2013-7-21-关于对公司邮箱使用平台进行统一的建议
企业邮箱建议书
企业邮箱更换建议书1统一使用企业邮箱➢提升品牌形象和电子商务水平的需要企业邮箱和个人邮箱最大的区别之一就在于企业邮箱以企业域名为后缀，方便企业品牌形象推广，能够进一步提升企业形象以及让客户增加对贵公司的信任度。
若公司内部一些员工仍使用个人邮箱与客户交流，这无疑是影响了品牌形象的推广，与之联系的客户也无法通过邮箱地址的后缀方便的了解到公司网站，从而也影响了电子商务水平的提升。
➢统一管理和提高企业办公效率的需要企业邮箱和个人邮箱最大的区别之二就在于企业邮箱有个人邮箱所没有的管理后台，能够帮助企业实现统一管理，提高企业办公效率。
若公司内部仍有一些员工使用个人邮箱，则会阻碍到公司的统一管理。
比如：企业邮箱告别企业内部公告牌，公司活动以及政策变化，发一则系统公告,所有的员工都能及时准确的接收到公司信息，方便快捷，但因为一些员工未使用企业邮箱，还必须用传统的方法去通知他们。
企业邮箱这一方便企业统一管理和提高企业办公效率的功能就无法较好的发挥它的作用。
➢节省费用的需要使用企业邮箱能够帮助企业节省运营费用，尤其是一些高品质的企业邮箱能节省传真费用和电话费用，但这些肯定是建立在公司的办公人员都使用企业邮箱的基础之上的。
若仍有一些员工使用个人邮箱，则必须还要使用传统的传真机和电话来沟通，这方面的费用也就无法节省了。
➢保障公司机密的安全性的需要若公司一些员工仍使用个人邮箱，则对于这部分员工，一方面，无法对其邮箱设置安全管理的功能，比如邮件监控、审核功能，那么公司机密就很容易通过邮件的形式泄露出去；另一方面，这些员工中有人离职，邮箱不会上缴，无法被企业收回，客户可能仍然与其个人邮箱联系，造成企业客户资源的流失。
综上所述，我司办公人员统一使用企业邮箱是企业的最佳选择。
经过对市场上众多专业企业邮箱的分析，初步建议选择使用中资源网络服务有限公司的Bossmail邮件系统。
2Bossmail邮件系统十大优势产品理念是让老板省心、企业安心、客户放心。
公司邮件平台管理制度
公司邮件平台管理制度一、总则为规范公司内部邮件通信渠道的使用，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内部所有员工在工作中使用邮件平台进行沟通和工作交流的行为。
三、邮件平台的使用规定1. 员工在使用公司邮件平台时需遵守国家相关法律法规和公司制度，不得进行任何违法行为。
2. 员工不得使用公司邮件平台发送、接收不当内容，包括但不限于淫秽色情、暴力恐怖、虚假谣言等内容。
3. 员工在使用公司邮件平台时，应注意保护公司信息安全，不得随意泄露公司内部机密信息。
4. 员工在处理邮件时需注意及时回复，对于紧急重要的邮件应尽快回复。
5. 员工不得滥发垃圾邮件，不得给同事发送无关工作的邮件。
四、邮件平台管理1. 公司对邮件平台进行统一管理，设置管理员对邮件平台进行监控和维护，保证邮件平台的正常运行。
2. 公司会定期对员工的邮件通信记录进行审查，检查是否有违规行为，并进行相应处理。
3. 公司对邮件平台进行备份，以防止重要邮件丢失或被篡改。
五、员工责任1. 员工应认真遵守本管理制度和公司其他相关规定，严格遵守公司邮件平台使用规范。
2. 员工应提高信息安全意识，妥善保护公司信息安全，不得泄露公司机密信息。
3. 员工应在工作中合理使用邮件平台，保证工作效率。
4. 员工不得私自使用公司邮件平台发送个人私事邮件，一律应该使用私人邮箱。
六、违规处罚1. 对于违反公司邮件平台管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、扣减奖金、追究法律责任等。
七、其他1. 公司对本管理制度拥有最终解释权。
2. 本管理制度自发布之日起正式生效。
以上即为公司邮件平台管理制度，望所有员工严格遵守，共同维护公司信息安全和工作效率。
公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范第一篇：公司电子邮件使用规范公司电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范：1邮件内容：一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。
2邮件字体：（1）全文统一；（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。
3邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。
4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。
5个人签名：（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。
二、邮件语言文字规范：1语言表述清楚、简练，不能有岐义。
2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。
3段落分明、清晰。
用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。
三、邮件发送规范：1邮件主题：邮件必须写明主题。
2邮件发送：（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。
邮箱使用规范报告范文
