科技档案数字化技术在电力系统中的应用
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科技档案数字化技术在电力系统中的应用作者:王群
来源:《办公室业务》 2016年第8期
【摘要】为了适应电力系统发展的需要,档案人员需不断并长期致力于做好电力企业科技
档案建设,实现对传统档案的革新与突破。笔者介绍电力系统的科技档案,深入探讨了电力科
技档案数字化技术运用及安全保障措施,对于提高供电企业档案管理水平有一定的参考价值。
【关键词】科技档案;数字化管理;安全保障
为了适应信息时代的发展趋势和档案管理工作需要,支撑智能电网和深化完善“三集五大”体系建设,提高科技档案管理水平,提升公司的管理成熟度,长沙供电分公司近几年一直致力
于加强科技档案管理的数字化技术建设。通过数字化技术,科技档案在电网发生失误时能及时
提供设备的原始资料,为公司生产提供及时有效的决策支持,从而成为保证公司生产和安全运
行的重要后盾。
一、概述
电力科技档案,是电力企业的管理人员、科技人员以及所有参与科技活动的劳动结晶,是
电力企业进步的见证。电力科技档案在内容上包括了电力科技文件档案、电力科技组织结果演
变的档案,电力科技活动过程档案,电力科研项目立项、评审、鉴定的档案,电力技术专利产生、进行及结果的档案,电力科技合同形成与执行全过程档案以及电力科技成果转化、应用档
案等。电力科技档案有从事某项电力科技活动人员的手稿,有实验原始记录、实验报告、总结
报告、有项目进行过程中形成的各种文件、有电力上级部门和单位领导的批示、有相关部门或
协作单位来往文档。这些原始的及最终的文档,反映了某项电力科技活动的全过程,记录了行
进过程中所有重要事件,是项目科技活动的动态映照。
科技档案数字化,即在各种高新技术支撑下,把各种载体的科技档案资源转化为档案信息、利用数字化形式进行存储,在计算机系统管理下形成一个有序的科技档案信息库,能够提供利用,使信息资源实现共享。
二、科技档案数字化的有效措施
(一)运用多种方式实现科技档案资源数字化。档案人员应采用有效措施使电力科技档案
从传统的纸质载体向电子介质载体逐步转变,并利用网络对信息实现迅速而远距离的传输和共享,构建电力科技档案数据库,科学合理地管理。在公司内部建立网络,允许各部门根据权限
远程访问档案数据,提高档案浏览速度,进而实现共享并高效利用企业档案资源信息。目前,
供电公司的科技档案资料数量庞大且载体各异,针对传统介质档案,可采用文字输入,扫描等
方式进行信息化处理,并存储于已建立的科技档案数据库。在建设档案数字化系统方面,档案
管理部门应树立全局意识,结合公司发展实际需要,对系统建设方案进行统一规划,对各部门
的工作积极协调,利用最小的人员和财务获得最大效益。对科技档案资料完成数字化处理后,
应妥善保管好原有的纸质档案资料,并且利用数字化的档案资料可随时查询到原始档案资料。
(二)运用网络技术优势实现科技档案管理网络化。目前在工作生活中,网络技术已得到
迅速普及应用,电力科技档案管理实现网络化,能够最大限度地利用好档案资料信息。电力科
技档案管理网络化应涵盖以下几方面内容:可实现远程登录、信息共享、信息传输及收发电子
邮件,可利用内部互联网迅速检索所需信息、利用网络信息查询档案数据库信息等功能。利用
网络阅读各级供电企业或有关企业信息,存储内容丰富的信息资源,以实现不同部门工作的实
际需要,可采用多元化方式比如检索关键词、按照用户实际需求进行模糊查询等对档案信息进
行搜索,并提供所需导航服务,利用档案使用者可迅速得到所需信息。
三、供电企业档案数字化管理的安全保障措施
(一)建立数字化档案安全管理制度并逐步得以完善。对档案信息安全工作制定制度进行
管理,通过组织培训不断提高档案人员的安全责任意识,建立相应监督岗位,对档案信息安全
相关事宜进行专门负责。对于重要档案信息应建立定期备份制度,信息安全预警及应急机制,
特别重要的档案信息除进行加密处理外还应禁止通过网络进行访问,以确保安全保密性。
(二)加强物理环境和硬件环境安全性。结合网络安全有关规定,不可将涉密的计算机信
息系统与国际互联网和其它公共信息网连接,一定要采取物理隔离方式进行严格管理。目前,
多子网网关技术被认为是网络安全技术中一种最有效的防攻击技术。该技术将内部网络划分为
多个不同安全级别的子网,实现内部不同网段之间的物理隔离,从而有效防止某一个网段的安
全问题传播到整个网络。
(三)提高系统安全性。应采用有效的防黑客扫描工具,对处于网络中的计算机设备定期
进行扫描。对档案网络信息采取安全审计方法,相应日志应自动形成,并对档案网络运行情况
详细记录。此外,档案系统应具有消息监听功能。若发现存在网络攻击行为,档案系统应具有
及时报警,并自动执行有关网络安全策略,从而确保档案数据及信息具有良好的可靠性。
四、结论
综上所述,科技档案数字化管理是档案信息化发展的要求,是电力系统现代化建设中的重
要内容,实现电力科技档案信息化,能够极大地提高电力科技档案利用、服务效率,最终实现
电力系统资源共享。供电公司应积极应对信息化技术的挑战,逐步完善档案的数字化管理模式,以适应信息化社会的需要。
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