出口货代信息系统

出口货代信息系统

集团企业公司编码：（LL3698-KKI1269-TM2483-LUI12689-ITT289-

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出口货运（海运）代理信息系统

1、背景介绍及货代定义

由于经济的全球化，我国的出口业务日益增加，同时制造了巨大的物流服务需求。海运作为主要的对外贸易运输方式，在出口业务中扮演着重要的角色。由于出口业务的手续繁多和流程复杂，货运代理业务应运而生。

货运代理公司接受客户的委托完成货物运输的某一个环节或与货物运输有关的环节。同时，货运代理在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务，它们面向全社会服务，是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。

货运代理主要是作为一种服务性行业存在的，其对硬件设施要求较少，更多的是对企业内部管理与运作时的内外部交流配合、业务管理的

软件要求。业务量的增加和客户要求的不断提高，对货代行业的信息化管理提出了很高的要求。因此拥有一个优秀的货运代理信息系统是极为重要的。

2、任务概述

2.1、系统目标

海运出口系统主要是用来完成以海运来达成对外运输目的的货物代理工作。功能上要能够支持以下业务：代表发货人选择运输路线、运输方式和适当的承运人，向确定的承运人提供揽货、订舱，提取货物并签发完整有效合法的单证，对货物进行称重、量尺码，将货物运到港口后办理报关及单证手续，并将货物交承运人。同时，能在过程中进行来往单据的处理、留存以及财务方面的支持操作。

2.2、一般约束

1)支持全部的业务功能

要支持上述业务流程中的功能。

2)支持多层次的组织结构

货代系统应能够支持多层次的结构。该结构体现在物理网络结构、客户端与服务器的链接、权限管理、账套、报表、等不同层次的多个方面。同时也要考虑到通讯故障或服务器故障时，客户端进行业务操作的可能性。

3)出口整箱、拼箱、进口、散杂货等各类海运业务流程

以上几项业务是国际海运的基本类型。目前货代信息系统中，出口整箱是最基本和使用最多的业务，拼箱和进口整箱在不少货代系统中也已实现。而为散杂货定制的信息系统在市场上很少见。

4)报关、报检、车队运输等本地服务

本地服务是货代提供的基本服务内容。货代企业常常会委托专业报关公司、集装箱车队来办理此类业务，而自己承担统筹安排、联络的工作（也或者自己承担报关工作）。因此，信息系统中需要记录相应的数据以协助业务办理。

5)支持多批次的项目、合同管理

对于长期的大客户、分批次运输但按总价核算的项目货，单票核算的模式已无法实现完整的管理与核算。因此需要建立以订单、合同或项目为单位的业务管理、成本核算方式。

6)对多种贸易条款的支持

虽然CIF、FOB条款仍被广泛的应用，但随着中国厂商参与国际贸易的深化，FCA、DDP、DDU等贸易条款越来越多的被采用。在这些贸易条款下，货代公司的职能有所扩展，操作流程被拉长。而货代软件应能支持这种扩展，在各种贸易条款下全面的覆盖货代业务。对贸易条款的支持也能够结合到运输核心业务流程中去。

7)仓储、车队管理系统接口功能

货代企业可能没有自己的堆场、车队。因此，货代、仓储、车队管理软件可以分别开发和销售，并相互留有接口。

8)为会计软件留有接口

货代信息系统应在设计财务模块的功能设计和数据结构设计时就考虑与会计软件连接的特性。将货代信息系统的应收付、收款和付款数据按约定的格式导入会计软件。在数据结构上包含会计软件输入接口的特性，在功能上包含会计凭证录入所需的所有字段，在权限上配合会计软件的需要。

9)电子审核功能

国际货运管理系统能够提供电子审核功能，从一定程度上代替手工签字，有利于实现无纸办公。审核功能也能够对系统更改控制、放单许可等多方面控制，有利于实现制度化管理，避免岗位失控。

10)支持面向客户及供应商的WEB查询界面

给客户及其他往来单位提供WEB查询界面，提供货物跟踪、报关进程等功能不仅能提高公司形象，同时也能够减少客户电话查询的次数，有利于减少业务人员工作量和通讯费用。该功能涉及到网页设计、数据库联接、数据加密等技术。

11)统计、预警、财务报表功能

通过对业务处理层收集的数据做汇总分析，能有效的对管理控制层提供支持。业务量统计需要结合系统中货物状态的标志，船期更改控制等影响到统计数据准确性的字段的合理设置。事件预警需要合理而灵活的时段设置。财务报表需要财务账期的合理设计。

3、需求分析

3.1、应用系统业务分析

系统总的业务流程图如下图所示：

3.2、功能需求

3.2.1、功能模块描述

1)接受货主询价

在此我们需要掌握的信息有：

1、需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；

2、主要船公司船期信息；

3、需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。

4、向船东提供目的港口（有的港口会有多个码头则一定要说明）、柜型、货物名称（普通、危险品、冻货、食品、特殊货物等等）以及询问运价所包含的内容（有无含FOB/CAF/BAF/DDC等等）以及船期、航程、是否中转。

2)处理询价单并报价

揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如所报价格低于本公司公布运价，则按公司《运价管理规定》执行。同时需要注意一下几点：

1、了解运价在市场上有无优势以及客人对市场的了解程度及舱位情况（特别是旺季），报价时首推公司优势航线；

2、公司有特价航线及主推航线时，要及时主动打电话给客户通知价格；发Email或传真报价注明船公司名称，船期等信息；