邮箱使用规范报告范文近年来，随着科技的快速发展，电子邮件作为一种快捷、可靠的沟通工具在工作和生活中得到了广泛应用。
然而，由于缺乏对邮箱使用规范的了解，导致一些不当的行为和安全风险在邮箱使用环境中增加，给工作效率和个人隐私带来了威胁。
为了提高邮箱使用的规范性和安全性，本报告分析了电子邮件使用中存在的问题，并提出了相关建议。
首先，存在的问题之一是无关邮件的泛滥。
许多用户在使用邮箱的过程中，经常会收到各种各样与工作无关的非法信息、广告邮件甚至色情信息。
这不仅浪费了用户的时间和网络资源，还给用户的工作带来了干扰。
针对这一问题，建议用户合理使用垃圾邮件过滤功能，拒绝或将无关邮件加入黑名单，避免不必要的骚扰。
其次，隐私泄露也是一个令人担忧的问题。
在网络时代，保护个人隐私显得尤为重要。
然而，许多用户在使用邮箱时不注意个人隐私保护，如在公共场所使用未加密的Wi-Fi网络，或者在回复邮件时泄露自己的敏感信息。
为了保护个人隐私，建议用户使用加密连接，设置强密码，并定期更改密码。
同时，在处理敏感信息时，需要保持警惕，尽量通过安全的方式传输或存储。
此外，缺乏对邮箱规则和礼仪的了解也是一个需要关注的问题。
在电子邮件的正文和附件中，往往包含着机密和重要的信息，因此，在发送邮件时需要注意文明用语，不使用冒犯或攻击性的言辞。
同时，也需要尊重对方的隐私权，不未经允许将他人的邮件转发给第三方。
遵守这些基本的规则和礼仪，可以帮助提升专业形象，避免不必要的纷争和矛盾。
综上所述，邮箱使用规范对于保护个人隐私、提高工作效率、维护良好的工作关系都至关重要。
只有用户深入了解邮箱使用规范，合理运用电子邮件的功能，遵守礼仪，加强隐私保护，我们才能更好地利用邮箱的便利性和高效性。
对于企业和个人而言，邮箱使用规范也意味着更安全、更高效的工作环境。
因此，我们呼吁所有用户共同遵守邮箱使用规范，共同打造一个更加和谐与安全的网络世界。
公司邮箱使用管理规定
公司邮箱使用管理规定 This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020公司邮箱使用管理规定一、目的为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。
二、使用要求1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。
⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。
⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。
⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。
2、为充分利用邮箱空间，接收和发送邮件使用OUTLOOK或FOXMAIL（资讯部将预先为所有邮箱进行设置），登陆WEB界面的账户密码由资讯部分配。
3、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意一下几个事项：(1)外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。
(2)邮件附件应采用压缩包形式。
(3)邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。
(4)对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册（容易被垃圾邮件攻击）。
4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。
5、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。
统一使用公司邮件系统
关于规范公司邮箱使用的通知为规范办公信息传递途径，拓宽各部门之间信息传递、沟通的渠道，保证公司办公电子邮件系统安全、高效运行，发布本通知：
一、邮箱系统统一管理和维护：
（1）公司所有邮箱全部采用：统一格式，统一标准。
（2）信息中心信息网络管理中心（以下简称网管中心）负责电子邮件系统的运行管理和日常维护，确保系统安全、稳定运行。
（3）网管负责对各部门电子邮件系统用户进行必要的使用指导。
二、邮件系统的使用：
1、公司的交流平台必须采用邮件系统进行对内对外的公开，如因为未采用邮件交流，而导致沟通障碍的问题，一切责任由本人承担。
2、所有邮箱用户，应将公司邮箱作为工作邮箱对外公布。
3、公司电子邮件系统用户帐号一律采用实名制，所开设帐号必须登记邮箱使用人（部门）的姓名、单位、部门、联系电话等真实信息。
4、电子邮箱原则上统一配发使用，凡因工作需要增配电子邮箱的，应向公司信息中心提出申请。
5、邮箱用户必须在首次登陆邮箱后立即修改密码，做到定期更新密码并妥善保管。
6、邮箱用户对自己使用的电子邮箱帐号和密码安全负责，并对以其帐号进行的所有活动负责。
7、具体使用规范，详见附件PPT。
三、邮箱使用注意事项：
1、严禁使用电子邮箱传递密级文件和其它涉密信息。
严禁利用电子邮件系统发送垃圾邮件和危害社会安全的邮件。
2、严禁对外透露邮箱用户的个人资料，严禁私开用户邮件。
公司邮箱使用规范
关于公司邮箱使用规定1.1 目的为了进一步提高信息化工作水平，加强各部门对内对外的交流与合作，更好地提升公司对外形象，树立公司文化。
1.2 适应范围公司全体员工，公司邮箱是公司对内对外交流的快速通道。
