2013-7-21-关于对公司邮箱使用平台进行统一的建议

关于建立集团一体化邮箱办公平台的建议

一体化邮箱办公平台的必要性：

1、提高工作效率

公司内部人员的沟通是非常频繁的，通过电子邮件系统可以完成大部分日常工作，如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等，而这些工作要以传统的书面通知、打电话告知恐怕要浪费大量宝贵工作时间。

2、加强内部管理

如果公司员工早上上班的第一件事就是，先打开邮箱，看看领导安排了那些任务，根据轻重缓急，逐一处理、回复。领导下班前的一件事就是看看员工的回复或工作汇报，用邮件做出指示。这样，就可以大大减少了见面开会、打电话的次数，提高工作效率，不仅可以使领导有效地对公司员工实施行政监管，而且可以适时地掌握着属下的工作进度，掌握工作动态。

3、提高公司办公自动化能力

通过邮箱办公平台的推广使用，可以使公司员工操作计算机及网络办公的能力不断增强，为后期办公自动化、数字化提供过渡。实现办公数字化、自动化是企业未来发展的必然，也是提高企业工作效率实现有效监管的有效手段，不过要直接在我公司导入开展恐怕还需要一段时间的过渡和引导。

4、使部门与部门之间实现有效的衔接

工作中有些大型任务可能会涉及到多个不同的部门，若通过电子邮件沟通，可以使部门与部门之间实现有效的衔接，不仅免去一部分纸质材料的浪费，而且有电子邮件作为工作任务交接的凭证，也可有效地划清工作责任和成果归属。

5、公司内部信息上传下达的有效手段。

有的特殊岗位和工作，员工需要向高层直接汇报工作任务，又必须向部门领导汇报进展。电子邮件便是这种工作很好的工具，当员工向高层发送电子邮件时，在邮箱的“抄送”一栏添加部门领导，这样就节省了多次汇报时间使所有的领导都掌握着具体的工作进度，且信息都保持一致和同步。而高管下达给基层员工任务的时候，在邮箱的“抄送”一栏添加该部门领导。就可以在直接下达给员工的同时，也使该部门领导了解到具体的工作要求，方便部门内部进行有效监管和指导。

进行邮箱使用平台整合统一的两种方式：

1、个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件

2、企业邮箱+邮箱推送软件

个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件

实现方式：

1、 要求职工向公司提供自己的个人邮箱并进行实名登记，形成公司电子邮箱通

讯录；

2、

在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook 等），并整合电子邮箱通讯录以方便工作沟通；

3、

制定并下发《电子邮件使用规范》对电子邮箱办公进行约束和监管。

一体化邮箱办公示意

高管

职员

部门主管

部门主管

职员

职员 职员

任务直达

抄送任务高层下达

任务部门下达

工作高层汇报

工作部门汇报

抄送

汇报直达

全面传达

部门间协作

以这种方式形成的平台主要优缺点： 优点：

1、 节省费用、便于快速组建；

2、 易于推广，邮箱可以随时随地使用（办公室、家里…）； 缺点：

1、 保密性差，员工个人邮箱所收发信息，无法有效监管；

2、 对外业务沟通没有统一的邮箱标准，显得不够专业；

3、 邮箱可上传附件容量有限

开通企业邮箱+邮箱推送软件

实现方式：

1、

开通企业外部邮箱（可以外联）：为各部门负责人、外联人员（如部分业务、

财务、采购、供应、商务等人员）添加“个人外部邮箱”，为内勤、行政员工添加属于该部门的集体“公用外部邮箱”（邮箱密码由信息中心保管，暂由企管部代管）；

2、

开通企业内容邮箱（只能内联）：为所有拥有电脑终端和电子办公的人员开

设企业内部邮箱。

3、

在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook 等），并整合电

子邮箱通讯录以方便工作沟通；

办公电脑

推送软件

员工个人邮箱

实名登记

邮件通讯录

个人添加

电邮办公平台

制度约束

推广使用

电邮办公平台的组建流程

4、 制定并下发《电子邮件使用规范》对电子邮箱办公进行约束和监管。

以这种方式形成的平台主要优缺点： 优点

1、

全面体现企业形象。以企业域名为邮箱后缀，所有员工邮箱均为“abe@企业

域名”，树立统一的企业形象，方便企业形象推广。

2、

克服员工流动影响。员工离职，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联

系保留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。

3、

便于企业管理。可以根据企业需要自主开设企业邮箱，可自由命名、分配容

量、分组、群发、设定功能限制等，方便企业的统一管理。

4、

增强内部信息沟通和协同办公能力。利用企业邮箱的部分高级功能可实现来

信自动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办公能力。

5、

提高邮箱的安全性、稳定性和服务品质。企业邮箱在安全性、稳定性以及防

病毒、反垃圾邮件功能方面远高于其他形式邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更适于企业商务应用。

6、

有助于网上推广和产品宣传。当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站

是个初步了解对方的好方法。有了企业邮箱，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。 缺点：

1、 开通企业邮箱需要支付额外的费用（服务器设备费用、或者是外包托管的服

务费用）

电邮办公平台的组建流程

办公电脑

推送软件

开通企业邮箱

指定安装

电邮平台

制度约束

推广使用