效采用外部文件的文件编码如下：
本公司文件编码规＋外部文件文件编码或其他简便方式
如HTR&D2.321－YD/T731，YD/T731为国家邮电通信行业标准。
4.4质量记录编码说明
质量记录文件编码必须对应规定性文件的编码，如：ENPR&D1.101,由此文件派生的质量记录其编码为：HTR&D3.101－01直至HTR&D3.101－99。又如：
(e)适用于企业管理层。
2.2程序文件
(a)遵循5W1H原则；
(b)基本内容由目的、适用范围、定义、引用文件、实施纲要、职责、技能要求、工作程序、支持性文件和质量记录、附录共十部分组成；
(c)内容要遵守逻辑性，体现协调性、目的性、可行性和可检查性；
(d)程序文件由质量保证处组织相关部门编写、会审；
(e)适用本企业各职能部门。
3、受控文件分发号对照表
职能代码
注：标有“*”的为可共用的职能代码
类别
职能代码
释义
特许简码
体
系
基
础
管
理
MR
management responsibility，组织机构、管理职责
ISO *
质量管理体系建设、维护的相关管理规范
CBP
公司计划委员会
ADM *
行政职能代管理
资
源
管
理
HR *
human resource，人力资源管理