1.3 职责行政部是公司邮箱的监管部门，负责邮箱的入职分配及离职收回登记工作。
销售部技术支持是公司邮箱的保障部门，负责确保所有邮箱的正常使用及备份工作。
1.3 具体要求：1、行政部按部门对所有员工配置专用企业邮箱（具体可参见公司内部联系单），原则上一人一邮箱。
2、公司邮箱统一通过FOXMAIL或者OUTLOOK进行收发，如使用有问题需及时与公司技术支持取得联系，并及时解决。
2、员工对外联系的所有邮件都需使用公司配置的企业邮箱进行发送，严禁使用私人邮箱。
公司邮箱只作为工作使用，不可发送私人邮件。
3、部门员工对外发送邮件时，必须一对一发送，不可群发。
且所有对外发送的邮件都需抄送部门经理。
部门经理对外发送的邮件需同时抄送张总监和张赫娜常务。
（公司内部人员之间可以使用群发功能）。
4、发送出去的邮件，主题不能为空。
一般主题可以采用描述邮件的简要内容或关键字提示的方式填写。
5、发送出去的邮件，发送人员务必确保所有外发的内容不涉及公司机密及危害公司利益的敏感性字眼及内容。
6、发送出去的邮件都需附有签名。
公司技术支持出具规范的统一签名模版，供所有人员使用。
7、所有拥有公司邮箱的人员，需及时查看邮件，对重要文件要及时上传下达，早请示，稳处理。
上述内容作为公司邮箱使用的规范，属于公司规章制度。
上海万集贸易有限公司2013.09.30 编制/日期：卞国燕/2013.09.30 审核/日期：。
公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法
XX有限公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法第一章总则第一条为规范公司电子邮箱的使用和管理，保障公司电子邮件系统安全高效运行，根据《网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条电子邮件系统由公司统一建设、管理和运维，为在职教职工、在校学生和各单位（以下简称“用户”）免费提供互联网电子邮件服务，电子邮箱后缀为XX.XX.XX。
未经批准，各单位不得自行单独建设电子邮件系统。
第三条电子邮箱是通过公司电子邮件系统为用户提供的用于工作与学习交流的电子信息空间。
电子邮箱分为个人邮箱和公务邮箱，个人邮箱是指分配给在职职工使用的电子邮箱；公务邮箱是指经单位申请，分配给单位用于处理公司公务的电子邮箱，公务邮箱命名规则为单位汉语拼音首字母组合。
第四条电子邮箱仅提供给公司在职职工及各单位使用，不接受公司外部人员或单位申请，职工离职后，其个人邮箱保留一年。
电子邮箱所有权属于XX有限公司，电子邮箱用户拥有使用权。
第二章组织机构和职责第五条公司网络安全与信息化办公室（以下简称“网信办”）的职责：（一）负责电子邮件系统的规划、建设、管理和运维。
（二）负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务。
（三）负责电子邮箱使用的监督、检查和安全防护。
第六条公司内部各部门、各单位负责本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用公司电子邮箱的情况。
第七条电子邮箱用户应严格遵守相关法律法规及本办法规定，自觉维护电子邮箱安全。
第三章电子邮箱的开通和终止第八条个人邮箱开通。
网信办负责为在职职工开通个人邮箱。
第九条公务邮箱开通。
单位申请，明确责任人和使用人，公务邮箱的责任人和使用人必须为公司在岗在编职工。
第十条电子邮箱终止与注销。
电子邮箱终止后，所有功能停止服务，用户信息及电子邮件数据继续保存六个月，六个月后，电子邮箱注销，用户信息及电子邮件数据删除。
第四章电子邮箱使用管理第十一条办公用邮箱一律使用公司邮件系统的邮箱（后缀为XX.XX.XX），禁止将公共邮箱或免费邮箱用于办公，已用于办公的公共或免费邮箱需更换为公司邮件系统的邮箱。
公司邮箱管理办法
公司邮箱管理办法第一篇：公司邮箱管理办法一、目的为规范公司各部门电子邮箱使用与管理，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本管理规定。
二、邮箱申请使用2.1 电子邮件系统分为个人邮箱和办公室公共邮箱。
2.2 办公室设置公用邮箱，公用信箱归办公室员工的公共使用。
2.3 本公司需要使用电脑发送邮件的员工，邮箱使用人自己向总裁办申请，有总裁办网管员注册个人邮箱，用户自行修改密码。
邮箱使用人以公司员工身份与他人交流信息、联系工作。
2.4 个人邮箱是公司信息网络系统的重要组成部分，其申请、使用纳入公司信息网络系统统一规划和管理，确保其长期、安全、稳定和可靠运行。
2.5 个人邮箱由管理员依据公司的授权进行统一管理。
三、邮箱的使用管理3.1 关于公司相互交流的文件，不需要审批的文件，均可以用个人邮箱形式传输，便于相互沟通、节约用纸。
3.2 员工每天早成上班前，打开自己个人邮箱，查看是否有自己个人邮箱是否有公司通知。
如果不定时查看邮箱，错过公司相关通知，自己承担相应责任。
对于自己邮箱中重要文件，责任人应定时对邮件进行处理，及时阅读、回复、转发或备份，否则自己承担相应责任。
3.3 个人邮箱严格限制邮件的进出往来，所有邮件的传递将根据邮箱的通讯录进行，禁止向不在通讯录之内的邮件地址发送邮件。
3.4 为便于邮件的分类和管理，员工可根据不同属性建立多个文件夹，将邮件分别置入不同文件夹归档，如不会做，可以请总裁办网管员帮忙。
