质量管理体系文件编写规范程序

XXXXXXX有限公司

质量体系文件编写规范程序

文件号：

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实施日期：

1.目的

规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。 2.范围

适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量手册、三级文件也可参照此格式编写。不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。 3.职责

3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写；

3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。

3.3 管理部负责制定文件编号和附件的表格编号。

4.工作内容

4.1 编号方法

4.1.1文件的编号规则按以下规定进行文件编号规定 a. 一级文件:质量手册。 b. 二级文件:程序文件。

c. 三级文件:作业文件（含作业指导书、操作规程、检验规范、管理制度等）。

d. 四级文件:表格、报告和质量记录等。 E. 外来文件:标准、上级文件、法律法规等。 统一编号方法如下：

1）质量手册：KW/SC

2）程序文件：KW/CX**-**，对应程序文件的记录表格，则在程序文件编号后再加上-01、-02、

-03，以此类推。

KW/CX** -**

3）作业文件：KW/ZY**-**，对应作业文件的记录表格，则在作业文件编号后再加上-01、-02、

-03，以此类推。

4）产品类别代码取产品名称的首个大写字母，编写时分别在文件序号前面加上产品代码，燃气热水器代码：R,燃气灶具代码：Z ，壁挂炉代码：B ，以此类推。

本公司代号

程序文件代号和部门代号 部门程序文件序号

KW/ZY**-**

部门作业文件序号

作业文件代号和部门代号

本公司代号

部门代号如：管理部---GL 营销部---YX 采购部---CG 技术部---JS 生产部---SC

财务部---CW 品质部---PZ 总经办---ZJ

4.1.2文件版号,改次规定

4.1.2.1 文件首次发行版本号为A版,经换版后,版本依次为B、C、D ┄┄

4.1.2.2 文件首次发行修改状态为O次,经修改后,改次依此为1、2、3┄┄

4.1.2.3 当文件变更幅度涉及文件内容的三分之一以下时，由文控员按《文件更改申请单》

内容修订后，更改文件次号，将新的变更页发行并收回无效页，在原《文件/资

料发放、回收记录表》上记录，并在《文件修改记录》表注明修订日期和批准人，

版本次号编写规则为“0、1、2、3……”。

4.1.2.4 文件经过一次或几次变更后，变更幅度达文件内容的三分之一以上时，或管理

者代表认为有必要改版时，应进行换版。原版本文件作废，换发新版本。换新

版本时，应更改版本号，编写规则为“A、B、C、……”。

4.1.2.5 手册、程序文件如果只是发生轻微修改,则不需要修改版本号。

附表：性质代号

4.2 文件采用A4的书写用纸；

4.3 文件结构

文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。

4.3.1 目的

重点描述编写本文件的目的。

4.3.2 范围

重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适

用”范围，以清楚界定文件的使用范围。

4.3.3 职责

描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。

4.3.4 工作内容

按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的

时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画

出简单的程序流程图。

流程图的符号按以下规定：

表示各阶段性事件或活动的叙述

表示必须做决定、检查或检验的过程

表示事件发生的顺序或方向

4.3.5 相关文件

描述与本文有关的文件编号与名称。

4.3.6 质量记录

描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称。

4.4 书写格式

项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字空一字，项次按以下规定标示和排列：

“1 …………

2 …………

2.1 ……………………………………………………………………………………

………………………………

3 ……………………

3.1 …………………………

4.5 页码与装订

4.5.1 三级文件可不用封面和修订页

4.5.2 封面不编页码，附件编页码。

4.5.3 文件按文件封面及修订记录、文件主体修订。

4.5.4 文件按封面、正文与附件的顺序装订。

4.6 外来文件

当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号。

4.7 文件编写注意事项

4.7.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。使用定量描述的方法，如对时间的要求等。

4.7.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一

定要注意文件的可操作性。

4.7.3 对已有管理制度中的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。

5. 相关文件

5.1 《文件控制程序》

6.记录表格

无