大学证书管理办法

关于印发《证书管理办法》的通知

校内各单位：

《大学证书管理办法》已经学校制度建设领导小组审定，现印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

大学

2016年5月25日

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证书管理办法

第一条为规范学校证书设计、申购、采购、保管、领取、印制、用印、发放、报废、补办等工作，特制定本办法。

第二条以学校名义（含行政、党委、工会、团委）颁发的证书由学校统一设计、制作，主要包括以下几类：

（一）学生证、毕业证、学位证、结业证、肄业证。

（二）录取通知书、艺术类招生校考合格证。

（三）特聘教授、客座教授、荣誉教授等聘书，教职工工作证。

（四）学生干部聘书。

（五）荣誉证书、获奖证书：

1.学校优秀教师、优秀教育工作者、优秀服务奖；

2.学校教学成果奖、教学类竞赛奖；

3.学校“十佳教师”、“十佳辅导员”等；

4.学校“优秀共产党员”、“优秀党务工作者”等；

5.张桂芳奖学金、张桂芳助学金、章文晋奖学金、优秀学生奖学金等；

6.学校优秀学生干部、优秀学生、优秀大学毕业生、优秀共青团员、优秀共青团干部、第二课堂活动先进个人、社会实践先进个人等；

7.“互联网+”大学生创新创业大赛、“挑战杯”课外学术科技作品竞赛、“创青春”创新创业大赛等校级学科竞赛等级奖；

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8.校园歌手大赛、校园舞蹈大赛、校园辩论赛等校级第二课堂活动等级奖；

9.学校田径运动会名次奖；

10.学校批准的其他荣誉。

第三条证书办理的负责单位

（一）教务处负责：学生证、毕业证、学位证、结业证、肄业证，学校教学成果奖、教学类竞赛奖，以及校级学科竞赛等级奖（不含“挑战杯”、“创青春”）等证书。

（二）学生工作处负责：优秀学生干部、优秀学生、优秀大学毕业生、张桂芳奖学金、张桂芳助学金、章文晋奖学金、优秀学生奖学金等证书。

（三）人力资源部负责：特聘教授、荣誉教授、客座教授等聘书，教职工工作证，优秀教师、优秀教育工作者、优秀服务奖、“十佳教师”、“十佳辅导员”等证书。

（四）招生就业处负责：录取通知书、艺术类招生校考合格证。

（五）校办（党办）负责：“优秀共产党员”、“优秀党务工作者”等证书。

（六）校团委负责：学生干部聘书，优秀共青团员、优秀共青团干部，第二课堂活动先进个人、社会实践先进个人、“挑战杯”课外学术科技作品竞赛、“创青春”创新创业大赛，以及校级第二课堂非学科竞赛活动（体育教学部牵头的除外）等证书。

（七）体育教学部负责：学校田径运动会名次奖，体育教学c. .. .. .

部牵头的体育竞赛活动等证书。

（八）学校批准的其他证书办理的事项，按照“谁牵头，谁负责”的原则，确定负责单位。

第四条证书的设计与申购负责单位

（一）“大学荣誉证书”、“大学获奖证书”由学校办公室负责设计、申购。

（二）其他证书由证书办理的负责单位负责设计、申购。

第五条证书的采购

（一）证书由采购中心负责采购。

（二）“大学荣誉证书”、“大学获奖证书”由相关单位于4月初提出下学年需求申请报校办，校办汇总后在4月底完成采购审批手续。采购中心于6月下旬前完成采购并入库。

（三）学生毕业证（本科、专升本、专科）、学位证、结业证、肄业证由教务处于10月下旬提出本学年需求申请并报批，采购中心于1月上旬完成采购并入库。

（四）其他证书的采购由相应的办理负责单位根据需求提出申请，按学校物资采购程序进行审批，采购中心实施采购。各办理负责单位须预留足够时间，保证所采购的证书在印制之前到位。

第六条证书的保管

证书的保管由学校财务与资产管理处负责，存放在学校仓库，由财务与资产管理处指定的专职人员按照学校物资管理的规定进行日常管理。

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第七条空白证书的领取

（一）领取证书前，证书办理负责单位提出申请（附相关文件），单位负责人审批，没有文件的须报分管校领导审批。领取的数量须与文件或校领导审批数量一致，不得预留机动数量。特殊情况需要预留时，须提出申请，明确数量、退回时间，由分管校领导审批，发放工作结束后，须在规定时间内退回证书保管部门。

（二）证书办理负责单位须指派“专门经办人”负责空白证书的领取工作。领取证书时须向证书保管人员提供审批的申请手续。

（三）证书保管人员须严格按照审批的证书数量发放，交接时，必须与“专门经办人”当面点清数量，双方签字确认。

第八条证书内容的印制和用印

证书办理的负责单位须指派专人负责证书内容的印制和用印工作。证书内容必须准确，只能印制，不得手写。

（一）负责内容印制的专人须仔细核对每一份证书的内容，出现错误时，相应的证书须保留以备更换。

（二）在用印之前，单位负责人须组织复核，确保内容准确无误。

（三）印章管理部门监印员须在检查用印审批单完整无误，核实证书内容与表彰文件、学位授予文件、录取名单等项目审批材料相符后，方可用印。用印审批单和项目审批材料由监印员保存备查。

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（四）具体用印工作由监印员负责实施。若证书数量较大，证书办理的负责单位应指派专人协助监印员用印。监印员和协助用印人员在正式用印之前须进行模拟训练和测试，确保印记清晰、端正，并盖在指定位置，待印记晾干后方可叠压。凡是有他人协助用印时，监印员须在场全程监督，防止出现加塞、弄虚作假等行为。

（五）用印之后，监印员应对证书的数量进行核查。对用印质量不合格的证书，应在其上加盖“作废”章，作报废调换处理。

第九条证书的报废调换

出现了印制错误、印章不清晰等情形，必须按照以下程序处理：

（一）证书办理负责单位的“专门经办人”持作废证书（已用印的报废证书须加盖“作废”章）和单位负责人审批的批件到保管单位进行调换。

（二）学校证书保管人员要妥善保管退回的作废证书，并做好记录。作废证书由保管单位报经学校批准后定期进行销毁。

（三）证书报废数量较大、属于责任事故的，追究相关人员责任。

第十条证书的发放

证书办理负责单位组织相关证书的发放工作，发放时须做好签收记录，确保证书发放到本人手中。

第十一条证书的补办

（一）毕业证、学位证、结业证、肄业证等国家规定不能进c. .. .. .