3.5 对于无保存价值的、前后版本易导致混淆的、时效性强已过有效期的及其他需删除的邮件，员工最好不要随意删除文件，应向网管申请删除，说明原因并注明收件人、发件人、时间、内容，经批准后由管理员手动删除。
3.6 员工对自己使用的个人邮箱帐号和密码安全负全部责任，并对以其帐号进行的所有活动负责。
3.7 员工应向网管即时举报个人邮箱被盗用情况，及时报告系统安全漏洞或其它任何不正常状况。
3.8 员工应遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关计算机及互联网规定的法律、法规和实施办法。
关于设立企业邮箱的建议与方案
关于设立企业邮箱的建议与方案关于设立企业邮箱的建议与方案根据目前市场以及信息快速传递与安全的需要，企业应该建立自己的联络邮箱，由于认识上的差异等因素的影响,许多中小企业无法搭建自己的“企业邮箱”服务，虽然构建自己的企业邮箱其实就是一个域名、一套邮箱软件跟一台服务器的事情，但对于非网络服务性质的公司和大部分的中小型企业来说，自己架设服务器运行邮件服务实在是没必要也不方便，首先是资金投入大，另外邮件服务器比一般WEB服务器面临更严重的恶意攻击和入侵威胁，客观的说，邮件服务器的维护确实比WEB服务器艰难而且麻烦，没有专业技术人才的公司当然是最好不要考虑这种方案，如今技术和服务外包已经如此成熟，企业自然应该集中精力做自己最擅长的业务和最主要的业务，把麻烦的系统问题扔给专业的集成商。
企业邮箱格式统一，可以提升企业形象，给客户良好的第一印象，其实企业邮箱的好处远不止这么一个，个人认为除了提升形象之外,企业邮箱最大的好处就是可以集中管理，而且是高度的自主管理，服务商提供给你的企业邮箱都会有一个管理员权限，可以对下面的每一个用户进行管理，企业只需一次购进一定的容量(例如500M)，无论新员工入职要分配新邮箱，还是老员工离职要收回旧邮箱，企业的网络管理员只要增删员工电子邮箱帐号即可，企业使用个人注册的电子邮箱来应对日常的业务往来，由于邮箱使用权、所有权属于邮箱申请人，一旦申请人离职，容易产生不必要的纠纷甚至危害企业的信息安全，同时，当企业规模扩大后，也难以管理日益增加的电子邮箱账号，而使用企业邮箱，将可以带来诸多好处：（1）全面提升企业形象：使用企业邮箱后，所有员工邮箱都是“name@企业域名”形式，有助于树立统一的企业形象；（2）克服员工流动影响，留住客户：员工离职时，企业邮箱可以顺利收回从而将所有业务联系保留和延续下来。
若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然用个人邮箱进行联系并被一起带走；（3）邮件通讯监控、备份轻松自如：统一使用企业邮箱，企业可以方便地对工作邮件进行备份、监控管理，防止邮件意外丢失并可留存备查；（4）有助于网上推广和产品宣传：当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。
公司电子邮件使用管理规定
精心整理电子邮件使用管理规定第一条总则公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。
公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容。
第二条邮件服务器管理员第三条电子邮件使用规定1．要严格控制邮件容量，严格限定在1MB发送。
不得使用有花样、底色的信纸写邮件。
2件地址。
34(1)(2)(3)电子邮件发送前应认真仔细校对，做到内容、文字准确无误。
“收件人”为主要报告对象或具体承办对象，“抄送”对象为需要了解情况的部门和个人。
要合理发送电子邮件，防止滥发邮件或该抄送而没有抄送，不该抄送而随意、轻率抄送，造成对方收阅电子邮件时间的浪费甚至泄密。
重要的电子邮件要用电话通知收阅和回复确认。
“主题”要简要明确，不要漏写，忘写。
第五条电子邮件的使用建议员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：精心整理（1）收件人地址：为了防止将公司内部信息等误发给其他公司外部人员，一定要仔细检查收件人地址是否正确（2）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；（3）问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；（4）主题：需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。
个人签名，可按如下样板设定：上海**********化妆品有限公司Shanghai************.Co.,Ltd.xxxx部（部门名）xxx（姓名）Tel: 021-3369****E-mail:******@************系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保1下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛。
2．严禁转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件。
3．严禁在公司内部使用非公司电子邮件地址。
优化电子邮件管理的建议
优化电子邮件管理的建议随着科技的进步和互联网的普及，电子邮件已经成为了人们日常工作中不可或缺的一部分。
然而，由于信息的爆炸式增长和电子邮件使用不当，许多人纷纷抱怨自己的电子邮件管理混乱不堪。
