档案数字化加工流程及规范V1

错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用
2B 铅笔
对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字
体工整、大小适中。
7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号 - 卷次”格式，如 0025-
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1、 0025-2 、 0025-3 …… 0025-12 、0025-13 ；如果纸质档案分多卷，但是客户没
有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案
卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。
8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档
案的卷号为准。如 0025-1 、0025-A、 0025- 补、 0025A 等，我们做目录时当保持
不变。
9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（ \ ,/ ），如果发现要改
档案数字化加工流程及规范
文档属性
文档名称 文档用途 版本号 制订日期 修订日期 修订日期 修订章节简述
档案数字化加工流程及规范
规范档案数字化工作，规范数字化部和技术部对接工作标准。
V1
文档号
JS121006001
2015 年 7 月 8 日
制订人
XXX XXX
修订人
修订人
文档目录
一、操作流程 1 二、档案调卷 2 三、整理及著录 2 四、拆卷 3 五、档案扫描 3 六、影像处理 4 七、数据质检 5 八、档案装卷 5 九、完整归还 5 十、数据备份 5 八、数据挂接 6
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录， 会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目 录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种 : （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用 Excel 表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档 （文档号为 JS121006002）。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找 出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏 的修正，具体细则如下： 1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的 , 应该以纸质档案原文内容为标 准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及 时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时 向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照： 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件 题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并 及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解 决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案 , 及时记录下来，反应给客户协商解决。 6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、
二、档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完 成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交 接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：
1，我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3，在交接登记表上要有双方的签字。
1，按顺序进行拆卷，“年度 > 保管期限 > 案卷号 > 盒号”。拆卷过程中 注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。
2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进 行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页 码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。
3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。 5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做 记录，重点处理。 6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定 的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理； 7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质 量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）；
成中划线（ - ）（ 注意 ：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日
期格式统一采用 8 位数字，如 20120206，不足 8 位时补 0。
以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。
四、拆卷
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误 或疏漏进行改正或做出正确标识。
五、档案扫描
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序：
1>导入档案目录到档案数字化加工软件； 2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构； 3>开始扫描档案； 扫描中的操作细节及要求如下： 1，扫描后的文件存储格式应为 TIFF 格式，分辨率为 300DPI，以黑白扫描为 主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。 2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者 扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发 现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫 描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一 致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫 描。（扫描分辨率一般建议选择≥ 300dpi 。特殊情况下，如文字偏小、密集、清 晰度较差等，可适当提高分辨率。）
一、操作流程
档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫 描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 > 装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务 中提高工作效率。