公司商务接待标准及流程

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商务接待标准及流程

编制：人事行政中心日期：2019年5月13日

审核：______日期：2019年5月13日

批准：_______ 日期：2019年5月13日

制度建立部门：人事行政中心

发布日期：20 年月日生效日期：20 年月日

目录

1、目的

为树立公司品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。

2、范围

本标准适用于公司各种接待工作。

3、接待类别与归口部门

3.1重要接待或公司商务接待：人事行政部为公司重要接待或商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要贵宾或客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要贵宾或客户来访预约后，应至少提前1天填写《接待联系单》及《用车申请单》及时把信息传递到人事行政部，并协助其拟定接待计划，需公司领导出面或由人事行政部协调的重要接待，应至少提前1-2天告知。

3.2一般性接待或部门接待：由相关部门负责接待工作的安排与执行，人事行政部为协助部门。公司各部门在接到重要贵宾或客户来访预约后，应至少提

前1天填写《接待联系单》及《用车申请单》及时把信息传递到人事行政部，并拟定接待计划。

4、计划与准备

人事行政部负责事项

4.1在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部门沟通，详细了解贵宾或客户的基本情况：贵宾或客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。

4.2根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

4.3根据贵宾或客户情况提前按接待标准酌情安排酒水、香烟、用餐标准.需住宿的应提前按接待标准预定好贵宾或客户下榻酒店。

4.4根据需要计划安排贵宾或客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。

4.5如需召开会议，需准备会场花卉、水果、茶点烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员、并安排现场摄影摄像等会务安排。

4.6根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作人事行政部接待人员协调安排，统一调度。

4.7如有需要，应根据实际情况提前为贵宾或客户购买车票及机票。

5、接待标准

5.1 A+级（贵宾接待）

5.1.1陪同人员：董事长或总裁、（副）总经理及相关部门总监等

5.1.2迎接：董事长或总裁、（副）总经理在机场、车站、公司门口迎接（或派行政司机接送），注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。

5.1.3公司参观：董事长或总裁陪同，由（副）总经理沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。

5.1.4会议：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水（矿泉水）、水果、茶点、香烟提前摆放于会议室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌、调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。会议由总裁或（副）总经理主持。

5.1.5用餐标准：人事行政部根据公司标准选定菜单（A+级）。

5.1.6下榻宾馆标准：人事行政部根据公司标准预定酒店。

5.1.7参观游览：根据贵宾或客户意愿和兴趣提前计划参观游览路线。

5.1.8礼品：礼节性礼品的准备与赠送。

5.2 A级（重要业务接待）

5.2.1陪同人员：总裁或（副）总经理、相关部门总监或人事行政总监、经理。

5.2.2迎接：由总裁或（副）总经理、相关部门总监或人事行政总监到公司驻地门口迎接（或派行政司机接送），引导贵宾或客户。

5.2.3公司参观：由总裁或（副）总经理陪同，由人事行政总监介绍公司信息。

5.2.4会议: 确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料。纸笔、茶水（矿泉水）、水果、茶点、香烟摆放于会议室。会议由相关部门总监或人事行政总监主持。

5.2.5用餐标准：人事行政部根据公司标准选定菜单（A级）。

5.2.6下榻宾馆标准：人事行政部根据公司标准预定酒店。

5.2.7参观游览：根据客户意愿和兴趣提前计划参观游览路线。

5.2.8礼品：礼节性礼品的准备与赠送。

5.3 B级（亲友接待或常规业务接待）

5.3.1陪同人员：公司相关领导或相关部门总监、经理、主管

5.3.2迎接：由相关领导或相关部门人员到公司驻地门口迎接，引导贵宾或客户。

5.3.3公司参观：相关对口的部门经理、主管或陪同人员介绍公司信息。

5.3.4会议：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水（矿泉水）摆放于会议室。

5.3.5用餐标准：人事行政部根据公司标准选定菜单（B级）。

5.3.6下榻宾馆标准：人事行政部根据公司标准预定酒店。

5.3.7礼品：根据实际情况赠送礼节性礼品。

5.4 C级：（工作餐）

5.4.1迎接与陪同人员：相关部门人员。

5.4.2会议：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水（矿泉水）摆放于会议室。

5.4.3用餐标准：人事行政部根据公司标准安排工作餐（C级）。

6、接待礼仪

6.1仪表：面容整洁，衣着得体。

6.2举止：稳重端庄，从容大方。

6.3言语：语气温和、礼貌文雅。

6.4态度：诚恳热情，不卑不亢。

6.5迎接贵宾或客户时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场。

6. 6接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。（遵守介绍时的先后次序：先介绍主人，后介绍贵宾或贵宾或客户；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士，后介绍女士；先介绍晚辈，后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方介绍时，要先介绍主人一方，后介绍贵宾或客户一方。在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待贵宾或贵宾或客户先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给