在这篇文章中，我将提出一些建议，旨在优化电子邮件管理，使之更加高效和便捷。
I. 优化收件箱收件箱是我们接收电子邮件的地方，通常情况下，我们的收件箱会出现大量的未读和已读邮件。
为了更好地管理电子邮件，我们可以采取以下措施：1. 创建文件夹：根据工作内容或者个人喜好，我们可以创建文件夹来分类存储邮件。
例如，可以创建客户文件夹、项目文件夹、团队文件夹等来将同类别的邮件整理在一起。
2. 设置过滤器：大多数电子邮件服务提供商都支持设置过滤器功能。
我们可以根据发件人、主题或关键词来设置过滤器，将一些不重要的邮件自动转移到指定的文件夹中，以保持收件箱的整洁。
II. 提高沟通效率电子邮件是我们与他人进行工作沟通的重要工具，然而，时常我们会遇到回复慢、邮件被忽略等问题。
下面是一些提高沟通效率的建议：1. 清晰简洁的主题：在撰写邮件时，确保主题准确清晰。
这样有助于读者更快地了解邮件的内容，并提高阅读邮件的优先级。
2. 发送明确的正文：在电子邮件正文中，清楚地陈述您的问题、需求或者建议，并尽量使用简洁明了的句子。
避免使用过多的专业术语或者冗长的段落，以保证读者能够迅速理解邮件的内容。
III. 定期整理删除除了管理收件箱和提高沟通效率，我们还应定期整理和删除电子邮件，以保持系统的稳定和高效。
1. 删除无关邮件：清理删除那些与工作无关或者已经过时的邮件。
这些邮件只会占据空间并影响搜索效率，所以应该及时删除。
2. 归档重要邮件：对于一些重要的邮件，可以将其归档到特定的文件夹中，以备将来查阅。
这样不仅保留了信息，还能释放收件箱空间。
IV. 使用电子邮件管理工具为了更好地优化电子邮件管理，我们可以利用一些电子邮件管理工具来帮助我们提高工作效率。
企业邮箱建议书
企业邮箱更换建议书1统一使用企业邮箱➢提升品牌形象和电子商务水平的需要企业邮箱和个人邮箱最大的区别之一就在于企业邮箱以企业域名为后缀，方便企业品牌形象推广，能够进一步提升企业形象以及让客户增加对贵公司的信任度。
若公司内部一些员工仍使用个人邮箱与客户交流，这无疑是影响了品牌形象的推广，与之联系的客户也无法通过邮箱地址的后缀方便的了解到公司网站，从而也影响了电子商务水平的提升。
➢统一管理和提高企业办公效率的需要企业邮箱和个人邮箱最大的区别之二就在于企业邮箱有个人邮箱所没有的管理后台，能够帮助企业实现统一管理，提高企业办公效率。
若公司内部仍有一些员工使用个人邮箱，则会阻碍到公司的统一管理。
比如：企业邮箱告别企业内部公告牌，公司活动以及政策变化，发一则系统公告,所有的员工都能及时准确的接收到公司信息，方便快捷，但因为一些员工未使用企业邮箱，还必须用传统的方法去通知他们。
企业邮箱这一方便企业统一管理和提高企业办公效率的功能就无法较好的发挥它的作用。
➢节省费用的需要使用企业邮箱能够帮助企业节省运营费用，尤其是一些高品质的企业邮箱能节省传真费用和电话费用，但这些肯定是建立在公司的办公人员都使用企业邮箱的基础之上的。
若仍有一些员工使用个人邮箱，则必须还要使用传统的传真机和电话来沟通，这方面的费用也就无法节省了。
➢保障公司机密的安全性的需要若公司一些员工仍使用个人邮箱，则对于这部分员工，一方面，无法对其邮箱设置安全管理的功能，比如邮件监控、审核功能，那么公司机密就很容易通过邮件的形式泄露出去；另一方面，这些员工中有人离职，邮箱不会上缴，无法被企业收回，客户可能仍然与其个人邮箱联系，造成企业客户资源的流失。
综上所述，我司办公人员统一使用企业邮箱是企业的最佳选择。
经过对市场上众多专业企业邮箱的分析，初步建议选择使用中资源网络服务有限公司的Bossmail邮件系统。
2Bossmail邮件系统十大优势产品理念是让老板省心、企业安心、客户放心。
公司邮箱使用管理规定范文
公司邮箱使用管理规定范文企业邮箱是指以您的域名作为后缀的电子邮件地址。
通常一个企业经常有多个员工要使用电子邮件，企业对于邮箱的使用有哪些规定呢？下面是公司邮箱使用管理规定，欢迎参阅。
公司邮箱使用管理规定1一、目的为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。
二、使用要求1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：⑴ 用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。
⑵ 用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。
⑶ 用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。
⑷ 违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。
2、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意一下几个事项：⑴ 外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。
(2) 邮件附件应采用压缩包形式。
(3) 邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。
(4) 对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册(容易被垃圾邮件攻击)。
3、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。
公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。
三、邮箱管理上海万象汽车制造有限公司NO：QH-ZD2011001 1、企划部负责管理公司员工的邮箱帐号、空间等工作，并保证电子邮件系统的正常运行(不可抗拒因素除外)。
工作邮箱使用
工作邮箱使用随着科技的不断进步和信息时代的到来，电子邮件成为了工作和生活中必不可少的工具之一。
工作邮箱作为专门用于工作通信和信息交流的电子邮件账户，在现代职场中扮演着重要的角色。
本文将围绕工作邮箱的使用进行论述，包括设置和管理工作邮箱、规范工作邮箱的使用、保障工作邮箱的安全性等方面。
1. 设置和管理工作邮箱1.1 选择合适的邮箱平台在设置工作邮箱之前，首先需要选择一个合适的邮箱平台。
常见的邮箱平台有Gmail、Outlook、企业定制的邮箱系统等。
根据实际需求和公司政策，选择适合自己工作的邮箱平台，并按照指引进行注册和设置。
1.2 填写必要的个人信息注册工作邮箱时，需要填写必要的个人信息，如姓名、职务、部门等。
这些信息将显示在邮件的发件人信息中，方便接收人了解发件人的身份和背景。
1.3 定期清理和整理邮箱为了保持工作邮箱的整洁和归档，需要定期清理和整理邮箱。
删除不需要的邮件、建立文件夹分类存储邮件，并及时归档重要的工作邮件，以便查找和检索。
2. 规范工作邮箱的使用2.1 使用专业的邮件地址为了展现专业形象，工作邮箱的邮件地址应尽量使用与工作相关的信息，并避免使用个人化的昵称和字母组合。
例如，使用姓名拼音或名字缩写作为邮件地址。
2.2 使用规范的邮件主题和称谓在发送工作邮件时，应使用规范的邮件主题，简洁明了地描述邮件内容。
同时，在称呼收件人时，应根据对方的职务等级和熟悉程度使用适当的称谓，如"尊敬的XXX经理"、"亲爱的XXX同事"等。
2.3 充分利用邮件签名邮件签名是工作邮箱中重要的一部分，可以包括个人的姓名、职务、联系方式等信息。
合理设置邮件签名，有助于提升邮件的专业度和可信度。
3. 保障工作邮箱的安全性3.1 设置强密码为了保护工作邮箱的安全，设置一个强密码是必要的。
密码应包含字母、数字和特殊字符的组合，长度不少于8位，并且定期更换密码。
3.2 小心处理附件和链接在接收和发送带有附件或链接的邮件时，应小心核实发送人的身份和附件/链接的安全性。
关于使用公司邮箱的规定
关于使用公司邮箱的规定在现代企业中，电子邮箱已经成为日常工作沟通和信息传递的重要工具。
公司为员工提供专属的电子邮箱,不仅可以提高工作效率,还能维护企业形象。
然而,如何规范和合理使用公司邮箱,确保信息安全,却是一个值得探讨的话题。
明确公司邮箱使用目的公司邮箱的主要用途是为员工提供高效的内部沟通渠道,便于工作联系、协作和信息共享。
员工应当明确,公司邮箱并非个人的私人邮箱,而是企业为员工提供的工作工具。
因此,员工使用公司邮箱时,应当遵循公司的相关规定,避免将其用于与工作无关的个人用途。
注重信息安全公司邮箱承载着企业的重要信息和数据,因此信息安全是使用公司邮箱时必须格外重视的问题。
员工应当谨慎保管好自己的邮箱账号和密码,避免被他人窃取或者泄露。
也要注意防范病毒和木马等网络安全威胁,定期更新邮箱客户端软件,保持良好的网络安全意识。
规范邮件内容和格式撰写邮件时,员工应当注意语言表达的专业性和礼貌性,避免使用不恰当的词语或内容。
邮件的格式也需要规范,如抬头、正文、签名等部分要整齐有序,以提高邮件的可读性和专业形象。
合理利用邮箱容量公司为每位员工分配有限的邮箱容量,员工应当合理利用,及时删除无用的邮件和附件,避免占用过多存储空间,影响其他员工的正常使用。
如确实需要长期保存某些重要邮件,可以考虑将其备份到其他存储介质上。
尊重他人隐私公司邮箱中包含大量涉及个人隐私的信息,员工在使用公司邮箱时,应当充分尊重他人的隐私权,不得擅自阅读、转发或泄露他人的私人邮件内容。
如确实需要查阅他人邮件,应当事先获得对方或公司管理层的许可。
注意保密要求在日常工作中,员工可能会接触到一些涉密信息,如商业机密、经营策略等。
这些信息通常通过公司邮箱进行传递和沟通。
员工应当严格遵守公司的保密规定,不得擅自泄露或转发这些信息,以免给企业带来不利影响。
公司为员工提供邮箱服务,目的是为了便利工作,提高效率。
员工在使用公司邮箱时,应当明确认识到其工作属性,注重信息安全、规范内容格式,合理利用资源,尊重他人隐私,恪尽保密义务。
关于使用公司邮箱的新规定
关于使用公司邮箱的新规定
随着科技的不断发展,企业的管理方式也在不断变化。
在信息化时代,电
子邮件已经成为企业沟通的主要方式之一。
为了更好地管理公司邮箱的使用,我们公司新推出了相关的规定,希望能够为大家提供一些参考。
邮箱使用目的
公司邮箱是用于工作沟通和信息传递的重要工具,绝不应该用于个人用途。
我们希望员工能够明确邮箱的使用目的,将其作为工作效率的提升手段,而不
是私人交流的渠道。
邮箱使用要求
邮箱仅限于工作相关的用途,不得用于个人娱乐、社交等目的。
发送邮件时,务必准确填写收件人信息,避免误发。
要注意邮件内容的专
业性和保密性,不得泄露公司机密。
定期清理邮箱,保持邮箱容量在合理范围内。
要注意保管好自己的邮箱登录信息,防止被他人盗用。
严禁使用公司邮箱订阅或接收垃圾邮件,这不仅浪费公司资源,还可能引
发网络安全问题。
公司有权对员工的邮箱使用情况进行监督和管理,如发现违规行为,将依
据公司规章制度进行处理。
培训和考核
为了帮助员工更好地适应新的邮箱使用规定,公司将定期组织相关培训,了解最新的邮箱管理要求。
我们也将对员工的邮箱使用情况进行考核,将其作为绩效评估的一部分内容。
规定执行
新的邮箱使用规定将从本月起正式执行。
我们希望全体员工能够积极配合,共同维护公司的信息安全和工作效率。
如有任何疑问,欢迎随时与人力资源部门或IT部门沟通。
我希望通过这些规定的实施,能够进一步规范公司邮箱的使用,为企业发展创造更加有利的条件。
让我们一起为公司的未来贡献自己的力量。
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关于建立集团一体化邮箱办公平台的建议一体化邮箱办公平台的必要性：1、提高工作效率公司内部人员的沟通是非常频繁的，通过电子邮件系统可以完成大部分日常工作，如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等，而这些工作要以传统的书面通知、打电话告知恐怕要浪费大量宝贵工作时间。
2、加强内部管理如果公司员工早上上班的第一件事就是，先打开邮箱，看看领导安排了那些任务，根据轻重缓急，逐一处理、回复。
领导下班前的一件事就是看看员工的回复或工作汇报，用邮件做出指示。
这样，就可以大大减少了见面开会、打电话的次数，提高工作效率，不仅可以使领导有效地对公司员工实施行政监管，而且可以适时地掌握着属下的工作进度，掌握工作动态。
3、提高公司办公自动化能力通过邮箱办公平台的推广使用，可以使公司员工操作计算机及网络办公的能力不断增强，为后期办公自动化、数字化提供过渡。
实现办公数字化、自动化是企业未来发展的必然，也是提高企业工作效率实现有效监管的有效手段，不过要直接在我公司导入开展恐怕还需要一段时间的过渡和引导。
4、使部门与部门之间实现有效的衔接工作中有些大型任务可能会涉及到多个不同的部门，若通过电子邮件沟通，可以使部门与部门之间实现有效的衔接，不仅免去一部分纸质材料的浪费，而且有电子邮件作为工作任务交接的凭证，也可有效地划清工作责任和成果归属。
5、公司内部信息上传下达的有效手段。
有的特殊岗位和工作，员工需要向高层直接汇报工作任务，又必须向部门领导汇报进展。
电子邮件便是这种工作很好的工具，当员工向高层发送电子邮件时，在邮箱的“抄送”一栏添加部门领导，这样就节省了多次汇报时间使所有的领导都掌握着具体的工作进度，且信息都保持一致和同步。
而高管下达给基层员工任务的时候，在邮箱的“抄送”一栏添加该部门领导。
就可以在直接下达给员工的同时，也使该部门领导了解到具体的工作要求，方便部门内部进行有效监管和指导。
进行邮箱使用平台整合统一的两种方式：1、个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件2、企业邮箱+邮箱推送软件个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件实现方式：1、 要求职工向公司提供自己的个人邮箱并进行实名登记，形成公司电子邮箱通讯录；2、在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook 等），并整合电子邮箱通讯录以方便工作沟通；3、制定并下发《电子邮件使用规范》对电子邮箱办公进行约束和监管。
一体化邮箱办公示意高管职员部门主管部门主管职员职员 职员任务直达抄送任务高层下达任务部门下达工作高层汇报工作部门汇报抄送汇报直达全面传达部门间协作以这种方式形成的平台主要优缺点： 优点：1、 节省费用、便于快速组建；2、 易于推广，邮箱可以随时随地使用（办公室、家里…）； 缺点：1、 保密性差，员工个人邮箱所收发信息，无法有效监管；2、 对外业务沟通没有统一的邮箱标准，显得不够专业；3、 邮箱可上传附件容量有限开通企业邮箱+邮箱推送软件实现方式：1、开通企业外部邮箱（可以外联）：为各部门负责人、外联人员（如部分业务、财务、采购、供应、商务等人员）添加“个人外部邮箱”，为内勤、行政员工添加属于该部门的集体“公用外部邮箱”（邮箱密码由信息中心保管，暂由企管部代管）；2、开通企业内容邮箱（只能内联）：为所有拥有电脑终端和电子办公的人员开设企业内部邮箱。
3、在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook 等），并整合电子邮箱通讯录以方便工作沟通；办公电脑推送软件员工个人邮箱实名登记邮件通讯录个人添加电邮办公平台制度约束推广使用电邮办公平台的组建流程4、 制定并下发《电子邮件使用规范》对电子邮箱办公进行约束和监管。
以这种方式形成的平台主要优缺点： 优点1、全面体现企业形象。
以企业域名为邮箱后缀，所有员工邮箱均为“abe@企业域名”，树立统一的企业形象，方便企业形象推广。
2、克服员工流动影响。
员工离职，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来。
若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。
3、便于企业管理。
可以根据企业需要自主开设企业邮箱，可自由命名、分配容量、分组、群发、设定功能限制等，方便企业的统一管理。
4、增强内部信息沟通和协同办公能力。
利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办公能力。
5、提高邮箱的安全性、稳定性和服务品质。
企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于其他形式邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更适于企业商务应用。
6、有助于网上推广和产品宣传。
当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。
有了企业邮箱，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。
缺点：1、 开通企业邮箱需要支付额外的费用（服务器设备费用、或者是外包托管的服务费用）电邮办公平台的组建流程办公电脑推送软件开通企业邮箱指定安装电邮平台制度约束推广使用2、需要额外的工作人员进行“维护和保养”企业邮箱相对个人邮箱的好处：1、更能提升品牌形象和电子商务水平企业邮箱和个人邮箱最大的区别之一就在于企业邮箱以企业域名为后缀，方便企业品牌形象推广，能够进一步提升企业形象以及让客户增加对贵公司的信任度。
使用个人邮箱与客户交流，显得不够专业，在一定程度上影响了品牌形象的推广，与之联系的客户也无法通过邮箱地址的后缀方便的了解到公司网站，从而也影响了电子商务水平的提升。
2、便于统一管理，提高一体化办公效率企业邮箱和个人邮箱最大的区别之二就在于企业邮箱有个人邮箱所没有的管理后台，能够帮助企业实现统一管理，提高企业办公效率。
若使用个人邮箱，在公司统一管理上就存在很大的难度。
3、高效率的企业邮箱可以改善纸质办公、传统公告通知效率告别告别传统的内部公告牌，将公司活动以及政策变化，在企业内部邮箱发一则系统公告，所有的内部员工都能及时准确的接收到公司信息，安全准确、方便快捷。
若以个人邮箱去通知，无法确保邮件有效的送达，更没有送达反馈。
个人邮箱不受约束、没有“地域”限制，即使离开公司也可以在家里收取邮件，没有保密性可言，对于传输企业内容公告还尚有欠缺。
另外使用企业邮箱进行通知和公告，在一定程度上可以节省传真费用和电话费用，但这些肯定是建立在公司的办公人员都使用企业邮箱的基础之上的。
若仍有一些员工使用个人邮箱，则必须还要使用传统的传真机和电话来沟通，这方面的费用也就无法节省了。
4、能够保障公司机密的安全性若使用个人邮箱，公司便很难对其邮箱设置安全管理的功能，比如邮件监控、审核功能，那么公司机密就很容易通过邮件的形式泄露出去；另外，当员工中有人离职，邮箱不会上缴，无法被企业收回，客户可能仍然与其个人邮箱联系，造成企业客户资源的流失。
使用企业邮箱可以改善这一状况。
建立企业邮箱的几种方式1，企业邮箱托管型：将邮箱服务进行外包托管，是专业的企业邮箱产品，由运营商将客户购买的邮箱统一部署在同一个地方集中进行管理。
（适用于所有企业）2，企业邮箱自建型：专业的软硬件公司提供产品，企业自行在企业内部进行部署和管理。
（适用于有多个分支机构的大型企业）集中邮箱平台的功能特点比较功能托管型企业邮箱自建型企业邮箱赠送型企业邮箱个人邮箱企业域名后缀支持支持支持不支持webmail 有多数没有没有有基本收发功能高效高效低效视运营商能力定个性化功能较少较少没有较多增值功能视产品而定较少没有通常有稳定性非常高视产品而定较差一般可维护性用户可以维护用户可以维护用户不能维护用户可以维护可管理性高高无无安全性高需要额外投资一般一般保密性有保障有保障无保障无保障功能扩展性高低低一般海外转发大多数支持视企业部署能力不支持大多不支持邮件监控支持很好的支持不支持不支持系统处理速度快快一般较快成本适中人力资金都高低无运营商服务能够保障无基本无基本无通过上表的比较我们可以发现托管型邮箱和自建型邮箱都需要投入一定的成本。
各项功能基本类似不同之处就在于管理上，一个外包托管给服务公司，一个是自主管理（这需要投入必须的服务器设备和相应的专业管理人员）。
就目前我公司现阶段的邮箱使用情况，应用托管型邮箱会更加实际一些，不但节省一定的财力、物力，并且能得到运营商的专业服务。
关于公司邮箱管理及抄送的重要规定为了加强公司统一邮箱的管理，规范邮箱的日常使用及各部门人员能更好的沟通及协调项目进展情况，所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：1、公司鼓励和提倡各部门采用电子邮件进行内外交流，各部门对外联系时必须使用本公司制定的邮件服务。
公司会对各部门的邮箱进行统一的规范及管理。
2、各部门员工每个工作日应定时对邮件进行处理，外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。
在接收到邮件的时候，必须回复相关内容的邮件并及时做到阅读、回复、转发邮件内容，应该在邮箱外做好相应的备份。
3、员工离职时，其专用的企业邮箱及密码在离职交接时转交给到接受人，公司邮箱也必须将原始密码和邮件转给接收人接收，交接方和接收人均需签名确认。
4、各部门在提交项目所需相关资料并抄送部门相关负责人，包括与客户沟通的往来邮件，公司规定必须抄送给到公司管理层，以便了解项目的进展及各部门人员的工作情况。
5、在与客户沟通时，所有涉及项目资料、项目内容及与客户沟通的情况必须以邮件的形式，并抄送给到部门相关人员及公司管理层。
特别是客户给到的方案、稿件、报告必须提交给到公司周总，以便大家日后学习、交流。
6、以上规定还请各部门严格按照公司的规定执行。
涉及到所有人员的邮件必须抄送给到集团办公室、集团企管部。
7、对于以上规定公司会安排相关责任人进行督导，一旦违反上述规定，将视情节轻重给予20-100 元的罚款。